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人事科档案政审制度
一、总则
第一条 将企业的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于企业，特制定此制度。
第二条 人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。
第三条 企业各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。
二、人事档案的管理体制
第一条 企业各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由企业人力资源总部保管。
第二条 企业人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。
第三条 企业人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。
三、档案管理的要求
第一条 企业须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。企业分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。
第二条 正式员工的档案使用档案袋存放。企业统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。
第三条 档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。
四、人事档案的管理规范
第一条 档案的分类
（1）试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。
（2）正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。
（3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。
第二条 档案的归类
人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。
第三条 档案的排列
人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。
公司人事档案管理制度
第一条 为了加强公司人事档案管理，使之逐步实现科学化、制度化、系统化的要求，参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定本规则。
第二条 档案管理的种类；根据国家的规定要求和劳动人事管理的特点，将劳动人事工作形成的诸多材料整理分成三大类：职工个人档案、专业技术档案、文书资料档案。
第三条 职工个人档案主要由记载个人在历史各个时期表现情况的原始资料，各项工作能力素质状况和有关背景材料等构成。它主要包括职工履历、社会关系、职务、学历、工资变动情况、奖惩记录等以及各个时期的表现鉴定。
第四条 专业技术人员（包括工人技师）档案主要由记载其技术状况的原始材料和考核评聘等有关的材料构成，它主要包括专业技术人员的技术职称（职务）评聘申请表、工作总结、所在单位鉴定、评审委员会评审结果记录、聘任或解聘书、高、中、初等级变化记录和评聘工作的有关资料。
第五条 文书资料档案主要由记载公司劳动人事管理活动的主要过程原始材料、各项重要而且常用的劳动人事政策规定的目录或摘要、劳动人事系统各岗位在工作中产生的各类正式文书、各种劳动人事统计报表和有关信息资料构成。
第六条 档案管理的内容
一、档案的建立
1.职工个人档案，凡是新进公司的职工，劳动人事部门应按规定内容为其建立个人档案，并按公司档案管理规范统一整理分类、编号。
2.专业技术人员档案，对专业技术职称（职务）评聘管理部门或岗位提供的职称（职务）评聘的有关资料，按规定要求进行分类、整理、编号、归档。
3.文书资料档案。对文书管理提供的各类文书资料，按设计要求进行分类、整理、汇编成册、编号归档。
二、档案的日常维护：档案的日常维护主要包括整理、分类、编号、装订、编目录、内容增删、订正、输入电脑等项内容，重点是增删、订正、更新。
三、档案的查询、借阅：档案查询、借阅管理的内容主要根据上级有关规定或公司的管理需要制定查询、借阅档案规定，对档案的查阅、借阅实施管理。
四、档案的传递：档案的传递主要指职工个人档案和专业技术人员档案传递到流向单位。
第七条 档案管理的标准
一、职工个人档案
1、符合国家和上级主管部门规定的档案管理要求。
2、能够及时、准确、完整的提供反映公司专业技术职称（职务）评聘情况。
二、文书资料档案
1、能够及时、准确地提供劳动人事管理方面的文书资料.
2、能够及时提供劳动人事管理方面的政策规定的文号、文件、标题或摘要。
第八条 档案的内部管理制度
一、凡新聘职工个人档案应在报到后的一个月内完成。
二、专业技术人员档案的建立，应在专业技术职称（职务）评聘管理部门或岗位移交有关材料后的一个月内完成。
三、文书资料档案的建立，首先由文书管理岗位每年二月前将上年度的文书资料交档案管理岗位，然后由档案管理岗位在接到后30天内完成整理、分类、编号、装订、编目、摘录、输入电脑等工作。
四、应在有关岗位提供变更内容后的一个月内，对档案的有关内容进行增删、修正。
五、档案的查询、借阅必须按有关规定执行。
六、每年4月前对公司的档案管理工作进行一次检查。
七、文书资料档案的分类、目录编排、编号由公司行政人事部统一确定。
八、档案管理岗位应及时为公司各方面提供档案资料查询。
第九条 人事档案查阅、借阅
一、查阅档案的范围
1.因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等需要查阅本人档案的。
2.与他人案件有密切关系，而该人已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，必须查阅其档案取得证明材料的；
3.因某种特殊情况需要查阅本人档案的；
4.编写公司史、地方志、撰写人物传记等，一般不得查阅干部档案，可直接向干部本人采访。如该干部已经死亡或年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可酌情提供其履历和自传材料给予查阅。
二、借用档案的范围
1.领导因审批职务任免、出国、晋升和享受待遇考察了解等需要借用有关人员的档案；
2.商调职工需要，将档案寄送接受部门（分支机构）审查；
3.本部门有关领导因对于政治审查、考察、考核需要详尽研究而暂时借用。
三、出具证明材料的范围：出具证明材料，指的是按需要和允许提供利用的范围，将人事档案中的有关材料内容摘抄或复制成单项的材料，用以证明该人员的有关情况。这种方式一般只限于审批案件、出国留学所必须提供的证据、证件等。凡因入团、入党、入学、参军、提干、出国等进行政治审查，需要了解其父母或亲属的情况时，一般不能查阅档案，可由干部所在单位提供证明材料。
四、查阅、借用档案办理程序
1.借阅经理级以上干部档案欲申请人填写《查阅、借用档案审批表》，经借阅档单位盖章和负责人签字，报公司领导审批；
2.借阅经理级以下人员的档案，经申请人所在部门领导批准，行政人事部审核，方可调出档案。
五、查阅、借用档案的注意事项
1.查阅档案的人员，必须携带本人工作证、身份证，在查阅时不准边阅边议档案内容，更不准向无关人员泄露档案内容。
2.查阅档案时不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损；
3.未经批准，不得复印档案材料，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员阅看，用完必须自行销毁；
4.查阅档案需到档案室进行，原则上不得带走；特殊情况需借出的，必须在当日归还。
5.借用的档案，必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还。
人事档案管理规范化制度
一. 人事档案管理的基本要求
1 公司人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分公司、直属部门的人事档案管理工作。
2 人事档案管理实行公司领导下的分级管理负责制。
3 人事档案管理必须严格确保材料保密。公司人力资源部负责公司各级干部和各分支机构经理室成员、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作。
4 各分支机构人力资源部负责本机构经理以下人员的人事档案管理。
5 同级组织部门有权查阅本级人事档案。
6 各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部交叉管理，其它人员不得代管。
二．人事档案的内容：
员工人事档案是关于员工个人及有关方面的情况材料的记载和叙述员工本人经历的基本情况。
三．员工档案的保密规定
1. 公司人事课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
四．确立两级档案管理制度
