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银行档案管理人员条件
银行会计档案管理办法
第一条为规范银行会计档案管理，维护银行会计档案的安全完整，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和中国人民银行颁布的《银行会计基本规范指导意见》，制定本办法。
第二条中国人民银行、政策性银行、国有独资商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、农村商业银行和城乡信用社(以下统称银行)实施会计档案管理适用本办法。
第三条银行会计档案是银行各项业务活动的会计记录和重要史料，是金融档案的重要组成部分。
银行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。
第四条银行应建立会计档案的归档、保管、查阅和销毁制度，做到会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，防止会计档案毁损、散失、泄密。
银行应改善保管设施，采用先进技术，实现会计档案管理现代化。
第五条银行会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。
第六条银行会计档案应按内容和形成时间分类索引，以便查阅。采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。
第七条银行会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，磁介质档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。
第八条银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起，如有必要可以延长，但不能缩短。
同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。
第九条会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。
第十条当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管1年，期满后由会计部门移交本单位档案管理部门统一保管。未设立档案管理部门的，由会计部门指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
第十一条银行应定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。
第十二条银行应严格会计档案调阅管理，防止会计档案丢失和泄密。
内部查阅会计档案,应由调阅人提出申请,并经会计部门和档案管理部门负责人批准。采用网络形式查阅的，应严格有关控制制度。法律、法规授权的部门查阅会计档案时,应持有效证件和文件，经银行机构负责人或其授权人批准，在银行专人陪同下查阅。
查阅人可以抄录、照相、复印或复制,但不得将会计档案拆封和借出。银行会计档案保管部门应对查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。
第十三条保管期限界满的会计档案，按下列程序销毁：
（一）由档案管理部门会同会计部门编制会计档案销毁清册；
（二）本行行长在会计档案销毁清册上签署意见；
（三）除银行另有规定外，分支机构销毁会计档案应经上级行批准；
（四）应由本行会计部门、稽核部门、档案管理部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。
银行销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。
第十四条保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，银行不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。
第十五条银行机构分立，原机构存续的,会计档案由原机构保管；原机构解散的,会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管，或移交档案馆代管。
银行机构合并，会计档案应由合并后的银行机构保管。银行分支机构关闭，会计档案由其上级行代管。银行机构撤销或破产清算，会计档案应移交有关档案馆代管。
法律、法规另有规定的，从其规定。
第十六条银行交接会计档案应编制移交清册，办理交接手续，由双方负责人监交并签章确认。
第十七条银行有违反本规定行为的，按照《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定追究有关人员责任。
第十八条本规定自2003年1月1日起施行。各银行可结合本行具体情况制定实施办法，报中国人民银行备案。
银行会计档案保管期限
（一）永久保管的会计档案
1.年度财务会计报告
2.资本金、股金及股权明细
