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人事档案管理说明
人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。以下是小编为你整理的人事档案管理说明，希望能帮到你。
人事档案管理说明
广州仲裁委员会人事档案管理规定
为规范和加强广州仲裁委员会(以下简称本委)的人事档案管理，实现本委干部人事档案工作的制度化，科学化，更好地为本委的仲裁工作服务，根据本委实际，特制定本规定。
一、指导思想
本委人事档案工作的指导思想是：以邓-小-平建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指导，以中共中央组织部《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》及有关文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。
二、人事档案的查(看)阅
因工作需要查阅和借用干部人事档案，须遵守下列规定：
(一)查阅单位应按照借用干部人事档案的规定办理手续，并填写《查阅干部档案审批表》。不得凭借调查证明材料或介绍信查阅干部档案。
(二)有关单位或者个人查阅档案时，本委人事档案管理部门有权根据规定确定是否提供和提供哪些材料。
(三)档案一般不外借。如确需借出使用，应说明理由，经有关人事部门和本委领导批准，并严格办理登记手续，限期归还，不得擅自转借他人，以保证档案的绝对安全。
(四)查阅档案材料必须在档案室内进行。未经批准，不得将所查阅材料带出档案室，查阅单位摘录材料内容的，经认真核实才能用印。档案查阅后，档案管理人员必须与查阅人当面清点档案材料，以防丢失。
(五)借用、查阅档案的单位或者个人，不得擅自-拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经有关人事部门和本委领导批准方能复制(拍摄)。
(六)查阅人事档案，不得涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损档案材料。
(七)查阅人事档案者必须是中共-党员，查阅时本委档案管理人员必须始终在场。
(八)任何人不得查阅和借用本人及其直系亲属的人事档案。
三、人事档案的收集、鉴别和归档
(一)收集归档的范围
1.在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
2.自传和属于自传性质的材料。
3.考察、考核干部工作中形成的有关材料：民-主评议干部的综合材料、组织审定
的考察材料、定期考核的材料、年度考核登记表、鉴定材料、后备干部登记表(提拔使用后归档)等。
4.审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。
5.国民教育、成人教育(大中专)、党校和干部培训中形成的登记表、考生登记表、学习成绩登记表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结(结业)、博士后研究人员工作期满登记表等材料。
6.评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中开成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、评审高级专业技术职务人员情况简表、业务自传、评审专业技术职务任职资格早报表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务审批表等。
7.干部的发明创造、科研成果的鉴定材料、著作、译著和有重大影响的论文(如获奖或者在重要刊物上发表的论文)等。
8.政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
9.更改干部的姓名、民族、出生年月、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间过程中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
10.党、团组织建设工作中形成的有关材料：
(1)已批准转正的中国共-产-党入党志愿书、入党申请书(1-2份系统的、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料用有关的证明、考察材料、党员登记表、民-主评议党员中形成的组织意见、思主评议党员登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民-主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；退-党材料。
(2)中国工程主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员事迹材料、退团材料。
(3)加入民-主党派的有关材料。
11.表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈批)表，先进事迹材料，先进实际登记表，立功、授勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
12.纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人的检查、交待材料和对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料，法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)和上级批复等。
13.干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免呈报表(包括所附的考察、表现情况材料)；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，部队转业干部审批表、转业鉴定、定级定工资材料、退(离)休审批表等材料。
14.考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用聘用审批表，政审考核材料，聘用干部合同书，政审结论和有关证明材料，续聘和辞退材料、辞职审批材料等。
15.办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表，各种工资变动审批表、登记表， 提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
16.办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：因公出国(出境)审批表、备案表，在国外(境外)表现情况的鉴定材料，因私出国(出境)审批表等。
17.党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民-主党派代表会等会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
18.健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等。
19.办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道的消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书等。
20.其他对考察、了解、使用干部有参考价值的材料。
(二)收集归档的要求
1.归档的材料必须是办理完毕的正式文件材料。材料应当完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人的盖章或署名，有形成材料的日期。
2.归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章；规定须经本人见面的.签字的材料，如审查结论、复查结论、处分决定或意见，组织鉴定等，应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，由组织注明。
3.干部人事档案材料的载体统一使用A4规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米装订边。文字必须是铅印、油印或者用黑色或蓝色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
4.人事档案管理部门，应形成人事档案材料的信息，建立必要的联系制度，及时向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。发现送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补交或者补办手续。形成干部人事档案的部门，应按规定认真办理。
四、人事档案的转递
(一)干部工作调动或者职务变动后应及时将人事档案转交新的主管单位。
(二)人事档案转递应遵守以下规定：
1.干部人事档案应通过机要交通转递或者派专人送取，不得邮寄或者交干部本人自带。
2.转出的人事档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留或者分批转出。
3.转递补人事档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。
4.对于收到的人事档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章并将及时退回回执；对于人事档案转出逾期一月未收到回执的，本委档案管理部门应向档案转入单位写信催问，以防档案丢失。
(三)严格执行人事档案转递制度，避免产生“无头档案”。对于已经出现的“无头档案”应认真查转。确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。
五、人事档案的保管
(一)严格按照干部管理权限保管干部人事档案。档案管理人员不得保管本人的人事档案。
(二)确保人事档案的安全、保密、整洁。经常检查防盗、防火、防晒、防潮、防蛀措施是否落实，并尽可能改善保管条件，采用先进技术管理人事档案。
(三)人事档案要登记造册，定期核对，做到档案、名册号码相符。每半年进行一次全面的检查核对，发现档案材料缺失的，应及时查找。
六、人事档案管理人员
人事档案管理人员庆忠于职守、熟悉政策、严格把关、严守秘密，积极认真地做好本委人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备；整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限；计算机录入要将年度的行政文书、仲裁业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录；保管要做到月检查、年清点，搞好库房卫生。坚持每日温湿度测试并采取相应的防护措施。发现虫蛀、破损的档案要及时向领导汇报并进行修补或复制；统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。
七、本规定自印发之日起施行。
员工人事档案管理制度
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1 员工人事档案归档及管理:新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的`名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。
4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月25日)对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3 转递(员工异动)：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。
4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2 人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六、相关支持文件及记录
员工应聘申请表
转递人事档案通知单
员工离职通知单
员工人事档案统计表
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