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人事、行政、前台工作职责
1、组织制定公司人事规章制度，并督促、检查制度的贯彻执行。
2、组织设计和完善公司的组织结构，做好定岗定编，合理有效配置人力资源。
3、组织开展岗位（工作）分析，编制职位说明书与岗位规范，建立健全岗位责任制。
4、负责人员招聘，通过多种渠道为公司寻求合适的人才。
5、负责新进员工试用期的跟踪考核，晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料。
6、负责制定公司培训计划，组织人员参加培训，评估培训效果。
7、负责组织实施绩效考核，统计考核结果。
8、负责核定各岗位的工资标准，编制年度薪资调整方案，核算每月员工的工资。
9、负责代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作。
10、负责社会保险及商业保险的办理。
11、负责建立健全员工的人事档案。
12、负责公司员工奖惩、差假、产假以及升、降、调、辞等人事调整手续办理。
13、负责员工考勤管理。
14、负责协调员工关系，解决劳动纠纷。
15、负责组织企业文化建设。
16、负责公司人力资源信息的上传下达工作。
行政专员工作内容和工作职责
1、制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，
2、文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档。
3、例会组织与纪要：按要求安排好每周、每月的例会，通知的下发，人员的到会情况，会议纪要的记录和存档。
4、车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。。
5、卫生、纪律、基金箱等管理制度监管：保障有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和-谐的工作氛围与高效运作的工作效率。
6、部分采购工作：办公用品采购、工作采购、快餐店易耗品采购、公司易耗品采购工作。
7、外联性质的工作：宣传册、名片、手提袋、集体活动的用车、机票、火车票的咨询和联系工作，及其他需要和外部单位协调协商的工作。
8、协助快餐店的部分工作：暂住证，健康证的办理。
接待专员岗位职责:
1.服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务
2.负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外处理
3.熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息
4.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档
5.负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存
6.配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作
7.负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养
8.维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养
9.执行公司考勤制度，负责员工的外出登记，监督员工刷卡
10.对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见
11.完成领导交办的其他或临时工作 二、工作流程：
1、客户进门起身迎接并询问来访事由；
2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；
3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；
4、准备招待茶水饮料；
5、通知相关工作人员有人来访；
6、及时添加茶水添加茶水,来客告辞时起身道别；
7、客人离开后及时清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；
8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》注明；
9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；
10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政归档。
注意事项：
1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；
2.《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；
3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；
4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。
