当前档案特藏室建设的现状与思考

当前档案特藏室建设的现状与思考

“人的生命短暂而脆弱，惟有记忆永恒而坚硬。”这似乎是大家业已形成的共识，然而人类的记忆有时也是很“脆弱”的，特别是当这些记忆的载体长期地处于一种不适当甚至恶劣环境的时候，更是如此，如何在当前国家经济尚不发达的情况下有效地加强对重点档案的抢救、改善重点档案的保管条件，避免边抢救边被损现象的发生，成为人类记忆维护者的当务之急。基于此，在上个世纪90年代初期，上海市档案馆和中国第二历史档案馆开始酝酿并建立了档案馆特藏室，首开我国档案馆开辟特藏室的先河。此后，天津市、青岛市、济南市、辽宁省、安徽省、湖南省、湖北省等档案馆也相继在建立特藏室方面进行了卓有成效的探索和尝试。这一大胆尝试突破了长期以来国家档案馆对永久保管的档案所采取的“大一统”管理方法，为解决珍贵、重要档案利用率不断高涨与档案文献保护之间的矛盾，提供了一条值得借鉴推广的有效途径。同时，也为档案工作者进一步分析永久保管档案之间的价值差异，并对不同价值的档案实行分级管理提供了实验的舞台。特藏室的建设标志着我国国家档案馆在档案保管方面一改以往的“一统”模式，实现了科学、理性的管理变革。其意义与作用毋庸置疑。

其一、辟设特藏室是国家档案馆加强珍贵档案保护的有效举措。随着社会的发展，文明程度的提高，公民的知情权要求也在逐步增强，档案馆的服务定位随之发生着悄然变化，档案馆开始更多地考虑如何更好地面向社会、为公众服务、为广大群众服务。档案利用出现了查阅、陈列、展览等多样化服务形式，珍贵与重要档案原件直接提供利用的次数不断增加，这样，不可避免地在一定程度上缩短了珍贵与重要档案原件的寿命。所以，如何既能满足社会各阶层对国家珍贵文献的利用需要，又能不影响这些珍贵档案文献的保护，成为档案事业发展中的一个迫切需要解决的问题。而辟设特藏室，对入藏档案进行重点抢救、改善保管、优化开发、既可最大限度地延长珍贵、重要档案的寿命，又可整合档案信息资源，明确工作重点，使珍贵档案的价值得到充分的发挥，近几年我国国家档案馆特藏室建设的试点表明特藏室的建立基本上达到了有效保护珍贵、重要档案的目的。

其二、辟设特藏室是档案分级管理的有益尝试。长期以来在档案馆“大一统”的档案保管模式下，馆藏所有档案不论价值大小，均不加区别地存放在同一类型的库房内，大量的一般性档案与少数珍贵、重要档案享受着同等的保管待遇。这些少量的珍贵档案因受到财力的限制而得不到应有的抢救、保护和开发。因此，有针对性地分级区别管理馆藏档案是合理配置有限的档案管理资源的有效举措，也符合世界范围内国家档案馆馆藏档案管理的发展趋势。目前，美国、英国、加拿大、荷兰、斯洛文尼亚等许多国家档案馆都领先一步对涉及国-家-机-密的档案、珍贵档案及需要特殊保管条件的档案专门设立了档案特藏室。所以，我国国家档案馆的特藏建设也表明我国在这方面已经开始与国际档案界接轨。在建设特藏室过程中，档案价值的鉴别、特藏标准的制定，特藏库房的设置、入库档案的开发等一系列工作的实践与探索都有助于今后馆藏档案的分级管理。目前，国家档案馆馆藏档案如何分级管理尚处纷争之中，而特藏室的建设将为珍贵、重要档案的安全保管争取了时间，特藏档案库房作为一个一级或二级档案的荟萃地，不仅是目前国家档案馆切实加强珍贵档案文献保护的有效之举，也为国家档案馆切实加强珍贵档案馆积累档案分级鉴定经验探索档案分级管理模式提供了实验舞台，其结果必将有效地推进档案分级管理的实践。《中华人民共和国档案法实施办法》第三条明确规定：“国家档案馆馆藏的永入保管档案分一、二、三级管理”，即在馆藏全部档案无法都处于理想保护状态的前提下，对不同价值的档案实施不同的保管条件。以缓解馆藏档案增加与资金投入不足之间的矛盾，这一点与建立特藏室所要达到的目标是一致的。但如何确定馆藏档案的等级，不同等级的档案如何管理，是实施档案分级管理的难点所在，此外，国家一级档案也属于特藏室保管的范围。所以，建立特藏室可在理论和实践中为档案分级管理做些有益的探索。

