采购控制管理制度(8篇)
在发展不断提速的社会中，制度的使用频率呈上升趋势，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编收集整理的采购控制管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
采购控制管理制度1
为规范政府采购行为，强化对政府采购资金的管理，提高政府采购资金使用效益，有效地控制财政支出，节约财政资金。加强廉政建设，促进政府采购公开、公平、公正。根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法规，特订本制度。
一、政府采购适用范围
本镇内政府机关，实行预算管理的事业单位、镇属部门、
站所使用财政资金和其他资金进行的政府采购适用本制度。本制度所称政府采购是指使用财政资金采购依法制订的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的'货物、工程和服务的行为。
二、政府采购的形式和运作程序
落实采购计划：各单位为了确保行政任务和事业计划的完成，需购买物品或取得劳务时，单位向党政办提出书面申请，党政办本着“量入为出，适度从紧”的原则进行审核签具意见报单位分管领导签批后，报财政所确定落实采购计划。
三、政府采购的方式
政府采购应当采取以下方式：公开招标、竞争性谈判、邀请招标、单一来源采购、询价。具体采购方式由镇采购办、机关主管、后勤组按规定的程序组织实施，公开招标应作为政府、采购的主要采购方式。
四、采购程序
先由各机关各部门、站所根据工作需求填报“政府采购申 请表”报镇采购办，并经分管领导审核签定，财政局乡财局和，采购办要签审核意见，镇采购办根据采购内容和金额确认采购方式和采购单位，如果需由站所采购的，由站所填报。政府采购申请表”报镇采购办审核，由镇采购中心安排采购，如果由镇采购办采购的，需报分管采购领导审批后，由镇采购办安排采购。所有采购物品资金由主管领导审批后，财政所直接付给供应商。
五、政府采购预算和计划
镇财政部门在编制年度预算的同时编制政府采购预算，应本着实事求是和节约的原则，充分考虑实际需要与财力可能，镇采购办应有计划地安排日常办公用品的集中采购。
六、政府采购的监督检查、纪律要求
凡纳入政府采购制度范围的部门，未经同意自行采购的，不得列支，否则按违反财经纪律处理。纪检、财政所应定期对政府机关采购行为进行监督、检查，采购办应定期汇报政府采购情况并定期进行公开，定期进行总结，任何单位和个人对政府采购活动中的违法违纪行为，有权控告和检举。
采购控制管理制度2
为了规范采购行为，保证采购质量，控制采购价格，提高采购效率，特制定本制度。
一、加强领导
1、设立物资采购领导小组，由院长、分管院长和后勤科、监察室及审计人员等组成。物资采购领导小组是医院物资采购的领导机构，负责对物资采购的程序、采购物资的质量、价格等进行监督。
2、成立物资采购小组，由后勤科科长、专职采购员、院纪委和需要采购的部门临时选派的人员组成。物资采购小组是医院物资采购的实施部门。办公室设在后勤科。
二、采购计划和审批
医院各部门所需采购的物资，必须先提出采购计划，报需要采购部门负责人、院长审批后，方可交给物资采购小组集中采购和集体采购。由院招标采购领导组实行统一招标采购。
三、采购品种、原则
1、采购品种： 办公用品、电工材料、水电五金、劳保用品、被服用品、塑料制品、电脑打印机耗材、印刷品等品种。
2、采购物资本着公平、公正、公开的原则，实行阳光采购;必须坚持秉公办事，维护医院利益的'原则，本着处处节约的原则，并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选购。
3、采购小组在接到经过审批的采购计划后应迅速组织相关人员(一般不少于3人)限期将所需物资采购到位，不得拖延，影响工作。采购小组在采购物资时要凭院长审批的购物计划方可外出采购。
在采购物资时，要坚持勤跑多问，坚持集体谈价，真正采购价廉物美、质量可靠、经久耐用的物品。
4、一次性采购量较大，市场上质价差异较大且涉及范围较广的物资采购可采取公开招标的形式进行采购。
5、采购人员应认真检查物资质量，力求价格合理、质量合格，如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负一定经济责任。
