怎样管理外贸人员

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怎样管理外贸人员

最近公司业务员的表现总是让我很失望! 我不断的在反省, 是我自己出了问题还是他们出了问题.

现象一：他们总是很忙……

观察他们，也确实很忙。一到公司就没有空闲着，写邮件，不断的接打电话。于是每次例会我不禁要问：大家汇报一下，最近都忙些什么？奇怪的是，他们中的大多数人都说不出很详细的内容。其实，当他们每天下班的时候，回顾一下一天的工作的时候，都会觉得自己没有什么具体的内容可以描述的。作为领导，我们很清楚自己的员工是否是真正的忙，因为我们在过程的同时，更要看结果。一人一年50-70 万美金的销售额，让我很难想象，到底会有多忙？！有一次，让大家都把自己一天的工作都给详细的记录下来。这个时候，大家才发现，很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。当大家把这些事情记录下来的时候，才会惊人的发现原来自己的一天的效率原来是这么的低！通常我们都说2-8 定律，其实我们应该把80% 的时候花费在20%最最重要的事情上。大体上，我们认为事情分为4 类：重要且紧急，重要但不紧急，紧急但不重要，不紧急也不重要。我们每天都要把最重要最紧急的事情先完成，然后才是紧急但不是很重要的事情。如果大家都能按照这样分类来先后处理工作，那么相信会让自己觉得更加的充实，也更加的游刃有余。可惜的是，现在的80后员工们很少懂得真正去这么要求自己，他们通常的做法了，打哪儿，指哪儿。现象二：他们总是很迷茫……

年底到了，我们大家都要开会—— 总结过去的一年，展望未来的一年。然而，现在的员工却总是在等待公司给他们目标。他们自己对自己没有一个目标，或者根本就没有概念，也不知道该怎么去打算自己未来的一年。开会的时候，经常是鸦雀无声。如果一定要他们发表意见，他们经常说的便是“ 希望在新的一年里做得更好！” —— 其实，这种话是最难听的，也是我最不愿意听的。现在许多业务员都没有概念—— 他们其实只知道怎么样去按部就班的完成现有的工作，而不是在考虑我应该怎么去做。即便有想法，也是先把现在的业务或者产品做好，再去努力开发新产品。其实，人一旦缺乏这种危机意识，是非常可怕的！没有危机感，就没有超前的思维和思考，没有思考就不会去行动，没有行动就意味着在等待灭亡！没有想法就是不会有变化！没有变化，就像是一潭死水，尤其是在工作上。我很担心，我的有些员工真的会在不久之后被淘汰。其实，不是我要淘汰他，是他们自己太淘汰自己。我一直有个观点就是：你的现状如何并不重要，重要的是要学会改变自己。哪怕你现在是个洗碗工，是个工人，但是只要你有想法，只要你会改变自己，那么现状不代表任何东西。做外贸其实是长跑运动，不是短跑运动！走到终点的人是谁，谁都不知道。但是我坚信，最终胜利的人肯定在不断催促自己改变和进步的人。现象三：他们不会沟通……

我自认为自己是个比较善于沟通的人，从小到大，都是比较理解别人的心理状态，也喜欢研究人与人的沟通方式。记得读书的时候，最感兴趣的课程就是《组织行为学》。我很深刻的知道沟通是所有事情的前提。所以，在公司里，我总是喜欢找各种机会与员工们沟通，正式的渠道或者非正式的渠道。我们每周二开例会，会议上通常我们会有个很好的交流和探讨。但是，总是有2-3 个人属于内向型的人不会发言的。对于这些缺乏沟通感觉的员工，我尝试过好多方式—— 抛砖引玉，逼迫法，激将法等等。然而收效甚微，当大家指出他们的缺点时，他们也会默认。可就是不愿意说出自己的想法，真的是“ 死了都不说” ！面对他们，我总是一次次的失去耐心，但又不得不一次次静心下来，想再与他们好好沟通一下。因为，我们公司最多的问题就是出现在这几个不愿意说话的业务员身上。我都替他们担心，他们今后的业务有没有保障！他们似乎没有觉察到任何外贸行业的危机和风险。上面的现象是真真实实发生在我公司的。有些员工我真的想放弃他们，但是，我一直认为员工不好是做领导的无能表现。所以，我仍希望通过自己的努力，能改变他们，能提高他们。因为他们是我带出来的。在内心深处，有时我的心痛和无奈真的是无言意表…… 因为最终还是希望他们能成长起来。不知道大家是不是也有类似的情况呢？

