印章管理注意事项

印章管理注意事项

在一个企业中，最重要的是印章，尤其是公章。印章是企业畅通无阻的身份证。从某种意义上讲，印章是企业的命根子；在企业的运营中可以不控制营业执照，甚至也可以放弃董事长的位置，但是如果失去对印章的有效、安全的控制，则会给企业带来灭顶之灾。我们特别提示公司对印章注意以下情形：

1、刻制

企业印章的刻制应当遵守以下规定：直径不得大于4.5厘米，中央刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行。印章使用规范的汉字，可以加注少数民族文字和其它文字。印章的刻制应当委托公章刻制经营单位刻制，因为这些机构是经公安机关批准的特种行业，只有通过这些机构刻制才能完成印章的公安机关备案。公章只准刻制一枚；合同、财务、审验等专用章可以刻制多枚，但每一枚必须用阿拉伯数字区别。因印章遗失或损坏而需要重新刻制的公章应当与原公章有明显的区别。

但是，实践中企业的印章并不是越多越好，而是越少越好！因为任何一枚印章均具有同等的法律效力。我们建议仅刻制经营必需的印章：一般拥有公章、财务专用章、发票专用章和法定代表人印章即能满足公司运营的全部功能需求。确有必要的部分企业还才可刻制合同章、各部门章、项目部章、技术专用章等形形色色的印章。但我们必须清楚地知道，这些印章使用的法律效果与公章使用的法律效果是一样的。

2、启用

所有印章的启用都应当办理启用手续，包括被启用印章印模、印章领用人、印章领用时间及印章交付人或监交人。这样有利于划清印章的使用责任。

3、保管

应规范和加强印章制发的管理，严格办理程序和审批手续。所有印章都应当指定专人保管，当然保管人对公司应当是高度忠诚。印章的管理应当严格按照印章管理制度实施管理。 需要注意的是，单位聘用的人员被解聘后，或者受单位委托保管公章的人员被解除委托后，单位未及时收回其公章，行为人擅自利用保留的原单位公章签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪，如给被害人造成经济损失的，单位应当承担赔偿责任。

4、用印

所有印章的使用都应当建立用印审批制度，即各印章的使用必须由相应权限的人批准；同时要对使用情况登记（如台帐）和被用印文件的复印留存。目的是对用印行为实现可追溯。

印章的使用首先要考虑安全。对用印材料要实施法律风险评审，未经评审的材料不得用印。企业应当杜绝仅凭管理者个人意思用印。许多企业在用印评审时都因为放弃安全第一的原则而导致重大损失，甚至是企业破产。如2011年8月19日《法制日报》有《公章惹祸老板多掏20万》的故事。再如近期，有企业因替员工交通事故索赔着想而盖章证明该员工系工作过程中遭受交通事故，结果该企业因此莫名承担了30多万元的工伤赔偿。

5、移交

当印章需要从前一保管人向新的保管人移交时，应当实施移交记录，即移交前后印模、移交人、接收人、监交人及移交时间等信息详细记录。特别注意：企业在承包经营期满后未收回公章而发生的纠纷，则由承包人承担经济责任。

6、被盗（抢）或丢失

如果确属印章被盗（抢），则该因印章的使用而发生的纠纷，企业不承担责任。但是，企业必须在第一时间报案（向印章备案公安机关报案），并在所在地设区的市以上公开发行的报纸上声明原公章作废。然后凭该声明申请重新刻制。

如果印章属于丢失的，企业当然要在第一时间报案，并在所在地设区的市以上公开发行的报纸上声明原公章作废。但丢失印章而产生纠纷的，企业可能面临经济责任的承担。

我们需要特别提醒的是，公司股东与股东之间，或董事长与总经理之间等公司因内部管理纠纷引发的印章争夺战，公安机关一般不会给予办理印章的丢失备案，即比较难以获得印章的重新刻制，而且即使重新刻制，公司还是会面临两枚印章具有同等法律效力的局面。

7、私刻

如果确属于他人（包括企业员工）私刻印章而发生的纠纷，企业原则上不承担责任；但是，行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。

需要特别提醒：私刻企业印章可能构成伪造公司、企业印章罪，面临刑罚。

8、出借

企业出借印章（包括空白合同）的，相应的经济责任原则上由企业承担。但是，受害人明知个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，受害人仍与之签订合同的而被骗的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位，不承担责任。

9、企业承包用章

企业承包、租赁经营合同期满后，企业按规定办理了企业法定代表人的变更登记，而企业法人未采取有效措施收回其公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书，或者没有及时采取措施通知相对人，致原企业承包人、租赁人得以用原承包、租赁企业的名义签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪的，该企业对被害人的经济损失，依法应当承担赔偿责任。但是，原承包人、承租人利用擅自保留的公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以原承包、租赁企业的名义签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪的，企业一般不承担民事责任。

10、越权用印及用印细节

越权用印，如未经董事会或股东会同意，企业用印为第三人提供担保或对外实施借贷的，这类越权用印属于企业印章管理不善，由此造成的后果均应当由企业自行承担。

企业要杜绝对空白合同用印，更不得使用空白合同（即事先盖好章的合空白同）、空白介绍信、空白委托书等。或者因使用该空白合同（含介绍信、委托书等法律文件）所导致的后果均由用印企业承担。在实践中，甚至对用印先后顺序都很有讲究。为此，我们还建议企业：在对两页以上的文件用印时，应当还要加盖章骑封印章，以防后盖章单位对原文件内容实施偷梁换柱之伎俩。

企业还要建立对所收到文件的用印评审制度，即对企业收到的文件上所用印是否符合用印效果及其是否拥有法律效力而进行评审。建立这一评审制度的目的是以防合作对方在印章上的诈骗伎俩而致使相关文件处于无效状态。实践中需要谨防印章的假冒或用印模糊。

企业还要注意印章所形成的表见代理。在实践中，与印章一起的签字可能构成表见代理。法定代表人的签字与印章具有同等的法律效力。

公司印章管理的应注意事项2017-03-17 12:14 | #2楼

小公司在人员较少的情况下，怎样把不能相容的印章分开管理？设想一下，如若是小公司，那么其公章、财务章、法人章、合同章、发票章均在财务部，如果任意大股东要求财务部员工加盖，会产生什么样的效果，抑或是财务部员工内部勾结又会有什么后果。因此，小公司应该灵活处理，把不能相容的印章分开管理，需要注意的如下：

1.票据的开具

开具票据需要财务章、法人章以及票据。因此，财务章应交于管理法人章外另一关键管理人员持有，票据第三人管理。

2.合同效力

合同力需要合同章与法人章。因此合同章交于管理法人章外另一关键管理人员持有。

3.公章的效力：

是否应该与法人章持有人分开管理?在公章代替合同章时，应该分开管理，合同法规定，公章与合同章有同等法律效力。如一个公司即有合同章又有公章时，盖具了公章的合同是否生效?为防范法人滥用权利，应该分开管理，并且在合同条款中严格规定合同的效力在加盖了合同章或公章及法人章后生效，这样即有法人及合同章或公章持有者双重确认后加盖。因此，公章除外部事务处理外也具有合同效力行为，因此，应视同合同专用章管理。

4.失职责任

公司重要的事务无非是人，财，物。在印章的使用时，应慎重考虑是否加盖印章，是否导致公司的人财物流失。其中更重要的环节是企业管理的流程，例如合同的审批流程，票据的使用流程等，严格公司的管理流程，加盖印鉴的流程，减少公司的权益损失。