四、采购方法：
采购按照《中华人民共和国政府采购法》执行，并根据所授权限予以实施。耗材类、印刷品等一律实行招标定价。后勤类物资根据市场行情询价议价方式采购，常用的量大的后勤物资采取招标方式或者询价议价进行采购。由医院统一组织实施，按审批权限予以审批。
五、采购程序
1、计划和立项
医院常用后勤类、办公类物资由总务库管人员或者使用部门主任、护士长拟定采购计划单，按分级审批权限的规定报批后，交采购中心按计划采购。原则上按常用，易存放的物品每年采购两次;常用，不易存放的物品每季采购一次。突发事件的紧急采购或临时急需采购，由使用科室提出，经过分管院长征求院长同意后，及时交采购中心采购。十万元以上物资采购(常规采购除外)，使用科室依据业务需要提出采购申请，经相关专业委员会论证认可后，报采购中心，经招标采购委员会民主决策集体审核批准立项。
2、调研和论证
物资采购计划立项后，采购委员会负责组织采购小组、使用科室、业务科室、审计人员进行市场调研和考察，原则上分管院长必须参加调研，考察结束要写出书面考察报告，并如实向招标采购委员会汇报考察情况，必要时出示样品，提供讨论决策的依据。
3、招标、议标
医院大宗物资通过调研和论证后，经采购委员会决策购买的，由招标采购委员会指导采购中心按政府既定的规章办理。可以由医院自行操作的议价采购，由采购委员会指导采购中心按院内规定组织实施，申请实施的使用科室、职能部门、招标采购监督委员会、审计科等有关部门均应全程参与。招标、议标结果应由所有参加招、议标人员签字方可生效。
4、验收和入库
严格执行出入库验收制度，常用后勤类、办公类物资由总务库管人员、业务主管部门负责人依据采购中心下发的通知单共同负责验收，药品耗材类由药械科库房管理员、药械科负责人共同负责验收(包括品名、规格、型号、有效期、生产厂家、批准文号、注册商标、进口批文、检验报告、外观质量、数量、单价、总价等)，合格后方可入库。
物资每次购置必须进行质量验收，做到营销员证、发货合同、发货地点及货款汇集账号与生产企业相一致;查验产品务必检查合格证、出厂日期、有效日期，检验合格后入库。所有物资的验收，均应详细记录验收结果并有验收人员签名。
5、物资的报销
物资采购发票应先由采购人员、证明人、验收人、采购小组主任签字，报分管院长审核，最后由院长审批报销。缺一手续财务科不得付款。分期付款的按招标采购合同付款比例，依据发票审批手续进行分批付款。
六、采购的监督
1、成立招标采购监督委员会，委员会成员由办公室、院纪委、检察科、财务科负责人组成，全程监督招标采购过程。
2、采购委员会成员、采购办公室工作人员和物资采购人员必须严格执行国家的有关法规和政策规定，廉洁自律，不断提高自身的道德水准和业务水平，在物资采购过程中不得弄虚作假、徇私舞弊、贪污受贿，自觉抵制采购工作中的不正之风。
3、医院物资采购接受广大职工的监督。任何科室和个人不得私自采购。物资招标采购委员会要切实加强对药品、医疗物资采购活动的管理和监督。把好采购程序关，及时制止和纠正违规、违纪行为。
采购控制管理制度3
购物中心物质采购控制管理规程
1.目的和适用范围
1.1目的
通过对原材料、辅助材料、外购、外协物资的采购进行控制,以确保所采购的物资符合采购文件规定的要求。
2适用范围
本程序适用于本公司物业管理服务所用的原辅材料、外购、外协产品的采购管理工作。其它物资(如办公用品)的采购可参照执行。
3.职责
3.1请购部门提出采购标准及技术要求,各职能部门负责对采购文件的技术要求审核,并负责对采购物资进行验证。
3.2总经办负责采购物资的谈判、签约、实施、组织对供方进行评价和控制。
3.3管理处协助对供方的评定。
3.4总经理负责采购文件的审批。
4.工作程序
4.1本公司根据所采购物资对物业管理活动及加工的产品质量影响程度,将所采购的物资分为三类:即a类,关键物资;b类,重要物资;c类,一般物资。因此,根据供方的重要程度,对供方进行管理。
4.2供方的评价和控制(执行gepm/qr07-01-20xx)
4.2.1a类物资供方的评价采用以下条款之一进行。
4.2.1.1供方须具有产品质量认证证书或质量体系认证证书、列入生产许可
证发证目录的应有生产许可证,并对其历史业绩和市场信誉进行评价。市政公用部门的专营(专供)物资在签署'供用协议'后视为评价合格。
4.2.1.2对长期合作的供方由总经办会同各职能部门及管理处对其产品在本公司的历史使用情况及验证实绩进行评价。
