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外贸公司员工管理条例
外贸公司管理制度
为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。
一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
员工守则
一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。
二、维护公司声誉，保护公司利益。
三、服从领导，关心下属，团结互助。
四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。
五、不断学习，提高水平，精通业务。
六、积极进取，勇于开拓，求实创新。
办公室管理制度
为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
业务管理制度
一、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。
三、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急件的，应在接件后即时报送。
四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，传真等文件在审核后可立即发送，并由业务本人按不同类别编号后归档。
五、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
六、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
七、各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格。
八、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
九、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
考勤制度
一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。
三、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:00 13:30-17:30 18:00-20:30三个时段
四、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。
五、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处；超过30分钟以上者，按旷工半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。
六、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发5天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发10天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。
七、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发5天的基本工资，并给予一次警告处分；每月累计旷工2天者，扣发10天的基本工资，并给予记过1次处分；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资，并给予记大过1次处分；每月累计旷工3天含（3天）以上，扣发当月基本工资并予以辞退。
八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。
九、员工病假期间凭病假证明发给基本工资。
十、经经理批准，决定假日加班工作或值班的每天补助30元；
保密制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：1、公司经营发展决策中的秘密事项； 2、人事决策中的秘密事项；3、专有技术；4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据； 5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号； 6、产品的具体材料成分，特殊制-作-工-艺，产品的生产成本；7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项；
三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。
差旅费管理制度
结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。
一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。
二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。2、膳宿费系指膳食费及宿费。3、特别费系指因公支付邮电或招待费等。
三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续；
员工出差报支表的处理程序如下：1、出差前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经经理审核批准。2、出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。3、出差人返回后3日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等，由经理审核批准，由财务部在报销时冲销预支数。
四、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。
五、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。
六、市内外出工作无宿费补助，伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报（交通工具同第五条）。
六、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。
外贸部门管理制度
工作时间管理:
正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:
Am:8:30-----am:11:30
Pm:1:00-----pm:5:00
鉴于外贸部门具有特殊的工作时间本因,涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会本身利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，
但原则上不能超过10点。无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理。
部门行政管理制度:
1.不得无故迟到，或早退。
2.不得上班时间内大声喧闹, 闲聊影响别人的工作。
3.不得做与工作无关的事，QQ、MSN等聊天工具可以使用，如发现聊天现象者，重罚。
4.不得正在公司规定的办公区抽烟，发现者交行政部处理。
5.不得上非法网站。如引起一切后果者由本身负责并交与行政部处罚。
6.不得正在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举措，情况严峻者交与司法机关处理。
7.穿着要规范，不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班。
8.按公司行政要求正常进行打卡，写出门单等，无记录者一律按旷工或早退处理。
9.按公司规定不得泄漏公司贸易机秘及兼职者，如有发现交行政办处理。
10.要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。
◆以上各条为外贸部门的基本准则，如发现情况严峻者将直接交与人事部，则其退出本部门。
部门请假管理制度:
1.不得口头或电话进行请假，如特殊情况事后必须提供有效的证明，否则视为旷工。
2.请假者必须提早一天交纳申请报告，三天内有部门经理批准。超过五天以上必须上报总经理申报批准。
3.国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等，根据公司行政部门通知统一执行。
4.未请假离开公司三天以上者一律按离职处理，三天以内按旷工处理。
5.请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部，假如不通知都按第四项执行。
部门电话制度管理:
1.不得正在上班时间内拨打私人电话，特别本因须颠末申请。
2.一般电话的使用时间不能太长，特别本因必须跟上级主管说明情况。
3.正在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,喷鼻香娟集团有限公司。可以帮到你吗?”
4.如接到电话的时候负责人不正在必须留下联络方式，并交与专门负责人。
5.个人手机费用应用于工作范围内可根据实际情况打单报销。
6.外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内，除特别原因必须向主管申请。
7.外贸部门可用MSN、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。
出差管理制度:
1.任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划和费用预算申请，由主管及财务部门核定，总经理审批。
2.出差国内各大展会时应由主管核实批准出差计划及审核出差费用。
3.出差国外展会时，必须由主管、总经理，董事办三方审核批准。
4.出差回来的前半日，或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。
5.出差回来后三日内必须提交出差总结报告及市场分析报告书。
销售管理制度:
1.部门所有员工每天认真记录当天的工作情况，当天完成所有工作的进度。
2.部门所有员工必须按时交周、月总结计划表。
3.部门所有员工必须在月3号前交纳上一月的销售总结报告分析书。
4.部门所有员工必须按实填写所有报告内容，发现做假者一律行政处分。
5.部门所有员工必须在月底前将收集客户信息资料，客户反馈信息表总结，下月计划等相关报告交外贸主管存档归案。
6.由部门经理每月底向总经理交纳一份月销售报表及下月销售方案计划书。
7.所有员工要按公司的销售方针及方案进行销售，不得私自改动方案及销售目的。
8.部门所有员工必须准时出席周例会及月例会，特殊原因必须由主管批准。及由外贸内勤做好所有的会议记录进行归档。
9.销售管理制度与薪资绩效奖金及评估员工的综合考核挂钩。
部门设施管理制度:
1.部门所有电脑,打印机,电话等所有硬件设施受公司行政部门出台的政策监控.
2.部门所需新申请相关设施由主管核准、总经理批准报采购部门。
3.部门必须遵守公司相关控制成本条约对耗材使用以节约为基准。
国际贸易部门相关费用制度
一, 销售费用的计较办法
1.电话通讯费
岗位名称 手机通讯费补贴
主管
营销代表
以上费用不含月租费在内.及出国参加补贴另核实算出
2.通讯邮费
1）由于海外邮递费用相对高,所以本公司实行,一般来样打样等费用都由客户支付,假如客户下单后,邮费可在合同金额中扣除.
2）国内邮递费用可根据来信对方付,往信我方付的原理执行.
3）所单次邮递金额超过RMB100以上者必须由上级主管批准签字
3.补贴费及报销费用
1）一般情况下出差在国内展会者按照公司相关费用制度执行.
2）参加国际展会或国际贸易调查者,必须由主管审核,报总经理批准.实报实销.
国际贸易部门销售方针政策
1.方针:联结合作,紧密向上,提升技术,共享繁荣
2.销售政策:
1.充分利用网络功能,推本企业品牌,维护企业品牌形象
2.在完成自己工作任务的情况下,帮助别人.共取奋进.
3.以品牌占领国际市场。
4.提供强有力的技术开发方案及销售技术撑持
5.采取企业统一签订的效率高的物流企业合作
6.最终采用品牌战术所有产品统一外贸价，超出低于标准一律要总经理批准书。
7.少于最少起订量的采购商采取分散形式的供货，最终促其发展壮大或淘汰出局。
8.针对区域性的海外传媒及其它方式的广告投放撑持。
9.根据区域性的统计调查信息采取优惠待遇政策。
10.初步定位毛绒玩具为主打产品进行开发及推广。
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