下面谈谈我的感想：

为了表达方便，以下称上面那位老板为 A 。

外贸公司的业务员，确实有 A 所说的“通病”：

l 忙碌：外贸公司，尤其是中小型外贸公司，管理基本靠老板一个人，业务员就是做找客户、拉订单等等这些“实事”。不只是 A 的公司、我的公司（我也开着一个外贸公司），好多公司都是这样，业务员像勤劳的蜜蜂一样忙忙碌碌，老板想要看清楚他们到底忙些什么、忙的好不好、对不对，却总是那么难。

l 目标丧失 ：业务员的薪资一般是底薪 + 提成的结构，他们的理想大多就是忙好自己手头的事情、多赚一点钱，至于很明确的目标，确实绝大部分人都难以想的清楚，老板安排了什么事，能保证做好，在他们看来已经很足够了。目标丧失的后果是，人会变得很被动，老板不推不走，这也是很多外贸公司老板觉得心累的原因之一。

l 沟通：忙碌和目标丧失，让大家在一个“忙完自己的事”的圈子里打转，几乎没有了思考的能力和意愿，和同事、老板的沟通不畅也就不是新鲜问题了。

作为一个公司管理者，我也遇到过类似的问题，所幸通过一些思考、改善和信息化手段的帮助，问题已经得到了很好的解决，我和员工们都对公司的状态比较满意，所以今天就来谈谈自己的想法，希望和同为外贸公司管理者的朋友们共勉：

A 已经采取了一些措施，这是很好的，说明他是位不错的老板，希望把公司管好，让每位员工都忙的更有效率。但 A 的措施只是个开始，它帮 A 看到了问题，却没有解决问题。

我的公司有段时间也是这样，每个人跟的订单不是很多，却都忙的像无头苍蝇，还经常出错；说说他们，他们还觉得很委屈——“我都忙成这样了，出错也难免的啊！”。要知道，他们的“小错误”很有可能就是公司的“大损失”，所以，每当听到业务员这样回答我，我也挺郁闷的，也像 A 一样，试图找到一个方法来改变这样情况。

首先，我会定期与员工交流，把我对公司现状的分析和对发展前景的展望与员工分享，尤其是有经验的核心员工。我希望他们能够和公司共同发展，所以必须让他们了解我希望公司如何发展、希望他们付出什么努力来和公司共同发展。同时，我也会认真听取员工的意见和建议，包括对我个人的，只要他们说的对，我就会做相应的调整和改善。这种分享让大家对自己手头做的事情的意义有了更深的认识，不再止于“一个任务”和“一份提成”。经常这样交流下来，大部分员工的积极性有所提高，也会根据公司发展的要求来主动思考自己该学点什么、做点什么了，这让我感觉很欣慰。

我的员工也都很忙，但很惭愧，我仅凭邮件和记忆，无法知道他们在忙些什么、忙的对不对，也没办法帮他们预防犯错。我相信员工也不希望自己犯错，所以，作为老板，我得想办法来帮他们，也帮自己。说到这里，朋友们都会想到“上一套软件”吧，呵呵，毕竟是信息化社会了嘛，借助信息化手段能解决很多问题啊！确实，我也是这么想的，于是，我找了一些市面上常见的外贸管理软件，一一试用，却遭到了员工的抱怨，他们说用这些软件非但没帮助他们提高效率，反倒降低了他们的工作效率。原来，最主要的原因在于“填单子”这件事儿，这些软件都是差不多的套路，从表单入手管业务流程，每个步骤都要填好表单里的所有必要项之后才能进行下一步，但我们做外贸的都知道，变数那叫一个多啊，这么死板的软件让员工怎么用呐？难怪他们会抱怨了。

