企业员工档案管理流程

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企业员工档案管理流程

　　档案管理工作亦有助于激发企业内的信息分享与知识管理活力。企业可以利用卷宗的整理、分类、归纳，使员工更便捷地查找、获取所需信息，以下是小编整理的企业员工档案管理流程，欢迎阅读。

企业员工档案管理流程

　　企业员工档案管理流程

　　1、工人档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

　　2、在档案治理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

　　一、职责

　　（一）综合办劳资员

　　1、负责正确应用好档案，做到职工档案工资的准确无误。

　　2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。

　　3、负责登记工人工作变动情况。

　　4、负责为有关部门提供职工情况

　　5、负责定期向本单位档案室移交档案。

　　（二）综合办档案员

　　1、负责保管工人档案，做好对劳资使用档案情况的监督。

　　2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。

　　3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。

　　二、治理规定

　　（一）工人档案的内容和分类：

　　1、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证实等材料；

　　2、自传材料。是指自己撰写的传记材料；

　　3、鉴定、考核、考察材料。包括实习、毕业鉴定，学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料；

　　4、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料；

　　5、政审材料。包括政审表，政治历史问题和本人检查交代及证实材料，申诉及落实政策的材料；

　　6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料，退出党团组织和民主党派的材料等；

　　7、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料；

　　8、处分材料。包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料；

　　9、招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。包括岗位工种变动审批表、工龄改变证实、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证实等材料；

　　10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大参考价值的，以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。

　　1、材料内容混在一起无法按上述分类的，按其主要内容确定归类。

　　（二）档案的收集、鉴别与归档

　　1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

　　2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。

　　3、档案材料不齐全的，应由劳资部门负责收集、补充，经分管领导批准后归档。

　　4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。

　　5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

　　6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。

　　7、各类归档材料一般按每项材料形成的时间，由远至近依次排列。其中第一类，应将一份近期职工登记表（履历表）放在首页（在目录上仍按时间顺序排列）。

　　（三）档案的保管

　　1、建立健全档案治理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

　　2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

　　3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案应转交组织、人事部门代管。

　　4、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序，并按规定的分类装订成册。

　　5、职工死亡后，其档案移交本单位档案治理部门保管。对国家和单位有非凡贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案按《齐鲁石化公司档案接受征集治理办法》有关规定移交公司档案馆保管。

　　6、退职、退休、失踪、逃亡、自动离职、出国不归等人员的档案，按《齐鲁石化公司档案接受征集治理办法》有关规定移交档案治理部门保管。

　　7、调动、解除（终止）劳动合同或被开除、除名人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司劳动工资部在30日内转交新的工作单位或劳动保障行政部门。

　　（四）档案的借阅与查阅

　　1、任何人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

　　2、档案除非凡情况外一般不借出查阅，如必须借阅时，须持注明借阅理由的单位介绍信，经劳资部门负责人批准，办理借阅手续。外单位借阅档案时，还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。

　　3、借阅档案时，档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。

　　4、查阅档案，必须有查阅单位领导签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证，经劳动工资部门负责人同意后，方可查阅。未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

　　5、档案查阅应遵守以下规定：

　　（1）查阅档案应在阅档室进行，且应2人以上，其中至少要有1名中共党员；

　　（2）在查阅档案时，严禁吸烟等可能污损档案的行为；

　　（3）查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。

　　（五）档案的转递

　　1、档案应通过公司机要部门转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

　　2、对转出的档案，必须按“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。对转出的材料，不得扣留或分批转出。

　　3、接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

　　（六）处罚

　　有下列行为之一的，视情节轻重，由主管部门对有关责任人员给予行政处分或经济处罚：

　　1、不按规定建立档案工作治理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；

　　2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；

　　3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的；

　　4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

　　5、阻挠、拒绝档案治理部门依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；

　　6、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

　　7、违反国家有关档案法规的。

　　（七）档案员守则

　　1、认真执行档案治理规定，遵守保密制度，忠于职守。

　　2、保护档案的安全，不得擅自转移、分散或销毁档案材料。

　　3、除转正定级、党团、调资升级、奖惩等政党性材料可以随时归档外，其它材料应随时进行登记，经主管领导批准后，方可归档。

　　4、需要销毁或处理的档案材料，必须经登记和批准后方可处理。

　　5、不准无关人员进入档案室。不向无关人员泄露档案内容。

　　5、档案材料书写时一律用钢笔或毛笔，字迹要端正、清楚，不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

　　6、档案治理应做到：认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整洁、查（借）阅有手续。

　　企业员工档案管理规范

　　1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

　　2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

　　3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

　　4、查阅原始人事档案管理规定：

　　（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

　　（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

　　（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

　　（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

　　（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

　　5、员工业绩、培训档案：

　　员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

　　（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

　　（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

　　（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

　　（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

　　（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

　　员工档案管理制度第一条人事档案的内容。

　　员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

　　1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

　　2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

　　3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

　　4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

　　5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

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