三．电话的接听和记录
工作流程：
1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；
2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；
3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；
4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；
5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；
6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。
7、将需要转达的内容及时记录在《电话记录表》上；
8、记录后5分钟内及时通知被传达人,并确认对方接收信息正确无误。
9、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。
注意事项：
1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；
2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等需要转接的及时将电话转给相关工作人员；
3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息
相关记录：《来电记录表》——前台
四．文件快递的收发
工作流程：
1.接收文件需请对方填写《文件快递收件登记表》，（送件人的时间 姓名 物品名称 快递单位名称 运单编号 收件人的姓名联系方式等）
2.寄件时须填写好快递单据，并留好存根，同时需填写《文件快递寄件登记表》（寄件人的姓名 时间 物品名称 快递单位名称 运单编号 收件人的姓名联系方式等）
注意事项：填写字迹需清晰，内容需详细
行政人事助理兼前台岗位职责
一、行政工作：
1、负责前台台面及公司LOGO的卫生、保证前台电脑、电话及传真机的清洁及正常使用；保持前台干净、整洁；
2、负责公司来访客人的接待；并保持办公区域（除开放办公区）的整洁；
3、负责预定公司出差人员的机票、火车票；
4、负责与物业联系，解决办公区域内的相关问题；
5、负责员工的午餐预定、收取午餐费用；
6、负责办公室卫生纸、饮用水补充订购。
7、统计办公用品的需求，月底向运营经理提供公司购买办公用品清单；并完成采购工作。依据OA申领手续发放办公用品。
8、负责公司统计各项报表的报送及开具相关发票事宜；
9、每月结算快递、办公用品、物业等各项费用交给财务。
10、完成领导布置的其他任务。
二、人事工作：
1、协助人事部经理为新入司员工办理相关手续，并按规定建立员工档案，之后发给行政人事部经理存档；
2、完善员工档案、通讯录；
3、负责办理员工离职时办公用品的退还工作。
公司行政前台岗位职责
1、负责公司总机电话的转接工作，熟悉各分机号码，对未能联络上的电话，记录在案并及时转告、负责来访人员的登记、接待。绝不允许前台空置无人，如有特殊情况，找人接替。
（1）对来访人员，礼貌的了解基本情况后，请来访者到会议室稍坐，及 时联系其要找的人。
（2）对面试人员，请面试人员出示招聘简历，带到会议室等待，准备好 招聘信息表，并通知相关部门领导进行面试。
（3）接待公司的重要客人或者总经理的朋友等，将其带到总经理办公室， 准备好茶、热水及杯子，来宾就位后上茶（根据客人喜好准备茶、咖 啡、白水），随时关注来宾是否需要加水，会客完毕后将桌子清理干 净（如有吸烟者，准备烟缸，会客完毕后将烟缸清洗干净）
2、保证行政电子设备的正常使用，包括：打卡机、传真机、复印机等，若出现故障，及时联系供应商，饮用水的订购；员工考勤休假情况的监督与管理，并协助人事进行面试通知、招聘接待及员工入、离职等手续；
3、日常办公用品、桶装水、工作餐的统计、预订、数据汇总和分摊费用；
4、打印、复印文件和管理各种表格文件，管理办公用品，管理打印机、传真机、等办公器材；
5、负责公司领导及需安排午餐客户的午餐预定；
6、办理新员工工卡、考勤的指纹预留，负责员工考勤管理、外出登记管理及统计、协助HR部门制作考勤;
7、公司进行培训、或者召开会议时，须提前到会议室，做好准备工作。包括设备（电脑、投影仪、灯光等）的检查，会议座椅的摆放和清洁等；会议结束后，将会议室回归整齐。
8、其它行政一般事务，并兼职人力资源助理工作。负责每月办公用品申购汇总，办公用品采购，并对办公用品的领用、发放、出入库进行管理。 入职员工办公用品的领用及座位安排
9、负责公司新进员工办公地点、办公桌椅、门卡、电话、办公用品等前期准备工作以及离职员工的交接工作；
10、负责与大厦物业、办公设备供应商等协调联系，以维护办公室环境卫生，保障良好的办公环境和办公设施正常运转；
11、负责员工日常及差旅报销单的初审及上报工作;部门各项费用统计、结算、支付、报销；老总手机充值 ；更新管-理-员工通讯地址和电话号码等联系方式；印名片、绿植租摆的预定及与物业的费用对账结账；
12、负责办公室行政秩序管理，包括办公设备维护、办公家具摆放、办公环境整洁、人员着装等；
