如何做好招标管理工作

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如何做好招标管理工作

摘要在市场经济条件下，招标投标是工程管理的一个必不可少的环节，而招投标阶段的合同管理更是工程管理的重中之重。做好招投标阶段的合同管理工作，对工程的顺利开展意义重大。文章将就招标投标阶段的合同管理方法进行相关的探讨，主要内容有合同的形成过程、合同风险及其防范方法等。

关键词招投标；合同管理；风险防范

一般来说，建筑工程合同都是通过招标和投标的方式来委托和承接的。工程承包合同的形成是建立在招标投标的基础之上的。在承包工程中，影响利润最大的因素就是合同，而在市场经济下，招标投标是工程各方争取获得更多利润的绝佳机会。如何充分的把握这个机会，签订一个对本方有利的合同，是所有承包商都关注的焦点。在合同签订前，参与工程建设的合同当事人，可以在法律规定的范围内，进行协商谈判。当双方的合理合法的合同签订后，，就具有了法律效应，受到法律保护。此时，合同也就成了工程中合同双方的最高行为准则，合同决定了双方的权利和义务。假如在工程施工中出现问题，发生纠纷，合同就是解决问题的关键。所以，作为合同双方都必须十分重视招标投阶段的管理工作。

1.合同的形成及其任务

1.1招投标的相关要求

建筑工程实施具有内容繁杂，工期长的特点，再加上工程合同内容和条款的复杂性，就可能会让工程在施工过程中出现许多问题和矛盾。而这些问题和矛盾又多是在招标投标过程中产生的。因此，为了更好的实现项目的总目标，招标投标必须符合以下要求：1）保证合同的签订符合相关的程序，保证各项工作、主体资格、各文件内容的合法性。2）签订合同时双方应该在互相信任，对合同有一致解释的基础上签订。从业主的角度来说，为了能够了解承包商，就必须要通过资格预审等手段，来了解承包商的资信和能力等各方面信息，同时也必须要清楚承包商为施工所作的各项安排；通过招标竞争的方式合理选择承包商的报价，选择最合理、最经济的方案；了解自己所面临的合同风险、工程难度，并已作了周密的安排。

3）为了能够有效的减少合同执行中的漏洞、矛盾和不确定性，就必须要签订一份周密的、完备的、含义清晰的合同，保证各方的责，权、利关系得到平衡。

1.2工程承包合同的形成过程

在市场经济条件下，现代工程已有了较为完备的招标投标程序，也有了标准化的文件。在招标投标阶段，业主必须要把握好阶段目标，一般有以下几个方面：1）按照一定的规定，经过招标竞争争取一个经济合理的价格。2）在承包商的选择上，要选择信誉度、技术、方案都能保证工程顺利实施的承包商。3）为了保证能够在合同实施的过程中，有效的对承包商进行严格控制，保证工程的顺利实施，必须要确定严格周密的合同条款。一般来说，在招标投标过程中业主是占主导地位的。其主要工作有：组织和领导整个招标工作；组织和安排各种会议；起草招标文件；分析、评标决定中标单位，并与它签订合同。

在招标投标阶段，承包商的主要目标如下：

（1）进可能的提出对本方有利，同时有较强竞争力的报价。投标报价是承包商对业主要约邀请的要约，其在投标截止期后，就会产生法律效力。取得承包资格和合同的关键是报价。通常来说报价必须符合两个基本要求：1）必须是有利的。它必须要两部分，即承包商为完成合同规定的义务的全部费用支出和期望获得的利润。毕竟从承包商的角度上看，都是希望通过工程承包而获取利润的；2）应具有竞争力。因为能够通过资格预审之后，大部分参加投标竞争的承包商，都会争取承包工程的资格，而他们之间的竞争，主要是通过报价进行的。因此，承包商要想能够中标，就必须在议价谈判中击败竞争对手。

（2）签订一个有利的合同。对承包商来说，有利的合同，可以从几个方面定性地评价：

1）合同价格较高或适中；2）合同条款比较优惠或有利；3）合同风险较小；4）合同双方责、权，利关系比较平衡等。

2.承包商在投标阶段的风险

通过招标投标形成合同是工程承包合同的特点，又是承包商的业务承接方式。在招标投标过程中承包商处于十分艰难的不利境地。具体表现在以下方面：

（1）在市场经济条件下，工程的招投标一般都是比较激烈的。因为在业主招标方式下，在市场上会形成工程的买方市场，此时会出现多家承包商竞争一个工程的情况，然而最后也只能是一家中标，其竞争程度是非常激烈的。而此时，业主总是掌握主动权，招标文件都是由业主起草，往往只是代表业主的意志。此时，就可能会在合同中出现各种只利于业主的苛刻的招标条件和合同条件，而且这些条件是不容更改的。

