文秘工作者如何提高自己技巧

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文秘工作者如何提高自己技巧

　　一位好的办公室文秘，不仅可以帮助上司协调好企业的各种关系，同时也是公司的一个形象代表，再坚持工作原则的基础上，运用工作方法，来完成工作的艺术。如何成功的面试上办公室文秘的职位，求职者可通过以下的办公室文秘技巧总结，来进一步的了解。

　　文秘工作者如何提高自己技巧 1

　　所谓文秘工作，就是文字秘书工作的简称，是机关办公室一个不可或缺的重要岗位，其主要职责是通过办文、办会、办事，为领导服务、为机关服务、为基层服务。但是，长期以来，人们习惯认为机关文秘人员无非是抄抄写写，收收发发，装装订订，不需要有多高的水平。其实，这是对文秘工作的一种误解，起码是一种不全面的看法。下面就从现代行政机关文秘工作的职能、性质、特点和基本要求分析入手，谈谈对如何加强机关文秘工作人员自身素质建设的认识。

　　一、行政机关文秘人员的基本职能

　　所谓职能，就是人、事物、机构应有的作用。那么，文秘人员的基本职能是什么呢？概括起来有三点：一是参谋助手作用，二是督促检查作用，三是协调综合作用。而参谋助手职能是最基本的职能。因为督促检查和综合协调实际上是文秘人员发挥参谋助手的两个重要方面，是实现参谋助手职能的必然要求。总而言之，机关文秘实务可以归纳为以下三个方面：一是政务性工作，即文秘人员担负的直接为领导决策服务的综合性工作，主要有信息调研、协调督查等工作。二是业务性工作，即文秘人员承担的带有专业性质的工作，主要有公文处理、档案管理、资料整理、会务组织、信访工作、保密工作等。三是事务性工作，即文秘人员承担的一些机关具体工作，主要有来人接待、通信工作、印信管理、领导日程安排等。

　　二、行政机关文秘工作的性质

　　一是辅助性。在行政机关中，领导始终处于主导地位，领导的基本职能是决策和管理，而文秘人员的基本职能是在决策和管理中给领导当参谋和助手。文秘工作的内容是庞杂的，但其中任何一项工作，都是为领导活动提供直接或间接服务，辅助性是文秘工作特有、主要的性质。文秘工作的辅助性要求文秘人员任何时候任何情况下不能越权行事，不能按自己的意愿自行其事，只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事。文秘人员无论是办理常规事务，还是完成领导直接交办的事项，都必须准确领会领导的意图，遇事多请示、多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。

　　二是政策性。文秘工作具有很强的政策性，文秘人员的工作大多数都关系到党和国家的方针政策，如起草的文件内容必须符合党和国家的方针政策；调查研究的目的是为制定政策准备或为贯彻执行政策收集反馈信息；文书处理就是为贯彻政策精神服务。大部分的文件本身就是发布政策或解释政策的，信息、督查、协调等项工作更是为了辅助领导制定政策和贯彻执行政策。因此，文秘人员必须注意不断提高自己的政治理论水平和政策水平，树立牢固的政策观念，在具体工作中处处注意贯彻执行党和国家的方针政策。

　　三是综合性。首先，文秘工作的综合性是由领导工作的综合性决定的。因为领导工作都是综合性的，文秘工作是为领导工作服务的。因此，凡是领导工作所涉及的范围，文秘人员也必然要涉及。其次，文秘工作的综合性是由文秘人员所在的机构办公室在机关中的分工决定的。因为办公室和各职能科室发生经常的联系，要综合处理来自各科室、各方面的信息，了解各科室各方面的工作进展情况，还要处理机关的许多行政杂务。文秘工作的综合性又首先要求文秘人员应该具备较广的知识面和多方面的技能，不仅在文字处理上是专家，还应是一个具备多种知识和技能的杂家。其次，文秘人员要善于从领导的角度观摩和考虑问题，心中要有全局，要对整个机关的综合情况做到心中有数。因此，文秘人员虽不必精通各职能科室的业务，但应该熟悉各职能部门的工作内容和特点，这样才能更好的为领导和机关工作提供综合服务。