3.挂失登记及补发凭单收据
4.会计档案保管及销毁清册
5.存、贷款开销户记录
6.机构变动交接清册
7.有权机关查询、冻结及扣划书
8.账销案存记录
9.银行认为应永久保管的其他会计资料
（二）保管15年的会计档案
1.会计凭证及附件
2.总账及明细核算资料
3.中期财务会计报告
4.重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录
5.会计人员及会计档案移交清册
6.银行认为应保管15年的其他会计资料
（三）保管5年的会计档案
1.下级行上报的财务会计报告
2.联行往来核算资料
3.密押表使用、保管记录
4.对账回单
5.已处置固定资产卡片
6.银行认为应保管5年的其他会计资料
（四）保管3年的会计档案
1.日报表
2.计算机应用系统运行日志
3.流水账
4.不定期报表
5.银行认为应保管3年的其他会计资料
中国人民银行电子档案系统加强档案科学管理
中国人民银行通过在内部网上查阅Adobe PDF格式的档案文件，提高了工作效率并减少了纸张文件的处理费用
中国人民银行的档案文件是人民银行和国家的宝贵财富，它是中国人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依据和必要条件。以前，中国人民银行档案归档的文件材料一直采用纸介质，管理及查寻这些信息非常耗时且容易发生人为错误。自从使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中国人民银行电子档案系统后，情况就完全不同了：中国人民银行各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料可以自动转为PDF文件，并及时归入档案库，全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。有效地提高了查寻档案的运作效率，业务运作的安全性和准确性得到了显著的提升。
中国人民银行电子档案系统建立了统一的档案文件数据库，集中保存中国人民银行总行党、政、工、团等在各项工作中形成的应归档保存的发文文件材料，包含了自1948年至今的全部历史档案，共10万余份档案文件，达96万页。电子档案系统支持BS和CS两种模式，为办公厅档案处管理人员提供文件分类组织、编制和打印档案目录、权限分配及历史档案管理等强大管理功能。系统提供网络浏览器查询界面，支持文件编号、文件标题、责任者、主送单位、主题词和文件日期关键字等多种组合查询方式，能够让全行各级领导、工作人员方便快捷地查阅档案文件。
PDF加快了文件归档速度
中国人民银行电子档案系统改变了传统的手工作业方式管理档案。以前，中国人民银行总行每年的档案整理工作于第二年的1-3月份进行，档案管理人员要从众多的机关部门收集档案资料，然后进行手工的编辑、分类、存档等工作。不但工作强度大，而且容易发生人为错误；文件归档周期过长，降低了档案利用的时效性，直接影响各部门的工作效率和质量。在应用电子档案系统后，各种文件入库工作变得非常简单，所有PDF格式的新档案都做到了即有即入、及时快捷，大大减轻了档案管理人员的工作量。
中国人民银行电子档案系统基于J2EE体系结构，能够通过局域网与公文传输系统和办公自动化系统实现无缝连接，所有文件能够自动转换为Adobe PDF格式并自动加密，之后会及时归入档案库，令全行各部门办公人员能够随时查询和阅读最新的档案文件。
随时访问提高效率
中国人民银行电子档案系统改变了行政办公事务中传统的档案借阅方式。以往，在需要调阅档案文件时，借阅人员必须亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，并提供所需资料的主题和范围，管理人员则使用档案目录进行人工检索，最后将查询到的相关档案文件从资料库里搬出提供给借阅人。如果借阅人发现检索出的资料并不符合自己的要求，那么，档案管理人员要再次重复上述工作，直到找到借阅人实际需要的档案。这样的重复工作有时还要进行多次，极大地浪费了办公人员的时间和精力。人民银行档案管理工作人员表示："基于纸张的系统意味着昂贵的保管设施，易丢失和归错的文档，对于两个或更多的人同时浏览同一份文档更是无能为力。"
在应用电子档案系统后，各部门的办公人员可以在Windows、Macintosh或UNIX等不同平台上登录机关内部互联网，进入电子档案系统后，利用下载的免费Adobe Reader软件就可查询和浏览自己所需的Adobe PDF格式档案文件。Adobe PDF格式能够保留原文档包括字符、字体、版式和色彩在内的全部信息，并且文件浏览不会受到操作系统、网络环境、应用程序版本及字体的限制，这是档案文档必不可少的条件，而且由于文档所占存储空间较小使得网上下载的速度非常快。
系统为查询人员提供了灵活多样的检索方式，同时系统还根据不同人员的所属部门和职务设置了不同的电子档案查阅范围与权限。如果希望查看更多自己权限范围外的档案，系统还会自动提醒用户进行申请，在获得批准后，才能进行查阅，有效防止档案文件网上泄密。使用电子化管理让整个档案查询、文件阅览工作都变得简单方便，大大提高了办公效率。
与人行LDAP系统紧密集成
