人事档案员年度总结

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人事档案员年度总结

医院技术档案管理是医院资源规划（Hospital Resource Plan,HRP）的组成部分，是医院人力资源管理系统的子集，是管理医院技术人员的技术信息的专用系统，是各级医院的一项基础性建设。通常意义的 HIS，往往没有这部分内容。近年来，许多医院在积极探索利用计算机技术管理技术档案。但是，在管理哪些范畴、谁来使用维护、如何有效利用以及如何实现等方面，国内都缺少深入的研究。本文针对医院技术档案系统的建设进行深入讨论，公布自己的设计思路和实现方法以抛砖引玉。

人事档案员年度总结

一、医院技术档案管理系统管理的范畴

从宏观角度来看，技术档案系统应该如实记录医院技术发展过程。从微观来看，应该详细掌握每个人各个时期技术发展的细节。但是，医院的技术活动和个人技术生涯中产生的、值得积存的信息很多，如不使用计算机技术进行归纳整理、汇总分析，就不能充分发挥档案信息应有的作用。

管理范畴的第一层含义是管理范围。个人技术生涯中，能够体现技术进步的技术活动很多。技术档案管理系统应该选择一些具有代表性的技术活动进行管理。不能面面具到。避免成为个人技术历程的流水帐。经过反复实践，我们将管理范围归纳为：人员基本信息集、个人业务进修信息集、个人短期培训信息集、个人发表论文信息集、个人出版著作信息集、个人出席学术会议信息集、个人参加科研信息集、个人技术考核信息集、个人带教情况信息集、个人学分登记表、个人技术职称变更信息集（工作履历）、个人奖励信息集、个人惩处信息集、个人学术职务信息集等16个子项。针对青年医师又增加了年度考核、医德医风、临床实践、阶段总结等4个信息集。在实际应用中，所界定的范围基本上满足了三级医院的要求，而对二级及以下医院来说，冗余较多。

管理范畴的第二层含义是管理精度。从档案管理专业角度来看，管理的精度可分三级，既案卷级、文件级和内容级。案卷一般以技术活动名称或人员名称作为的索引，案卷内建立各时期、各类别文件。文件是内容的索引。内容是最基础的数据。如仅仅管理到案卷级，则不可能有效地发挥技术档案的服务功能。如果都管理到内容级，则需要投入较多的人力。根据目前我国医院的实际，应该把管理的目标定在内容级，如人力物力有限，可以对部分技术活动暂时管理到文件级。

二、技术档案管理系统的使用维护部门

当前，许多单位的技术档案建设工作主要由人力资源管理部门承担。实际工作中，技术职称评定、业务技术考核、继续教育的组织和管理以及人员针对性培训、自学成果的的认可等工作，均不是人力资源部门能够独立地管理好的内容。据了解，许多医院的人事管理系统中，虽然设计了存储技术信息的数据库，但由于专业不对口和日常工作繁忙，许多信息基本上没有进入计算机。另外，人事管理系统中，一些信息涉及到组织对个人的评定，这些信息是相对保密的，不允许非人事管理人员查阅这些信息。而人员的技术信息，往往需要多个部门共同维护，信息是相对公开的。从管理的内容来看，人事管理系统侧重于结果，技术档案管理侧重于过程。我们认为，人事档案与技术档案的应该分开，并且，应该建立有机的联系。技术档案的日常使用、维护部门应该是医院的科研教学管理部门。如果全院人员使用统一的ID，技术档案就与人事档案建立了固定的联系，就自然形成了人事档案的扩展和补充。

三、医院技术档案管理系统的总体需求

技术档案建设也是一项系统工程。总体需求是开发一个系统的纲领，是判断系统成功与否的依据。我们对医院技术档案管理系统（HTAMS）的总体需求经历了实践—认识—再实践—再认识的反复过程。现在看来，主要内容归纳如下：

1、要充分利用计算机技术，全面管理医院各级技术人员的业务技术信息，详细掌握各个技术人员的各类技术成就，为早期识别人才、进一步培养人才和人才管理提供及时、准确、可靠的信息。为营造尊重知识、尊重人才的氛围提供定量分析数据，为宣传、宏扬技术形象提供数据，为医院现代化管理服务。

