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档案数字化安全管理制度
在日新月异的现代社会中，制度使用的情况越来越多，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？以下是小编整理的档案数字化安全管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
档案数字化安全管理制度1
1.总则
1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有xxx法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
2.档案部门的安全管理
2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。
2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。
2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。
2.6制订档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。
2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。
2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
3.数字化服务机构的安全管理
3.1数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。
3.2数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。
3.3数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和xxx门提供的无犯罪记录证明，必要时提供xxx审材料。
3.4数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。
3.5数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。
3.6数字化服务机构必须制订并执行数字化安全保密制度，制订并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。
3.7数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。
3.8数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。
3.9数字化服务机构必须积极支持、配合档案行xxx管理部门的安全保密检查。
4.数字化场所的安全管理
4.1数字化加工场所一般设在档案部门xxx、可封闭的建筑内。
4.2数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
4.3数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
4.4数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。
4.5数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能,并定期进行相关检测。
4.6数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
4.7工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
4.8工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
4.9档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。
5.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
5.1档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。
5.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。
5.3档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数字安全与网络临近软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。
5.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
5.5档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。
5.6档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。
5.7档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。
5.8用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。
5.9档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。档案部门应指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质(包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。
5.10档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。
5.11处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。
6.档案实体的安全管理
6.1档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的'记录或标示。
6.2档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。
6.3档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。
