采购合同管理制度

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采购合同管理制度

　　在现在的社会生活中，制度的使用频率逐渐增多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是小编帮大家整理的采购合同管理制度，欢迎大家分享。

采购合同管理制度

采购合同管理制度1

　　一、请购及其规定

　　1. 请购的定义

　　请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

　　2. 请购单的要素

　　完整的请购单应包括以下要素：

　　请购的部门; 请购物品所属项目; 请购的用途; 请购的物品名; 请购的物品数量;

　　请购的物品规格; 请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购的物品的要求时间;

　　请购如有特殊需要请备注; 请购单填写人; 请购部门主管; 请购单审核人; 采购副总审核;

　　财务审核人; 公司总经理。

　　3. 请购单及其提报规定

　　⑴ 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;

　　⑵ 固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;

　　⑶ 其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报;

　　⑷ 日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;

　　⑸ 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;

　　⑹ 涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;

　　⑺ 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

　　⑻ 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

　　⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

　　4. 公司物资请购单的提报部门

　　⑴ 公司经营生产的'物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;

　　⑵ 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报; ⑶ 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

　　二. 请购单的接收及分发规定

　　1. 请购的接收要点

　　⑴ 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请

　　购单是否经过公司领导审批;

　　⑵ 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;

　　⑶ 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

　　⑷ 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

　　2. 请购单的分发规定

　　⑴ 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

　　⑵ 对于紧急请购项目应优先处理;

　　⑶ 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

　　⑷ 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

　　3. 采购周期的规定

　　⑴ 单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;

　　⑵ 单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天;

　　⑶ 请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务

　　时应向领导说明原因;

　　⑷ 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

　　三. 询价及其规定

　　1. 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;

　　2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

　　3. 对于紧急请购项目应优先处理;

　　4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;

　　5. 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

　　6. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

　　7. 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

　　四. 比价、议价

　　1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

　　2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

　　3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

　　4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

　　5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

　　五. 比价、议价结果汇总

　　1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;

　　2. 比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

　　3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

采购合同管理制度2

　　一、目的

　　为了规范餐厅食材的采购、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益，特制定本制度。

　　二、采购方式及供货商的确定

　　（一）采购方式确定原则：

　　1.对于用量大、消耗快、周转频繁的食材，采购员可选择供应商送货方式；

　　2.对于使用频率低，不容易集中采购的食材可由采购员自行采购；

　　（二）供应商确定原则

　　1．初选供货商：要深入细致的进行市场调查，采购员要从所在县城找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，食材来源，价格、质量及其目前的供货情况；

　　2．使用供货商：对于同类商品采购员要找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面进行比较使用；

　　3．确定供货商：在使用一个月的基础上、由主管经理、出入库人员、餐厅部门负责人、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定；

　　4．签订供货合同：确定供货商后，由采购人员与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过三个月；

　　5．供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。

　　三、市场调查原则

　　1．由主管经理、餐厅出入库人员、采购人员、餐厅部门负责人每月不少于两次以上市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员、调查时间、调查地点及调查结果，由各部门负责人签字后交综合部存档；

　　2．调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，调查的市场以供货商所在的市场为准；

　　3．调查的方法和程序：调查组应遵循先蔬菜、鲜货，后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项食材的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等方法，必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品质、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切忌只记录卖方的一口价；

　　4．调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过；

　　5．零星物品的调查由出入库、或委托其他人（采购人员除外）实施。

　　四、采购的定价原则

　　1．对供货商所供食材的定价：在市场调查的基础上，每周制定一次，零星物品的采购价格不定期进行；

　　2．定价程序：由采购人员起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认。

　　五、申购程序

　　1．对于经常性食材的采购应由餐厅部门负责人每周固定时间定期报计划，经主管经理审批后，交由采购人员办理；

　　2．需临时采购的物品由餐厅负责人填写申购单，经主管经理、总经理审批后方可办理，申购单一式二份，写明所需物品的品种、数量、规格等；

　　六、采购数量、周期的确定

　　餐厅部门负责人根据不同的季节和吃饭人数来确定定采购的数量与周期，如果采购计划多报、虚报出现烂菜浪费现象，由餐厅负责人承担全部责任。（春季、秋季、冬季每周采购两次，夏季每周采购三次）