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而有时候这些招标文件的规定，承包商是不能提出异议的，甚至不能提出保留意见。在这种情况下，承包商在合同的签订中可能要承担较大的风险。但是，在当前的市场环境下，在激烈的建筑市场竞争中，承包商为了中标，不惜竞相提出优惠条件，压低报价，以提高报价竞争力。

（2）在现代工程中，招标投标制度已经较为成熟完备，在招标文件中承包商的制约条款和招标程序都是较为严密和系统的。所有的合同条件，都是在假设承包商富有经验，能胜任投标工作的基础上制定的。按照相关的规定，承包商必须要对招标文件进行充分的阅读和研究，从中全面把握自身必须要承担的责任和义务，对招标文件的理解自行负责。

而这报价本身已经包括了完成全部合同责任的花费。一旦出现如错报、漏报等报价问题，都是由承包商自己负责的。一般来说，承包商必须要对工程的环境条件有一个合理预测。而在一些合同中，业主提出较为苛刻的条件，比如让承包商承担地质条件、环境变化等风险。因此，承包商一旦投标，或签订合同后，就意味着他已自动承认了上述条件，实际上就是处在了一个具有风险的位置。

此外，因为有些工程作标期短，承包商很难进行详细的计划、研究。或者由于业主为抢工期，用初步设计资料招标，再加上合同条件苛刻，都可能大大的增加承包商的投标风险。

3.承包商在投标阶段的风险防范

（1）做好投标前的准备工作。首先，承包商必须要在投标前对市场进行调查，尽可能的收集招标信息。在存在的多个可选择的招标工程中，进行综合考量，选择本企业最合适的一个。这就需要考虑工程特点、性质、规模，结合企业自身的资金实力、技术条件，以及业主的资信状况、承包市场状况和竞争者状况等。

（2）要全面分析把握招标文件。当承包商取得招标文件后，相关的合同管理工作也就正式开始了。通常来说，招标文件是业主对承包商的要约邀请，基本包含了全部的合同文件。其所确定的招标条件和方式、工程范围、合同条件以及各种工程技术文件，是双方商谈的基础，同时也是承包商报价的依据，因此，为了规避不必要的风险。承包商一定要全面分析招标文件，对文件中的相关内容进行充分的分析和研究，能够最准确的把握业主的意图和要求，同时也能够从中精确的估算出要完成合同中的条件所需的费用。

（3）全面的环境调查。所有的建筑工程承包合同都是在一定的环境条件下完成的。而工程实施方案、合同工期和费用，都是受到工程环境的直接影响的。同时，工程环境也是工程风险的主要根源。承包商必须收集、整理、保存一切可能对施工方案、施工组织、合同控制、索赔需要的资料。环境调查有极其广泛的内容，包括政治、经济、法律等各方面。

4.结语

总之，招标投标阶段的合同管理对整个招投标工作有着直接的影响，这个阶段包括的内容繁杂，需要招投标管理人员根据招投标的相关规定和标准，进行合同内容的分析研究，并对存在的合同风险，和防治风险的方法进行探讨，并制定出合理的方案。

如何做好招标业务工作2017-01-16 13:20 | #2楼

招标是一种工程交易形式，搞好招标管理工作，对于择优选择承包单位，全面降低工程造价，进而使工程造价得到合理有效的控制，具有十分重要意义。

在招标工作中，一个很重要的特点就是严谨、索碎、沟通很多，程序复杂，在这一过程中如何能够少出或者不出差错，保证招标工作的顺利进行，这是招标从业人员需要长期积累的素质。我觉得要做好招标业务工作要做好以下几点：

一、要根据具体项目情况反复学习相关法规以加深理解

人们总是抱怨招标法规太多太乱，但做为业内中人，具体工作中还是要以如何懂法和用法为主要工作重心。遇到问题就要下功夫来查法律法规，不能想当然认为该怎么办就怎么办。法规大概是什么意思，要舍得下力量查清相关法律法规的要求，弄清楚法律是怎样规定的，法规有无相关规定，究竟有没有相关条款要求？是有一个地方还是有不止一个地方做出规定，查清之后再研究应当如何执行，如果当时招标工作来不及就等不忙时解决这个问题，今天解决一个，明天解决一个，久而久之，对法律法规的理解就会加深，对法律法规的记忆也会不断加强，最后就会对法律法规的运用游刃有余，只有下了功夫才会有回报。