4.1.2.3应适当评价供方的财务状况及技术支持能力。
4.2.2b类物资供方的评价
4.2.2.1产品必须有质保书或合格证,产品实行三包。
4.2.2.2各部门通过对其产品的检验结果,统计近期3个月的质量记录,依据
合格率情况进行评价。
4.2.3c类物资采用同类产品比较。供方统计近期的产品质量记录,依据合格率进行评价。
4.2.4供方评审后,由总经办填写《供方评审记录》并附上相应的资料,对符合要求的`,由总经办经理填写结论,将其编入《合格供方一览表》,经总经理批准后,定为合格供方,作为本公司的采购点,同时通知到各职能部门及管理处。
对本公司贯标之前签署的目前仍属有效的购货合同,由总经办负责对供货方进行一次补充评审,符合要求并经批准的,可列为合格供方。合同期满后,需重新进行新一轮的评审。
4.2.5对供方的控制
4.2.5.1总经办负责建立供方质量档案,包括供方调查评价表,质量历史实绩,生产能力,交货能力和信誉记录。
4.2.5.2由管理者代表会同财务部及各职能部门组成考核小组,每年一次(不超过12个月)对供方进行重新审核,并填写《公司供方质量保证能力(现场)调查表》、《供方历次信誉记录表》。
4.3本公司委外发包文件包括维保合同、委外服务合同及附件、图纸等。
4.3.1委外发包文件必须注明委外项目名称、内容、技术要求、质量要求、数量等内容。特殊情况要附实物、图样、规范、等级和有关标准等。
4.3.2委外发包文件由各部门填写,部门经理签字,分管副总审批,总经理批准。
4.3.4委外发包文件应由接受服务的职能部门登记、保管、存档。
4.4采购信息及文件
本公司采购文件包括采购计划、采购合同、采购申请单、实物样品及图纸等。
4.4.1采购计划应注明所采购物品名称、型号规格、数量、技术要求等内容,规范、类别、等级和有关标准等内容,特殊情况的要附实物、图样、标识、类别、等级和有关标准等项目。适当时应包括:产品采购批准的要求;对产品的验收要求;适当的质量管理体系要求和其它要求等。
4.4.2对临时性不能在合格供方所采购的物资或某种按采购文件规定无法购到的以及可用代用品的物资,必须由申购部门填写《应急(代用)材料采购审批单》,注明应急代用品的名称和技术质量规定等,经申购部门经理签字并报总经理批准后可由各申购部门采购(一次有效)。紧急c类物资允许申购部门直接采购,补办手续。每月底将本月本部门应急(代用)采购的物资清单交总经办分析适当调整计划并存档。
4.4.3采购申请应由申报部门填写,部门经理签字,职能部门对采购要求是否适宜和充分进行审核,分管领导审批,总经理批准。
4.4.4采购文件应由财务部登记、保管、存档。
4.5采购程序
4.5.1计划性采购
4.5.1.1仓管员根据物资库存情况,做出下月补充物资采购计划。
4.5.1.2各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划,说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特殊要求需说明)。
4.5.1.3各部门(处)将月份物资采购计划交相关部门经理审核后,分管领导审批后,于每月的25日前报总经办,由总经办经理审核后汇总填写《采购计划审批单》同意报总经理批准。
4.5.1.4总经办根据批准后的采购计划组织采购。(在规定的供方内采购)
4.5.1.5零星采购
4.5.2.1各部门需要零星物资和计划外的物资时,先填写《月物资采购计划清单》寿命物资的名称、型号、规格、数量、用途等。(如有特殊需求需说明)
4.5.2.2《月物资采购计划清单》由各部门主管确认后按4.5.1.3和4.5.1.4的规定进行采购。
4.5.2.3如有急需等特殊情况,经管理处经理同意,总经理批准后也可对其它供方实物质量进行验证后购买。
4.6采购物资的验证见物资的验证、入库、保管、领用管理规程。
5.质量记录表格
qr/sh-01-25供方评审记录表
qr/sh-01-26合格供方一览表
qr/sh-01-27应急(代用)材料采购审批单
qr/sh-01-28采购计划审批单
采购控制管理制度4
项目管理处物资的采购控制程序
1.0目的
对物资采购的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序,确保采购物资符合规定要求。
2.0适用范围