　　七、货物的`验收原则、出入库

　　验收的质量标准：

　　验收人员：采购人员、出入库人员、餐厅部门负责人等共同验收；

　　验收程序

　　1．餐厅入库人员对采购人员所采购的材料进认真验收、检核货物的数量、重量、质量，保存有效期等，符合要求的方能入库，对于验收不合格的物品给予退回，严禁入库。

　　2．验收合格的物品，开具入库单，“入库单”填写完后，由采购人员、餐厅部门负责人、出入库人员签字生效，签字后的“入库单”一式三联即：第一联出入库留存、第二联采购人员交财务部作为记账凭证、第三交总经理。

　　3、餐厅领菜出库时，出库人员填写出库单，由经办人或餐厅负责人签字生效。

　　八、采购事项

　　采购人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。严格遵守本公司的各项规章制，做到有令即行，有禁即止。必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在采购工作中做到廉洁自律、秉公办事、不谋私利。

采购合同管理制度3

　　一、档案资料

　　招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的`档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

　　二、归档及备案时间

　　总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。

　　监管机构资料备案时间：

　　1、电子资料

　　电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

　　2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

　　2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

　　2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

　　2.2.1盒内目录

　　2.2.2备案资料

　　2.2.3招标文件

　　2.2.4投标文件正本

　　2.2.5中标通知书

　　2.2.6资料移交登记表

　　2.2.7客户反馈意见表

　　2.2.8其它资料

　　成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

　　公开招标采购归档盒内目录：

　　邀请招标采购归档盒内目录：

　　项目负责人：ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

采购合同管理制度4

　　第一条、为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度，公司所有需求物料必须由公司采购部统一采购，其所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据并开展各项工作;

　　第二条、采购部作为一个职能部门，在生产订单的具体实施中担负了不可推卸的重要责任，采购工作的好与坏，会直接影响到生产订单的质量、工期与成本;

　　第三条、建立高效、实用与完善的采购工作流程是提高采购效率与较低成本最有效的方法。

　　第四条、在生产订单实施的过程中，采购部需要生产、财务、仓储、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系都需要一个标准的规划，来提升工作效率，减少工作失误，为生产订单的大货顺利实施做出各自的责任。

　　第二章：采购部人员职责

　　第五条、所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时;

　　第六条、推行合同管理制度，大宗物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款支付方式与违约责任等，否则，造成的损失由采购人员负责;

　　第七条、实行采购质量制度，采购人员对所采购物品的质量负有全面责任，如因失职而采购伪劣产品，应该由采购人员无条件退换采购物资，禁止采购人员收受回扣，如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理;

　　第八条、实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘，大宗物资采购建议实行招投标制度;

　　第九条、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款;

　　第十条、所有采购人员，在采购完成后需做好材料采购的技术档案，档案的内容包括供应商电话、材料产地、品名、规格、档次、单价、颜色、数量、质量、供应能力、是否需定做加工、可供选择的供应商名单等等，特别是技术部采购的材料，档案必须清晰完整无误，以备批量采购时不延误生产。

　　第三章：公司物料采购范围

　　第十一条、主要是公司日常生产经营所需的设备、原料、材料、辅助用料、包装物、低值易耗品、办公用品、机械零配件与后勤物品等都属于公司采购制度管理的范畴内。具体可分为四大类：生产部物资、技术部采样、修理用备件、办公设备与后勤物资。

　　第四章：采购工作流程

　　第十二条、在生产订单的初始运作阶段，采购部应根据仓储部门书面《材料申购单》的具体内容和要求，大宗物资采购须进行投标报价，并将详细的一份《材料订购合同》报经公司总经理签批后，再开始实施采购工作;

　　第十三条、生产订单正式运作后，仓储部门应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作;

　　第十四条、仓储部门依据订单合同和对比库存后的`实际需求，对采购部下达《材料申购单》，此单由仓储部门主管申请填写，然后须交内控部经理签字，填写时应注明申购物资的型号、颜色、材质与要求等具体的技术参数和数量，应用库存材料的同时应注明是否配合存仓物资的使用和存仓材料的生产厂家等信息，也包括打样，仓储部门主管、内控部经理与生产副总签字后生效，一式三份，一份由仓储部门申请主管留存，一份发往采购部并附样品，一份公司财务部总监处;

