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办公室档案管理制度_办公室档案管理制度条例
为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理水平，应制定规范的办公室档案管理制度。下面小编为大家整理了有关办公室档案管理制度的范文，希望对大家有帮助。
办公室档案管理制度篇1
一、文件档案工作用办公室总负责,各部门协助管理。
二、文件档案的处理
(一)各类公文材料收文由办公室统一处理。办公室由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、付阅、分办、催办、收集、立卷等工作。
(二)各类文件档案得整理、利用、统计、保护工作由办公室统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥。
(三)政府部门下发的盖红章的文件正本必须交办公室存档。
(四)各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等编号、分类登记造册,交办公室统一保管。
(五)各部门的各类专业档案,如工程技术档案、财务档案、人事档案等由各部门自行管理。各部门应在立档后,将总目录及卷内目录交办公室一份,以便查阅、利用。
(六)各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带机要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。
三、各部门上报的行文,要按照公司统一规定的格式执行,具体详见《关于行文程序的管理规定》。
四、各类公文办理程序
(一)一般下级报上级部门的请示类文件,应在三天之内回复,紧急文件应当天回复。
(二)上级对下级的指示类文件,应按指示精神在规定的期限内办理,处理结果及时向有关领导汇报。
工程技术档案管理制度
一、工程技术档案管理由工程档案管理小组负责实施。
二、管理机构及职能
(一)组织机构:
1、北京DL温泉房地产开发有限公司成立以总工程师为首的工程档案管理小组,该管理小组由下列人员组成:
组长:总工程师
组员:开发部、经管部、工程部、材料设备部的经理及各部门指定的档案员。并建立相应的档案机构和管理制度,配备能胜任的'档案工作人员,以保证高质量地管理好本项工程的档案材料。
(二)职能
1、总工程师负责整个工程的档案管理工作,组织制定本项工程的归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各单位编制的档案文件。在检查汇总后由有关部门向城建档案馆移交。
2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程部移交档案。
3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程部。
4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程部,并负责审核施工单位的竣工文件。
三、管理内容与要求
(一)归档办法:
(二)管理要求:
(三)竣工图的编制:
(四)归档范围、收集保管单位、保存期限(见附表)
(五)工程档案使用:
(六)汇总上报:
办公室档案管理制度篇2
为加强办公室档案管理工作，全面提高办公室档案管理水平，以更好地为各科室各项工作服务，特制订本制度。
一、档案管理制度
1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
二、档案归档制度
1、归档范围的保管期限
(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。
(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
2、归档时间
实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。
3、归档要求
(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。
(2)归档的.文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。 三、档案安全保密制度
1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
四、档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准;查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准;查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案;查阅时不得吸烟;也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
五、档案人员岗位职责
1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。
2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。
3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。
4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。
6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。
办公室档案管理制度篇3
为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。
一、立卷、归档
第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。
第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条立卷方法。文件的分类采用分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。根据文件的'不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
第四条文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第五条档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第六条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。
第七条归档文件案卷的要求。科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档文件齐全、完整。
2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。
3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文
件的内容和成份。
二、档案的管理和利用
第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导审查批准后，按程序进行档案销毁。
第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和
档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十一条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登
记表，档案用完后应及时归还。
第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。
第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
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