13、负责组织安排公司例会、办公会议或会同有关部门筹备公司其它会议及有关重要活动
14,负责董事长、总经理及本部门有关文件的打印、复印、传真收发事务;为总监级别以上员工提供文件录入、打印、复印，邮箱管理等行政秘书工作；
15，负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达；
16、负责公司信件、包裹、报纸等东西的收发与转交，收件或寄发快递时，均要做好登记工作，避免快件丢失；统计当月快递发放明细，核对快递公司对账单，报销相关费用。
17、负责公司员工出差/公司来访客户所需机票、火车票及宾馆预订；
行政前台工作职责
一、行政前台接待
1. 接待来访者
接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候，并水给客人倒水或饮料。
2. 接待咨询者
若有业务咨询者来访，应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。
3. 接听转接电话
前台是总机电话，接听电话时，应先说“您好，艾瑞根”，然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。
4. 接待推销人员
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时间（如：午餐时间等）再来。
二、传真及信件转交
1. 转交传真
关注电子传真接收系统信息，一旦收到传真，应快速、仔细辨认接收人或接收单位，并及时以集团OA系统或其他方式转交，必要时应电话提醒查收。若接收人是总经理或其他高管，应转交其秘书，并电话提醒查收。
2. 转交信件
收到信件时，应快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取。若收件人是总经理或其他高管，应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。
三、快递管理
1. 接待快递员
熟悉目前与公司有业务往来的快递公司，及时更新快递公司联系人及其联络方式，并热情接待每日前来送、取件的快递员。
2. 转交快递
收到快递时，快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取，并做好签收登记。
四、会务工作
1. 会议前准备工作
主动关注会议信息，向组织者或组织部门了解会议相关情况，及时记录准备工作内容，并积极协助；协助保洁工人做好会议室准备工作；协助会议组织者做好会议通知等工作。
2.会中会议记录工作，及写总结成电子版会议记录
3. 会议后完善工作
负责检查和关闭会议室电子设备及电器；协助保洁工人整理会议室，协助会议组织者做好会后完善工作。
六、每月用水、用电统计制表
每月26日，根据保安抄表情况，对公司用电、用水情况进行统计并
制表，交至相关负责人或部门。
五、行政前台日常事务
1.保证前台电子设备的正常使用
前台有电脑、电话、传真等电子设备，若设备发生故障可以先找设备部同事检查，若无法维修，可请采购部同事联系供货商或外部维修单位，排除故障。
2.及时更新和发布员工内部通讯录
不管是否有新进或离职员工，都应在每周一统计公司所有人员信息，并以OA方式向全体员工发布新的内部通讯录。（OA上线前通过邮件发送）
4.公司钥匙管理
前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙，前台应妥善保管以备使用。
5、名片的制作与申请、缴纳话费、需出差人员机票、车票预定
6、费用登记
7、短信系统的管理
现在公司使用的是统一短信平台系统在使用中，每次需要发信息，在“短信发送记录表”中登记摘要并要相应需发短信的主管级人员签字。
8、上传下达通知工作
六、办公室5s管理
1、检查公司干净整洁度，保持公司良好形象。
2、各部门负责各自办公区域的日常管理, 保持现场清洁有序；
3、公司办公室负责不定期的对各部门现场进行检查并考核
4、部门负责人为第一责任人，办公室检查发现问题后，向该办公中心部门出整改通知，如整改无效，扣罚责任人50元/次，在当月工资中扣除。
5、下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗。如果有人加班，一定问清楚有没有锁门的钥匙，并交代关闭电源，关好窗户，锁好门。
七、人事管理
1、招聘信息的发布，根据用人的部门岗位职责筛选简历，并通知合适的人员到公司面试。安排面试时间，确保相关人员都在公司。
2.每日早晨做好考勤的严格把关。负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。每月月初打印上月考勤记录，做成考勤表交给财务人员。
3、新员工办理入职手续。签合同，填入职登记表，看身份证原件并收取身份证复印件1份，学历证书1份，2张一寸近期免冠照片。把所有员工档案保管好，做好保密工作！为新员工开通工作邮箱。加入工作群。
3、办理离职手续，填写离职申请表，手续完成后取消工作邮箱，删除群，通讯录，短信平台信息。
八、负责展厅的物品管理。
范围：a.布板b.灯具c.饰品d.地毯样块e.窗帘杆，轨道f.绑带g.