6.4档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等,数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。
6.5档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化外包服务机构应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。
6.6正在进行数字化加工的档案必须每天入库（柜），不得在加工工位上留存过夜。
6.7数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。
7.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理
7.1档案数字化任务完成后，档案部门应组织专业人员按照本《规范》的要求，对向档案部门移交的数字化加工介质（如存储介质、移动介质、备份介质等）、加工监控视频回放安全检查记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收；凡未开展安全保密专项验收或验收不合格的，不得对项目进行总体验收。
7.2档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。
7.3档案数字化任务完成后，数字化服务机构应会同档案部门拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起移交给档案部门，并办理相关移交手续。
7.4档案数字化任务完成后，档案部门必须组织专业人员对数字化服务机构所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。
档案数字化安全管理制度2
一、档案建立
（一）建立健全学校各类档案，为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。
（二）学校建立档案资料室，由人事秘书专职管理，按《中学档案资料收集范围细目》（附后）建立档案。教导处、总务处等行xxx职能部门和团委设档案柜分别管理。
（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。
二、档案立卷
（一）档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。
（二）卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
（三）凡档案资料收集范围细目中未编入，照片档案盒，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。
三、档案补充
（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入xxx、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。
（二）外来文件、函件由收文员（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。
（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。
四、档案转递
教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，文书档案盒，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。
五、档案查阅
（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的.材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。
（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，会计档案盒，在规定期限内完好无损地归还。
六、档案安全保密
（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。
档案数字化安全管理制度3
1、目的
为了加强公司的档案管理和保密工作,更好地为公司的生产(工作)服务。
2、适用范围
适用于东莞厚街海清污水处理厂档案室内外各种资料、档案管理。
3、职责
3.1行xxx部为公司档案管理的牵头部门。
3.2除设备、财务等专门档案由各相关部门管理,其余档案由资料档案室集中管理。
4、工作程序
4.1凡是能反映公司主要职能活动,具有考查利用价值的文字、xxx表、声像等材料,均属归档范围。
4.1.1建厂时原始设计资料,各种招投标文件,各种普查、调查形成的文字材料。其它需要存档的文字材料。
4.1.2各部门如生产、行xxx、设施维修、合同、技术、保卫、设备、固定资产等管理中形成的各类原始材料。
4.1.3部门制定的各类规章制度、总结、报告及需要归档的其它文件。
4.1.4会议记录、工作计划、总结、情况汇报,以公司名义签订的`各类合同、协议。
4.2档案的收集、鉴定与整理
4.2.1档案管理部门除了通过正常渠道外,应经常向有关部门和个人收集文件资料。有关部门和个人应主动配合,定期检查应存档资料,主动向管理部门资料室移交,在外开会等带回的文件资料,应及时向行xxx部作收文登记,个人确需的,经批准可以复印留用。
4.2.2档案管理部门在收到有关归档资料后,应根据其内容,对其价值进行鉴定,确定是否存档。每年六月底前,各档案管理部门应完成上年归档资料的清理和归档工作。无归档和存查价值的文件资料,经过技术人员鉴定和副总经理批准后可以定期销毁。凡应存档文件,应按内容进行分类、组卷、装订、编号上架,并编制检索工具,以便于查找利用。
4.3档案管理人员要求
档案管理是一项保密性较强的工作,从事档案工作的专(兼)职人员,应热爱档案事业,不务名利,遵纪守法、严守秘密;工作作风严谨、一丝不苟。业务上应努力学习,具有一定深度和广度知识面,掌握一定的档案管理专门业务知识,熟悉公司所管档案的特定业务的基本特点和规律,能够处理档案管理中存在的问题,不断提高自己的工作水平。
4.4档案管理员岗位职责
4.4.1努力学习、宣传和执行《档案法》,遵守厂的各项规章制度,做好本职工作。
4.4.2认真按照公司《档案综合管理办法》的要求,按时完成档案的收集、整理、组卷和编制检查等工作。质量符合档案管理标准要求。
4.4.3耐心细致地做好其它档案人员的档案立卷指导检查,为合法查阅利用档案者提供方便条件。
发挥主观能动性,开展档案编研工作,提高自己的业务水平和服务水平。
4.4.4档案人员必须认真执行《档案法》、《保密法》,确保xxx和国家及本单位涉密工作的安全。