二、必须反复沟通以统一行动

招标的一个重要特点是法律多，程序多，如何能够让招标人、招标代理机构所有相关工作人员统一按招标文件要求的规定行动，关键在反复沟通。通常在编制招标文件的时候招标人的想法和招标代理机构针对这个具体项目特点所做的具体程序要求写进了招标文件，但这只是招标工作正式开始的第一步，等到开标的时候又过了一段时间，相关的招标人招标代理机构的工作人员及有关领导是否清楚这些规定？如何贯彻招标文件的具体要求，有无新的情况需要补充细化招标文件的要求？都需要招标项目的负责人及时掌握有关情况，及时向相关领导和工作人员沟通，都知道本次招标的具体程序要求，步调一致的行动，才能保证招标工作顺利进行，特别是当本次招标程序有了一些变化时特别需要沟通。

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三、接到新项目时要着重分析和以前所做项目的差异性

在接到一个新的项目时，一般习惯性的会考虑自己以前做过的类似项目，看看可否用以前的经验和相关文件套用到新的项目当中，但在这种时候要着重考虑这个项目和以前自己所做过的项目有什么差异性，这种差别有多大，需要做如何考虑？自己已有的经验能否直接应用到这个项目当中，或者这种差异以现有的知识和经验还不足以掌控，需要搜集新的资料、需要做新的了解和研究，补充相关的知识，制定相应的解决办法，做出适应本项目的招标文件和招标方案。具体说来，从编制招标文件的角度来说，主要从三个方面考虑，招标程序、商务条件（主要是合同条款）、和技术现范。一般说来，技术规范变

化较小时对招标程序和商务条款影响不大，但当招标内容和技术规范变化较大时商务条款和招标程序就有可能做相应的调整和改变。比如说当设备从单一设备到大型设备到大型成套设备时，就会使招标程序和商务合同条件发生实质性的变化。

四、招标文件一定是反映招标人、招标代理机构编写人和招标监管人员的共识

如以前所说，招标文件是对于即将开展招标项目的总剧本，是招标人、招标代理机构、招标监管机构和投标人共同遵守的小宪法，招标文件的编写过程并不是招标代理机构编写人员在闭门造车，而是以编写人员，或编写小组，或招标项目小组与招标人和招标监管机构形成共识的过程，认识到这一点，就会理解为什么要在编写过程中反复与招标人沟通，必要时请招标监管人员审查并解释修改再审看再修改沟通直至达成共识。（虽然在很多场合不需要招标监管人员审看标书或备案，但某些招标监管部门还是在要求审批招标文件，做为招标代理机构还是要按要当地监管部门的要求执行。）由于招标文件是三方达成的共识，所以招标代理机构的编写人员虽然有时是一个人在和招标人沟通或者和监管部门沟通，但不是二方的共识而是三方的共识，要在沟通时时时想到不在场的那一方的意见，要在第一时间及时和第三方沟通讨论，并和己方的领导及时请示批准重要事项，这样形成三方共识的文件在执行当中才会比较顺利。因为是大家的共同理解，在沟通当中既要尊重对方，又要充分表达己方的正确观点，坚持相关法规确定的正确的原则。常常出现的问题有：或者是沟通不够，

或者是沟通不全，造成有一方不知道你做出的某项改动，或者是一味迁就某方的意见，没有沟通到一个正确的原则和方法上去，给执行造成了更大的困难或者以后出现后遗症。

五、审核的必要性

标书编制完成要履行审批手续，由项目负责人、单位负责人审核，这从形式上是为了将个人意见转成单位意见，由单位承担编制责任，更为重要的是使招标文件融入单位整体的智慧和经验。

一项招标文件要具备技术规范上成熟准确，能够完整反映招标人的要求，能够了解国内外相关技术产品发展领域的最新成果，本着先进、适用、技术成熟、可靠的要求，在现有国际国内技术条件下通过本招标文件的要求，能够准确筛选出符合要求的投标人。

在商务要求方面，要求根据招标人项目实施的总体要求确定工期付款等商务条款，根据国内外买方和卖方同类产品市场情况确定相应的合同条件。

在法律方面，要求招标文件符合招标法，合同法等所有相关的津律法规，同时又能使招标活动尽可能方便实施，方便操作。

招标文件要达到这三个方面的要求，要求招标文件编制人具备这三个方面的较高的技术、业务、法学水平，个人水平有限的情况下就要求单位整体达到这一水平，通过审核提高保证招标文件的水平，单位如果也有差距就要整体提高全体人员的素质和水平。

六、标段划分

招标标段划分主要考虑三项因素

1、技术上的可行性，如果一座楼施工，分成二个标段，二家来施工肯定无法协调，这个例子简单，实际工程项目情况千变万化，标段划分道先后技术上分开不同的中标人进行是否可行方便；