　　第十五条、采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，数量，生产地址等实际情况，向合格供应商中的三家以上单位发出材料询价信息;

　　第十六条、供应商根据要求确认后，要及时将报价信息反馈到我司的采购部门;

　　第十七条、采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购合同》，同时向收货的仓储部门发送通知其准备收货的指令;

　　第十八条、供应商根据《材料订购合同》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供货合同为准，如有需要各种合格证和材质证明书的，供应商必须随货携带;

　　第十九条、仓储部门在所需材料到场后，应由内控部专人负责进行材料质量检查，仓管员与质检员在检查中，必须将供应商的《材料送货单》与我司的《材料申购单》相对照，质检员负质量责任，仓管员负数量责任，在质量和数量都准确无误后才能进行收货入库，供应商结账应凭本公司《材料入库单》为准;

　　第二十条、仓储部门在为供应商填写《材料入库单》时，此《材料入库单》必须是一式四份，分别有存根联〈仓储部〉、回单联〈供应商〉、采购联〈采购部〉与财务联〈财务部〉，其《材料入库单》上必须要有仓管员、质检员或采购员共同签字。

　　第五章：采购结账规定

　　第二十一条、公司所有月结的原材料所使用的《材料入库单》增至四联：分别为存根联、回单联、财务联和采购联;

　　第二十二条、订购的月结原材料送到仓库入库后，由仓库开具《材料入库单》并签收，回单交给供应商带回作为月结凭证;财务联、采购联于次日上午集中至仓储主管处，由专人分别移交到财务部和采购主管处;存根联留仓库备查;

　　第二十三条、各月结原材料的结算日期截止到每月的二十五日，财务部在每月二十六日至二十七日对各月结供应商的原材料账目进行汇总，并打印“月结材料结算清单”于每月二十八日移交给采购部主管。采购部主管收到“月结材料结算清单”后即与采购联进行核对;

　　第二十四条、供应商到月底结算时直接与采购部主管对账。对账相符后，由采购部主管在“月结材料结算清单”上签字，再由采购部填写统一的《付款申请单》，同时向财务部递交此批次材料的《材料订购合同》附件，经财务总监审核签字后，由采购部主管根据各供应商的具体情况再交给财务部支付货款;

　　第二十五条、供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收到发票后即向供应商付款，汇款以后，财务部应该及时将汇款单据反馈给采购部负责人;

　　第二六章：订购的非月结原材料送到仓库入库后，也同样必须要有本公司仓管人员、质检人员与采购人员的签字，方可为效，否则不予结账。

　　第六章：采购运作纪律

　　第二十七条、采购部门在接到仓储部门的《材料申购单》后，要认真实地进行核实考查，为防止多报多采或有少报少采的现象，仓储部门负责人与采购部门负责人都必须严格遵守公司的《物料使用损耗标准》，严禁任何人利用职务之便徇私舞弊或坑害公司的利益，严禁有超标报料和采购之行为;

　　第二十八条、本公司无论哪个部门需求材料的，都必须先行到仓储部领取，若仓库里确实没有的，且必须需要申购的，也应由仓储部门负责人来申购，所缺物品需要采购的，必须由本公司采购部门实施专门采购，其它任何部门任何人采购之，均无效，本公司不予报销，但总经理特批者除外;

　　第二十九条、本公司关于物料采购程序中所涉及到的各种签批单据，签批人必须严格到场执行，特殊情况因外出而不能到场及时办理签批手续的，签批人应采取事前授权的方式去进行办理，不得拖延、耽误单据的畅通运作，本公司严禁单据在签批时有漏签、不签、补签或超期签批之不良现象;

　　第三十条、本公司对非生产性物料价格，原则上属于五百元以下零星采购的资金由财务总监核准签批，在五百元以上大额采购的资金，在财务总监审批后报总经理核准签批。

　　第七章：采购数据考核

　　第三十一条、本部门考核权归于公司的财务部总监处，以每批次生产订单为一基准，考核重点是在生产订单量与采购实物量的吻合性，其中兼顾公司的《物料使用损耗标准》，对在考核和监督中所暴露出来的各项问题或涉及到其它与此相关部门的人员，公司将照章严惩不怠。

