如何有效做好人事档案管理工作

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如何有效做好人事档案管理工作

　　人事档案是国家与用人单位选拔人才、使用人才的重要依据,在历经了相当长时期的发展后,我国的人事档案管理具有成熟的规范和模式。这是爱汇网小编整理的如何有效做好人事档案管理工作，希望你能从中得到感悟!

如何有效做好人事档案管理工作

　　1、有专门的档案管理人员，最好是专业类人员;

　　2、有专门的档案室，按高标准配置档案柜、温湿度计、空调等;

　　3、要实行电脑信息化管理，选配实用的档案管理软件，如量子伟业、万能档案等;

　　4、掌握人员的各类信息，并归类整理其档案资料，录入到档案系统;

　　5、按上级主管部门的要求做好人事档案的.各项其它阶段性工作。

　　相信完成以上5点，你的人事档案管理工作一定会得到上级好评。

　　人事档案管理的基本内容

　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置;再次，在目录上补登材料名称及有关内容;最后，将新材料放入档案。

　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

　　检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

　　(1)突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

　　(2)对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

　　(3)发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

　　(4)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的'转递一般是由工作调动等原因引起的。

　　人事档案管理的存档方式

　　国家对于毕业后尚未就业的大学生的档案，一般采取三种管理办法:

　　一是把档案转至生源地，由所在地级市的.人社局下属人才交流中心接收，并由个人去办理托管手续。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生，优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

　　二是把档案留在学校，待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用，其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

　　三是把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是如果毕业生与指导中心交流相对少，则容易造成信息不畅。

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