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干部人事档案管理人员职责
加强干部人事档案管理，更好地为干部人事工作服务
一、干部档案及其分类
（一）、什么是干部档案
中组部1990年修订的《干部档案工作条例》第二条规定：“干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分”。由此可见，干部人事档案，是与干部本人有关的各级组织人事部门和干部本人，在社会实践中形成的反映干部本人主要情况的文件材料，它记载和反映了干部的主要经历和德才表现等，是由组织保存起来的以备查考的重要资料，是最完整、最系统的个人资料，是客观公正地评价干部的重要依据，是其它资料所无法替代的。
实际上在干部人事工作中，查阅干部人事档案和了解干部的现实表现是考察干部的两个必要内容，缺一不可。毛泽东同志曾经指出：“必须善于识别干部。不但要看干部的一时一事，而且要看干部的全部历史和全部工作，这是识别干部的主要方法。”因此，要做到善于识别、全面评价、正确使用干部，决不能凭一时一事，必须结合档案，看其一贯表现，历史地、全面地分析，这样才能做出正确的判断。如果干部档案材料不齐全或者一些材料失真，甚至保管不善，出现干部档案破损、涂抹、篡改、丢失等，就会给选拔任用干部带来一定的困难，甚至会导致用人上的失察、失误，给党的事业造成不应有的损失。由此可见，干部人事档案工作在整个干部人事工作中有着十分重要的基础性地位。我们每一个干部人事部门的负责人都应对档案工作给予充分的认识，高度的重视，大力的支持，要把它作为干部人事工作的重要部分，抓紧、抓实、抓好。
（二）干部人事档案材料的内容及分类
干部档案分正本和副本，这里我们主要讲一下正本。
1、正本的内容及其分类
干部档案中的材料来自一个干部不同时期的经历，涉及方方面面的材料，内容非常丰富，为了便于查找和利用，中组部将其划分为十大类，具体来说，
第一类 履历材料；
第二类 自传材料；
第三类 鉴定、考核、考察材料；
第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；
第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍，参加工作时间等问题的审查材料）；
第六类 参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料；
第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；
第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第十类 其他可供组织参考的材料。比如早期的体检表、某些特殊时期的思想汇报、工作小结、军人的结婚申请等。这些材料有序地排列起来，就形成了一个干部的干部档案。据此我们就可以较为全面地了解一个干部。
（三）干部人事档案工作的体制、机构及管理范围
干部档案工作既是一项专业技术性很强的工作，也是一项要求非常严格，有着严肃纪律的工作，因此大家有必要对它的体制、机构及管理范围做一下了解，以便从宏观上更好地指导工作。
1、体制：
根据《干部档案工作条例》规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由组织部集中管理或相对集中管理。”按照这一规定，结合地方实际，地级市的干部档案按照以下办法进行管理。
（1）地管理干部的档案，由组织部集中统一管理。
（2）各县(市)区的干部档案，由各县(市)区委组织部集中统一管理，或由县(市)区组织部、县(市)区人事局、教育局、卫生局相对集中管理。
（3）市直各委、局(办)，集中统一管理本系统干部档案；各委、局(办)所属的科级企事业单位的干部档案，由主管委、局(办)集中统一管理。
（4）凡一个单位由两个或两个以上部门分别管理干部档案的，要集中到干部或人事部门中的一个部门管理。凡实行档案综合管理的单位，其干部档案要固定专人（党员干部)管理，并逐步达到干部档案和其它档案分开管理。
2、机构和人员配备
（1）根据中央组织部和组织部的有关规定，各级组织、人事部门要根据各自保管干部档案的实际数量和所担负的工作任务，建立相应的档案工作机构，原则上集中管理。不需要建立专门机构的单位，要根据规定配备专(兼)职干部。
（2）各级干部人事部门要按照每管理一千人的档案需配备一名专职干部的要求，尽快配齐配好干部档案管理人员。有业务指导任务的，应配备一名专职干部，无业务指导任务的，要配备一名以管理干部档案为主的兼职干部。
3、干部档案的管理范围
(1)现职干部的档案
省局管理的干部档案正、副本由省局人事处保管，所在单位保管副本复制卷或一份近期《干部履历表》。
实行双重管理的干部档案，正、副本由主管单位保管。协管单位保管副本复制卷或近期《干部履历表》。
(2)退（离）休干部的档案仍由原档案管理部门保管。
(3)去世干部的档案