利用先进的计算机网络技术，中国人民银行电子档案系统实现了对文件的集中统一管理，避免分散保存，确保档案完整、准确和有效利用。电子档案系统与人行内部的LDAP系统的有效集成，实现了单点登录和目录同步。系统实施统一的文档格式标准PDF，扩大了电子档案的共享范围，充分保证档案的安全、保密性。通过采用已成为全球电子文档分发的事实工业标准PDF，系统轻松实现与国内单位和国际组织的文件交换。通过加密PDF文件，实现对上网发布的档案文件进行防打印、防下载和防删改等技术性保护处理，防止泄密、侵权或信息内容被删改的发生。系统建立统一的数据接口规范，为与公文传输系统、办公自动化系统等其它应用系统的高度集成奠定了坚实的基础，极大提高各类文件归档的实时性。
中国人民银行之所以选用Adobe PDF作为其电子档案文档的标准，是因为PDF已经成为在线文件传递的标准，以及免费Adobe Reader软件的普及。中国人民银行电子档案系统的建立也带来明显的经济效益。如果沿用传统的手工档案管理方式，总行每年档案借阅达2600人次，被借阅文件共达26500页，其中大部分的文件被借阅人复印作为资料。使用电子档案后，就复印设备损耗和复印纸两项可每年节省数万元，而人力和时间的节约更是用金钱无法衡量的。
作为中央银行，人民银行坚持采用先进的信息技术，深入推动本单位信息化建设的进程。电子档案系统加强了中国人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的重要作用。
银行业务档案室做好档案管理工作的几点认识
办公室是档案管理的归口管理部门，当前，随着银行业务的不断发展，银行档案的种类在不断增多，对档案管理的要求也越来越多，如何做好档案管理工作，也显得更加重要。
一、建立健全各项规章制度是做好档案管理工作的重要保障。
档案管理是银行各项业务的基础工作之一，档案管理与业务管理具有不可分性。无论是信贷业务、会计业务、储蓄业务、还是其它工作都离不开档案为其服务，任何业务的发生，必然形成原始的文件材料、帐薄、凭证等资料，这就需要以一定的方式进行保管。而且任何业务活动，又必须遵照一定的方针、政策、原则，而一定的方针、政策、原则又是依据档案材料形成的。因此说档案管理和业务管理是密不可分的。同时，档案还是了解我行发展史、掌握银行发展过程的一个重要途径，特别是会计档案、信贷档案等还是银行重要的业务依据，因此，强化各类档案数据的管理，保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性是档案管理工作的重要内容。
随着银行各项管理制度和业务的发展，档案管理中也需要对其内容陈旧、不能适应业务发展需要的规章制度进行更新，因此应及时根据档案管理的实际情况，对《档案管-理-员岗位职责》、《档案人员工作守则》、《档案保管制度》、《档案保密制度》《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅利用制度》、《库房管理制度》等各项制度重新进行梳理和完善。通过对相关管理制度的进一步梳理，可以使档案管理制度更加完善和健全，使系统档案管理工作向规范化、标准化进一步迈进。
二、加强“硬件”建设，完善档案设施是做好档案管理工作的重要基础。
搞好档案工作必须有一定的设施做保证。要有合适的库房、阅览室、档案人员办公室，按照有关规定，做到库房、阅档室、办公室三分开，并配置微机、温湿计等设备；并配备用于防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体等九防的必要设施，为档案开创良好的条件。
当前，随着业务发展速度的加快，各类档案的数量也在加速增加。相比较而言，档案的硬件建设速度与业务发展的速度在某种程度上还不是非常匹配，这种不匹配特别体现在基层行处。近年来，年年不断新增的档案使档案库房日显紧张。解决这一问题，一方面需要加快硬件建设，积极推行集中化管理的新模式；另一方面，也要做好到期档案的鉴定和销毁工作。对超过保管期限的档案内容、完整程度、利用价值等方面进行分析，按规定做好鉴定工作，筛选出无保存及利用价值的档案进行销毁处理，以便于腾出更多的存放空间。
三、坚持档案工作与业务发展工作相结合是做好档案管理工作的核心。
档案的收集整理、保管和利用等都是为银行业务服务的，因此档案管理中最重要的就是要积极开展档案的利用工作，千方百计地提高服务质量，编制各种检索工具，采用新技术和先进的工作方法以满足业务工作对档案的需要。随着建行事业的不断发展，当前案卷数量也越来越多，数量的庞大给保管和利用带来了很多困难；同时我行的文书档案目前还采用电子档案和纸质档案并存的双轨制，工作量非常大。加强档案的现代化管理，能有效地解决档案管理中存在的这些问题。档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大,而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在实际工作中要尽量发挥计算机等现代化管理方式，尽量减少手工操作，以便提高工作效率，更好的服务于建行发展的需要。
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