　　四是事务性。文秘工作大多是一些很具体的工作，每天都要处理大量繁重而又琐碎的事务。如文书处理是一项需要专门业务知识的常规工作，而文书处理中许多程序也是非常具体的事务，诸如公文的缮印、校对、用印、分发、签收、登记、传阅、保管，完全是一些事务性工作。信息资料的收集、筛选、输出、储存等基本环节，也是非常具体的事务。文秘的助手作用就是通过办理大量的具体事务来实现的。因为一个机关的领导决策管理活动中必然要有大量的事务性工作，这些事务必须通过文秘人员来处理，领导才能集中精力考虑决策和指挥大事。因此，文秘工作人员要充分认识事务性工作的意义，乐于承担繁重的事务，为领导的决策和管理提供良好的条件。

　　三、现代行政机关文秘工作的特点

　　一是服务多元化。就拿我们食品药品监管系统来说，随着食品药品监管事业的发展，行政管理对办公室文秘人员产生了多层次、多类型的需要，各级领导对文秘工作提出了更高的服务要求，从而使文秘工作的服务对象、服务内容、服务方式日趋多元化。多元化的服务对象要求文秘干部提供多元的服务形式。它不仅要为机关工作服务，为局领导服务，还要为基层服务。因此各级文秘干部要从过去的文牍性、事务性服务转变到为领导提供科学化决策服务，在更高更深的层次上发挥参谋助手作用。

　　二是参谋深层化。办公室是综合办事机构，联系上下，沟通左右，工作涉及面广，信息来源广，同时，又最能了解领导的意向和活动规律及决策过程，这就为文秘工作的参谋作用提供了有利的条件。文秘工作就是通过抓好信息调研、督促检查、起草文稿，为行政领导决策，抓好工作落实等方面发挥积极主动作用。一方面要在领导与群众之间，机关与基层之间起到纽带和桥梁作用，在双向沟通中积极发挥联络、联系作用。另一方面要发挥办公室文秘工作信息主渠道作用，加强对各类业务信息的搜索、综合、分析和反馈。同时，还要根据领导行政决策的需要开展调查研究、提供方案等等。文秘部门在参与政务过程中还要注意加强督查落实和情况反馈，确保领导行政决策顺利实施。

　　三是办公现代化。现代科学技术进步给文秘工作办公设备带来了现代化，计算机、电讯传真、信息网、局域网等无纸化办公设备进入文秘工作领域。这些现代化办公设备的广泛应用，不仅极大地改善了文秘干部的工作条件和劳动强度，也大大提高了文秘干部的工作效率和服务质量。因此，文秘人员首先必须懂得现代办公设备的性能和实际应用，充分发挥现代科学技术在文秘工作中的.作用，不断提高工效率，改进工作质量，积极探索，进一步提升系统内文秘办公的现代化和科学化。

　　四是工作文字化。无论信息调研、督查落实和决策参谋，都离不开文字工作。起草文稿是文字秘书工作的一项基本工作，与文字打交道是文秘人员工作的主要部分。文稿的起草过程，其实就是为领导决策提供参谋的过程。因为文稿的起草，领导往往只口授一个要点，然后由文秘人员据此去收集材料，推敲观点，形成文字。有时领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿则都由文字秘书

　　单独负责，最后将文稿提交讨论修改。起草文稿要力求真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，具有可行性和可操作性，并通过督办，使之成为机关全体人员的自觉行动。