适用于管理处提供服务活动所需物资的采购。其他物资(如办公用品)的采购可参照执行。
3.0职责
3.1提出采购的部门制定《采购计划》和其他采购文件,由部门负责人或分管领导审核后报公司批准。
3.2提出采购的部门负责实施采购。
4.0工作程序
4.1物资的采购
4.1.1计划性采购
4.1.1.1仓管员根据物资库存情况,作出下月补充物资采购计划。
4.1.1.2各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划,说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特殊要求,须说明)。
4.1.1.3各部门将月份物资采购计划交本部门经理审核后,报公司总经理批准。
4.1.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的`人员由其在合格供应商处进行采购。
4.1.2零星采购
4.1.2.1各部门需要零星物资和计划外的物资时,先填写《请购单》,说明物资的名称、型号、规格、数量、用途等(如有特殊要求,须注明)。
4.1.2.2《请购单》由各部门主管确认后按公司的有关规定执行审批和报批手续后交负责采购的人员。
4.1.2.3采购人员一般在合格供应商处进行采购,如有急需等特殊情况,根据物品价值可由部门负责人或总经理批准后也可在其他供应商处对实物质量进行验证合格购买。
4.2供应商的选择
见《分供方的选择和评审程序》。
4.3验证
见《进货检验程序》。
4.4采购人员在进行采购时,将采购物资的时间、供应商登记在计划表或《请购单》相应栏目内。
4.5采购回来的物资交仓管员办理入库手续并作出记录。
5.0相关文件
5.1《分供方的选择和评审程序》
5.2《进货检验程序》
5.3《采购计划》
5.4《请购单》
采购控制管理制度5
物业管理公司质量体系文件:采购控制程序
1.0目的
确保采购的物资符合规定的要求,以保证公司利益。
2.0适用范围
2.1物业管理所需要的物资(如工程保养、修缮用途的物资,保洁用的物资,消防用的物资,保安用的物资等)的采购活动。
2.2内部管理用、办公室用的采购活动也可参照实行。
3.0职责
3.1提出采购要求的部门负责制定采购计划。
3.2物业管理公司经理负责审核采购计划及配备资源,各管理处主任或部门主管可根据权限审批采购计划。
4.0程序
4.1物资的采购
4.1.1各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合月末库存情况,在每月30日之前提出下个月的物资采购计划,说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等(如有特殊要求,须说明)。采购计划也可以《采购申请单》提出。
4.1.2各部门将月份物资采购计划交各管理处主任或部门主管审批,必要时应经公司经理审批,具体执行参见《物业公司财务管理制度》。
4.1.3单项金额在20xx元以上的应签署合同、协议并经评审,参见《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》。
4.1.4各部门将批准后的采购计划交负责采购的人员,由其在合格供应商处进行采购。严格在计划范围内组织采购和安排开支。
4.1.5如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加申请,并详细说明原因,并按4.1.2各款执行,填写《采购申请单》。
4.1.6对常用物资、贵重物资,采购人员应在合格供应商处进行采购,如有急需等特殊情况,经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。
4.1.7各部门在支付费用及采购物资前需借款时,由经办人填写《借款单》,财务部根据相关合同、协议或计划审核后,按《物业公司财务管理制度》办理借款。
4.2供应商的选择
在采购物资时要选用符合要求的供应商,在指定的合格供应商名单内进行采购活动,按《分供方管理程序》和《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。
4.3采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人验收,交仓管员办理入库手续并留下记录,入库检验执行《进货检验程序》。