属中央、国务院表彰命名的英雄模范人物、知名人士，其档案由原管理单位保管五年后，移交省档案馆永久保存。
市局管理的干部档案，由市局人事部门保管五年后，移交文书档案管理部门随同到期的文书档案进档案馆永久保存。
（4）、干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、被开除公职未就业的，其档案由原管理单位保管；另就业的，其档案转有关劳动人事部门保管。
（5）、各单位干部档案管理人员及其在本单位的亲属的档案，由所在单位党组织指定有关部门专人保管。
特别是最后一条，自己不能管理自己的干部档案，大家要高度重视，严格执行，否则很容易出问题。
二、在具体管理中应重点把握好的几个环节：
干部档案管理工作内容相当广泛，涉及到干部人事工作的方方面面，今天，我们仅就几个关健环节进一步加深了解和把握。
(一)抓好档案材料的收集，鉴别与归档，保证档案材料齐全、完整、真实。
1、认真做好档案材料的收集工作，不断充实干部档案内容。
(1)收集工作的概念及地位
干部人事档案收集工作是干部人事档案管理部门，根据干部管理权限和干部人事档案材料收集归档的范围，向有关部门收集所管理干部的档案和档案材料，并集中起来，统一管理的工作。它包括三层含义：一是收集(接收)本级管理范围内干部的人事档案，有协管任务的，要收集被协管干部的人事档案副本。二是收集符合归档范围和要求的干部人事档案材料；三是只有干部人事档案管理部门才有权收集。
收集工作是干部人事档案管理工作诸环节中最重要的基础工作。它是档案内容建设的一项长期的根本的任务，也是整个干部人事档案工作的起点。不做好收集工作就没有完整的干部人事档案。
(2)收集工作的形式
干部人事档案收集的形式主要指：单位内和单位外收集。
单位内收集，是本单位内设各部门之间材料的交接转递。在工作中形成本级管理范围内干部的许多材料，有任免、调动、工资待遇、出国、考察、考核、军转等方面的材料；后备干部材料；干部政审材料；教育(培训)材料等等。最后都集中到干部人事档案管理部门(干档室)。
单位外收集，是上下级单位和部门之间档案材料的索要与转递。主要指干部在其各自的工作中形成一些应送交其上级主管单位干部人事档案管理部门的材料。如奖励、待遇、学历、科研学术材料，都要由干部人事档案主管部门向单位索要，和各单位主动送交。例如，省局管理干部（市局班子成员）的新学历、市级奖励，材料收集后就要向省局干部人事部门转递。下级必须及时、完整、安全地转递，尤其是县一级单位，在管干部与管档案不一致的情况下，一定要做好宣传和协调工作，各单位通力合作，做好材料的交接工作，材料的转递也必须与档案转递一样，填写转递通知单，或开列清单，接收部门和接收人要签字或盖章。
材料收集是经常性的，但要重视整理前的集中收集，对缺少的材料，逐人逐份登记追收补齐(在集中整理干部档案之前,要全面填写一次干部履历表)。整理后还要随时将新材料收集起来，做好补充归档工作。
在这里，我要结合干部档案的收集工作说一下干部任免材料的收集问题。据了解，干部档案中的《干部任免表》存在一些问题:一是干部任免材料未及时归入干部档案；二是有任免而无无考察材料；三是撰写考察材料、填写任免表未认真查阅干部档案，信息不准，以致形成内容不一致的干部任免材料。这就给干部工作带来被动。这种内容不准的材料存在于档案之中，又给以后的档案利用工作带来极大的被动。因此要重视这个问题。
2、认真做好干部人事档案材料的鉴别工作，把好材料入口关。
(1)鉴别工作的含义及作用
干部人事档案材料的鉴别工作，就是干部人事档案管理部门按照中组部颁发的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》以及《干部人事档案材料收集归档规定》等有关文件规定和原则，对收集起来准备归档的材料进行认真的审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部人事档案的工作。它是对收集的材料进行“去粗取精、去伪存真”的过程。简言之，鉴别工作就是判定收集的材料应不应归人干部人事档案进行“把关”的一项专门性业务工作。
通过鉴别，可以确保干部人事档案的内容真实、材料齐全、完整。
(2)干部人事档案材料鉴别的程序
干部人事档案材料是否归档，前提是必须鉴别准确、取舍得当。这就需要经过一个由此及彼、由表及里、去粗取精、去伪存真的鉴别(筛选)过程。鉴别材料一般应按以下七个方面进行：
①判断材料是否属于干部人事档案材料；
②判断材料是否属于干部本人的人事档案材料；
③审查每份材料是否齐全完整；
④鉴别材料手续是否完备，是否处理完毕；
⑤鉴别材料是否真实和有无涂改、伪造（有改动的材料不要归档）；
⑥鉴别材料的主题、观点是否鲜明准确；
⑦鉴别收集的材料书写是否合乎要求。
通过以上七个步骤,基本上就能把好干部材料的入口关。
3、及时做好干部人事档案材料的归档工作
干部人事档案材料经过收集、鉴别后，应及时归档。
(1)形成材料部门在材料形成一个月内应主动将材料送交主管部门归档。
(2)归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
