员工档案管理的重要性

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员工档案管理的重要性

学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理工作的重要性谈些看法。

员工档案管理的重要性

关键词：学校管理档案管理重要性

档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。中华五千年文明史，世代相传，浩如烟海的档案资料发挥着独特的价值和作用。档案的物化延续了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来的信息纽带。通过档案，我们可以探寻历史发展的轨迹和规律，了解中华民族创造的辉煌业绩，继承传统文化的精髓，学习历史上仁人志士的高尚情操，从中感受中华民族历尽劫难而生生不息、不断发展的强大力量。从一定意义上说，档案本身也属于无形资产。无形资产是宝贵财富，档案作为无形资产的重要载体，对于无形资产的保值、增值起着重要的法律凭证作用。

档案是认识和把握事物发展规律的钥匙，档案工作是维护历史真实面貌的重要事业。档案把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。档案工作是维护历史真实面貌，功在当代、利在千秋的重要事业。它与人类文明的产生、发展相伴随，并随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类活动的方方面面。档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。

档案管理在学校管理中的重要性主要体现在以下几个方面：

一、学校档案是学校的资源载体

学校档案是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校进行教学、教研和管理的必要条件，是提高学校工作效率和进行教育改革，维护学校真实面貌的一项重要工作，同时学校档案又是关系到每个教职工、每个学生合法权益、直接反映学校教学质量和管理水平的依据。

学校档案是学校在管理、教学、教研等活动中形成的具有查考利用价值的文件材料，既是学校发展的历史记录，又是学校工作不可缺少的组成部分。通过科学整理的各种档案集中统一在综合档案室内，使综合档案室成为档案信息的中心，那么，学校在各个时期中心工作都能及时体现出来。因此，学校档案管理，对学校的发展具有举足轻重的地位和作用，是规范学校管理的重要途径之一。

二、学校档案是学校的历史载体

学校档案是学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息资源。它既是一个学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析学校档案，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，学校档案汇集了学校现有的知识成果，记录了学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动学校自身形象和价值观的发展。

三、学校档案是学校的教学总结

学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。

四、学校档案管理是一项完善的科学教育工程，一般分为行政管理、教学管理、学生管理等几部分。但不少学校忽视档案管理，没有认识到档案管理是学校管理的一个重要组成部分。一所学校没有档案管理就是不科学、不完善的学校管理。

在学校管理中，学校档案具有其特殊性，它既有行政年度形成的材料，也有教学年度形成的材料，既有学校内部形成的材料，也有教师和学生形成的材料。因此，一所学校，如果能把自己历年工作实绩的所有资料，全面系统地划类归档，进行有机的系统整理，使之成为一个整体，那么这所学校在管理上，就会形成一个规范有序的管理体系，学校的各项工作和管理提升到一个新的管理层次，将进一步促进学校和-谐、有序的良性发展。建立起规范化的学校档案，并有效地利用是学校长足发展的基础。在改革开放的新形势下，切实搞好学校档案的管理和利用，那将对学校的各项工作的顺利开展起到积极的作用。

浅谈企业人事档案在人力资源管理中的重要性2015-09-13 15:27 | #2楼

任何企业的发展都需要依靠人才，因而人力资源管理成为现代企业管理关注的焦点。然而人事档案是人力资源管理工作不可或缺的一部分。本文主要探讨人事档案管理与人力资源管理是密不可分的。

1 人事档案在企业管理中的重要性

1.1 材料的真实性、可靠性。企业要做到知人善任、选贤举能、知人善用，深挖每个员工的潜力，发挥他们在所擅长岗位上的最大效能。除组织直接派人考察外，还必须通过查阅人事档案进行全面了解，主要内容包括：进取精神，道德品质，各项特点，工作经历，特长、成绩与贡献等等。从而为企业进行干部任免、调配、考察提供真实可靠有效的资料，选到合适人选，为企业创造更大的效益。

1.2 人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像人力资源规划，也叫人力资源计划，是组织拥有一定质量和必要数量的人力，求得人员需求量和人员拥有量之间的相互匹配，如：新组建项目班子领导及员工之间的合理搭配。人力资源管理部门就可以充分查阅人事档案，做出相应的决策，从而保证企业决策和人力资源规划的科学化、合理化，详尽了解领导及员工的业绩、素质、能力等进行综合分析。

