对档案管理人员的要求

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对档案管理人员的要求

为加强北京市流动人员档案管理，规范职业介绍服务机构保存人事档案行为，进一步推动劳动力市场“三化”建设，现将《北京市流动就业人员档案管理规定》印发给你们，请遵照执行。

附件：《北京市流动就业人员档案管理规定》

北京市流动就业人员档案管理规定

第一条为规范本市流动就业人员的档案管理，维护职业介绍服务机构和存档人员的合法权益，根据国家及本市有关规定，结合实际情况，制定本规定。

第二条本市市、区、县劳动保障行政部门设立的职业介绍服务中心（以下简称职介中心）负责流动就业人员档案管理与服务工作。

第三条本规定所称流动就业人员是指在劳动年龄内委托职介中心存档的下列人员：

（一）本市行政区域内，不具备人事档案管理条件，委托职介中心存档的用人单位招聘、录用的本市及外埠城镇人员；

（二）个体劳动者、自由职业人员及失业和下岗人员中申请自谋职业或实现弹性就业人员；

（三）因其他原因自愿委托职介中心存档的人员。

第四条流动就业人员档案应当具有以下材料：

(一）基本材料

1、各种履历表；

2、入党、入团材料；

3、学历和专业技术、岗位技能材料；

4、招工、录用、聘用、任免、调动、转正定级等材料；

5、工龄认定或社会保险转移证明(其中养老保险材料包括原《职工养老保险手册》和缴费台帐）；

6、奖惩材料。

（二）相关材料

1、行政工资关系介绍信；

2、婚育状况及独生子女证明；

3、工会关系证明。

第五条下列流动就业人员档案还应当具有以下材料：

（一）本市城镇失业人员中办理了就业登记手续的个体劳动者、自由职业者、自谋职业人员及弹性就业人员档案，应当有终止、解除劳动（聘用）或工作关系证明、《失业人员情况表》、《就业登记申请书》、《北京市城镇失业人员就业登记卡》；

（二）与企业解除劳动合同后委托存档的大龄下岗职工档案，应当有《解除劳动合同证明书》、《大龄下岗职工认定表》；

（三）自谋职业的复退军人档案应当有《北京市劳动和社会保障局、北京市民政局关于移交、接收复退军人档案有关问题的通知》（京劳社失发[2000]92号）所规定的服役期间的材料；

（四）大、中专毕业生档案应当有《大中专毕业生派遣通知书》；

（五）占地农转工人员档案应当有《占地农转工招工审批表》；

（六）外省市调京人员档案应当有《职工调京审批表》；

（七）具有知青身份的人员的档案应当有插队工龄审批表；

（八）解除劳动教养、刑满释放人员档案应当有判决书及释放证明材料。

第六条单位委托存档的，应当持营业执照副本、法人证书、法人代码证书复印件、行政介绍信及经办人员身份证复印件，办理委托存档手续。为被聘用的外埠城镇人员办理存档手续的，还应当持其本人档案及社会保险关系所在地劳动保障行政部门出具的同意调出函。

第七条个人委托存档的，应当持本人身份证及其它有关证件办理委托存档手续。

第八条职介中心为符合本规定第六条、第七条规定的单位或个人开具《存档商调函》（样式附后）。委托存档单位或个人凭《存档商调函》，到原单位或户口所在地的街道办事处提取人事档案。

第九条流动就业人员须填写《存档人员登记表》（样式附后）。在职流动人员须经原档案存放单位审核同意并加盖公章，其中婚育状况栏应加盖本人户口所在地街道（乡、镇）计划生育办公室的公章。

第十条职介中心依据本规定第四条、第五条，对档案内容进行审查。档案材料齐全的予以接收，并与委托存档单位或个人签订《委托存档合同书》（样式附后）。对材料不全，不符合档案管理规定的档案，职介中心不予接收。

第十一条档案保管期限以存档合同期限为准。流动就业人员在存档期间因转换工作单位或其它原因申请办理档案转移手续的，可提出申请，职介中心应当予以办理转移手续。

第十二条委托存档单位及个人须按物价管理部门核定的标准缴纳档案管理费，收费的方式和期限以双方合同约定为准。

第十三条委托存档单位或个人应当按下列程序办理档案续存或转出手续:

（一）存档合同期满要求续存的，须在合同期满前30日内，持《委托存档合同书》办理档案续存手续，并签定《续订合同书》（样式附后）。

（二）委托存档单位存档合同期满不再续存或在存档期间要求解除存档合同的，应当提前30日办理终止或解除存档合同手续，并提出档案转移处理意见。职介中心在20日内办理档案转出手续。

（三）申请将档案转往其它单位（含其他职介机构、人才交流机构）的流动就业人员，须持本人身份证、接收单位商调函、《委托存档合同书》，办理档案及社会保险关系转出手续。

（四）流动就业人员存档期间转为失业人员的，须持本人身份证、委托存档合同书，并填写《申请转为失业人员登记表》（样式附后），办理档案及社会保险关系转出手续。

第十四条委托存档单位或个人在存档合同期满前30日内，未按规定办理档案续存或转出手续，职介中心可视为同意续存档案，待其缴清所欠档案管理费后，方可办理续存或转出手续。

第十五条职介中心对流动就业人员档案保管的职责：

（一）保存流动就业人员档案；

（二）根据流动就业人员的申请，对符合有关政策法规规定，经确认属于归档范围的材料（如学历、专业技术变动证明等材料），应及时补充进存档人员档案；

（三）符合退休条件的个人委托存档人员，按《北京市劳动局关于在职业介绍服务中心存档人员办理退休的有关问题的通知》（京劳险发[1998]122号）规定，由职介中心负责办理退休手续；

（四）根据档案材料为流动就业人员出具有关证明；

（五）办理党、团员组织关系接转手续；

（六）为存档人员办理档案转移手续。

第十六条职介中心应当按以下要求保存管理流动就业人员档案：

（一）设立专门部门，配备政治素质好，熟悉劳动保障政策，具备档案管理专业知识的人员负责流动就业人员档案管理工作；

（二）应当具有符合档案法规定条件的档案专用场所和设施，并不断研究和改进档案的保管方法，提高档案管理水平，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化和现代化；

（三）建立健全档案保管、保密、安全、借阅等档案管理制度；

（四）保证存档期间档案的完整性和准确性，不得遗失、撤换、增加、随意涂改或销毁档案材料；

（五）严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十七条有关部门需要查阅存档人员档案的，必须出示单位人事部门介绍信，方可办理查阅手续。

第十八条职介中心受劳动保障、人事管理等行政部门委托，可为流动就业人员代理以下服务项目：

（一）根据国家及本市社会保险规定，为存档单位和个人办理有关社会保险手续；

（二）具备条件的职介中心可为符合评定专业技术职务条件的存档人员代办职称评审、申报手续；

（三）为委托存档单位新招聘人员代办招聘备案手续；

（四）根据国家及有关部门规定，为因私出国（境）的存档人员出具政审证明；

（五）为存档单位及个人提供劳动和社会保障政策咨询；

（六）提供其它相关事项的代理服务。

第十九条职介中心不为存档人员承担经济担保责任。

第二十条职介中心档案管理工作人员不得私自保存他人档案或档案材料。对利用档案材料营私舞弊，违反规定者，应视情节轻重，予以行政处分。

第二十一条本规定自2002年2月1日起实施。原北京市劳动局《关于印发〈北京市流动中的工人人事档案管理暂行规定〉的通知》（京劳管发字[1991]78号）同时废止。

档案库房安全管理制度，档案管-理-员岗位责任制2015-09-04 15:31 | #2楼

一、档案库房安全管理制度

1、贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实做好防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫“八防”工作，确保档案的安全。