　　四、行政机关文秘工作的基本要求

　　文秘工作的基本要求是：主动、高效、准确、保密。

　　一要主动。文秘工作是为领导活动服务的，但这种服务不能是被动的，而应是积极主动的。文秘人员在完成政务性工作时应具有超前意识，及时调研，提供信息，提出自己的意见和建议，供领导决策时参考。对于大量庞杂而又琐碎的常规的业务性工作和事务性工作，文秘人员不能被动应付，而应该把它们安排的得井井有条，忙而不乱。无论是政务工作还是业务工作、事务工作，无论是常规性的工作还是临时性的任务，都要以积极主动的态度和强烈的责任感去完成。假如文秘人员缺乏主动精神，疲疲塌塌，来电接一下，来文办一下，像算盘珠子，不拔不动，势必陷入被动的局面，领导当然不会满意。

　　二要高效。高效是指花费尽量少的时间、精力和物力取得最好的工作效果。文秘工作的效率直接影响到领导工作的效率和质量，也影响整个机关的办事效率。文秘工作效率高低，主要体现在办文、办会、办事的速度上，而要求文秘人员无论做什么工作，都要讲究一个“快”字：凡是应该办的事，就要迅速办理；今天应该处理的事，决不拖延到明天。但强调“快”不等于可以忽视工作质量。草率从事，马虎敷衍绝不是我们讲的“高效”。

　　三要准确。准确是对文秘工作质量的要求，也是提高效率的前提。文秘许多工作同领导的决策指挥直接相关，任何差错都可能造成非常严重的后果。如起草或校对文件时，如果有一个提法不准确，或者一个字、一个数据甚至一个标点符号有错误，都会影响对文件精神的理解，文件一旦发出就可能造成重大政策性事故。做会议记录，如果听错、记错一句关键的话，就会留下错误的原始记录。加工处理信息，必须校对核实每一个重要数据。接听电话必须做到准确等等。四要保密。文秘人员一般第一个先看到文件，而且保管这些文件，因而文秘人员能够从文件中了解许多机密。文秘人员经常作为记录人参加领导的会议，而许多会议讨论的事项在一定的时间范围内不宜对外公开，这也是机关保密的范畴。总之，由于文秘人员在工作中能够了解许多机密事项，承担的保密责任也就比一般人员要重得多。

　　五、文秘人员如何加强自身素质建设

　　综上所述，我认为机关文秘人员应从以下几个方面切实加强自身素质建设：

　　一是业务学习要抓紧。从目前我们文秘队伍的自身素质来看，在思想层面、思维层面上与为行政领导提供高层次、有价值的参谋服务要求相比，还存在不小的差距。要改变这种状况，首先要求文秘人员必须加强自身的理论学习，不断提高自身的观察、分析、判断能力。文秘人员必须增强新的思维方式，打破旧的传统的思维模式，跳出成天围着事务打转的老套做法，经常站在领导的角度考虑大事、要事。其次，要经常站在领导角度考虑问题。既然文秘工作是为领导工作服务的，那么领导工作需要的知识，文秘人员也要学习和掌握；领导工作涉及的领域，文秘人员都应该了解和懂得。总之，要经常站在领导的角度思考问题，尽量使自己的想法与领导考虑的思路基本相吻合，参谋助手作用才能充分发挥出来。再就是，要勤于调查研究和积累资料。行政领导决策需要的是数据、事实、状态分析、发展趋势预测。这就要求文秘干部经常深入到实际、深入到部门进行调查研究，掌握第一手材料，为领导提供翔实可靠的事实依据。同时，作为文秘人员必须做到勤于积累资料，平时准备充分，随时能拿得出，用得上，这是当好参谋助手的基本要求。

　　二是工作能力要提高。文秘人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

　　根据职责的要求，文秘人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，文秘人员一方面

　　要通晓办事的渠道，提高办事的效能；另一方面，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验，增强运用系统观点统筹安排工作的水平。

　　三是个人修养要加强。文秘人员要强化角色意识，找准自己的工作坐标，保持清醒的头脑，正确把握自己，摆正位置，淡泊明志，乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，不越权办事。要严于律己，保持平和的心态，坚持自警、自省、自励，做到面对委屈误解泰然处之，坦荡为人，安心做事，甘于幕后，默默奉献。另外，文秘人员在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅，常带微笑。