加强对档案材料利用管理,凡属重大技改、科研成果、发明创造、经济数字、人事材料等档案,不得向外泄密。
4.4.5严禁非档案室人员进入档案室。本室人员进出时必须关锁好文柜、门窗,检查安全防盗设施,以防意外。
4.4.6严禁将档案机密材料带入公共娱乐场所、探亲访友;严禁丢失或泄密。如发生失泄密事件,应立即向领导报告并采取补救措施。
4.4.7如有违反《档案法》和《保密法》造成损失的,视情节给予批评教育或追究相应责任。
4.5档案查阅制度
4.5.1档案的查阅。外单位凭证件,经领导批准,在指定的阅览室和规定的范围查阅。本单位员工查阅或复印按《档案查阅制度》办理。
4.5.2凡属本厂管理人员,原则上均可查阅与本职工作范围有关的档案。
4.5.3如需查阅非本职工作或非本部门范围档案和重要档案时,须报副总经理同意后才能查阅。
4.5.4查阅档案时,须填写登记簿,不得将档案带出室外查阅。如需抄录或复印,必须经副总经理批准。
4.5.5查阅者必须保护档案原貌,不得进行任何勾划、涂改、拆损,对确需拆卷的档案,必须副总经理批准,由档案人员办理。
4.5.6严守档案秘密,不得将档案内容传与他人,否则发生后果者,根据情节给予处理。
4.6档案保管制度
4.6.1档案室是本厂机要重地,非本室管理人员严禁入内。
4.6.2每年组卷完成的档案,必须收集齐全,按时入库(柜)并作移交登记。
4.6.3库房应安装调温调湿设备,保持室内温度、湿度相对稳定(一般温度14℃-24℃;湿度45%-60%)。
4.6.4库房门窗应有防盗、防尘设施,并防止老鼠入侵,并设置窗帘、窗板等遮阳措施。
4.6.5档案柜、架应按规定整齐排列,并与墙壁保持适当距离。
4.6.6对所藏档案要定期检查,掌握保管情况,定期打扫,清理柜架,确保档案保存完好无缺。
4.7档案室防火安全制度
4.7.1人事档案、文书档案室、技术资料室、财务档案室都是重点防火部位。
4.7.2档案室必须经常保持清洁,室内不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蚀性的物品。
4.7.3档案室不准吸烟、动火、不准使用电炉,照明灯不得超过60瓦,下班或人不在时作到人走电断、灯灭。
4.7.4管理人员翻阅、装订档案时不得吸烟。
4.7.5闲散无关人员不得进入档案室。
4.7.6档案室应配备必要的消防器材。
档案数字化安全管理制度4
一、立卷归档制度
1、凡本单位在xxx、xxx、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、xxx纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。
2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、xxx书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。
3、归文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰。
二、档案借阅制度
1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。
2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。
3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。
4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。
5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。
6、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。
三、档案保密制度
1、严守有关保密守则。
2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。
4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。
四、档案室管理制度
为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：
1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。
2、档案室内严禁吸烟，工作人员离开档案室时，要关闭门窗，切断电源。
3、档案室内要经常进行通风，打扫，保持清洁干燥，按时更换防虫药品。
4、档案箱排列整齐，分类存放，每年清库查对档案一次，确保档案安全。
5、调查档案要严格履行登记手续，做到调卷登记，还卷注销。
五、档案统计、鉴定、移交制度
档案统计：
1、建立档案统计台帐，对收进、移出的.档案资料做到帐物相符。
2、编制档案工作情况统计表，提供利用档案资料定期汇综上报。
档案鉴定和移交：
1、成立档案鉴定工作小组。
2、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位保管期限表，定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定，准确地判定档案的存毁。
3、销毁无保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见。登记造册，经单位领导人批准后由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
档案数字化安全管理制度5
1、目的
安全生产档案是对企业安全健康管理工作的真实记载，反映企业贯彻国家法律法规、标准的具体体现，它的完整性、规范性、准确性同时也反映了企业的安全生产管理水平和状况，并对提升企业的安全生产管理形象奠定了强有力的基础保障，为此，特制定本制度。
2、安全生产档案涉及的内容
2.1伤亡事故档案。保存单位：公司（安全部）长期保存。
（1）伤亡事故登记表。
（2）事故调查报告书及批复（调查记录、xxx纸、照片、物证、人证等材料）
（3）技术鉴定和试验报告。
（4）疗部门对伤亡人员的诊断书（病历、检验报告等）。
（5）直接和间接经济损失情况。
（6）事故审批结案文件。
（7）工伤事故月报、年报表、历年来事故登记台帐和事故统计分析xxx表等资料。
2.2安全生产教育档案。保存单位：安全管理部、事业处。
（1）进厂职工三级教育资料（长期保存）。
（2）特种作业人员专门培训和定期复审，持证上岗有关资料。
（3）换岗及复工教育资料。
（4）每年至少一次对全员进行安全教育资料。
（5）公司主要负责人和安全生产管理人员安全培训考核资料。
