校园档案管理制度_校园档案管理制度条例

相关推荐

校园档案管理制度_校园档案管理制度条例

　　为进一步加强学校档案工作业务建设，提高科学管理档案水平，应制定规范的校园档案管理制度。下面小编为大家整理了有关校园档案管理制度的范文，希望对大家有帮助。

校园档案管理制度_校园档案管理制度条例

　　校园档案管理制度篇1

　　第一章总则

　　第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

　　第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

　　第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

　　第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

　　国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

　　第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

　　(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;

　　(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

　　(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

　　(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

　　分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

　　第二章机构设置与人员配备

　　第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

　　具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

　　(一)建校历史在50年以上;

　　(二)全日制在校生规模在1万人以上;

　　(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

　　未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

　　第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

　　需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

　　第八条高校档案机构的管理职责是：

　　(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;

　　(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;

　　(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

　　(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源;

　　(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

　　(六)开展档案的开放和利用工作;

　　(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

　　(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;

　　(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

　　有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

　　第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

　　馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：

　　(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历;

　　(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神;

　　(三)年富力强，身体健康。

　　第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

　　高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

　　第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

　　第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

　　第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

　　第三章档案管理

　　第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

　　第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

　　(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

　　(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

　　(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

　　(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

　　(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

　　(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

　　(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

　　(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

　　(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

　　(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

　　高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

　　第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

　　学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

　　第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

　　第十八条高校档案材料归档时间为：

　　(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档;

　　(二)各院系等应当在次学年寒假前归档;

　　(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

　　第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

　　第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

　　第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

　　第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

　　第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

　　对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

　　高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

　　第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

　　档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

　　第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

　　第四章档案的利用和公布

　　第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

　　属下列情况之一者，不对外公布：

　　(一)涉及国家秘密的;

　　(二)涉及专利或者技术秘密的;

　　(三)涉及个人隐私的;

　　(四)档案形成单位规定限制利用的。

　　第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

　　境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

　　第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

　　第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

　　加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

　　第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

　　第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

　　高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用;用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

　　社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

　　第三十三条寄存在高校档案机构的`档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

　　第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

　　第三十五条高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

　　第五章条件保障

　　第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

　　第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。　　存放涉密档案应当设有专门库房。

　　存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

　　第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

　　第六章奖励与处罚

　　第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

　　(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

　　(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

　　(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

　　(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

　　(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

　　第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

　　(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

　　(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的;

　　(三)涂改、伪造档案的;

　　(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

　　(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的;

　　(六)其他违反档案法律法规的行为。

　　第七章附则

　　第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

　　第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。

　　高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。

　　第四十三条本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第6号)同时废止。

　　校园档案管理制度篇2

　　第一章总则

　　第一条为加强后勤处档案管理工作，充分发挥档案在工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《北京邮电大学档案管理办法》，结合后勤工作实际，制订本办法。

　　第二条后勤处在党政管理、工程项目管理、招投标管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档、实物档案等不同载体的文件材料，均应编制归档。

　　第三条后勤处档案是全处职工各项工作的真实记录，是重要的信息资源，是历史的凭证。

　　第四条　档案管理实行谁主管谁负责。后勤处各部门应加强对档案工作的管理，切实把它纳入部门管理工作职责之中。各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

　　第二章管理体制及职责

　　第五条本处档案工作坚持统一领导、分级管理、分类保存的原则。后勤处档案受学校综合档案室指导和本处主管领导分管，各科室各中心必须指定专人(档案员)负责档案管理工作。

　　综合科档案管理范围：各类公文文档、来往函件、党建资料等;

　　管理科档案管理范围：各类基本建设、维修工程、大型设备材料等;

　　质检科档案管理范围：各类安全生产、安全检查、质量标准体系档案等材料;

　　财务部档案管理范围：各类财务方面材料。

　　下属中心档案管理范围：本中心各类档案材料。

　　第六条分管处领导职责：指导全处档案工作;协调各部门落实档案工作“四同步” (布置、检查、总结、验收);负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核;负责档案的划密、解密和档案归档的领导工作;研究决定档案工作的重大事宜。

