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人都说:共-产-党的会多,国民党的税多。暂且先不管国民党税多与少,多到什么程度的问题。依我看,会多并不是什么缺点。共-产-党正是依靠种种会议、层层会议、时时会议,把党的政策、精神传达到各级领导人心中,传达到社会大众当中,并通过会议,学习、贯彻各种政策和指示,让中国共-产-党保持了几十年不老的青春活力,也让新中国一步步走向繁荣和强盛。
中国企业并不是会少,而是很多的领导者根本不懂会议的妙用,不会开会,会是开了不少,但却没有发挥到一点作用,或者说是收效甚微。
那么就有人说了,不就是一个会议,有什么不会开的,还能有什么妙用?也有人会说,我天天开会,甚至当了几十年领导,开了几十年的会了,还有什么不会开的?
在这里,我首先问一个问题:在管理者手中,会议是什么?对员工来讲,会议又是什么?恐怕能真正理解、全面悟透会议对管理者妙用、对员工重要性的领导者并不多。我不是狂妄武断,在笔者接触的种种风格管理者当中,不管是年轻一代创业者,还是资深一代管理者,不管是中小企业领导者,还是大型企业中高层管理人员,都对会议的了解、运用不够深刻和娴熟。他们要么是依靠一种权力的强压实施管理,要么是仁性的放任自由管理,结果是企业管理情况都不乐观,中国企业出现问题,陷入经营困境,我可以肯定的说,99% 的企业都是在管理上出了问题。
作为一个管理者,如果不懂管理真谛,不会运用领导者手中的工具,不会恩威并施,不能充分调动企业员工积极性,不能充分领导好员工,那么对企业而言也是一种资源浪费,必然会导致管理失误,经营困难。
在这里,我们就专门来讨论一下会议在管理者手中如何起到不可思议作用,以营销管理为主。我这里说会议有不可思议的作用并不是有夸大之嫌,事实上,如果一个领导者用好了会议,开好了会议,你的工作局面不仅马上可以得到巨大的改变,你自己也会变得很轻松。
管理大师斯隆的1% 与99% 理论可以引申为:在所有的管理工作中,99% 都是程序性的工作,而这些工作,除了在总体上给予指导之外,它们并不需要管理人员特别的关注,只有那些1% 的例外情况是需要经理们给予特别关注的。事实上,一个好的管理人员只需处理好那1% 的例外事务。至于那些程序性事务,则放手让其在固有的轨道上运行,使更多的人能够自主地处理一些事情。
那么,我想:那1% 需要特别关注的事务中,会议应该就是管理者需要特别注意的事务。
一、会议在管理者手中是什么?
1 、 会议是管理者手中的一把剑
在一个优秀的管理者手中,会议应该就象一把宝剑,树榜样、批落后、严管理、下任务、绘愿景、表决心等都可以经过会议来传达。通过会议,不仅可以解决很多内部问题,还可以解决外部困难;不仅可以激发士气稳定民心,还可以提升业绩改变现状。
回顾中国共-产-党创业史,每一次危机关头,莫不是会议在起着决定性作用。从遵义会议开始,肯定毛泽东同志的军事战略主张,确立毛泽东在党和红军中的领导地位,这是党生死攸关的历史转折点,中国革命从此打开了新局面。到新中国建设时期的十一届三中全会,拉开社会主义现代化建设序幕,迎来新中国改革开放三十年辉煌成果。每一次历史关头,莫不是会议在其中起着决定性的作用和意义。
2 、 会议是管理者手中的一把刀
在一个优秀的管理者手中,会议也是强化管理的一把大刀。当不良之风盛行时,会议就是砍向毒瘤的大刀;当制度得不到执行时,会议也是确保执行的屠龙宝刀;当领导的权威性受到挑战时,会议也是明确地位的“闯王刀”。
1927 年八七会议,确立“枪杆子里面出政权”思想,总结了大革命失败的经验教训,坚决纠正和结束了陈独秀的右倾投降主义错误,撤销了他的职务。以及1929 年古田会议,1937 年洛川会议,每一个会议,都莫不是共-产-党领导人砍向错误思想,引领革命红军走向成功解放新中国的重要性会议。
3 、 会议是管理者手中的营销利器
一个优秀的管理者,一定懂得如何利用会议向管理要效益,如何利用会议向员工要成绩,如何利用会议改善现状,纠正错误思想,提升团队竞争力、培养人才,以不断的走向成功和辉煌。领导者只有开好了各种会议,才能稳坐中军帐,决胜于千里之外,才能体现其领导才能,也才能体现“无为而治”的管理境界。
企业中的两种普遍情况都是极不正常的,也是存在很大管理问题的现状:一是老总很忙很忙,低下的员工却无所事事,所有的成绩都是老总一个人努力出来的,反而显得员工无能,其实这种情况下,最无能的并不是员工,而是企业老总;二是企业老总很闲很闲,底下的员工更闲,为什么闲,因为企业根本就没有效益,没有业务,这个时候,老总是无能的,不称职的。
4 、 会议也是管理者手中的喊话器
管理也是一种造势,会议在优秀管理者手中犹如一个喊话器,一种兴奋剂,在士气低落的时候提高士气,在骄气上扬的时候回归冷静,而领导者则坐观大势,随势而为,统帅三军,征战商场。一个优秀的领导,也必须是一个演讲高手,可以三军前演讲,讲师可以在讲台上演讲,一个普通的领导者要在哪演讲呢?答案就是:会议。会议就是领导者的演讲台,一个优秀的领导一定要是一个优秀的演讲者,并在其演讲台上做好管理工作的演讲。
二、管理者都要开哪些会议?