采购合同管理制度5

　　公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

　　二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

　　三、合同档案管理原则

　　1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

　　2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

　　四、合同章管理原则

　　1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。

　　2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

　　3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。

　　五、合同文档的`管理要求

　　1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。

　　3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

　　4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

　　5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。

　　五、附则：

　　1、本制度自审批通过之日起实施。

　　2、本制度由销售部负责解释。

　　六、附件：《合同档案登记表》

采购合同管理制度6

　　(一)食堂采购人员采购原材料时，为保证全校师生的食品卫生安全，必须定点采购食品。

　　(二)不采购不符合食品卫生标准的食品和原料。

　　(三)不采购无卫生许可证的食品生产经营者供应的'食品及原料。

　　(四)采购农贸市场的食品及原料应当新鲜，价格合理，并按每天食谱所定数量合理采购，同时要让货主填写采购回执单，并做好采购记录，严禁购买病死畜禽等动物食品。

　　(五)采购食品，必须向货主索要食品检验合格证复印件，有的食品要有qs标志(质量安全认证)。

　　(六)食品采购回来，要经2人以上验收，并有验收记录。

　　(七)凡无人验收或无验收记录，均视为不符合卫生标准的食品，食堂不得加工、使用。

　　凡采购大米、面粉、食用植物油、酱油、食醋5类食品必须具有市场准入标志，认准“qs”标志。严防不合格食品、劣质食品。

　　(八)采购肉类、禽类、水产类食品必须新鲜，不采购变质食品。

采购合同管理制度7

　　1.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。

　　2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。

　　3.职责：

　　3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。

　　3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

　　4.档案管理办法：

　　4.1归档内容分类：

　　4.1.1采购内部文件的归档。

　　采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

　　4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

　　公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

　　4.1.3外来或外放文件的'归档。

　　供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

　　4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

　　采购部的台账、电子档的文件记录。

　　4.2档案保存期限：

　　4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

　　4.2归档要求：

　　4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

　　4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。

　　4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

　　4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。

　　4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

　　4.3档案调阅：

　　4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。

　　4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。

　　4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。

　　4.4档案销毁

　　4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。

　　4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。

　　4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

采购合同管理制度8

　　为加强合同管理,避免失误,提高经济效益,根据《合同法》及其他有关法规的规定,结合公司的实际情况,制订本制度。公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

　　一、采购合同的内容

　　公司采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免不必要纠纷的前提下,具备以下主要条款:

　　l、商品的品种、规格和数量

　　商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。

　　2、商品的质量和包装

　　合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装的办法,使用的包装材料,包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等,均应有详细规定。

　　3、商品的价格和结算方式

　　合同中对商品的价格要作具体的规定,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序,同时约定开票事宜。

　　4、交货期限、地点和发送方式

　　交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式是送货、代运,还是自提。

　　5、商品验收办法

　　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

　　6、违约责任

　　签约一方不履行合同,必将影响另一方经济活动的进行,因此违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:

　　(1)不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

　　(2)不按合同中规定的商品质量标准交货;

　　(3)逾期发送商品。

　　7、合同的变更和解除条件

　　合同中应规定,在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等。

　　此外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,行之有效。

　　二、合同的审查批准

　　1、合同在正式签订前,必须按规定上报领导审查批准后,方能正式签订。

　　2、合同原则上由部门负责人具体经办,拟订初稿后必须经公司领导审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是:

　　(1)合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

　　(2)合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。

　　(3)合同的.可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

　　(4)根据法律规定或实际需要,合同还应当或可以呈报法律顾问把关,或请公证处公证。

　　三、采购合同的签订

　　1、签订采购合同的原则

　　(1)合同的当事人必须具备法人资格或法人委托的代理人资格。

　　(2)合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

　　(3)签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

　　(4)签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

　　(5)当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。

　　(6)采购合同应当采用书面形式。

　　2、签订采购合同的程序

　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。

　　四、公司采购合同的管理

　　1、加强对公司采购合同签订的管理

　　加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理,在签订合同之前,应当认真研究市场需要和货源情况,掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据企业的购销任务收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。

　　2、建立合同管理机构和管理制度,以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的实现。

　　3、处理好合同纠纷

　　当企业的经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成时,企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。