1.3“人、档统一”的管理原则。提高人力资源使用效率和使用价值，实现人与物相结合的重要途径就是合理人力资源配置。人力资源并不是静止的，人事档案也不是固定保存在某一机关的组织、人事、劳动部门，它会随着时间的推移，出现人员流动、岗位变化等情况，随着人员的流动而不断传递，“档随人走”是人事档案的动态特征。

谨防防发生“有档无人”或“有人无档”的现象，影响人力资源部门对员工的了解、培养和使用。从而使人力资源得到最佳的配置，使人才在各地区、行业、组织之间合理流动。

2 人事档案利用的现状和困惑

虽然人事档案在企业管理中发挥着举足轻重的作用，但是在现代企业人力资源管理中的应用情况却并不尽如人意。主要表现为人事档案在逐渐被淡化，企业在选人、用人、育人、留人等方面不再看重人事档案，究其原因可归纳为以下几点：

2.1 企业改革带来一系列变化，如流动人员增加，外聘技术人员增加，使用期相对较短，而这些人缺少人事档案，这就给企业识才、留才带来了不便，反映这部分人的工作能力、业绩、培训方面的材料几乎空白。

2.2 人事档案意识淡薄。论文格式我国的人事档案不注重档案数据质量，填写表格时随心所欲，大约是在五年之内才整理一次，材料中的数据不尽一致，履历材料中，入党时间、年龄不一致，鉴定材料满是优点。还有就是重要材料不能及时归档，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息，造成反映当事人近期动态情况的材料不全面。

2.3 人事档案内容真伪鉴别。近几年，人事档案个人信息失真现象出现比较频繁，面对真假难辨的信息，如：假职称、假工龄、假学历等，档案管理人员只能被动接收信息，往往很难进行有效的鉴定工作。而虚假的信息导致人事部门无法正确对职工做出评价。

2.4 管理水平的高低。人事档案管理水平的高低直接影响人事档案作用的发挥，人事档案材料齐全，内容充实，整理科学，制度健全，并在提供利用方面，始终保持优质服务状态，他发挥的效益就显著。反之，管理不善，材料残缺，内容老化，零散杂乱，利用事无处查寻，或不能提供一个人的全貌，那么人事档案的作用只能是潜在因素。所以我们必须努力提高管理水平加速实现管理科学化，手段现代化，以便使人事档案的作用，能全面为企业发挥其作用。

从事档案管理的人员既不能获得企业领导的重视，也不能获得同职称的同等待遇，又不能得到应有的价值肯定。所以，在企业机构撤并、人员裁减等工作中，首当其冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，整体管理工作逐步弱化甚至恶化。

3 提高人事档案管理在企业管理中的作用

经济全球化时代信息和知识的发展、更新是飞速的，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

3.1 及时增加人事档案的内容。在传统人事档案的基础上应增加一些着重反映个人科技水平、业务能力、素质及个人性格特征、兴趣爱好等个性化的材料。使人事档案更全面反映一个人在企业发展过程中的成长历程，同时也为人力资源部门考核考察企业后备人才提供第一手的资料。

3.2 维护人事档案的准确、完整与安全。人事档案是开展人力资源工作的依据，而材料的准确性是能否发挥依据作用的前提，人事档案在人力资源工作中的地位与作用，决定了它的内容必须准确可靠。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员（如高管、专业技术人员）应更为详尽地收集其个人信息。

3.3 加强人事档案的时效性。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，加强人事档案的动态性管理，及时收集最新的变化资料，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。

3.4 合理开发人事档案信息资源为现代企业服务。人事档案工作者要从信息资源角度看待人事档案，人事档案工作就是人力资源信息管理工作，用信息管理的理论创新人事档案工作，加强档案信息的综合分析研究和深度开发利用，实现人事档案工作从简单管理服务向研究开发服务的转变，把人事档案管理建设成为干部工作、人力资源工作，人才工作的信息库和参谋部。同时，人事档案在信息开发利用中必须保护个人的隐私与权力不受侵犯，该利用的利用，不得滥用或扩散人事档案中的数据信息。

人事档案管理的问题一直倍受人力资源管理部门的关注和重视，但受到各种因素的影响，致使人事档案在管理上存在不同程度上的影响和制约，从而得不到更好的发展，造成档案的材料不齐全，从而给人力资源管理带来了不可估量的损失。因此，要牢牢抓住改革带来的一切机遇，认清改革是加速人事档案工作的大趋势。树立创新观念，人才信息观念和效益观念，从而进一步推动人事档案工作制度化、规范化和科学化，把量化观念、管理观念、责任观念、效益观念有机结合起来，充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要性。

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