2、系统首先应对科教科（处）的日常工作给以充分的支持，在日常使用过程中，自然地建立起技术档案系统。

3、个人的技术活动信息又可分为两类。一类是业务技术历程，包括个人的基本信息、在校学习情况（学生档案中的有效信息）、工作后的岗位变更情况、进修、培训、继续教育情况、阶段性工作总结及组织鉴定结果、技术职称变更情况及评定结果、学术职务变更情况等等。另一类是各类技术成就，如发表的论文、出版的著作、参加的科研、举办的讲学以及带教情况等等。系统应该为收集、整理、汇总和输出这些信息提供简单、方便的操作方式。

4、要提供有效的方法，保证数据的安全。

5、界面友好，操作简便，方便用户维护，减轻管理人员的劳动强度。各类信息录入计算机的劳动强度要明显地低于记录到登记本上的劳动强度。要充分体现计算机管理的优势，能够对入机数据进行多种横向分析。数据输出的方式应灵活多样，要与Office办公系统、Web服务器交换数据。应充分利用多媒体技术，直观有效地显示分析结果。应方便各单位根据自己的实际进行二次开发，方便功能扩展。

6、应允许使用单位筛选管理的精度。比如，对个人学术论文的管理，系统应提供管理到内容级的功能。也就是说，使用单位如果具备条件，可以要求技术人员提交所发表论文的电子稿，或录入该论文。如果没有条件，可以只录入论文摘要和题录。今后要出版本院论文集时，可以直接从数据库中筛选。

7、最好与现实的人事系统建立有机的联系，做好数据传输的接口。使人事系统中的定性型信息可以用技术档案中的定量型数据来进一步说明。以利于直观、客观地反映人员的技术成长过程。

四、医院技术档案管理系统（HTAMS）的设计思路

医院技术档案管理系统（HTAMS）的开发经历了一个不断完善的过程。其设计思路也有一个逐步成熟的过程。归纳起来如下：

1、确定个人技术信息的管理范畴为前述的20个子信息集。利用关系型数据库技术，将这20个子信息集建立了关联。如表1所示，主表（个人简明基本信息）与各子表的关联键是人员编号（body_id）。

2、确定全院性技术信息的管理范畴为：来院进修人员信息集、本院学术讲座信息集、本院科研成果信息集、新技术新疗法信息集、已立项科研信息集、在职研究生信息集等。这些信息以技术活动作为组卷的依据，同时也与个人技术信息进行关联。例如，一项科研成果是本院科研成果信息集的一条记录，参加该科研的人员是人员基本信息表的一条记录，这些人员因参加科研获得的学分是学分信息集的一条记录。

3、确定技术档案系统的组卷依据。在手工管理情况下，技术档案的组卷依据主要是技术活动类别。如年度学术论文卷，年度科研项目卷，年度进修培训卷等等。在计算机管理情况下，组卷方式有两种，一是以人作为组卷的主要依据，个人的全面信息可以直接看到，不同技术活动的汇总信息可以利用检索功能瞬间获取。二是以各种技术活动作为组卷依据，各种技术活动的汇总信息可以直接看到，个人的全面技术信息可以利用检索功能瞬间获取。这两种方案均可实现，据我们的经验，反映个人技术经历和技术成就的信息以个人来组卷，反映全院技术活动的信息以技术活动来组卷。这样更利于在应用中经过日积月累自然地建立起技术档案系统。

表1 技术档案管理系统的管理范围

1、人员基本信息表

2、论文情况表时间、杂志、名称、级别、内容、费用等

3、著作情况表书名、出版社、版次、提要等

4、进修情况表起止时间、专业、进修单位、费用、鉴定等

5、培训情况表时间、地点、主办单位、培训内容、费用等

6、参加科研表级别、名称、分工、任务等

7、学术会议表级别、时间、任务、交流情况、费用等

8、考核成绩表考核时间、内容、成绩等

9、带教情况表年度、带教类型、带教人数、获奖情况等

10、技术履历表个人技术职称变更情况

11、学分表个人由以上各种因素获得学分情况

12、学术职务标个人参加学术团体及担任职务情况

13、奖励情况表个人获奖登记表

14、惩处情况表个人惩处情况

15、青年医师年度考核辅助住院医师管理，登记青年医师年度考核成绩

16、青年医师临床轮转登记青年医师临床轮转情况

17、青年医师临床实践登记青年医师病历、操作、手术等情况

18、青年医师医德医风考核青年医师医德医风

19、阶段总结各级人员的阶段总结

20、各种证件各级人员的主要各种技术证件

4、利用分页技术，使个人技术档案的全部信息集中表达在一个窗口的各页面内（图1），直观地展示了个人的全部技术信息。以个人姓名缩写作为检索条件输入三个拼音字符，既可看到一个人的全部技术信息。