其三、辟设特藏室将为档案馆开展文化休闲服务提供重要平台。特藏室建设要以“藏”为本，但应当正确处理好“藏”与“用”的关系，要“藏”以至“用”，否则，便失去了“藏”的目的和意义。在绝对保证特藏档案安全的前提下，应充分挖掘特藏档案的价值，积极为社会各方面提供利用，特藏室并非禁地，相反，它应该成为新时期档案馆走出“象牙塔”，步入大千社会的纽带，应当成为为公众提供文化休闲的又一理想场所。而特藏档案无疑是最能吸引公众眼球的档案珍品。在美国，《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》三份档案堪称特藏中的特藏，被全国上下视为珍宝。这三份珍宝在国家档案馆的一个永久性展厅内展出。文件展柜白天升上地面供人参观，晚上被电子钳钳住，送入６米深的安全库房内。这三份珍藏每年吸引了多达上百万的观众前来参观，其影响可见一斑。而我国作为拥有五千年灿烂文化的文明古国，其档案珍品不胜枚举，历代的圣旨、奏折、毛泽东等老一辈无产阶级革命家的手迹，云南丽江的纳西东巴古籍，安徽的微州文书、湖南的江永女书、山东的孔氏族谱、各地书画大师的作品等等，都能吸引众多的观众前来参观，其影响和作用不可小视。一般而言，能够给人们带来心理和视觉上的冲击力的档案才能给人留下深刻的印象，这些“镇馆之室”完全能起到这样的作用。所以，在安全得到保障的前提下，我们完全可以充分利用特藏档案的魅力，吸引公众到档案馆来休闲、参观、利用，从而让档案馆成为创新服务的新亮点。

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最后，辟设特藏室是基于我国经济发展状况的必要考量。改革开放以来，随着我国社会经济的发展，一些东部地区，甚至中西部地区的大城市陆续建立起“适用、经济、美观”的档案馆大楼、并具备了档案保管利用和文化教育等多项功能。一个典型的例子是：2004年4月23日、上海市档案馆外滩新馆的建成开馆，一座集展览教育、社会课堂、咨询利用、信息集聚和传播、市场服务、学术交流、文化休闲等多种功能于一体的当代标志性新型档案馆矗立于浦江之滨，成为展现上海这座国际化大都市发展轨道的又一窗口，也成为我国时期档案馆发展的一个标志性建筑。但我国幅源辽阔，区域经济发展水平很不平衡，中西部地区，特别是边远山区，档案馆库的建设举步维艰，甚至连最基本的档案保存条件都不具备。而这些地区的档案馆又往往藏有不少价值较大的少数民族档案，特色档案、珍品档案，如果用当地政府有限的财政投入平均管理馆藏所有档案，必然会给年代久远、纸质已脆弱、急需抢救的少数珍贵、重要档案带来不可避免的损害。所以，设立小面积的特藏室加强对珍贵、重要档案的管理，不失为一种明智之举，也是符合我国国情的必然选择。