以上资料均应有培训内容、学员名册、培训时间、考核成绩等。
2.3违章记录及安全奖惩档案。
（1）应有日常检查、专项安全检查、季节性安全检查的检查记录。
（2）检查中发现的`违章行为、违章指挥、违反劳动纪律和违规现象应通过教育与考核相结合的方式及时予以纠正。
（3）公司奖惩制度、规定、公司及上级奖惩文件并建立安全奖惩台帐。
（4）安全奖惩台帐应至少保持3年以上。
2.4隐患及整改记录
（1）检查中发现的隐患应建立隐患整改登记台帐，包括隐患类别、内容、整改措施、整改部门和负责人、整改进度、完成情况、验收和反馈等。
（2）隐患下达的形式不限，可以是整改通知单，也可以是整改计划或隐患整改报告等，但都必须对整改完成情况进行验证。
（3）记录应至少保持3年以上。
2.5安措项目档案
（1）安措项目主要指劳动保护专项经费计划项目，其档案应包括项目名称、措施内容和预期效果、经费预算、经费来源、项目计划进度、项目设计单位、项目负责人、项目可行性分析、开工日期及竣工日期、项目验收及其效果、经费决算等。
（2）记录应至少保持3年以上。
2.6特种设备及危险设备档案
（1）本厂的特种设备包括、电梯、压力容器；危险设备是根据设备的危险性而确定的设备设施。
（2）设备档案应包括特种设备及危险设备台帐、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明、定期检验和定期自检记录、运行记录、运行故障和事故记录等。
（3）特种设备档案应长期保存。
2.7职业健康档案
（1）特种作业及危险作业人员体检表。
（2）其他职工体检记录。
2.8安全防护设备设施档案。
（1）设备设施分布情况、设备设施现状。
（2）验收测试记录及启用日期。
（3）维修、监测和检验记录。
（4）安全防护设备设施档案应长期保存。
2.9职业卫生档案和有害作业点监测记录（长期保存）
（1）有害作业平面布置示意xxx及接触人员人数、名单。
（2）有害因素监测记录资料，有害物超标的整改措施及实施后的情况记录资料。
（3）职业病患者资料(诊断报告、xxx及处理资料)。
（4）有害作业人员健康卡片（接触有害因素作业人员上岗前、上岗期间及离岗时的体检报告）。
（5）急性职业中毒事故调查资料
2.10电器设备检测记录
（1）绝缘检测记录。
（2）接地电阻检测记录。
（3）漏电保护器运行、检测记录。
3档案管理部门:设在安全管理部。
本规定解释权归公司安全部。其他未尽事宜按国家有关规定执行。
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第一章总则
第一条为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案数字化过程中档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的档案、保密规范、标准，制定本规定。
第二条本规定所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对纸张、磁带、胶片、丝绢布等各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字xxx像或数字文本的加工处理过程。
第三条本省各级机关、团体、企事业单位和其他组织（以下简称“各单位”）以及有关工作人员，在档案数字化工作中应当遵守本规定。
第四条县级以上档案行xxx管理机构负责对本行xxx区域内同级及下级单位的档案数字化工作进行指导、监督和管理，并在业务培训、专业技术指导等方面为开展档案数字化工作的档案服务机构提供相关服务。
各级保密行xxx管理部门对本行xxx区域内同级及下级单位的档案数字化工作中涉及安全保密的问题进行指导、监督。
第二章档案数字化工作的组织管理
第五条各单位应当加强对本单位档案数字化工作的组织与管理，建立健全档案数字化工作的相关制度，确保档案数字化成果在交接、加工、保管、存储和利用等工作流程中的安全保密，严防泄密事件发生。
各单位组织开展档案数字化工作，有条件的应使用本单位自有的信息设备并由本单位工作人员实施。
绝密级档案及其他必须严格控制知悉、使用范围档案的数字化工作，应当使用本单位的信息设备并由本单位工作人员实施，不得委托外部机构或个人承担。
第六条各单位将档案数字化工作委托本单位之外的档案服务机构承担，应当符合本规定的条件，对档案服务机构进行保密审查，并对其工作实施监督管理。
第七条承担档案数字化工作的档案服务机构应当具备下列条件，依法取得保密行xxx管理部门授予的“国家秘密载体印制资质”（档案数字化类），并在县级以上档案行xxx管理机构备案：
（一）在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人；
（二）无境外（含港澳台）组织、机构、人员投资；
（三）参与档案数字化工作的操作人员和管理人员为中华人民共和国境内公民，与所在档案服务机构签订劳动合同并经劳动行xxx主管部门鉴证；
（四）具备与档案数字化工作相适应的信息设备、技术力量和管理制度；
（五）三年来未发生泄密事件和非法获取、非法持有国家秘密载体等保密违法行为纪录。
第八条各单位将档案数字化工作委托给档案服务机构时，应当与档案服务机构签订档案数字化工作的安全保密协议，明确档案服务机构的保密义务与责任。安全保密协议签订十日内应当报同级保密行xxx管理部门和档案行xxx管理机构备案。
委托进行档案数字化的单位应当指定机构或专人，负责对保密协议的执行情况进行日常监督、检查。
第九条承揽档案数字化工作的档案服务机构，应当按本规定对全体参与档案数字化工作的人员进行资格审查，开展上岗前保密教育，要求签署保密承诺书，明确保密职责与违法后果。
档案服务机构应将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息汇总报送委托单位备案。
第三章档案数字化工作的场所管理
第十条各单位自行实施或者委托档案服务机构实施档案数字化工作，均应在本单位内设置的符合本规定要求的档案数字化工作场所（以下简称“场所”）进行，并负责对场所和相关人员进行监督、管理。
第十一条设置场所应符合下列条件：
（一）场所应xxx设置，可封闭，临近档案库房，配备可覆盖全部场所的防盗报警、视频监控及消防等安全管理系统，对档案数字化工作实施全程摄像录像监控。保存监控视频数据的存储设备应由开展档案数字化工作的单位永久保存备查。
（二）场所内应配备安全可靠的档案装具，用于档案的临时保管与存放。严禁随地堆放档案。
（三）场所外应设置专用储物箱柜，用于工作人员存放私人物品。进入场所的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质等个人信息设备和其他与工作无关的私人物品。严禁将场所内的任何物品带离场所。