4.4采购资料的控制
4.4.1采购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行(如消防物资,装修禁用的石棉等)。
4.4.2对经常要采购的物资如涉及图样,规格,样板时,要经过审批和批准确保依照这些资料正确购入物资,对外协加工及制作的产品,其图纸要求必须要经工程部的认可,确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。
4.4.3对以上的采购资料要有准确的标识方法,如采购定单,分承包方的工程合同的`编号。所签合同应在《合同、协议收文登记目录》上有记载。
4.4.4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。
4.4.5服务项目的分承包方合同由公司的法人代表或其授权人员签订后实施。
4.5对提供服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、采购、外协加工的询价制度》。
4.6为确保采购的物资不受人为的影响,采购员应由各管理处主任或部门主管指定,并应遵守《员工手册》及公司其它文件的相关规定。
5.0相关文件
5.1《分供方管理程序》
5.2《进货检验程序》
5.3《工程发包、采购、外协加工的询价制度》
5.4《采购与分包合同协议签定程序的有关规定》
6.0 相关记录
6.1《采购申请单》
6.2《借款单》
6.3《合同、协议收文登记目录》
7.0 附录
7.1《员工手册》
7.2《物业公司财务管理制度》
编写: 审批:
采购控制管理制度6
公司程序文件版号: a
修改号: 0
5.1物业管理物品采购控制程序页码: 1/3
1.目的:
确保采购的物品符合质量要求。
2.适用范围:
适用于公司各部门对物业管理服务相关物品的采购。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.6、4.10、4.13章
3.2 is09002标准第4.6、4.10、4.13章
4.职责:
4.1公司各部门职责:
4.1.1各部门应设专人负责编制本部门相关物业管理项目所需物品的购置计划。
4.1.2各部门主任负责本部门物品购置计划的核定。
4.1.3管理者副代表负责物品购置计划的审核,公司副总经理负责物品购置计划的审批。
4.1.4经副总经理审批后的物品购置计划由综合办公室主任负责实施。
4.1.5综合办公室主任负责购置物品检查、验收、入库登记。
4.2工程维修部的职责:
4.2.1工程维修部负责物业分承包商施工材料及日常维修材料采购计划的审核。
4.2.2当住户发现分承包商提供的日常维修材料存在质量问题或材料不足时,工程维修部应对分承包商所购物品和库存进行验证,并对其发出《整改通知书》。
5.工作程序:
5.1物品的购置计划由各部门根据本部门相关物业管理项目实际需要,编写《物品采购计划报批表》。
5.2购置计划要明确产品的名称、规格、型号、数量、购置用途与时间要求,有特释要求的应注明。
5.3购置计划编写完成后交部门领导进行核定,经部门领导核定后,交管理者副代表审核,并由副总经理审批。
5.4经副总经理审批后的购置计划,由综合办公室主任负责实施。
5.5综合办公室主任对审批后的购置计划应委托办事员负责实施。
5.6办事员根据各部门的购置计划,要进行分类汇总,制定采购计划,采购计划应结合实际,以免造成资金的浪费。
5.7对物品采购的要求:
5.7.1办事员在进行采购时,应从《合格供应商名单》中选择供应商,并根据各部门提供购置计划的时间要求,分轻重缓急,有计划地进行,以确保物品的`及时供应。
5.7.2工程维修部应建议物业分承包商对用量较大、数量较多且长年经常使用物品(如灯泡、水暖管件等)要采用国家定点生产厂家或专业生产厂家生产的产品,以确保产品的使用寿命和使用安全。
5.7.3对各专业有特殊要求的物品,办事员要会同专业技术人员共同去选购,以避免使用的困难。
5.8对物品的验收:
5.8.1物品到货后,综合办公室主任根据采购计划逐一进行清点检查、验收入库,并登记《入库登记表》中。
5.8.2物业分承包商购置的与物业管理相关的所需品,应与工程维修部共同验收,并将验收结果报工程维修部归档。