　　第七条档案员的基本任务：

　　(一)贯彻执行国家和学校关于档案工作的政策法规，规划本单位的'档案工作。制订档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况;

　　(二)对有关资料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作;

　　(三)执行保密制度，按学校要求做好档案密级划控和守密工作;

　　(四)做好档案利用工作，主动为各项工作服务，为职工服务;

　　(五)做好档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用;

　　(六)做好防火、防盗、防虫等工作，确保档案安全;

　　(七)围绕后勤处中心工作，完成后勤处交办的任务。

　　第八条后勤处综合科负责根据学校要求，向学校档案馆移交档案，各中心档案员负责做好向后勤处的档案移交工作。

　　第三章档案的形成和归档

　　第九条后勤处各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入党政管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

　　第十条后勤处机关、各中心档案员应按要求，对形成的文件材料认真积累、整理。

　　第十一条对于个人在从事党政管理职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定归档，任何个人和部门不得据为已有。

　　第十二条提倡个人向后勤处捐赠在非职务活动中形成的档案材料，档案员应做好此类档案的接收和管理。

　　第十三条归档范围：

　　(一)文档方面：

　　各类工作计划和总结、各类上级来文、各类学校来文、各类向学校和上级部门的行文、各类发文、各类内部呈文、各类会议纪要、各类会议记录、各类重大活动影响资料、各类规章制度、各类规章制度的修订和完善记录、各类统计资料等。

　　(二)基本建设、维修工程方面：

　　工程(或维修)项目的立项、规划、设计、施工、竣工等各阶段产生的文字、图表、声像、电子等载体的原始记录;如：可行性研究、规划方案、立项申请、批复、设计、施工图纸、招投标资料、水、电扩容的方案、施工现场记录、设计与施工修改变更的请示和批复及施工变更通知书、施工合同、施工组织设计、进度计划、施工措施、设备、材料人员进场安排、预(结)算报告、施工监理的合同、监理日记、监理报告等有关资料。

　　(三)大型设备方面：

　　水泵房、高压电房中的设备、锅炉房等。后勤设备的开箱记录、使用说明书、保修卡、用户的使用、维修记录、水泵房、高压电房的运行记录、值班记录等等。

　　(四)地下隐蔽工程方面：

　　校园内水网、电网、煤气管网及电视、电信、宽带网络等隐蔽工程的设计、施工、平面布置图、维修记录及竣工资料。尤其重要的有：给水、排水、弱电、地下电缆、煤气管网等的设计、管网布置图、施工合同、施工进度、预付款情况及工程结算书、竣工图纸、竣工报告等资料。地下管网工程的维修、检测记录、工程材料取样试验、水质化验及检验报告等。

　　(五)党建与思政工作方面：

　　党的建设、思想宣传工作、廉政建设等工作中有保存价值的不同载体的文件材料。

　　(六)财务管理方面：

　　财务管理工作中具有保存价值的会计账薄、报表、票据等不同载体的原始文件材料。

　　(七)校园环境管理方面：

　　主要内容包括日常管理、校园美化、绿化、规划设计、校园平面图等有保存价值的材料。

　　(八)安全生产方面：

　　涉及安全生产、安全检查、质量标准体系等各类文件、规章制度、检查记录、整改落实资料等。

　　第十四条归档要求：

　　(一)档案员应对归档的文件材料进行认真审查，凡归档材料不完整、不齐全、不规范的将不予接收。

　　(二)档案员应按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，进行整理组卷，编写页号、件号，填写卷内目录、备考表、案卷目录，注明保管期限和密级，应归校档案室的报主管领导审核签字后，由后勤处统一移交学校综合档案室。

　　(三)归档的文件材料同一类的应格式一致、装订工整、字迹图橡清晰等符合规范要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

　　第十五条归档时间：

　　(一)党政类，能按年度归档的文件材料，在次年四月底前归档;