　　四是职业道德要高尚。秘书人员要做好本职工作，还要具有高尚的职业道德。首先，要忠于职守。对我们来说，忠于职守就是忠于食品药品监管事业，忠于本职工作，对工作认真负责、一丝不苟。其次，要严守机密。如前所述，文秘人员接触内部文件多，参加重要会议多，一句话，接触机密多，因此，文秘人员要具有高度的政治责任感、严格的组织纪律性和牢固的保密观念。自觉遵守国家有关保密规定，严守自己所知晓的秘密事项，绝不在任何场合向任何人炫耀和泄露领导在决策和管理活动中一些暂时不宜公布的事项，以免给机关带来损失，给领导带来被动。第三，要讲求效率。文秘人员一定要注重工作效率，培养雷厉风行的工作作风。当日可以处理完毕的，就不要推到明天；急办的事就要马上去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度。第四，要善于合作。文秘人员工作头绪多、涉及面广，往往需要几个科室以及办公室全体同事的共同努力才能完成，如果单靠自己单枪匹马，是做不好所有工作的。因此，要善于同他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。第五，要恪守信用。文秘工作严谨缜密、责任重大。必须在工作和人际交往中恪守信用，如安`排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能够近期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。

　　文秘工作者如何提高自己技巧 2

　　写作技巧是长期积累的经验，并没有真正意义上的快速提高写作技巧，但是小编通过多年的写照经验，整理一下如何提高演讲稿写作技巧，提高学习写作效率的方法：

　　一、读一些好文章。我把文章分为三类：

　　1、论理型，这类文章能引人深思，帮助你写好议论文；

　　2、好词佳句型，多积累一些词汇让人发挥时游刃有余；

　　3、综合型名篇，提高鉴赏能力。

　　二、提高学习效率的方法光读是远远不够的，还要多思，分析文章结构，在文章中起什么作用?

　　三、写作忌讳就是原句照搬，忌讳文章空洞(就是“大白话”太多，不生动；引用故事，忌讳超过全文篇幅的四分之一；还有许多，需要你自己慢慢体会。

　　以上是我的一些建议，希望对你有帮助。

　　快速作文训练五步

　　(一)基础训练

　　任何一种技能技巧的形成，并使之达到熟练程度，都必须经过干锤百炼，所谓熟能生巧、巧能生华就是这个意思。竞走、赛跑运动员的速度是练出来的，游泳、自行车运动员的速度也是练出来的。快速作文也一样，要提高写作成文速度，主要靠练。快速作文没有秘诀，没有魔图，只要通过严格训练，就能出成果，问题是要有科学的训练方法和步骤。我每接手一个班，都严格按照下列五个步骤进行训练。

　　快速作文训练的中心是“快”，这种训练是在学生具有一定的写作基础和掌握了一定的写作技巧的基础上求“快”、求“好”的训练，如果写作素质太差，就没法进行快速训练。因此，我每接手一个班，第一步就是进行基础训练。通过基础训练，要求达到下列目的：

　　1、提高写作兴趣，培养写作情感

　　心理学告诉我们，兴趣是获得知识、形成技能技巧、开发智力的动力。因此，任何形式的教学都必须严格遵循兴趣性原则。只有当学生对写作文产生了浓厚的兴趣时，快速作司文训练才会有成效。心理学同时告诉我们，兴趣与当前的需要有关，因此提高学生写作兴趣的办法虽然是多种多样的，但是其中重要的一条便是向学生进行快速写作目的教育，如果学生认识了快速作文的必要性，他就会对作文产生浓厚的兴习趣。另外，出作文题要紧跟形势，与时代同步，要切合学生的生活实际，命题要尽量新，能激发学生的写作兴趣，使学学生有话可写。