5、从科教管理部门的日常工作入手，以提高办公效率为出发点。为减轻科教科管理人员的劳动强度，我们建立了大量可选项目列表，方便汉字录入。还详细剖析了各信息子集之间的关系，充分利用触发器自动产生相关信息，避免重复录入。例如，医学继续教育的学分登记涉及到许多技术活动，为此建立了学分字典。一旦登记了各种技术活动信息，系统参照学分字典自动登记学分。

6、要采用有效措施保证技术活动信息进入计算机。为此，我们将技术活动的登记与费用报销结合起来，建立各种技术活动费用报销比例字典，系统在录入信息后可打印出各种费用的报销审批单，凭此单报销各种费用，从而保障了技术信息能够及时、准确地录入到计算机内。

7、计算机管理的优势集中体现在对大量零星数据的横向汇总统计分析上。我们设计了全院技术档案窗口，集中显示各信息子集的和。如全院论文集是个人论文集的超集，全院进修信息集是个人进修信息集的超集等。同时对各超集进行分析，以图形方式揭示各超集的构成。

五、医院技术档案管理系统（HTAMS）的实现

1998年底，我们在Windows平台上实现了该系统。采用的开发工具是Delphi 5.0，数据库可选用Access、Paradox或SQL Server等。可单机运行，也可以Client/Server方式运行在局域网内。在北京铁路总医院、北京铁路分局中心医院等单位试用的基础上，进行了不断完善。在实现方面，我们的主要体会有：

1、在数据库设计方面，首先要特别注意人员基本信息表与各子表的内在关系。人员基本信息表中的人员编号与各子表的人员编号是一对多的关系。另外，反映全院技术活动的信息集，如科研成果、科研立项等，也要与人员基本信息表建立关系。以科研成果登记表为例，该成果与参加人员之间是一对多的关系，参加人员表与人员基本信息表是一对一的关系。还有一个表用来记录每个人曾参加过那些科研（参加科研表），该表与人员基本信息表是多对一的关系。其次是注意各表子段的定义。以论文登记为例，如果按温哥华格式记录论文的发表信息，既减少了子段数量，又增加了与其他系统（如光盘检索）的联系。许多貌似日期型的数据（如进修时间），由于无法精确到日，如不注意数据类型，会给采集造成困难。如任意填写，又为年度统计带来困难。另外，还要注意留有足够的冗余，以利于今后的扩展。

2、在操作界面设计方面，要注意提高实用性，简化操作。所有已经录入的信息不重复录入，所有能够产生歧义的地方都会出现提示。要相信用户很快会掌握强大的SQL查询技术，给高级用户留有充分利用本系统的空间。要做好与Office办公软件的接口。

3、在安全性方面，要简化数据备份和恢复的操作，提醒用户及时备份。如果使用桌面数据库（Access,Paradox等），要专门设计备份和恢复程序，指导用户确保数据安全。

六、存在的不足

医院技术档案管理系统（HTAMS）仍处于发展中。近年来，在国内20余家医院使用中，总体情况是比较好的，但也暴露出许多不足，主要是：

1、在继承既往数据方面缺乏灵活性。不少医院在使用本系统之前，已经积累了部分数据，这些数据可能已经进入计算机，多数以.dbf文件、. txt文件、.doc文件形式存在。由于本系统内在关系很紧密，将这些数据转换到本系统比较困难，往往需要手工转换。另外，目前可利用Internet资源检索出全院各人员发表论文的信息，这些信息还不能自动转换到本系统内。

2、信息输出的功能不够强大。目前只有很少一部分数据可以以图形输出，还需要用曲线、直方图、饼图等方式直观地揭示技术发展情况，需要对不同时期的数据进行分析对比，提供决策辅助信息。还需要开发与Web服务器的接口，以方便向Internet传送数据。

3、系统的智能程度不高。我们很想在早期识别人才方面做些工作，基本思路是对已经入计算机的个人信息进行量表式分析。量化方案正在研究中。

科技人员技术档案建设还处于起步阶段，需要深入研究的问题很多。需要进一步研究管理的广度和深度、如何扩大人才影响、如何充分利用人才资源以及如何激励医务工作者等等。这些研究最好能有一个相对统一的标准，以方便同行间的交流和取长补短。

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