1 、会议的种类
会议可以分为正式会议的和非正式会议。正式会议包括例会和专题会议、紧急会议,例会如晨会、周会、月度总结会议、季度会议、半年总结大会、年终总结大会等;专题会议如针对工作中的问题、重大事件、员工学习培训等都可召开专题会议;紧急会议就是针对一些突发事件、紧急问题召开的紧急主题会议。专题会议可以是紧急会议,紧急会议一定是专题会议。
非正式会议是正式会议的一个补充,可以是会前,也可以是会后,会前是对会议的一个安排布置,会后是对会议决议的一个补充和促进,正式会议是面向参会的全部人员,非正式会议只面向参会的部份人员或骨干。
2 、会议场合的选择
一般情况下,会议地点的选择以正规为主,如经理办公室、会议室等,非正式会议就可以选择酒桌、办公室等地方进行。但这种沟通方一定是灌输式的,集体式的。
三、管理者如何开好会议?
1 、 会议的根本目的
开会不是走形式,也不是完成任务,会议的根本目的是要解决问题。如每天的晨会是要明确当天的工作任务和目标,周会要总结一周工作成绩和问题,表扬大会就是树立榜样、塑造典型、激励大家。
2 、 会议主题的确定
每一次会议都必须要有一个明确的会议主题,解决某一个问题,组织学习某项知识或内容,探讨某个议题或决策,或者根据目前出现的问题,有针对性地采取一些措施,通过会议的形式来解决问题等等,这些都是会议的主题。尤其是针对业务开展上的困境,有很多主管往往找不到原因,其实业务开展的不利,除了客观原因之外,主观原因大多数情况还在于业务人员自身能力的不强。针对这些问题,同样可以开展一系列的学习、培训会议,如:产品介绍、产品优点、谈判切入点、如何报价、如何谈价、如何促成等,每一点都可以作为一个主题,并形成一个系列,通过会议的形式来进行强化训练,以提高销售队伍战斗能力,达到改善销售业绩的效果。
3 、会议气氛的控制
会议气氛的控制也相当重要,在一个良好、热烈的氛围中召开的会议,会充分调动大家的积极性,激发大家的主人翁精神,增强责任心,反之,如果会议死气沉沉,成了一言堂,这个会议也是起不到应有效果的。
4 、会议决议的形成
开会的目的是要解决问题,那么会议就要会而要议,议而要决,但在现实中,往往都是会而不议,议而未决。中国民应医疗信息网笔者参加过很多领导开的会议,都是会是开了,但却未形成什么决议,开会到最后,与会者还是不知道最后的结论是什么,分工是什么,该怎么办,结果是会开完了,没办法,还是要再跑到领导办公室去问。这样的会议是一点成效也没有的,开了等于没开,开的多了,会议的作用价值就会越来越小,再开会员工就会从心里上不重视,反对开会,所以,既然要开会,就一定要形成明确的决议,要么就别开。
5 、会议信息的传达
如前所述,会议在某种时候,实际充当的是一种沟通工具,信息传达载体,同样的信息,会上宣布和会下传达,其效果和意义是完全不一样的。领导者应该学会处处留心,留意公司的每一个有价值的信息,好的或坏的,激励的或告诫的,都可以,并在会上向大家传达和宣布,保证每次会议都要有新鲜的东西给大家,这样就会大大提高会议的效果。
6 、培养员工的列席
对一些优秀员工,你要让他明白领导对他的重视,你不需要清清楚楚的告诉他,很简单,你请他列席一次重要会议,并请他主动发言一次,那么比你亲口告诉他,公司是多么重视效果要好的多。这个时候,会议在领导者手中又是另一种工具,一种激励员工士气的工具。
7 、尖锐问题的处理
有时候,有的员工会借会议提出一些尖锐的问题,或者是本不属于此次会议的问题,故意出难题以为难领导,为了避免难堪,你可以明确告诉他,这个问题不属于本次会议议题,下来再解决。有些问题可以公开讨论,那么就大家表态,有些问题不能公开讨论,那么一定不能公开。
四、一个成功会议的基本流程
1 、会前准备
不打准备无准备之仗,会议亦如此。无论是大的、小的,正式的、非正式的会议都一样,在开会前,主持会议人员都应该做好充分的准备,并提前安排通知与会人员、会议时间、会议主题和准备事宜。现实中我们看到的往往都是开会前才通知,除例会之外,基本上会议只有召集人知道会议的主题和内容,与会者一无所知,什么准备都没有,全凭临场发挥。这样的会议,其质量与充分准备过的会议是相差甚远的,执行力、管理效果的流失,也许正是从这些细节中一点点漏掉的。
2 、会议控制
一个成功的会议,会议的控制是非常重要的。主持人要让所有人都发挥自己的主观意见,积极表态,并在气氛陷入僵局或冷场的时候适时调节,甚至可以讲个笑话活跃下气氛,或者唱个歌激发一下士气,这些小插曲都是完全可的,以避免把会议搞成没有一点生机,框框套套式的“老三曲”。同时,要控制好会议时间,会议进程等,这些,都要求会议主持人始终保持冷静、清醒的头脑,讨论既要放得开,但也不能偏离主题太远,既不能翻陈年旧帐,但也不能因有所顾虑而不敢言语。
