人事员工档案建立

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人事员工档案建立

　　档案工作是企业自身建设的一项重要工作，对提高各企业各部门工作质量和效率有着重要作用。以下是小编为你整理的人事员工档案建立，希望能帮到你。

人事员工档案建立

　　人事员工档案建立步骤

　　(一)-档案材料的收集：

　　1-建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限;

　　2-对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;

　　3-及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

　　(二)-档案的归档、立卷与管理。

　　1-区分全宗，确定立档单位。

　　2-分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

　　3-归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

　　4-案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

　　5-整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

　　6-对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　7-每年对档案进行一次清理：

　　1-清除不必要保存的'材料;

　　2-对破损和褪色的材料进行修补和复制。

　　档案管理办法范例

　　第一条为了规范人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。

　　第二条集团公司员工档案实行分级管理

　　由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。

　　(一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。

　　(二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。

　　(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。

　　经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。

　　第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

　　二、人事档案的建立

　　第四条新建人事档案收集范围

　　由人力资源部门直接形成的材料：

　　(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

　　(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。

　　(三)工资调整审批表。

　　(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。

　　(五)考核、考勤或其它类材料。

　　(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。

　　(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。

　　(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。

　　(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。

　　(十)各种岗位责任书、竞聘、施政方案等。

　　通过其它渠道形成的材料：

　　(一)各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。

　　(二)参加各级人大或各类协会代表大会材料。

　　(三)业务考绩材料、技术方面的贡献材料及各项论文着作篇目等。

　　(四)出国审批表及在外期间鉴定材料。

　　(五)参加公司组织的各类体检材料、工伤证明材料。

　　(六)在原工作单位形成的有关档案材料。

　　(七)在部队或学校等机关单位形成的有关档案材料。

　　(八)重要的社会关系、亲属关系的记录材料。

　　(九)对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。

　　第五条人事档案归档材料要求

　　归档材料应具备的条件：

　　(一)必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见的文件。

　　(二)材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。

　　(三)凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等;对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。

　　(四)档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份;人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。

　　(五)档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明;涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论;同时，还应对档案中应当具备而缺少的材料予以登记，并有计划地进行收集补充。

　　应妥善处理不应归档的材料：

　　(一)经过鉴别，凡应转往有关单位保存或处理的材料，应填制《人事档案转递通知单》(此指干部或重要人员档案)。

　　(二)接收单位清点核对后，应按程序办理接收手续。

　　(三)凡属退还本人的材料、证章等，应开列详细清单，证明材料(物品)名称及份(件)数，经批准后退还本人，并由本人在接收人处签字或加盖个人印章。

　　(四)对不直接退还本人的材料，可经批准后给予销毁，并应对其本人说明。

　　(五)销毁人事档案履行一定审批手续，任何个人都不得擅自销毁。

　　第六条人事档案的整理要求：

　　(一)应遵循完整、真实、精练、实用的原则。

　　(二)应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

　　(三)人事档案的保管范围与人员管理应相一致。

　　(四)材料增减时应进行重新整理。

　　(五)人事档案原件作为正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。

　　第七条人事档案的建立

　　(一)集团公司总部新进员工由人力资源中心按要求收集整理求职人员原始求职材料，并对于员工在岗位工作期间形成的各类档案资料须及时予以补充完善。

　　(二)集团公司人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司直接按人事档案建档要求，经该公司人事负责人审核后建立并逐步完善各员工的人事档案。分(子)公司人资科于每月的5日前将员工电子文档花名册上报集团人力资源中心。

　　(三)员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，并对员工在职期间相关个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位)的变更情况的记录于每月5日前以电子文档上报集团人力资源中心。

　　第八条人事档案的编号

　　(一)人事档案编号构成：档案代码+四位数字，按顺序编号。

　　(二)各分(子)公司、部门人事档案代码取正式名称前三个字的汉语拼音第一个字母(大写)，如采购管理中心，其人事档案编号为CGG。

　　(三)员工辞职后的'档案编号继续保留，不重复使用。

　　(四)同一部门员工的档案要求放在一起，每10名员工的人事档案存放在同一个档案袋内，调动或辞职抽出后不添加新的员工档案，若档案袋中员工档案已抽完，此空档案袋继续保留。抽出档案后应该在档案袋上予以标明。

　　第九条人事档案建立的具体程序

　　(一)集团人力资源中心以及各分(子)公司人事部门对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

　　(二)按照材料的属性、内容确定其归档的具体顺序。

　　(三))在档案袋目录上登记材料名称及其相关的内容。

　　(四)将新的材料存入档案。

　　第十条员工在职期间形成的培训、奖惩(考核)、晋升等材料的收集、整理与归档。

　　(一)大学生、聘用人员、科级(含)以上管理人员在职期间所形成的新档案材料，由所在公司、部门每半年整理一次，后备管理干部的材料由其所在公司、部门每月收集整理一次，统一交集团公司人力资源中心存档。