2、每年春秋季更换两次防蛀、防霉药、进行来年感次除尘工作，进行一次档案卷的检查，如发现档案有虫蛀、霉变、老化等现象，及时作出详细记录，并采取相应的补救措施。

3、库房内应装好遮光窗帘，严禁用明火。每年检查一次电源、电器设备，确保库房内电路畅通，使用安全。

4、严禁吸烟，严禁带入易燃易爆物品，严禁存放瓜果、食物和其它杂物。

5、配备适合档案用的消防器材（灭火器），由专人管理，并按要求定期检查更换，如因失职造成火灾是档案遭受损失者，应按有关规定追究责任。

6、控制好库房内的温湿度（温度摄氏14-24度，温度45-60度。）。并做好连续的温湿度记录，如出现误差，及时开启抽湿机和空调机，调节库房内温湿度。

7、档案室及其档案柜钥匙由专人负责保管，不得乱放或遗失，进出档案室应随手关锁门窗。非档案人员未经许可，不得进入档案库房和擅自查阅档案资料，查阅档案只能在阅档室进行，杜绝档案失窃现象。

8、档案人员工作调动或因公外出，必须与接替人员共同填写交接登记表，办好交接手续后方可离校。

二、档案管-理-员岗位责任制

1、认真学习、宣传，执行上级关于档案工作的方针、政策、规定和本校《档案管理实施办法》及工作制度，努力学习档案业务技术，不断提高自己和政治业务水平。

2、认真做好文件材料的收集、积累、整理、归档工作做到分类科学、组卷合理，期限确切、书写和装订规范。

3、指导和监督各部门、室、组和文件材料的形成、积累、整理工作，并按要求及时做好档案材料的交和进馆档案的进馆工作。

4、按“七防”要求，集中统一管理好本校各类档案。

5、认真做好档案信息的开发利用工作，记好台帐、搞好编研，对校内外查阅档案的同志做到接待热情，服务周到，并及时记好“查借阅档案登记薄”定期编写档案利用效果实例。

6、根据上级规定，做好档案的统计、鉴定和处理工作。

7、严格遵守档案保密纪律、不失密、不泄密。

档案管-理-员岗位职责岗位要求介绍2015-09-04 9:56 | #3楼

档案管-理-员岗位职责包括负责档案资料保密工作，并严格职守资料档案的保密制度;按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁等。档案管-理-员岗位要求一般有图书情报、行政管理或相关专业大专以上学历;有一年以上相关工作经验;熟悉档案管理办法，掌握计算机档案管理信息系统; 熟练使用办公软件。下面一起来看看档案管-理-员岗位职责,档案管-理-员岗位要求具体介绍。

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你所了解的档案管-理-员（档案管-理-员工作年终总结档案管-理-员个人总结述职报告）在怎样的呢?档案管-理-员岗位职责包括负责档案资料保密工作，并严格职守资料档案的保密制度;按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁等。档案管-理-员岗位要求一般有图书情报、行政管理或相关专业大专以上学历;有一年以上相关工作经验;熟悉档案管理办法，掌握计算机档案管理信息系统; 熟练使用办公软件。下面一起来看看档案管-理-员岗位职责岗位要求介绍。

档案管-理-员岗位职责

档案管-理-员工作职责：1、制定制度

起草档案管理制度性文件，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、借阅和查档的程序、保密规定等，落实公文、科技档案、财务档案的管理办法，报请主任审批、修改。

2、档案收集、归档

定期收缴各部室存放的需要立卷、归档的文件资料。按照管理规范，将零散的文件整理、立卷、归档;对工程项目资料分阶段或全部竣工验收后进行收集、归档;对船舶、设备等资料按照科技档案的规范要求归档;按时将会计凭证和报表等财务档案进行核实、查对。将档案资料分门别类按编号顺序专柜存放。

对档案资料进行价值鉴定和保管期限的划分。

拟写案卷标题，概要地揭示案卷主要内容，提供便利的查找线索。

对案卷和不同载体的档案进行分类编号，入库上架。

提高档案的开发、利用效果，对不同门类的档案资料分别编制案卷索引，卷内文件目录等检索工具和参考资料。

3、档案保管

定期进行档案清查、核对，做到账物相符，及时修补或复制破损、褪变的档案，对不符合要求的案卷进行加工，对补充归档的文件进行整理编目。

保持档案室的清洁、及时关门、锁门，不准无关人员随便进入档案室。确保档案的安全，加强防火、防盗、防潮、防虫等防护措施，避免档案的损坏和遗失。