(3)归档的材料，凡规定由组织人事部门审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见，组织鉴定等)，一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织上注明。
（4）干部人事档案的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订线，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料以及个别（如处分方面的一些材料）需复印外，一般不得用复印件代替原件存档。尤其是正本。如果是过去形成的用铅笔、圆珠笔、红水、纯蓝墨水书写的材料且早已归档．则可采用新研制推广的字迹修复（恢复）固定液进行修复。
另外，对涂改、伪造的干部人事档案材料要坚决予以清除，重要材料不能清除的要加盖“干部档案材料鉴定章”，并要追究有关人员的责任，以保证干部人事档案材料的真实性和工作的严肃性。
（二）做好干部人事档案的整理工作，提高-干部档案管理工作的标准。
干部人事档案整理工作，就是将收集起来还处于零散状态的干部人事档案材料和不规范的干部人事档案，按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，使其标准化、条理化、系统化、规范化的过程。这是一项技术性很强的工作，是档案业务建设的基础工作之一。通过整理，使干部人事档案真实、精炼、实用。
目前，从中组部、组织部，对干部人事档案整理工作都非常重视，近年来，我省各级组织人事部门都花了很大的人力、物力开展达标升级工作，取得了很好的成绩，出现了一大批达标一级单位。达到中组部干部人事档案管理一级标准，其中很重要的一条就是按照中组部的要求，使用了新型卷夹，并按四面齐整的要求，高标准整理了干部档案。
由于我们各单位都保管着大量的干部人事档案，同时，随着形势的发展，每年形成的干部档案材料也非常多，因此，干部档案整理工作要求非常高，任务相当繁重，不是管档人员一两个人所能办到的，实际工作中往往需要抽调一定的人力共同完成，并且需要专门的整理操作室和一定的经费，希望大家能高度重视这一项工作，想方设法把本单位、本地区的干部档案高标准整理一下，它既方便利用，又能延长档案的寿命，是一举两得的好事。
（三）认真做好干部人事档案保管、保护工作，保证档案材料的安全、完整。
干部人事档案的保管工作，是根据党的干部人事工作的需要和安全保密、便于利用的原则，把经过收集、整理、装订成册的干部人事档案，以科学的技术和方法，长期地进行保护和管理，为干部人事工作服务。确保干部档案的完整与安全，便于查找利用。干部档案不同于其他材料，某种程度上可以说是不可再生、不可复制的，因此，认真做好干部档案保管工作就显得极其重要。中组部、国家档案局共同颁布的《干部档案工作条例》对此有明确的规定。
1、 干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；
2、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求：温度14C一24℃，相对湿度45—65％)；
3、保管干部档案，应建立登记和统计制度。每半年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
4、干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；从便于利用的角度讲，库房应尽量和干部部门安排在一起，距离不能太远。
5、要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
档案安全，要慎之又慎，在这上面要舍得投入，不可麻痹大意。
（四）、慎重做好干部档案的提供利用，为干部工作服好务。
干部人事档案的利用工作，就是干部人事档案管理部门，根据干部人事工作和其他工作的需要，遵循规定的审批程序和利用原则，将干部人事档案或其中的某些部分直接提供查、借阅；或者管理档案人员提供有关情况的证明、证据材料，服务利用者的工作。它是整个干部档案工作的出发点和最终目的。但因干部档案工作有其自身的特殊性，它的利用又是有原则的。即必须建立健全制度，严格按规定和制度利用。利用工作必须遵循以下要求：
1、利用档案必须是有利用资格的单位，不是谁来都能查，查阅干部的单位是隶属各单位党组（党委）、各直属单位干部人事部门。其他部门不得直接到同级和上级干部人事部门查借阅干部档案。
2、利用档案必须有充分的理由
根据中组部规定．符合下列情况之一的，可以利用档案。
(1)凡因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等原因需要查阅本人档案的。
(2)与他人案件有密切的联系，而该干部已经去世或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅档案取得证明材料的。