2、经济市场上的可行性，如果技术上可行，但标段太小，没有投标人应标也不行，经济规模上要吸引足够数量的投标人来参加投标竞争，在本项招标标项目上形成一个招投标的小市场；

3、招标人管理控制力度，因为标段越多，招标开标合同签属执行工作量越大，所以标段划分要和招标人的管理体制和管理经验相适应。

七、在评标过程中要时刻待命

开标及评标的过程中，由于招标内容不同，招标人投标人的不同，招标程序、工作安排会有很大差别，招标代理机应当尽可能在开标前研究本次招标的特点，制定相应的工作计划、人员分工、物资准备，着力控制好每一个关键环节，以保证整体工作的成功。

再周密的计划也不能确保考虑到每一个细节或变动，这就要求参加工作的每个人要根据统一的基本岗位分工积极主动的做好各项工作，有的事情看到了就要主动做，或主动协助他人，实在没有事情可做，就要在自己的岗位上或便于服务和观察的地点处于随时待命装态，不能觉得没有事干就可以休息、聊天、松懈、外出或做其它事情，待命状态也是工作。

八、评标专家的现场管理

因为按现行招标相关法规，评标专家是从专家库随机抽取，评标专家的专业技术水平、职业道德素质、处事风格、对招标标法规的了解程度、评标经验也成为随机状态，不能预知，也不一定每次都处于理想状态，专家们相互也不一定认识，能否在很短时间组成一个高效率的评标专家组织完成评标工作也成为一项有一定难度的工作，有时比较理想，也有时放任会使评委们很长时间进入不了工作状态，使评标工作进度受到影响。所以招标代理机构要在评标工作中发挥应有的作用。

招标代理机构应当协助招标人依法组织评标委员会，提交专家抽取申请时要尽可能最大程度符合招标项目对评标工作的具体要求，必要时协助评委会的工作，以方便评标，招标代理机构应当及时介绍开标投标的有关情况，必要时介绍招标评标相关法规、评标纪律、招标文件、评标办法评标内容的要求，使评委能够在很短时间迅速开展评标工作，保持适当的进度，圆满完成招标人委托的招标评标工作。

九、为招标人把住法规关

招标人有时候会提出一些不符合招标相关法规的要求，有的招标代理机构就会迎合这些要求而不管是否合乎法规，这样往往会埋下隐患，甚至当时就做不下去。招标代理机构应当为招标人把住法规关，在招标的各个环节上都符合法律法规特别是招标法规的要求，在招标过程和后续完善的工作中对于出现的问题都能够合规合法的去解决，

不会出现违规的风险，这样对招标人、投标人和招标代理机构都有长远的利益，如果为当时某些人的要求在执行法规方面做了让步，实际上就会使招标人、投标人和招标代理机构承担了违规的风险，也就损害了招标人、投标人和招标代理机构的根本利益直到相关每个人的根本利益。考虑到这个根本利益就要在招标工作中刚刚有人提出不合理要求时就予以制止，通过做风险提示或合规解决方案的建议使招标过程保持在合规的轨道上，要做到这一点，每一个工作人员特别是招标工作的负责人首先要有对工作和对委托人高度的责任心，对每个环节都能严格操作，认真细致，其次就是较高的工作水平和法规政策水平，在合规的前提下完成委托人招标项目。这就要求不断学习和实践，提高无止境。

十、善于打持久战

一项招标业务大体分两个阶段，一是承揽阶段或者争取委托阶段，二是委托协议签订后招标阶段，两个阶段都要准备打持久战，第一个阶段随着项目进度的深入和竞争者的加入，使得承揽委托的可能性不断变化，要随着形势的变化及时改进方式，不断提供相应的招标前期服务工作，在协助招标人项目进度工作中最终获得招标委托；第二个阶段时长时短，有时委托后业主就想最好是第二天就开标，一切工作尽量往前赶，但也有时随着项目进度出现了各种因素影响而慢了下来，今天做了一点，过一段时间又要修改，又停一段时间，反反复复拖延很长时间，甚至也有拖黄的时候，这时对招标代理机构和相关项目负责人来说就要有一个打持久战的心态和作法，不能着急也不能

提不起精神，每一步做的时候都能全力以赴，并且认真考虑前后联贯性，每个步骤都做的扎扎实实，不留任何瑕疵，也通过断断续续的机会认真思考所做工作的优劣，必要时加以改正和弥补，使工作做的更周到和细致。

总之，要做好招标工作，必须在招标的每一处环节上做精做细，否则，任一疏漏都会给以后的管理工作造成负面效果。各个环节在招标活动中是互相联系和关联的，只有从整体上把握招标环节的系统性工作，才能提高建设整个招标的质量和效果。

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