　　(二)其他员工在职期间所形成的培训、奖惩考核、晋升等人员在职期间所形成的新档案材料由所在公司、部门按季度定期收集、整理，并要求归档。

　　三、人事档案的转递

　　第十一条人事档案转递的具体程序

　　(一)人事负责人依据人力资源调配通知单或调令取出应转走的员工档案材料。

　　(二)在档案袋的人员编号及姓名后注明抽出的时间、原因(调动、辞职辞退和开除、自离、晋升等)及转入地点。

　　(三)填写《人事档案转递通知单》。

　　(四)将《人事档案转递通知单》放入员工档案一起，并将档案袋密封后转往相应公司、部门。

　　(五)收档公司、部门在收到档案，核对无误后，必须在《人事档案转递通知单》的回执单上签字盖章，且及时反馈到转出公司、部门。

　　第十二条人事档案材料在转递过程中要严格执行保密制度，按要求装袋密封交接，并在封口处加盖公章，且不能由员工本人带走，携带人员严禁私自拆封偷阅档案。

　　第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。

　　第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。

　　四、人事档案的查询、借阅

　　第十五条档案查询和借阅应按程序办理

　　(一)档案的查询应先申请，说明查询的对象、理由和范围，所在公司、部门人事负责人批准后，方可登记查阅。不得随意让人查阅员工档案。

　　(二)外借员工档案须经所在公司、部门总经理批准，并办理借档登记。最长借阅期限为一星期。若需延长，需办理续借手续。

　　(三)各公司、部门、个人需要出具人事档案证明材料，由所在公司、部门开具介绍信，说明理由，再由集团公司人力资源中心或所在公司人事部按规定予以办理。

　　(四)人力资源中心或各公司、部门内部查阅、借档和出具证明也应按照程序进行。

　　五、人事档案的保管

　　第十六条人事档案保管必须严格遵守保密的原则。

　　第十七条人事档案管理必须由专人负责，定期检查核对，确保档案完整、准确。

　　第十八条人事档案存放必须配备专门设备，不得与其它档案混放一起。

　　第十九条人事档案存放应做到安全、保密、防火、防潮、防盗。

　　第二十条任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　六、考核办法

　　第二十一条凡出现以下情况，将根据情节轻重分别扣除所在公司、部门人事负责人绩效奖金20-50元/次：

　　(一)人事档案不全的。

　　(二)档案交接不清致使员工档案丢失的。

　　(三)不遵守人事档案保密制度的。

　　(四)不履行正当手续将人事档案带出档案保管场所的。

　　(五)不按规定销毁人事档案的。

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　　如何做好建设项目档案管理工作

　　摘要：随着国民经济的发展和企业技术改进的不断深入，基础设施建设和技术改造在全国各地如火如荼地进行，众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。本文就如何做好建设项目档案管理工作，使建设项目最终顺利通过竣工验收，以及日后建设项目档案的有效利用提一点自己的看法，希望能对建设单位的项目档案管理有所帮助。

　　关键词：项目档案管理做法

　　0 引言

　　建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视，各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验，但对于建设项目管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。本文从一个项目档案管理者的角度，谈一下如何做好项目档案管理工作。

　　1 充分认识建设项目档案的重要性

　　根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。

　　2 如何做好建设项目档案管理工作

　　2.1 各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

　　2.2 加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

　　2.3 定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。

　　2.4 加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。

　　2.5 坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。

　　2.6 项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度，及早介入对项目档案工作进行业务指导，并对有关人员进行档案业务培训。

　　2.7 档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

　　2.8 项目档案整理工作前移。每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。建议项目建设单位在签订招标合同时就把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位项目管理部门或档案部门移交。

　　2.9 强化对重点档案的收集。项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。

　　2.10 整理出一套单位工程与项目档案档号对照表。现实工作中，特别是建设周期长的工程，其实际施工的'单位工程名称往往与当初设计时的名称不符，或者实际施工时把一个单位工程分成几个密切联系的单项工程，这样就会造成实际竣工资料与单位工程不符的情况发生。如果整理出这么一套对照表，不仅有利于项目档案验收时的及时调卷，而且对日后项目档案的查找利用有很大的益处，可以作为一种非常不错的检索工具，不失为一种一劳永逸的做法。

　　2.11 项目档案及时纳入单位档案部门集中统一管理。根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作;二是项目档案的完整、准确、系统情况;三是项目档案的安全状况。可见项目档案的安全保管也是项目档案验收的一个重要内容。因为项目档案验收，一方面是为了保证项目档案的完整、准确、系统，另一方面要保证项目档案的安全，以确保项目建成后的不时之用，通常一个单位的项目筹建部门一般没有条件实现对项目档案的安全保管，把项目档案及时纳入单位档案部门管理，一方面有利于项目档案的验收，另一方面也有利于对档案的集中统一管理，切实保证项目档案的完整和安全。

　　笔者所在的集团公司，从2002年以来开始进行建设项目档案的验收指导工作，当时国家首次提出项目要通过验收档案必须先行通过验收的硬性要求，以往没有这样的经历，而且项目的建设周期长，管理人员换了几茬，很多资料都几易其手，最终费了很大周折才通过了项目档案的验收，现在来看真的是一种教训，同时也是宝贵的经验。以上是本人从事项目档案指导工作七年来的几点体会和经验，希望能对建设项目档案验收单位的档案管理工作能有所帮助。

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