　　2.积累写作材料

　　这一点要贯穿到整个快速作文训练的始终，但在基础训练阶段要重点抓。“巧妇难为无米之炊”，没有写作材料，再好的写作高手也难以完篇。因此，一定要求学生分专题记住；一些典型材料，譬如有关爱国主义，党的领导，尊重知识，改革开放，廉政建设，学雷锋等等，每个方面都要记住一两个典型材料。材料的积累，教师只能做指导，要让学生自己去找，不要全班统一，全班统一了，写作的论据就会雷同。所积累的材料要注意三点：一要典型，二要准确，三要记牢。要强调用脑记，要背，不能光靠笔记本。材料越充足，写作速度就越快。

　　3.丰富写作语言

　　如果学生语言贫乏，写作时搜索枯肠也找不到一句恰当的话来表达自己的意思，往往写了涂，涂了又写，就无法提高写作速度。如果词汇不丰富，写到中途某个字不会写或者没有一个恰当的词来表达自己的意思，这样写作就会“卡壳”，当然也就达不到快速作文的目的。因此，写作语言的训练和词汇的积累是十分重要的。丰富写作语言的方法之一是，背书和加强课外阅读，书读得越多，背得越熟，作文就会越通顺，语言就会有文采，不会老说口水话。再就是指导学生学习群众生动活泼的语言，克服学生腔。另外，要指导学生积累词汇，词汇丰富，写起作文来就能得心应手，速度也就快了。

　　4.训练书写能力

　　书写能力的高低直接影响写作速度。因此进行快速作文教学，必须强化书写能力训练。作文不是书法竞赛，并不要求铁画银钩，但也不能龙飞凤舞，我们要求学生养成良好的书写习惯，把字写得清楚、规范、工整。具体做法主要是临摩字帖，每个学生应备有两本字帖，一本正楷，一本行书，先练正楷，后学行书，逐日临摩，坚持不懈，定能收到良好的效果。总之，通过素质训练，要使学生想写作文，爱写作文，并且有东西可写，话写得通顺。

　　(二)思维训练

　　快速作文的关键是快速思维训练。思维是人脑对客观事物本质特征和规律性的认识。快速思维则要求学生在分析、综合，比较、抽象、概括和具体化的整个思维过程中，思维活动应具有广泛性、独立性、敏捷性和创造性。一见到作文题能立即做出反应，要求审题、立意、谋篇、布局的全过程不超过五分钟。抓好快速作文思维训练主要从三个方面入手：

　　1、树立正确的世界观

　　思维是人脑对客观事物的概括的'、间接的反映。要正确反映客观世界，首先必须具有正确的世界观。因此，要和政治课相配合，组织学生学习马列主义、毛泽东思想，掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的基本原理，要了解当前党的各项方针政策。正确的政治观点、思维观点是快速思维的定向器和指示灯。因此，必须教育学生关心国家大事，树立远大理想，加强政治修养，提高政治觉悟。

　　2.加强抽象思维训练

　　议论文的构思过程，实际上就是抽象思维的过程，因此，必须教给学生分析、概括、综合、判断等基本逻辑方法和纵向思维、逆向思维、反向思维、辐射思维等思维方法。训练抽象思维的方法是多种多样的，我认为最有效的方法是组织学生进行讨论和辩论。课堂讨论应允许学生和老师唱“对台戏”，要鼓励学生在课外争论问题，学生争得面红耳赤的时侯，也就是思维最活跃、最敏捷的时候。

　　3.进行形象思维训练

　　写记叙文离不开想象、联想、幻想等形象思维活动。要求学生在很短的时间内写好一篇记叙文，没有扎实的形象思维训练是不行的。训练形象思维的方法之一是有目的地指导学生观察事物的基本形象，牢记心头，并组织学生参观、访问。要重视写回忆录，回忆录的写作过程实际就是训练形象思维的过程。