　　(二)设备类、财务类的档案，每学期结束前整理检查完毕，开学的第一个月内归档。

　　(三)工程项目等材料，应于项目竣工后一个月内及时归档。

　　第十六条档案员应注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时，实行电子版和纸质版双套制管理，做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记。

　　第四章档案管理

　　第十七条后勤处综合科接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等，按照学校统一要求办理。

　　第十八条后勤处综合科对档案保管期限、鉴定销毁等事宜应按学校要求办理。

　　第十九条单位撤消、合并和人员调动时，必须办理档案移交手续，不得私自带走和销毁档案材料。

　　第二十条后勤处综合科应定期对保存期满的档案进行鉴定，按学校要求对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管处领导同意后上报学校批准，方可处理。

　　第二十一条后勤处机关和各中心应严格执行档案管理制度和做好档案统计工作，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等工作，确保档案的安全和利用。

　　第五章档案的借用

　　第二十二条档案的利用必须履行借用手续，档案员应做好提供利用和服务工作。因工作需要和有正当的理由，按规定办理有关手续，经分管处领导批准方可调阅档案。

　　第二十三条外单位人员借阅档案，需报经学校批准。

　　第二十四条后勤处档案材料原则不可外借出室，特殊情况要经处领导批准。对借出档案，档案管理人员要做借阅登记，定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并及时报告处领导。借出档案要妥善保管按时归还。

　　第二十五条本办法自公布之日起执行，由后勤处负责解释。

　　校园档案管理制度篇3

　　第一章总则

　　第一条为加强学校档案工作，提高档案管理水平，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，使之为学校建设高水平教学研究型大学提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法规，结合我校实际，特制定本办法。

　　第二条本办法所称档案是指学校在招生、就业、党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

　　第三条档案工作是学校重要的基础性工作，应纳入学校总体发展规划和年度计划，加强对档案工作的领导与管理，并在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障。

　　第四条学校档案工作的方针是科学规划、依法管理。在加强档案的收集、整理工作，注重有效保护和利用历史档案资源的同时，逐步推进档案信息化建设，充分发挥档案的信息递延效应。

　　第五条学校档案工作的原则是学校统一领导、集中管理。各单位在布置、检查、验收、总结业务工作时，档案工作要同步进行。

　　第六条学校档案工作的方法是档案材料形成单位、项目组立卷归档，并坚持在档案材料形成过程中做好预立卷工作。

　　第二章领导体制、机构及职责

　　第七条学校档案工作，接受教育部和海南省教育厅的领导，同时接受国家档案局和海南省档案局的业务指导、监督与检查。

　　第八条学校档案工作的主要任务是：

　　(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;

　　(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

　　(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

　　(四)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

　　第九条档案馆是学校档案工作的职能部门，其管理职责是：

　　(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

　　(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;

　　(三)负责学校各类档案的归档、建档工作，并对全校各单位的档案工作进行指导、监督和检查;

　　(四)负责学校档案的统计工作，并及时向业务主管等部门报送统计信息;

　　(五)负责组织档案鉴定、销毁、保管和利用工作。在做好安全、保密工作的基础上，紧紧围绕学校中心工作，积极开展档案信息咨询服务，开发档案信息资源，充分发挥档案的文化教育功能，创设爱国主义教育基地;

　　(六)负责编制学校各类档案检索工具，汇编各类档案参考资料，积极开展档案的编研工作;有计划地组织参加校内外档案学术研究和交流活动，扎实开展档案理论研究与实践，不断提高档案工作人员的业务素质;

　　(七)负责收集、整理校史有关资料，深入开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理和校史编写等提供服务;

　　(八)负责学校校史馆的建设工作;

　　(九)加强档案队伍建设。建立健全兼职档案员队伍，组织全校专、兼职档案工作人员的业务培训，进一步提升档案工作管理队伍的业务水平;

　　(十)负责组织开展档案工作相关法律法规宣传教育活动，增强学校师生员工的“依法治档”意识;

　　(十一)加强档案信息化建设，开展特色服务，完善服务设施，为学校各单位和广大师生，以及社会提供快捷、优质服务;