5.8.3对各专业有特释要求的物品,综合办公室主任应会同专业技术人员共同验收,并在《入库登记表》中注明验收结果。
5.9对不合格产品的处理:
5.9.1经办事员采购的物品,在进行检查验收时,发现产品质量或规格型号不符合要求,或产品质量有问题,放到指定区域并在《入库登记表》中加以记录,立即通知供货方进行更换,已更换仍不符合要求或质量的产品,要提出退货,以避免造成经济损失。
5.9.2物业分承包商采购的物品,工程维修部主任负责审查材料月计
划和每月材料库存情况,确保分承包商所购材料符合质量要求。
5.9.3对提供不合格产品的生产厂家或物品供应商,要进行调整,好中选优,以确定长期合作供应商。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《合格供应商名单》 ej-qr-qp5.2-01
6.2《物品采购计划报批表》 ej-qr-qp5.1-01
6.3《入库登记表》&n
采购控制管理制度7
物业管理手册:采购控制程序
1、目的
对采购过程和供方进行控制,确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。
2、适用范围
适用于对服务所需的物资采购和对供方的选择、评价和控制。
3、职责
3.1各部门负责本部门所需采购计划的编制及对供方提供的产品进行监督、反馈。
3.2管理部负责采购计划的审核、落实,采购物资的验证、管理及供方的评价,建立供方档案。
3.3工程部负责服务设施、设备采购计划的审核工作。
3.4总经理负责采购计划的审批工作。
4、程序
4.1评价范围
4.1.1对价值高、用量多、对服务质量影响大的维修配件、物资的供方需进行评价。
4.1.2对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资,如:水暖管件、卫生洁具、电料等的.供方需进行评价。
4.1.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资,如:扫帚、拖把等的供方可进行现场、简单的验证。
4.1.4对公司分包出去的绿化服务供方需进行评价。
4.2评价方式
4.2.1对产品资料的获取
4.2.1.1生产厂家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批发商店、专卖店,调查物资的生产厂家、营业执照、规格型号、合格证、质量标准及认证情况等。
4.2.1.2生产厂家在本地的,可直接到厂家所在地收集资料,内容同上。
4.2.1.3对分包出去的绿化服务供方的质量按合同要求进行控制。
4.2.2对供方的评价方法
4.2.2.1对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资,由管理部调查供方的营业执照、
产品认证、供货能力、产品规格型号等,对其供方进行评价,填写《供方质量、环境保证能力调查记录》。
4.2.2.2对分包出去的“服务产品”的供方由管理部调查其营业执照、企业简介、信誉等级及质量保证能力等进行评价。
4.2.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资,可由使用部门、采购人员在采购现场对质量、价格进行目测、比较等方法进行评价。
4.2.4对评价合格的产品和供方,报总经理审批同意后,可列入《采购物资一览表》、《合格供方名录》。
4.3对于属4.1.1、4.1.2范围,而又未列入《采购物资一览表》的维修配料、物资由管理部根据使用情况进行评审。
4.3.1此类物资的采购应根据实际使用量进行最小采购,发生质量问题随时退货、退款。
4.3.2管理部根据此类物资的使用特性确定其试用期(1-3个月),试用期内各使用部门根据使用批次填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部。
4.3.3试用期结束后,管理部依据《物资质量使用情况反馈单》,对符合使用要求的物资按4.2中的有关规定进行评审。评审合格,由总经理签署意见,列入《采购物资一览表》。
4.4管理部负责合格供方的业绩考核,其依据为双方的供货协议及国家有关技术标准。考核方法为:物资使用部门,对物资质量情况随时填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部,管理部对其汇总评价。考核标准为:对同一类物资连续两次发生质量问题的,由管理部报总经理审批取消供方资格。