(3)编写党史、军史、革命斗争史、地方志撰写人物传记等一般不得查阅干部档案。可直接向本人采访。如该干部已经去世或因年迈丧失记忆、因病不能口述、书写，也只可查阅其履历和自传部分。
（4）干部子女或亲属入党、入团、升学、参军、参加工作、进行政审，不得查阅档案，可由干部所在单位党组织根据规定，提供有关情况。
3、利用者必须是中共-党员干部；非党领导干部因工作需要了解下属干部情况时．可提供该干部的简历、学识、德才表现和工作实绩等方面的情况，一般不直接查阅或借用干部人事档案。
4、利用干部人事档案，必须填写《查（借）阅干部档案审批表》，严格履行审批手续，公安、保卫或其它部门，因工作需要、确需了解干部人事有关情况时，应从严掌握．控制提供内容。
5、档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还（两周），不得擅自转借。
6、任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。
7、利用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，爱护档案并注意保持档案的清洁。严禁涂改、圈划、抽取、增添、污损、撤换档案材料。不得泄露或擅自向外公布档案内容。违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
8、利用档案的单位或个人．不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经干部人事档案主管部门审查，批准后才能复制、拍摄。（涉及干部考察、鉴定、优缺点的材料不能复制）。
9、未经领导批准授权，任何人不得私自利用同级或上级干部的档案。
（五）及时准确转递干部的档案。
干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。转递档案应遵守下列规定：
l、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；对条条管理单位来说一般采用专人送达。
2、县级(或相当于县级)以上各级组织、人事部门，方可机要转递干部档案；
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封；
5、收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应及时催问；
6、对“无头档案”应认真查转。对确属查不到干部下落的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。
三、加强干部档案管理，在服务干部工作中开创人事档案工作的新局面。
自2000年以来中组部开展了干部档案达标工作，各级党委对这项工作高度重视，大力支持，克服困难，积极争创达标先进单位。促进了干部档案工作规范化，无论是在库房设施上，还是在档案的整理上都达到了一个较高的标准。干部档案工作的发展形势非常快，工作中新的情况、新的标准要求也不断出现，特别是全国各地新的设备、新的技术、新的检索方法、新的计算机辅助管理程序不断更新，中组部对干部档案标准要求也在不断提高，需要我们引起重视，要认真对待，高标准、高起点、严要求，扑下身子，扎实工作，共同把全系统干部档案工作推上一个新的台阶。
干部人事档案管理人员目标责任书
为进一步规范教体局干部人事档案，加强干部人事档案管理工作，特制定干部人事档案管理人员工作责任目标如下：
1、干部人事档案管理人员必须作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。认真学习干部人事档案管理的各项制度，并严格遵守规章制度，照章办事。
2、做好人事档案的分类、规范管理，注意收集和保存档案资料，定期整理档案，并做到严格、有序进行。整理档案要做到：对收集的档案材料鉴别认真、分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐、层次分明，使每卷档案达到完整、真实、条理、规范、达标的要求。
3、在整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。严防档案泄密、流失、涂改、伪造等现象。对借机篡改、伪造、随意抽取档案材料内容的，一经发现，不但要清除伪造、涂改的档案材料，还要追究领导和当事人的责任。
4、在整理档案过程中，要切实做好防火和安全保密工作，加强对档案材料的管理。不得擅自处理或销毁档案材料。对按规定剔除的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后区别情况予以处理。
5、在整理工作期间，各档案管理人员要确保工作时间，按要求工作。
6、严格按照制度做好人事档案的借阅、借出、接转、转递工作。
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