（四）场所应符合《福建省档案安全管理工作规定》（闽档[20xx]28号）中防尘、防火、防渍、防湿、防高温、防有害生物等安全管理要求，并尽量达到与档案库房相当的管理条件，确保档案实体与信息不受损毁。
第十二条组织开展档案数字化工作的单位必须制定、实施工作人员进出场所的管理制度，在场所出入口安装安检门，对进出场所的人员进行安检和身份核查登记。有条件的可以要求工作人员进入场所必须穿着没有口袋的统一工作服装。
严禁工作人员在非工作时间进出场所。
严禁与档案数字化工作无关的人员进入场所。
第四章档案数字化工作的流程管理
第十三条各单位以及承揽档案数字化工作的档案服务机构应严格执行档案出入库（室）的登记和交接手续。档案归库（室）前，各单位的档案工作人员应进行检查，确保档案齐全、完整。
第十四条档案数字化工作人员在档案数字化的各个工作环节中应遵守有关操作规范和要求，防止对档案造成人为损毁。
第十五条在档案数字化工作过程中，各单位与档案服务机构必须针对档案的载体情况和质量状况，选择适宜的数字化加工手段和设备，最大限度延长档案的寿命。
第十六条实施档案数字化的单位应当对档案数字化加工过程中涉及档案实体与档案数字化成果移交的各个环节，建立完备的登记和交接手续，并对用于数字化工作的信息系统和信息设备采取身份认证、访问控制、安全审计等技术安全保密措施，确保档案与档案数字化成果的安全保密。
第十七条数字化成果必须通过技术检验，确认无病毒、木马，并验证有效后，方可按要求移交并储存到规范的档案信息系统数据库中。
第十八条对数字化成果的利用，各单位应制定科学合理的管理策略，按规定采取用户认证、审计、水印、文档加密等技术防护措施，确保数字化档案信息安全。
第五章档案数字化工作的系统与设备管理
第十九条开展档案数字化的`单位，需要使用档案服务机构信息设备的，应当对所使用的信息设备进行检查，并纳入本单位信息设备管理范围，确保其符合相关的保密标准和安全规范。
第二十条用于档案数字化工作的计算机、扫描仪、数码相机、声视频采集卡、移动存储介质等信息设备，应按照拟数字化档案的最高密级确定其密级，并按同密级的国家秘密载体使用、管理。
用于处理尚未开放且不包含国家秘密档案的信息设备，应按照秘密级国家秘密载体使用、管理。
第二十一条用于档案数字化的信息设备及其组成的信息系统必须符合封闭性和xxx性的要求，禁止与其他任何网络系统互联，禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等各类具有无线互联功能的硬件模块和无线外围设备。
第二十二条开展档案数字化的单位应采取物理的或者技术的措施，对用于档案数字化的信息设备的输入、输出接口的使用进行管控，使接口在通常情况下处于封闭状态。承揽档案数字化工作的档案服务机构及其工作人员不得擅自启封使用。
因数据迁移、临时备份等工作需要使用信息设备的输入输出接口时，应经委托单位批准、登记，并由委托单位管理人员在场全程监督实施，实施完毕应再次将接口封闭。
数据迁移、临时备份使用的移动存储介质应由委托单位指定专人保管。
第二十三条承揽档案数字化工作的档案服务机构在完成工作任务后，应将其自带的信息设备中的全部存储部件及数字化过程中使用过的全部移动存储介质移交给委托单位，由委托单位按相应密级的国家秘密载体保管或销毁。
上述内容应当在安全保密协议中明确载明，所需费用应纳入委托单位档案数字化工作的经费预算。
第六章档案数字化工作的监督与检查
第二十四条各级档案行xxx管理机构和保密行xxx管理部门在各自职责权限范围内，联合或者单独对组织开展档案数字化工作的单位和承揽档案数字化工作的档案服务机构及其工作人员执行本规定的情况进行监督、检查。
第二十五条对在档案数字化工作中违反本规定的单位和个人，各级档案行xxx管理机构和保密行xxx管理部门在各自职权范围内，责令限期整改，并依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》以及相关的法规、规章追究法律责任。
承揽档案数字化工作的档案服务机构违反本规定，情节严重，或逾期不整改，由档案行xxx管理机构向工商行xxx管理部门提出撤销其注册登记的建议。保密行xxx管理部门可依照规定撤销其国家秘密载体印制资质。
违反本规定造成泄密的，依法追究法律责任。
第七章附则
第二十六条组织实施档案数字化工作的单位，应根据本规定，在具体实施前制定档案数字化保密工作方案，并指定机构或人员负责保密工作方案的执行。保密工作方案应连同与档案服务机构签订的安全保密协议报同级保密行xxx管理部门和档案行xxx管理机构备案。
第二十七条本规定由福建省档案局、福建省国家保密局共同解释。
第二十八条本规定自公布之日起施行。
档案数字化安全管理制度7
为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。
（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。
（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。
（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。
（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。
（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。
（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。
（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。
（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。
（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。
（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的'硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。
（十一）使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。
（十二）生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。
（十三）生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。
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