4.5采购计划的编制、审批与落实
4.5.1各部门于每月26日前编制下月采购计划,通过办公平台以公文形式上报给管理部。
4.5.2管理部依据《合格供方名录》和《采购物资一览表》及上月的《仓库盘点表》在三天内分别完成对办公用品、电料、水暖、工具及其他类的数量和价格审核,报总经理审批。
4.5.3审批完毕,管理部根据总经理批示,通过办公平台以公文形式发至财务部。
4.5.4管理部负责在每月7日之前完成对采购计划的落实工作,并通报采购情况。
4.6管理部应保存有关采购产品的规格、型号、等级及相应的国家标准、行业标准或企
业标准等资料。各部门在编制采购计划时,应列出采购产品的规格、型号、技术参数。管理部负责有关资料的收集,对采购中发生的合同,在采购结束后,由管理部统一保存。
4.7采购产品的验证
4.7.1零星维修配件的采购由采购人员按照管理部指定的品牌、厂家、型号等要求购买,在购买时目测质量情况。
4.7.2对需要在货源处验证的,则由采购人员在现场进行验证;如不需要,则在产品使用过程中由使用部门进行验证。
4.7.3分包出去的绿化、垃圾清运工作,品质部、物业服务中心按照委托合同的约定进行监督、考核。
5、相关文件
5.1《相关记录控制程序》
5.2《绿化服务委托合同》
5.3《垃圾清运服务合同》
6、相关记录
6.1《合格供方名录》jw/jl-7.4-001
6.2《采购物资一览表》jw/jl-7.4-002
6.3《采购计划》jw/jl-7.4-003
6.4《供方质量、环境保证能力调查记录》jw/jl-7.4-004
6.5《物资质量使用情况反馈单》jw/jl-7.4-005
6.6《仓库盘点表》jw/jl-7.4-006
采购控制管理制度8
物业管理处采购控制程序
1.目的
对物资采购的申请、计划的编制、审批等过程制定相应程序,确保采购物资符合规定要求。
2.适用范围
适用于物业管理处提供服务所需物资的采购,其他物资(如办公用品)的采购可参照执行。
3.术语(略)
4.职责
4.1提出采购的部门制定《采购计划》和其他采购文件,由部门负责人审核报公司批准。
4.2经批准后的《采购计划》发至财务部,由财务部负责实施采购。
5.工作程序
5.1物资的.采购
5.1.1计划性采购
a.财务部库管员根据物资库存情况,做出下月补充物资采购计划。
b.各部门主管每月下旬制定下个月的物资采购计划,说明物资的名称、型号、规格、数量等(如有特殊要求,须说明)。
c.采购计划经部门负责人审核后,报经理批准,各部门将批准后的《采购计划》交给财务部,由财务部采购人员在合格供方处进行采购。
5.1.2零星采购
a.公司零星采购是指在物业管理活动中少量随时采购的物品。
b.各部门需要零星物资和计划外的物资时,先填写《申购单》,说明物品的名称、型号、规格、数量、用途等(如有特殊要求,须注明)。《申购单》经部门负责人审核,经理批准。
c.申请部门将批准后的《申购单》交财务部,财务部安排采购人员进行采购。
d.采购人员一般在合格供方处进行采购,如有急需等特殊情况,经物业管理公司总经理批准后也可在其它供应商处对实物质量进行验证后购买。
5.2供方的选择按《供方评价和选择程序》执行。
5.3采购物资的验证。
5.3.1财务部库管员依据审批后的《申购单》或《采购计划》对所采购回来的物资进行入库检验。工程部专业技术人员参与工程设备.材料及工具的质量验收。
5.3.2验证根据情况采用核对数量、外观检查和合格证检查等方式进行。对涉及安全性能的产品如电器类、水绝缘材料类、标准件类暖器材、消防用具类、化工原料类必须要有合格证;对小五金类、其他杂项类应核对规格、型号和数量与采购文件是否一致,外观和包装有无破损等。
5.3.3由库管员对物资验证结果进行记录,《物品验证记录表》验证栏签名确认并保存,参与验收的工程部专业技术人员也应签名。对验证中发现的不合格品按《不合格控制程序》执行。
5.4采购人员在进行采购时,将采购物资的时间、供方登记在计划表或《申购单》相应栏目内。
5.5采购回来的物资交仓管员办理入库手续并作记录。
6.相关文件和记录
6.1《供方评价和选择程序》
6.2《采购计划》
6.3《申购单》
6.4《物品验证记录表》
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