7 一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；
8 二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
五．人事档案分类：
第一类：履历和自传材料；
第二类：鉴定、考核、考察材料；
第三类：学历和评聘材料；
第四类：政治历史情况的审查材料；
第五类：政治面貌材料；
第六类：奖惩资料；
第七类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第八类：其他可供组织上参考的材料。
六． 般文档管理
1.人力资源部文件：
a 人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。
b 人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。年终根据内容价值酌情归档。
c 薪资福利类保密文件由薪酬福利处自行建档保存。
9 公司文件：
a 包括集团公司发文、所属企业的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档
2.外部文件：
包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。
七．员工人事档案管理
1.人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内员工的人事档案。
2.人力资源部一般情况在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出" 调函" ，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交员工本人退回原单位补齐或作出书面解释。
3.员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系手续清单" 上签字，确认无遗留问题；员工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的" 档案材料转移单" 、" 干部介绍信" 、" 调出人员工资转移单" 及其它有关材料，转至调入单位。
4.人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或经理）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
八．员工管理档案的管理
1.“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。
2.员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。
3.员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理。
4.员工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容。
5.员工管理档案仅供公司内部使用。
九．员工个人情况变更
1. 员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌，文化程度、个人爱好、学历、工作经历、特长及专业技能，奖惩记录等项目。
2. 项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事课报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事课掌握正确无误的资料。
十．员工人事档案的使用
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统一分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定基础
公司员工人事档案管理制度
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自 传材料；
2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长 、业务及有关能力的评定和考核材料；
3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；
4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；
5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖 励的人事材料。
第二条 人事档案保密规定。
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材 料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
第三条 员工个人情况变更规定。
1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员 工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系 电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。〖 zk)〗
2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工 个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。
第四条 员工人事档案的使用。
员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数 据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司 人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材 料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规 范化管理奠定扎实的基础。
酒店人事档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，公司的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。
档案管理实行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将来使用。
1、员工档案
员工档案由公司的人力资源部统一管理，人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类：
（1）员工人事档案
员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、员工人事档案的收集、整理和保管
员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。
b、员工人事档案的查阅和借用
查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人力资源部总监批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。
c、员工人事档案的传递
在员工录用和离店时，人力资源部应及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
（2）员工的工作档案
从员工进入饭店开始，记录员工在为公司工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。
员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理，人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。
2、部门工作档案
人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人力资源部的工作。
（1）人力资源档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。
（2）工资福利档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
（3）教育培训档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
（4）行政人事档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
（5）人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。
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