　　(十二)总结交流档案工作经验，组织开展档案工作检查和评比活动，推动档案工作进步;

　　(十三)完成上级下达的各项档案工作任务和领导交办的其它工作。

　　第十条学校具有独立法人资格的附属单位，某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定独立性的档案，应根据实际需要设立档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理，业务上接受学校档案馆指导、监督与检查。

　　第十一条专(兼)职档案员的主要职责是：

　　(一)贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本部门档案工作计划;

　　(二)按照立卷归档程序，做好本部门档案预立卷工作，完善应归档文件材料的形成积累;

　　(三)将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向学校移交。

　　(四)做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

　　第十二条学校档案馆负责人应认真贯彻执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，有组织管理能力和开拓创新精神，具有档案学或相关专业背景。

　　第十三条学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勇于创新，具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能。

　　第十四条学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数根据学校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职人员属于档案专业技术人员或行政管理人员，实行专业技术职务聘任制或职员职级制。学校档案工作人员因长期接触有毒有害物质，根据有关政策给予一定的补贴。

　　第三章档案的接收

　　第十五条学校建立和完善各类档案材料的立卷归档制度，并实行纸质档案和电子文件双轨并行的立卷归档管理办法。应归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。

　　第十六条学校档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照国家有关法律法规执行。应结合学校实际，以档案全宗管理为基础，制定符合工作需要的《海南师范大学档案实体分类方案》，强化对档案业务工作的监督和指导。

　　第十七条学校各单位在教学、科研、党政管理等活动中(包括个人在教学、科研、党政管理等职务活动中)所形成的文件材料由各单位按照制定的档案整理组卷规则组卷，经检查合格后再向档案馆移交。

　　第十八条学校部门立卷归档归口为：全校性、综合性材料由党委办公室、学校办公室负责立卷归档。科研项目的立卷归档，由科研处和项目组负责立卷归档。其余按各职能部门分工负责相应材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的，由文件的主办部门归档，其他部门协办。

　　第十九条涉密档案密级的划分由立卷归档单位提出，归档单位用铅笔将密级标明在案卷封面上，经学校保密工作办公室审核后再明确标注在案卷封面上移交到档案馆统一管理。移交时按照规定履行交接手续。

　　第二十条档案形成过程中文件材料应符合下列要求：

　　(一)归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档;

　　(二)归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷;

　　(三)归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具;

　　(四)案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求;

　　(五)立卷归档文件材料要符合档案计算机管理要求，网上著录应与纸质档案立卷同步进行。

　　第二十一条归档时间及手续：

　　(一)党群、行政、教学、科研、外事、出版、基建、财会、电子类能按自然年度归档的文件材料在次年5月底前归档。

　　(二)科研、基建项目档案在项目完成通过鉴定验收后的次年5月底前归档。

　　(三)当年的财务档案，在会计年度结束后，由财务处或本单位财务部门保管两年，期满之后编制案卷目录，于次年六月底前向移交。

　　(四)新生入学档案由各学院在10月底前移交到档案馆;学生处每学期初将上学期形成的学生奖惩材料列表登记后派专人移交到档案馆;教务处在每学期初将上学期学生学籍变动情况书面报送档案馆;毕业生的毕业档案材料由各学院在7月初移交到档案馆。

　　(五)随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

　　(六)档案的移交、接收必须履行相应的手续，由立卷单位填写移交目录，一式两份，交接双方签字盖章。

　　第二十二条列入立卷归档范围的档案(包括个人在职务活动中形成的各种载体的文字材料)，应按照规定向移交，集中管理，不得据为己有。个人在非职务活动中形成的有保存价值的各种载体的材料，可通过征集、代管等多种形式进行管理。

　　第四章档案的管理

　　第二十三条学校档案由档案馆集中保存。在国家需要时，应按照要求提供所需档案复制件或原件。

　　第二十四条学校档案根据学校实际按全宗管理。依据《海南师范大学档案实体分类方案》，对馆藏档案进行分类、编号、排架。以便于检索为原则编写全宗指南，编制案卷目录和其它检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。并根据档案的保密程度确定利用范围，建立档案查、借阅等审批制度，做好档案的利用登记。