　　4、信守合同,树立企业良好形象

　　合同的履行情况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺利进行,而且也关系到企业的声誉和形象。因此,加强合同管理,有利于树立良好的企业形象。

采购合同管理制度9

　　为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

　　一、请购及其规定

　　1.请购的定义

　　请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

　　2.请购单的要素

　　完整的请购单应包括以下要素：

　　⒂请购的部门;请购物品所属项目;请购的用途;请购的物品名;请购的物品数量;请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购的物品的要求时间;请购如有特殊需要请备注;请购单填写人;请购部门主管;请购单审核人;采购副总审核;财务审核人;公司总经理。

　　3.请购单及其提报规定

　　⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;⑵固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;

　　⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报;⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;

　　⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;

　　⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;

　　⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，

　　征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

　　⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。⑼请购单的`更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

　　4.公司物资请购单的提报部门

　　⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;

　　⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

　　二.请购单的接收及分发规定

　　1.请购的接收要点

　　⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;

　　⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资

　　料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;

　　⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

　　⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

　　2.请购单的分发规定

　　⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

　　⑵对于紧急请购项目应优先处理;

　　⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

　　⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

　　3.采购周期的规定

　　⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;

　　⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天;⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务

　　时应向领导说明原因;

　　⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

　　三.询价及其规定

　　1.询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;

　　2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

　　3.对于紧急请购项目应优先处理;

　　4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;

　　5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

　　6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

　　7.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

　　四.比价、议价

　　1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

　　2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

　　3.收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

　　4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

　　5.参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

　　五.比价、议价结果汇总

　　1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;

　　2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

　　3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

　　六.合同的签订及其规定

　　1.合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

　　⑴合同正文应包含的要素

　　1)合同名称、编号、签订时间、签订地点;

　　2)采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分;

　　3)包装要求;

　　4)合同总额应含税，特殊情况应注明;

　　5)付款方式;

　　6)工期;

　　7)质量保证期;

　　8)质量要求及规范;

　　9)违约责任和解决纠纷的办法;

　　10)双方的公司信息;

　　11)其他约定。

　　⑵合同签订及其规定

　　1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任;

　　2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

　　3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单;

　　4)遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;

　　5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期;

　　6)详细约定发票的提供时间及要求;

　　7)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款;

　　8)违约责任一定要详细、具体;

　　9)比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;

　　10)合同签订应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查;

　　11)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效;

　　12)签订的所有合同应及时报送财务部门。

　　七.付款及合同执行

　　1.付款规定

　　⑴按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;

　　⑵按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)，该审批单巡签我那比后提交财务部付款;

　　⑶财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

　　2.合同执行

　　⑴已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;

　　⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;

　　⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

　　八.报验与入库

　　1.报验

　　⑴供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收;

　　⑵对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行;

　　⑶达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收;⑷质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质

　　检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;

　　⑸用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

　　2.入库

　　⑴公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收;⑵合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运;

　　⑶质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;

　　⑷质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单;

　　⑸质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。

采购合同管理制度10

　　1.公司采购合同的内容

　　公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：

　　(l)商品的品种、规格和数量

　　商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

　　(2)商品的质量和包装

　　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

　　(3)商品的价格和结算方式

　　合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。

　　(4)交货期限、地点和发送方式

　　交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。

　　(5)商品验收办法

　　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

　　(6)违约责任

　　签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

　　①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

　　②不按合同中规定的商品质量标准交货;

　　③逾期发送商品。

　　购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。

　　(7)合同的变更和解除条件

　　合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。

　　此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。

　　2.采购合同的签订

　　(l)签订采购合同的原则

　　①合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

　　②合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

　　③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。

　　④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。

　　⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

　　⑥采购合同应当采用书面形式。

　　(2)签订采购合同的程序

　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的.内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：

