采购合同管理制度

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采购合同管理制度

　　现今社会公众的法律意识不断增强，合同的地位越来越不容忽视，签订合同可以使我们的合法权益得到法律的保障。相信很多朋友都对拟合同感到非常苦恼吧，下面是小编为大家收集的采购合同管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

采购合同管理制度

　　采购合同管理制度篇1

　　1、物资订购计划实行招议标结束后，必须及时签定供货合同。

　　2、合同内容必须完整、明确、清晰，必须写清物资名称、规格型号、质量和技术标准、数量、计量单位、包装、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、有产品许可证、产品质量证明书、产品合格证、防爆合格证、煤矿安全标志及结算办法，验收办法、违约责任等。

　　3、按合同法要求认真填写合同内容，交由矿有关部门领导审核后，由经办人、矿有关领导签字加盖公章，合同生效。

　　4、签定合同后，及时进行分类整理、建立台帐、专人管理、并记录合同执行情况，业务函电交移等原始资料也必须妥善保管。

　　5、对三产产品的订购，同样采取集中议方式，每月议一次、结算一次并签定合同，做好议价记录以备存查。

　　采购合同管理制度篇2

　　一、目的

　　为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本办法。

　　二、原则

　　本办法规定采购合同管理的基本原则、运行机制，明确合同采购管理部门的职责，规定采购合同管理的具体内容。

　　三、适用范围

　　本办法适用于生产所需要原材料及日常所需要各种物品的对外采购合同的签订、履行和管理。

　　四、合同形式

　　采购合同的订立必须采取书面形式。经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

　　五、合同内容要求

　　1、合同内容必须完整，合同基本要素必须齐全。

　　2、条款应当明确、具体、文字表达严谨，书写工整。

　　六、管理组织

　　公司物管部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更，物管部经理、物管总监、结算部经理、财务总监对采购合同进行审批。

　　七、合同的签订

　　1、签订合同

　　年初物资采购的供方，通过公司评审后，通过的供方报当年的物资价格单，物管部确定价格单后，与供方签订合同。

　　2、职责划分

　　2.1、物管部负责合同签署前合同询价、议价、调研工作。

　　2.2、结算部和质检部配合合同货款和合同的质量检验工作。

　　2.3、其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。

　　八、合同履行

　　1、履行合同

　　1.1、合同生效，即具有法律约束力，必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

　　1.2、在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账的形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。遇履行困难的合同，必须及时向相关参与合同管理的'部门通报，并报告相关公司领导。

　　2、合同变更及纠纷处理

　　2.1、严格按照合同约定维护公司权利和履行公司义务。在合同履行中出现下例情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规、公司有关规定及合同约定于对方当事人协商变更或解除合同。

　　2.1.1、由于不可抗拒力致使合同不能履行的。

　　2.1.2、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。

　　2.1.3、由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

　　2.1.4、其他合同约定的或法律规定的情形出现。

　　2.2、合同发生纠纷时，应会同法律顾问与合同对方协商解决;协商不成需进行仲裁或诉讼的，应协助法律顾问办理有关事宜。

　　采购合同管理制度篇3

　　一、请购及其规定

　　1、请购的定义

　　请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

　　2、请购单的要素

　　完整的请购单应包括以下要素：

　　请购的部门;请购物品所属项目;请购的用途;请购的物品名;请购的物品数量;

　　请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购的物品的要求时间;

　　请购如有特殊需要请备注;请购单填写人;请购部门主管;请购单审核人;采购副总审核;

　　财务审核人;公司总经理。

　　3、请购单及其提报规定

　　⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;

　　⑵固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;

　　⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报;

　　⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;

　　⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;

　　⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;

　　⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

　　⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

　　⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

　　4、公司物资请购单的提报部门

　　⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;

　　⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;⑶公司各部门专用的.物资由各部门自行提报。

　　二、请购单的接收及分发规定

　　1、请购的接收要点

　　⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请

　　购单是否经过公司领导审批;

　　⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;

　　⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

　　⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

　　2、请购单的分发规定

　　⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

　　⑵对于紧急请购项目应优先处理;

　　⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

　　⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

　　3、采购周期的规定

　　⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;

　　⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天;

　　⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务

　　时应向领导说明原因;

　　⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

　　三、询价及其规定

　　1、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;

　　2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

　　3、对于紧急请购项目应优先处理;

　　4、所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;

　　5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

　　6、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

　　7、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

　　四、比价、议价

　　1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

　　2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

　　3、收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

　　4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

　　5、参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

　　五、比价、议价结果汇总

　　1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;

　　2、比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

　　3、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

　　采购合同管理制度篇4

　　一、档案资料

　　招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

　　二、归档及备案时间

　　总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。

　　监管机构资料备案时间：

　　1、电子资料

　　电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的'电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

　　2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

　　2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

　　2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

　　2.2.1盒内目录

　　2.2.2备案资料

　　2.2.3招标文件

　　2.2.4投标文件正本

　　2.2.5中标通知书

　　2.2.6资料移交登记表

　　2.2.7客户反馈意见表

　　2.2.8其它资料

　　成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。