特藏要把好“入门”关

所谓特藏档案，顾名思义，是指那些具有特殊价值而显得特别珍贵应予以特别保护的档案。那么，它的选材标准是什么？国家档案局郭树银副局长在山东济南召开的国家档案馆特藏室建设座谈会上给我们提出了原则性的要求：即特藏室建设要实事求是，严格把握特藏档案入选标准。属于抢救范围内的全国重点档案，入选《中国档案文献遗产名录》的档案以及实行分级管理的国家一级档案要予以优先考虑。能够反映本地区政治、经济、文化、宗教等方面重要的、具有地方特色的档案也应纳入特藏室管理范围。从这一总原则出发，有学者提出选材应把握住“四性”，即历史文物性、学术资料性、艺术典型性和载体特殊性。以便从浩如烟海的档案中选取出最具典型价值的珍品。在这方面，首开中国珍品档案特藏先河的中国二史馆和上海市档案馆为我们提供了可资借鉴的具体判定标准：一是反映重大历史事件起因、过程、结果或影响的关键性原始文献；二是反映社会上具有重要影响的机构、团体的创立、结束及重要活动轨迹的原始文献；三是反映著名历史人物思想，生平活动轨迹的原始文献；四是在同类题材中属于罕见，或具有相当特色、或具有首创性的原始文献；五是具有重要的文献价值；六是年代久远的档案；七是特殊载体的档案。根据上述标准，周恩来、鲁迅等知名人士的信函、蒋介石、汪精卫、陈布雷等人的日记；张大千的《仕女图》、高风翰的《荷花》图、红四军发布的关于红军保护邮差的布告、民-国时期的旧商标、印钞、勋章，上海馆的清康熙、雍正年间的田契、太平天国时期太平军将领签发的路凭，孙中山先生的“天下为公”的亲笔手书等都被划入特藏的范围。此外，与我们相邻的图书、文物部门在特藏方面起步较早，积累了丰富的经验，他们的一些做法也很值得我们学习和借鉴。国家图书馆特藏部设有善本特藏部，其收集范围主要以中国古籍善本书目编辑委员会在编辑《中国古籍善本书目》过程中，概括总结出的“三性”、“九条”作为古籍善本的入选标准。尤其是“三性”，即历史文献性、学术资料性、艺术代表性与馆藏标准有诸多相通之处。依据这“三性”进行考察，国家图书馆元代以前刻印、抄写的图书；太平天国及历代农民革命政权所印行的图书；明代印谱；少数民族古籍、地图、金石拓片、文-革小报等均被列为特藏。而清华大学图书馆中的特藏室所存放的则是清华大学各学科公开的硕士、博士学位论文、博士后论文，清华人捐赠的个人专著、译著、教材及清华出版社出版的有关清华的图书等。2001年文化部还发布了《文物藏品定级标准》，把文物藏品分为珍贵文献和一般文物。珍贵文物又分为一、二、三级。具有特别重要历史、艺术、科学价值的代表性文物为一级文物；具有重要历史、艺术、科学价值的为二级文物；具有比较重要的历史、艺术、科学价值的为三级文物。

总之，档案也好，图书、文物部门也好，对特藏的判定标准都是大体一致的，都认为在相对的情况下，文献年代越久远价值越大、现存文献越稀少越珍贵。价值大和珍贵稀少是选择特藏档案的“风向标。换言之，反映历史上重大事件、重要人物、重要机构内容的关键性文献，以及年代特别久远的档案，较有特色的档案（如女书档案、东巴古籍），特别稀少的珍贵档案等都可以成为特藏的标准。当然，各馆根据当地的实际情况在具体的选材把关过程中，应因地制宜，实事求是地确定入选范围，其入藏特藏室的档案数量一般应控制在馆蒇总量的1%—2%之间，馆藏珍品较多的，也应控制在5%以内。

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从我国档案馆特藏建设的长远发展需要来看，特藏档案应有一个相对统一，可操作较强的入选标准。国家档案局可在近几年各地档案馆特藏建设实践的基础上探索制定出国家、省、地不同等次的馆藏档案特藏标准。这一标准可与目前档案的分级鉴定和分级管理相结合，同时，参照全国重点档案的范围，以及中国档案文献遗产的入选标准。

特藏需要特管

从以上特藏档案的选择标准中,我们可以看出特藏档案是一种“小而全”、“小而重”的复杂结构：一是特藏档案的种类载体显多样化,有纸质的,木质的,可能也有磁性的、丝质的,有正规的文件,也有大小不一的钞币、报纸、手稿、字画等。二是特藏内容特别重要,且最量稀少,年代久远,因为年代久远可能有些文献已经破损、残缺，所有这些都对保管条件提出了更高的要求。换言之,特藏需要特管。

首先,特藏室应当是建筑符合要求的单独的小库房。辽宁省档案拟定的特藏档案占全部档案的2﹪左右,一些档案馆则定在1﹪。湖南省档案馆稍多，特藏档案占馆藏总量的5﹪,这1--2﹪,既便是5﹪的特藏档案量在馆藏总量中也属少数,所需的库房面积也不必太大(当然,要以发展的眼光去考虑其能否容纳50年内特藏档案的增长量),否则,就失去了特藏的意义。