壁纸板子h.吊卡等。
1.负责展厅物品的看管工作，不得丢失。有外人来公司时要看管好公司产品及其他公司财物。
2.所有展厅产品全天摆放整齐。
3.每月至少3次进行展厅物品盘点。每月10.20.30日固定盘点。并向订单部交盘点记录。
4.有新产品进入展厅，及时向订单部门索要新的《艾瑞根展厅商品报价》。
布板、壁纸板类产品贴编码(编码由订单部提供)摆放整齐。
九、办公用品管理。
办公用品的盘库、购买、领用、结算
1、每月23-25日对库存办公用品进行盘点，制作办公用品库存统计表提交行政主管审查，若有用品数量不足或领用完，及时上报，进行补充
2、每月25-28日通知各部门提交下月所需办公用品清单，统计出购买清单后报行政主管审批，批准后联系购买送货。确认收据或发票无误后，填支款单签字后到财务领取。
3、员工领用所需办公用品进行登记并给予发放
4、保持库房的干净、整洁。
十、行政主管交代的临时事务。
行政前台岗位职责
职务：行政前台
【日常事务】
1、负责公司前台接待工作。
2、负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。
3、接待用品、清洁用品申请。
4、卫生情况考察和监督，以及接待客人后茶具的清洁（每天1到2次）。
5、花草定期养护
6、公司员工通讯录整理更新。
7、下班前巡查办公电脑、设备是否关闭，如有人员加班，则交接到具体某位员工负责。
【人事事务】
1、每天在各大网站发布和刷新招聘信息。
2、通知面试人员面试时间、接听面试电话。
3、做好面试人员简历的整理、筛选。
工作标准：
前台接待人员工作标准
1、电话接听
电话机旁边备纸、笔，主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。
1.1 外线来电
1.1.1 电话振铃三声之内必须及时接听
1.1.2 接听电话时口齿清晰，声音甜美温和：“您好！广泽控股集团，请问您是哪里？您找哪位？”并及时记录对方信息及来电时间。忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并保持轻松、愉快的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
1.1.3 如所找其人确认不在办公室，应及时回应：“您好。****现在不在位上，请问可否联系其他工作人员。”
1.1.4 如对方不同意联系其他工作人员，应回应：“请问您有急事吗？可否留下您的联系方式，我会及时帮您通知。”并慎重告知对方其所找人员的手机号码。（公司工作人员的联系方式不得随意透露）。如对方同意留下联系方式，应记录好并及时通知相关工作人员。
1.1.5 如对方同意联系其他的工作人员，应告知办公室电话。
1.2 内线来电
1.2.1 电话振铃三声之内必须及时接听。
1.2.2 接听电话时口齿清晰，声音甜美温和：“您好，前台，请问有什么事情需要帮忙吗？”
2、来访人员接待
2.1 礼貌待客，起身微笑服务。“您好，请问您找那位？您有预约吗？”
2.2 如有预约应及时电话确认并做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门（指一下方向即可）。
2.3 如来访人员没有预约，电话确认对方是否同意接待。
2.3.1 如果来访者知道找谁，但没有预约，前台要打电话问问，告诉相关同事或领导，***单位的***来访，不知道是不是方便接待。在不方便接待的情况下，处于对来访者的礼貌和方便，应委婉的拒绝并及时送客。“对不起！您所找的人员现在不在位上，需要转达您的讯息吗？等他回来后我会及时地通知他。”
2.3.2 如同意接待，做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门
2.3.3 如果要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的礼仪引领来访者入洽谈室或会议室坐下，并为其倒水。如果等了很长时间，访客要找的人还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。
3 其他
3.1 应主动跟进出公司的领导问好。
3.2 主动沟通和协调各部门之间的关系，对职权范围外的工作及时汇报。
3.3 管理好前台的设备，如发现设备使用不正常时，应及时向相关人员汇报，并及时处理。
3.4 维护好前台的卫生。保持接待区域内的卫生。
3.5 监督卫生阿姨工作，负责其签到工作。
3.6 负责领导办公室茶具清洁，客人接待完毕离开后。
3.7 负责办公室花草养护工作。见花草养护记录表。
4 公司前台礼仪规范
面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和-谐、融洽的工作气氛；保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；头发梳理整齐、面部保持清洁；女员工不化浓妆；指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳指甲油；可以使用清新、淡雅的香水。
5 前台行为规范
5.1 举止文明大方，注意坐姿、站姿；
5.2 禁止打闹嬉戏、严禁上班时间大声喧哗；
5.3 注意文明办公，严禁上网聊天
5.4 严格遵守《文明办公公约》
6. 人事事务
6.1、每天在各大网站发布和刷新招聘信息，做好发布登记（发布网站、时间、岗位）。
6.2通知面试人员面试时间、接听面试电话，做好登记（人员来源网站、人员姓名、电话，应聘岗位，通知时间）。
6.3做好面试人员简历的整理、筛选（可录用人员，安排主管面试；不可录用人员简历存档，并注明不录用原因）。
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