　　第二十五条档案馆要加强研究、改进档案保护技术和措施，及时修复或复制已破损和字迹褪色的档案。建立健全档案库房管理制度，落实防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施，确保档案安全。

　　第二十六条要组织好档案的鉴定工作。保管期限已满的档案，由档案馆组织有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁报告，编制销毁清册，经有关部门同意后，报主管校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，有关部门应派相关人员参与监督销毁工作，监销人员要在相关的销毁文件及清单上签字。

　　第二十七条要建立档案检查、统计制度，定期对档案的收集、保管利用情况进行检查，对部门内有关档案数据进行统计，并按国家有关要求报送档案工作基础信息。

　　第二十八条档案管理信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分。学校应加大对档案管理工作的投入，加快对馆(室)藏档案的数字化进程，以实现档案信息的开发、利用。

　　第二十九条涉密档案同意移交档案馆后，案卷应按规范统一编号，单独管理。绝密档案必须放在保险柜中保管。

　　第五章档案的利用和开放

　　第三十条要积极创造条件，按照国家有关规定向全校和社会开放档案。充分发挥档案的信息功能，提高档案的利用率。

　　第三十一条对于自形成之日起满三十年的档案应向全校和社会开放，但对于其中涉及国家安全和学校重大利益的，须经学校主管领导批准后方可分期分批开放。

　　第三十二条学校档案主要供本校利用。其它单位或个人需查阅时，应持单位介绍信及本人身份证，经档案馆负责人同意后，方可查阅。如需利用的'档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经学校主管领导批准。

　　第三十三条提供利用档案应遵循下列规定：

　　(一)凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制;

　　(二)本校工作人员因工作需要可直接查、借阅本单位归档的档案，查阅非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时，须经立卷单位和务部门负责人同意，方可查阅;

　　(三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍;

　　(四)外国机关或个人要求利用档案，按国家有关规定办理;

　　(五)未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

　　第三十四条学校档案属于下列情况之一者不宜开放：

　　(一)涉及党和国家秘密的;

　　(二)涉及专利或技术秘密的;

　　(三)涉及个人隐私的;

　　(四)档案形成部门规定限制利用的;

　　(五)学校重要会议记录。

　　第三十五条对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供原件。如特殊需要，须经档案馆负责人同意。加盖档案公章的复制件，与原件具有同等效力。

　　第三十六条档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，凡摘抄、复制的档案须经校核准并加盖公章方能生效。复制档案由档案馆负责，并按规定合理收费。其它组织和个人利用其捐赠的档案，应无偿提供。

　　第三十七条查、借阅档案必须严格遵守查、借阅制度，维护档案的完整和安全。学校档案一般不外借，确因工作急需，经领导同意后方可借出。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销登记。如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关规定予以处理。

　　第三十八条涉密档案中绝密档案不得抄录、复印和借出。涉密档案中机密、秘密档案借阅、借出，按《海南师范大学保密工作暂行规定》相关制度办理。需抄录或复印机密、秘密档案应填写《海南师范大学国家秘密载体复制审批表》。秘密档案需经所在单位保密工作负责人审核，校保密委员会批准;机密档案借阅需经分管校领导批准。涉密档案人员应认真贯彻执行《保密法》、《档案法》和《海南师范大学保密工作暂行规定》，增强保密意识，遵守保密纪律，确保保密档案安全。

　　第六章奖励与处罚

　　第三十九条学校应根据档案工作实际，建立健全档案工作考查、考核工作机制，明确岗位责任。通过定期监督、检查和指导，进一步落实“依法治档”的工作方针，促进学校档案事业的全面发展。

　　第四十条有下列事迹的单位和个人，学校给予表彰与奖励：

　　(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

　　(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

　　(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

　　(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

　　(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

　　第四十一条有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人依据国家有关法律和学校规定给予处罚;构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

　　(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

　　(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的;

　　(三)涂改、伪造档案的;