我把这些烦恼和一位做软件的朋友（一直是软件公司的技术总监来的）说了，他表示很有兴趣帮我解决这个问题，于是，一个“微型项目小组”就这么成立了，我负责提需求，他负责帮我做一套好用的软件出来。已经忘了我们经历了多少激烈的讨论、争论，也数不清他和他的团队为了这套软件熬了多少个夜晚，总之， 2015年初，软件诞生了，我们给它取名为 MYcubo ，中文名称为 “ 贸易方 ” ， MY 为 “ 贸易 ” 的拼音缩写， cubo 意为魔方，取这个名称，是因为 MYcubo （贸易方）提供了一个特别的管理报表视图，这个视图是允许用户自行定义和随时修改的，就像魔方一样灵活多变。

在贸易方软件里，我设计了这样一些功能：

1. 订单计划编排 ：我们利用这个功能合理安排每个订单的相关工作计划和关键里程碑，贸易方 ? 可以根据排定的里程碑，在任务可能延迟前发出预警，提醒相关人员注意及时处理，有效避免延迟的发生。这个功能对于跟单比较多的员工和我来说非常实用，因为时间就是金钱，订单延迟可能面临着经济损失，谁也不希望这种情况发生。有了计划编排和预警，员工可以很清楚的知道自己每天要做些什么事，还可以在预警机制的帮助下避免任务延迟和出错，心理压力明显减少。

2. 收付款管理 ：贸易方 ? 也有很好的管理机制，每个订单的相关收付款及支付状态都有清晰的展示，该收的、该付的，一目了然，从业务员、财务到我，都再也不用为漏收、漏付的问题担心了。

3. “抓”邮件 ：邮件是我们公司业务员和客户交流的主要途径，邮件中有很多关键信息，像询盘、报价、样品确认等，这些信息散落在员工电脑里，用的时候找不到是常见的事。所以，我需要把邮件“抓”到一起，和项目 / 订单关联起来。贸易方 ? 和 Outlook2015 的无缝结合，员工的电脑上只需要安装一个小插件，就可以在收发邮件的同时将信息提交到贸易方 ? 中，更新项目信息或里程碑的完成状态，完全不需要改变平时的工作习惯就能做到这点，员工们都能很容易接受它。

4. 信息组织 ：贸易方 ? 从流程管控的角度入手，将外贸业务执行过程中的所有资讯都管理起来，包括客户询盘、报价、跟单信息、验货报告、发货记录、收付款等等，都与项目直接关联，并且有序组织。平时，我要找某个项目的相关信息（如报价单、验货报告等）时，只需要根据项目号或项目关键信息查找到项目，就能在一个窗口中查看到刚才说到的所有信息，并且这些信息都是按照时间顺序展示的，便于查看到最新的内容，非常方便。

5. 管理报表： 每个老板都希望看到每个员工跟了多少订单、这些订单进行的情况如何了，并且我喜欢简洁直观的报表，相信大多数老板也是这样。所以，我跟朋友说，我需要能在几秒钟内看到公司的运作情况。于是，贸易方 ? 中有了这样的管理视图：

看到这个“仪表板”，我兴奋到几乎想要拥吻他，哈哈。

我们称仪表板上的项目为“ KPI 指标”，这些报表是我自己设计的、用来考察员工工作情况和了解公司运作的，相信每位老板都看得懂，我就不多说了。每位员工也可以根据他们的工作需要定制自己的报表。

这个仪表板是整个贸易方 ? 软件中我最爱的功能，它是支持完全的 DIY 的，就是说，我和我的员工可以随时根据需要调整报表的设计，还可以互相分享，很棒吧？

6. 员工交接 ：作为公司的管理者，还有一个比较头痛的问题，就是员工的工作交接。有经验的老员工离开公司时，一大堆的工作资料要转交给别人，新员工进入公司时，好多事情需要别人指导。我希望有经验的业务员能够多找客户、多拿订单，而我自己则是经常出差、出国，根本没时间培养新员工，怎么办？于是，我们在贸易方 ? 中设计了一个非常便捷的功能，只需要花几秒钟的时间，将离职员工的接手人，或新入职的员工，设置为他们需要接手或了解的项目的销售代表或项目经理，他们就能立刻看到所有项目相关资料，几秒钟完成交接或入职指导，其他的就让员工自己看吧。