　　①订约提议。

　　订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。

　　②接受提议。

　　接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。

　　③填写合同文本。

　　④履行签约手续。

　　⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

　　有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

　　3.公司采购合同的管理

　　采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：

　　(l)加强对公司采购合同签订的管理

　　加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

　　(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。

　　(3)处理好合同纠纷

　　当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

　　(4)信守合同，树立企业良好形象

　　合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。

采购合同管理制度11

　　第一章总则

　　一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

　　第二章合同分类

　　一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

　　二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

　　三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

　　四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

　　五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

　　八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

　　第三章档案管理的责任分配

　　一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

　　经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

　　二、各部门设档案管理员予以协助管理。

　　各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

　　第四章文件合同归档要求

　　一、文件合同编号规则

　　合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

　　文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

　　基本模式：ST - 20xx－XS－0001－HT

　　1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

　　2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

　　3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ……表示公司当年某一类合同的序号。

　　4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；

　　二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。

　　三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。

　　四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。

　　五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

　　六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

　　第五章合同档案保管期限及销毁

　　一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

　　二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。

　　三、档案销毁：

　　1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。

　　3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

　　4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

　　第六章档案借阅

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的`复印手续同借阅。

　　三、借出档案借用期限为一周。

　　借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。

　　四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

　　第七章责罚制度

　　一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。

　　二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；

　　三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；

　　四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

　　五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。

　　六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

　　第八章附则

　　一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

　　二、本制度自下发之日起执行。

　　三、附件

　　附件1 《档案移交单》

　　附件2 《档案借阅单》

　　附件3 《档案销毁清单》

　　附件4 《合同登记本》

采购合同管理制度12

　　第一章总则

　　第一条：为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本，设备材料采购管理制度。提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资。特制定本制度。

　　第二条：本制度中所称“公司”是指荣盛房地产发展股份有限公司，“分公司”是指荣盛房地产发展股份有限公司派出之无独立法人资格的区域性公司。

　　第三条：本制度中材料（设备）领导小组是指在材料（设备）采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。

　　第四条：分公司设有采购部的，材料（设备）采购工作由采购部门负责；分公司未设采购部的应在工程部下增设专职采购人员负责材料（设备）采购事宜。

　　第五条：本制度所称采购人员包括公司采购管理中心人员、各分公司采购人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。

　　第六条：材料（设备）采购的具体流程和细则在《材料（设备）采购实施细则》中予以明确。

　　第七条：单宗采购总额预计300万以上（含)或统一采购能够获得较优惠的材料(设备）由公司采购管理中心实施采购工作，单宗采购总额预计300万以下（不含）由分公司实施采购工作。

　　第七条：本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、工作原则、职业规范和罚则六部分组成。

　　第二章组织机构和职责

　　第八条：材料（设备）采购组织架构：

　　公司材料（设备）采购领导小组

　　公司采购管理中心

　　分公司材料（设备）采购领导小组

　　分公司采购部（工程部）

　　专职采购人员

　　第九条：公司材料（设备）采购领导小组由公司总经理、生产副总经理、公司财务总监、工程部经理等组成，公司总经理任组长，其它人员为组员。

　　第十条：分公司材料（设备）采购领导小组由分公司经理、生产副经理、财务经理和工程部经理等组成；分公司经理任组长，其它人员为组员。

　　第十一条：公司监事会和公司审计部有权对公司、分公司采购及采购招标工作进行监督和指导。

　　第十二条：公司材料（设备）采购领导小组职责：

　　⑴、对公司及分公司所有采购工作实施指导和管理；

　　⑵、依据材料（设备）采购管理中心提供的报告确定长期战略合作伙伴；

　　⑶、负责对分公司权限之外的材料（设备）采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定；

　　⑷、对分公司权限之外的材料（设备）采购招标工作实施监督；

　　⑸负责对采购管理中心提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；

　　⑹、对采购管理中心上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；

　　⑺、监督采购管理中心的运行方式、工作方法及相关文件下发；

　　⑻、其他必须由公司材料（设备）采购领导小组完成的工作。

　　第十三条：分公司材料（设备）采购领导小组职责

　　⑴、对分公司的材料（设备）采购工作实施指导和管理；

　　⑵、对分公司采购人员所上报的.《招标主持人请购单》做出批复；

　　⑶、分公司权限内的招标采购工作的监督和实施；

　　⑷、委派专职的采购人员和具体的材料（设备）采购领导小组采购招标主持人；

　　⑸、对分公司权限范围内的材料（设备）采购招标形式、正式投标人、招标文件及定购合同的初步评审；

　　⑹、对分公司采购人员所上报的文件和报告做出批示；

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