3 、会后跟进
会议开完了,形成决议,并不意味着会议就结束了。会议形成的决议最终要执行下去,落实到位,会议的效果才能真正显现出来。所以管理对会议形成决议的执行情况、执行成绩,以及存在问题也要及时进行了解,并根据情况适当调整,会后的跟进才是保证会议效果的根本和重中之重。
五、会议大忌
1 、会上吵架
会上吵架的情况应该不算少见,就连国家议会上,也有因意见相左者而大吵会场,甚至大打出手者都不绝于耳,企业会议上,吵架的情况更是司空见惯了。会上吵架应该是影响最不好的情况了,吵架不仅仅影响的是会议效果,更严重的是影响了与会者的情绪,甚至是把矛盾的双方公之与众,从私下到公开,你敢保证会没有人因此而看笑话?窃窃私语,议论纷纷?甚至一传十,十传百,影响的面之广、之坏是不可估量的。
2 、冗长无果
笔者与到过这样的一位主管,每次开会,都几乎是冗长无比,且每次都没有明确结果。本来一个小时的事情,在他的会上,说着说着,就说成了别的事情,而且是七口八舌,议论纷纷,他自己也说的不亦乐乎,结果时间一分一分的过去了,要下班了,才发现会议问题还没有讨论完,只有延长会议,可这个时候,员工不干啊?加班又没有加班费,家里还有一大摊事情,要不就还是有自己的私事,他还在不停的讲,下边却在不停的看表,焦急万分,问问题,没有表态,他说一个什么,下面都是OK ,无一票否决全票通过,最后的结果呢?是可想而知的了。所以领导者一定要注意会议时间,既要放得开,也要拿得住。
3 、老生常谈
会议多了,就要增强会议的新鲜性,避免老生常谈,没有新鲜。当然,如果每次会议,都是谈论同一个问题,那么,这个领导肯定也是存在问题的,一个问题怎么可以多次谈论而未得到解决呢?同一个问题,出现一次二次可以原谅,三次四次,甚至不断说,而不断重复发生,就不正常了。
4 、局面混乱
有时候会议讨论,针锋相对是难免的,各抒己见是必须的,但一定要注意,不能乱成一团糟,不能所有人都同时说话,这个时候,主持人一定要出面协调,掌握好大局,对一些影响极坏者,甚至可以请他出去,毫不犹豫,毫不留情,以保证会议的严肃性。
管理者开会十大技巧
1. 以积极的心态看待会议 在参加会议以前,一定要以积极正面的心态参加,要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会,你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。
2. 要有明确的会议目的 开会通常为了三个目的:沟通、管理和决策。而不管哪一个目的,会前一定要明白会议的主题,围绕主题有的放矢做充分准备。
3. 精选参加会议的人员 会议的参加人员数量要适度,不能太多,在公司中的层级不能相差太远,否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。
4. 会前要有议程 要在会议之前建立清楚的会议议程,并要在会前发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、本质与架构,使他们能有充分的时间准备相关的资料。
5. 会前要作准备 参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备,包括收集信息、准备资料,如要在会上发言不但要准备发言内容,还要设想别人可能会提的问题并作准备。
6. 公开称赞、私下批评 会中要做到就事论事,争论时不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。
7. 开放心胸,容纳意见 会中要采取民-主模式,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。
8. 设定时间,准时开始、准时结束 要尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
9. 认真做好会议记录 一定要有一个准确完整的会议记录,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。
10.事后追踪 要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。
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