总的来说，贸易方 ? 的优势就在于，它以非常灵活的方式，做到了外贸公司整个业务流程的跟踪和管理，帮助避免延迟和失误，让员工和老板都能安心、放心 。有了它，整个公司的工作效率提高是必然的，更有价值的是准确性和及时性的提高，这些改善将帮助公司赢得在客户心中无法替代的地位，赢得更多订单。

用了贸易方一年多的时间，我的公司只增加了 2 个人，营业额却增加了 60% 还多，更重要的是，员工没有因为使用贸易方而向我抱怨什么，因为贸易方确实对他们的工作有很大帮助。员工开心，我更开心，现在我可以放心的走出公司，去喝咖啡，去见朋友，有多少外贸公司老板像我一样悠闲自在呢！呵呵，相信以后还可以更好！

一兴奋写了这么多，只是为了分享一下自己的经验，我是觉得对员工，不止要管，更重要的是帮助。好的老板要学会“拉着员工的手一起前进”，要为员工多想想。谁都不想“瞎忙”，要让员工忙的有效率、有价值，就考验老板的智慧啦。

外贸业务员管理办法2015-09-06 23:41 | #2楼

1、

业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。 Before quoting, the Salesman should know the basic information about the clients, for instance, the end users or not, the annual order quantity, the places of consuming, and the products the purposes, specification, quality and the abilities whether our factories to meet.

2、

对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。 Generally as a rule, to reply the clients’ mails shall be within 24 hours after receiving; and please explain the reasons to the clients due to the things particular and need more time to deal with.

3、

对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。 Quotations will be according to the prices list (for oversea market) made by the company Accounting Department, which will make prices adjustments according to the market and the production cost at regular periods.

4、

对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。 For big orders, the acceptable price from the clients is lower than our listed price, the salesman shall first report this to the manager of the departments for approval; and when the manager have no rights to approve, the price will directly go to the general manager for approval.

5、

对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。 In C&F or CIF price terms, the salesman shall contact and deal with related companies in advance to confirm the things of shipment, insurance, commodity inspection etc. The basic conditions for selecting the related companies will be considering rich and professional practices, service with high efficiency and good prices.

6、

对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。 Per the clients’ requirements of sending samples, freight collect shall be generally required; and when the samples quantity is large, the cost shall be charged accordingly. However the cost and freight paid by the clients will be deducted in the trial orders. In cases particular, for instance the clients with long tern and firm relations, we can pay the freight in advance with the samples free after approved by the manager of the departments，or by the general manager if the amount is large.

7、

对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。 The salesman shall coordinate closely with the production departments in the samples ma-ki-ng process to guarantee the quality and specifications meeting the clients’ requirements, and send the samples after the approval by the final checking up of manager department.

8、

付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。 Generally as a rule, the following ways of payments will be considered: 1, wire transfer 100 in advance 2, wire transfer part as deposit, the balance against copy of B/L. 3, 100% L/C at sight Our beneficiary bank and the salesman will check up the L/C in form and contents respectively, and inform the clients to make change in time if differences existing, and submit to the manager of the departments for re-checking after no faults or differences found in advance..

9、

原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。 As a general rule, the company will arrange the material and plan for production after receiving the payments in above No.8 terms.

10、

在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。 In the production processing, the salesman shall be at the workshop to supervise and inspect the production with the person in charge, to find and solve the problems in time, or to report the problems to the manager of the department for coordinating to solve, or to report to the general manager for solving, to guarantee the specification, the quality, the packing and production time according to the requirements of the clients.

11、

对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。 In C&F and CIF price terms, the salesman shall arrange and confirm the shipments with the related agents a week in advance, and to load the goods to the container and transport the goods two days in advance.

11、

需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。 The salesman will prepare the concerned documents for the Customs declaration, Specified goods’ inspection and Insurance by related departments if needed; the salesman can make coordination in the process.

12、

收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。 In the cases of L/C payments, the salesman need to deal with carefully and cautiously to sure the consistency of the documents and the L/C and to receive the funds safely.

13、

全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。 The salesman shall do the classification and collation of the business documents, and submit the related to the accounting department for the purposes of foreign exchange settlement in the concerned administration departments timely. And to keep the service work aiming to establish long-term reliable cooperation partners.

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