其二,库房的建议必须符合规范要求。按照国家档案局2002年颁布的《档案馆建设设计规范》要求,对于新建的馆库,在库房建设设计过程中,应充分考虑到档案的温湿度控制系统的配置,报警装置,以及防火、防光、防尘、防盗等要求。对现有库房应注意在日常“十防”措施的基础上,添置温湿度自动控制系统。

其三,做好特藏档案入库前的准备工作。特藏档案入库前涉及到珍贵、重要档案的确定,移动,重新排列以及检索工具的调整或重新编制问题,这实际上是一项十分复杂的系统工程。为确保工作的顺利有序进行,第一步要明确对其工作人员的责任,纪律要求及完成阶段性工作的时间,之后从确定的全宗中挑出珍贵、重要的案卷,第二步要逐卷逐件查阅选出适宜存入特藏室的档案原件,并实施与原案卷的脱离工作。然后在所在案卷的备考表及所属的全宗介绍中做出必要的移动说明。第三步要做好原案卷和选出档案的归位及检索工具的理顺或完善工作，对选出的原件(纸质载体的)进行复制,加盖包括去向,时间和责任人的移动章,及时归入原卷原位存放，以便日常利用；对移存特藏室的档案原件，加盖包括新给定的目录或专题号、来源、异动时间和责任人等项的移动章，归入特藏室。

其四,特藏档案的整理和装具的选择。将选出的材料先进行技术性的保护工作,然后再按照时间,内容,载体等,分别整理成特藏专题。在以专题为单元的基础上,纸质载体材料中,资料以原册、件保存,档案以件为单位,多件组盒存放,形状、规格特异的以单件保存为宜,载体特殊的可以以专题为单元分类存放,如声像、照片、字画、票证、印章等档案所存放的装具应因档而异。不搞形式上的整齐划一,对不同的档案实体,可选择不同的装具,如声像档案可用防磁柜,书画作品可置于桶状装具中,一些破损的手稿和名人档案可制作特定规格质量比较好的装具,以利于对档案原件的保护。上海市档案馆根据特藏档案的形状和特点,制作了樟木质盒、箱、柜。湖南省档案馆则将22000卷(册,件)特藏档案,整合成31个专题,分别有序地存放在特殊载体档案柜中。

其五,强化特藏室的日常管理。特藏档案都是镇馆之宝,馆中精品,投入比一般档案的管理更大的人力、精力并不为过。所以,特藏室应制定严格的管理制度。库房一般实行双人双锁管理制度和实时监度系统,有的档案馆甚至设计了进入后即关闭,没有钥匙不能出去的专用门禁系统。上海市档案馆在保管一处和保管二处中各确定一名人员管理特藏室,中国第二历史档案馆也确定二名人员,管理的职责是确保特藏档案的安全,同时进行科学管理,及时编制目录清册和检索工具,在此基础上,也可以应用计算机进行目录甚至原文录入、检索利用、编研等。库层的保管结合“十防”要求,重点解决恒温恒湿问题,上海馆和二史馆在特藏室均配置了专门的空调、除湿机,室内温湿度度基本控制在国家规定的标准内。特藏档案需要特殊的保管,同时,在保障安全的前提下,也可以对外积极开展利用工作。当然,对于特藏档案,我们必须建立一严格的查借阅制度,并严格控制特藏档案的提供利用,如二史馆和上海馆特藏档案不外错,不出馆,特殊情况,须经馆领导批准。当用户需要复制时,原则上采取翻拍照片的方式,不采取复印方式。在提供利用时,也尽可能以复制件为主,以保护原件,延长珍贵、重要档案的寿命。另一方面,严格控制原件的利用,主要是指对直接的翻阅、复印,并不是说不能陈列展出。只要在安全有保障的前提下,我们完全可以学习美国做法,,以特藏档案来提高档案馆对公正的吸引力。二史馆和青岛馆在这方面进行了有益的尝试。两馆都采取特藏室和特藏档案陈列室相结合的方式,使特藏档案直观形象,给人以很好的视觉效果和宣传效果。这样,步入特藏室就尤如进入一个文化殿堂,其较高的文化品位和较强的趣味性、知识性,令人叹为观止。

特藏档案室的建设是一个新生事物,它虽然刚刚起步,但其利于珍贵与重点档案保护,利于实行档案分级管理的特点已凸显出来。特藏方略也具有一种符号意义,它标志着我国国家档案馆档案管理单一的“大一统”模式正在被逐步打破,一个新的更为合理的多元管理时代已经向我们走来。

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