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办公室用品的采购制度
行政部负责办公用品的采购保管维护发放,为了进一步规范低值易耗品及办公用品的申请采购领用制度,提高工作效率,确保各部门各项物资供应及日常工作有序开展,特制定本规定:
第一条 申请
1、申请原则:为节约采购成本,公司实行每半年上报申请制度。各部门编制采购申请时,要从实际工作出发,避免盲目提报物资采购申请。
2、申请时间:在每年---月分申请。各部门在规定时间内未提交采购申请的,则视为下半年无物品申请需求。
3、申请程序:详细填写需申请的物品名称、规格型号、用途、数量、需求时间(须预留5天采购时间)等,由部门提出申请,并注明申请原因、物资使用时间及物品明细,经部门负责人、总经理、审核签字同意之后交到行政部门
4、申请要求:各部门填写申请单时应将办公用品、低值易耗品、通讯设备种类分明。
第二条 采购
物品采购人员严格按申请物品的数量、质量、品种等进行采购,采购人员要做到办公用品齐全,量足质优,库存合理,开支适当。
第二条 领用发放
1、 发放原则:物品的领用、发放,须按“先进先出,计划供应,节约用料”的原则进行,发放时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序。发放人员应严格按照申请单发货,遵守先办理领取手续后出货的原则,严禁先出货后补办手续和白条发货。发放人员按月、分部门整理、核对发放清单,及时与财务部门沟通、核对。
2、 发放程序:各部门领用物品时,领用人需按实际领取的物品种类和数量填写领料单(一式两份),并由领用人和发放人核对签字。领料单由领用人保存一份,其余一份由行政办公室相关发放负责人保管,存档。
3、 交旧领新制度:非消耗品采用交旧领新制。更换非消耗品(如鼠标、订书器、计算器、卷尺等)需提供原有破损物品。原则上鼠标、计算器、订书机每两年一个,卷尺每年一个。 4、 禁止外借制度。严禁将物资借给外单位(个人)使用。
5、 贵重办公用品如( )等,须经公司分管领导批准后方可领用。
6、 行政部负责在库物品的定期盘点,填写库存统计表,报财务审核。公司对部门领用费用进行内部财务核算,并与成本效益综合评价
7、 贵重办公用品报费时应由使用部门填写情况说明,交行政、财务部门审核注销;职工调离,须归还贵重办公用品,否则按规定折价赔偿。
8、 行政部应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下,使库存资金最小化,压缩行政费用。
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