　　总之，通过这一步训练，要达到开拓学生思维的目的，使学生变得思维敏捷，对作文题反应迅速，想象力丰富，要改变学生中普遍存在的思维迟钝、思想涣散的不良习惯。

　　(三)写作速度训练

　　第一步素质训练是基础，第二步思维训练是关键，这第三步的速度训练则是目的。整个快速作文训练的最终目的就是要求学生能够快速写作。如果第一、二步训练都抓得扎实，速度训练就会见效。基本做法是严格要求，限时作文。为了提高速度，每次作文都只能安排一个课时，一定要严格要求，当堂完卷。要求学生做到快速审题，快速立意，快速布局谋篇，快速写作，快速修改。总之，一切都要立足于一个“快"字。40分钟的时间分配大致是这样的：审题、立意(确定中心思想)和谋篇布局(编写作提纲)不超过5分钟，写作30分钟，修改5分钟。通过训练，这个要求一般学生都能做到。另外，在班内开展快速作文竞赛也是个提高写作速度的好办法，一搞竞赛，学生的兴趣就来了。刚开始进行速度训练时，有些学生是跟不上的，40分钟怎么也写不完。怎么办呢?二是多加鼓励，切忌指责；二是暂时迁就，但绝不放松要求。时间一到，一律收卷，没写完也要收卷。这样，学生下次写作文就有一种紧迫感和时间观念。有些学生，一讲快速作文，字就乱涂乱画。碰到这样的学生怎么办呢?不能操之过急，分两步走，先要求写完800字，再要求字迹清楚。作文不是书法竞赛，不要求铁画银钩，只要字体工整，文字规范就行。个别字迹潦草的学生，要加强教育和书写指导。

　　(四)技巧训练

　　第三步训练要求解决写作速度问题，这一步训练便是"快”中求巧，同时，也是对速度训练成果的巩固和提高。基本方法是专题指导，讲练结合。如果前三步抓得扎实，这一步训练往往水到渠成。通过这一阶段的训练，不但要使学生熟练地掌握各种文体的写法和技巧，更重要的是要掌握快速写作的技巧。比如快速审题、快速立意、快速谋篇布局、快速写作、快速修改等技巧，都要分专题进行归纳，总结和指导，还要能快速应付写作中随时出现的“卡壳”现象，诸如走题、空洞、松散、结构混乱、词不达意、字不会写等毛病的纠正和意外情况的应付办法。至于这些快速写作的具体技巧和方法，我在下面将作专门介绍，在这里就不一一赘述。

　　(五)综合训练

　　通过以上四步训练，学生基本掌握了快速写作的方式与技巧，具备了快速写作的基础。为了全面提高快速作文的能力，必须进行综合训练。训练内容有：

　　1.各种表达方式(记叙、描写、议论、抒情)的快速综合运用；

　　2.各个作文环节(审题、立意、构思、成文、修改)的快速综合训练；

　　3.各类文体(记叙文、议论文、说明文、应用文)的快速综合训练；

　　4.各种作文形式(命题作文、选题作文、看图作文、给文字材料作文、自拟题目作文)的快速综合训练。

　　文秘工作者如何提高自己技巧 3

　　数字格式批量转换

　　在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击 “格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。

　　查找对话框中的快捷键

　　执行“编辑-查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等(本技巧同样适合其它的对话框)。

　　另外，在office20xx中进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。

　　在最后一次搜索结果中快速浏览

　　当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。

　　高亮显示所有搜索出来的结果

　　为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。

　　替换时巧妙保留书签

　　假设在word中有这么一段文本：This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签也会随之丢失。大家在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.

　　使用图片替换文本

　　有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：

　　第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的'剪贴板中。

　　第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”(不含引号，下同)。

　　第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。

　　快速找出word中的域

　　为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。

　　第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。

　　第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。

　　巧用替换批量设置文档格式

　　在一些文章中，尤其是一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。

　　第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词(如：“虚拟现实”)，设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。