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技术档案管理人员职责
第一条 为了加强城市地下管网管线工程档案的管理,防止和减少城市建设中对管线的损害,按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作,保证科技档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》以及《湖北省城市建设档案管理办法》的有关规定,结合本市实际,制定本办法。
第二条 科技档案是党和国家的一项宝贵财富，它具有工作查考、科研研究、经验总结、技术交流等作用。因此，对科技档案实行集中统一管理。对有关技术文件材料，任何个人和技术业务部门不得长期存放，应按照规定及时立卷归档。
第三条 科技档案室的主要任务是：
一、收集、整理、统计和保管本单位的技术档案；
二、积极开展技术档案的利用工作，编制各种查找工具和汇编参考资料；
三、对科技档案的价值进行鉴定，确保科技档案的保管期限，并负责销毁已过保管期限而又无保存价值的技术档案。
四、做好库房管理工作，确保档案的完全、完整。
第四条 正确区分技术档案和技术资料。
凡是记述和反映本单位勘测、规划、设计、生产技术和管理活动，具有历史查考和凭证作用并按一定的归档制度集中保管起来的技术文件材料，都是技术档案，而为了工作参考的目的收集的科技文件材料，都是技术资料。
第五条 档案室必须认真贯彻执行党和国家的保密制度，维护档案的安全和保守国家的机密。
第六条 档案人员要在党的领导下，认真学习政治理论，学习有关的技术业务知识和技术档案专业知识，总结工作中的经验、教训，不断提高档案管理水平。
第七条 完成领导交办的其他科技档案工作任务。
第二章科技档案的归档范围
第八条 归档原则：集中统一管理本单位的技术档案；遵循技术文件材料的自然形成规律和内在联系，保持文件材料的成套性；便于保存，保证完全、完整，便于提供利用是技术文件材料归档的基本原则。
第九条 归档范围：凡是记述和反映本单位基本建设的勘查设计和施工等工作中形成的设计资料、设计任务书、总体设计、单项设计、工程概算与决算、开竣工报告、施工中变更记录、工程鉴定验收材料、竣工图纸及有关审批文件、等。
第十条 设计单位在设计中采用的标准设计,应作为本单位的科技档案,在该设计文件的目录中注明其名称、编号、日期.
第十一条 凡归档的科技文件材料，要做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，不得用铅笔、圆珠笔书写和用复写纸复写。
第十二条 归档的科技文件材料，一般应归档一份，重要的和使用频繁的，可多归档一份或几份，以供日常借阅。归档时间。一般应在一个项目全部完成后一次归档.根据具体情况,亦可分期分批归档.
第十三条 科技文件材料整理立卷的要求
一、一个独立完整的项目或专题，可组成一个保管单位（即案卷或卷盒），当形成的科技文件材料较多时也可根据内在联系组成若干个保管单位。
二、每个保管单位都必须有规定的封面，卷内目录和备考表应准确填写。每个保管单位编一个流水号，编在每页的右下角（封面、卷内目录、备考表不编号），按照先文字后图纸的原则装订成册。
档案装订应先去掉易锈物，禁用易霉物（如浆糊等）粘贴。图纸尺寸按297×210毫米折叠成手风琴式，厚薄均匀，装订处不压字、不脱页，尽量做到大折小补，周边整齐（右、下边），使成册后的档案牢固、整齐、规格一致。
底图不装订、不折叠，根据组卷原则，按顺序（或图号）平放或卷放。
第三章科技档案的管理
第十四条 档案室对接收来的科技档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。
第十五条 对档案要定期检查，发现问题及时处理，确保档案的完全。
第十六条 库房内要保持清洁，并能防盗、防火、防潮、防虫、防尘等。
第十七条 修改科技档案，必须申明理由，底图修改后，必须对蓝图进行修改，这一工作应由原设计者完成。
第十八条 机构变化、单位撤销或合并时，应将科技文件材料妥善保管，不得随意分散或带走。
第十九条 根据“分门别类，便于保存和查找”的原则， 结合自来水企业的实际情况进行分类：按地区分类两种，沙市区、荆州区。这样既遵循了科技档案的自然形成规律,又保持了自来水企业的灵活多变的特点,达到方便管理与利用.
第二十条 科技档案的保管期限，分为长期和定期，凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。
第四章科技档案的借阅利用
第二十一条 集中统一管理科技档案的目的,是为了积极地开展利用工作,为城市建设、生产和科研工作服务。档案管理人员，要为查找档案创造条件，根据需要编制必要的检索工具，做好利用效果的统计。
第二十二条 借阅科技档案由借阅者先查阅目录,将目录号交档案管理人员索取案卷.
第二十三条 借阅科技档案时必须当前查点清楚,并办理借阅手续.借阅的案卷要爱护,不得拆散折角\涂改和污损.
第二十四条 科技档案时间不超过两周,借阅人应遵守时间按期归还.借阅者工作调动或出差时,应事先将借阅的档案全部归还.
第二十五条 归还档案时由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销.
第二十六条 严格保守国-家-机-密,凡借阅的案卷,不得转借或翻印复制.
技术档案管-理-员岗位职责
1.负责监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件形成、积累和立卷工作。
2.按照规范收集和汇总工程前期和勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的档案资料，并负责办理移交手续。
3.收集施工全过程中形成的其他技术文件并进行立卷归档。
4.科学分类、合理编目、整理所有归档工程技术档案资料。
5.工程部、勘察、设计、施工、监理等单位之间的工作联系单、签证等工程技术信息的传递工作。
6.准确、快捷提供工程档案资料，满足各方面对工程档案资料的利用需求。
7.工程竣工验收前，联系城建档案管理机构对工程档案进行预验收。工程竣工后，将所有工程档案、资料移交相关部门存档。
8.工程部内文件的编写、打印、复印及管理工作。
技术资料档案管理制度
1 目的
1.1 对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件( 书) 档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。
2 范围
2.1 适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件、科技资料的归档管理等。
3 职责
3.l 质控部办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。
3.2 各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。
3.3 财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。
3.4 宣传人员负责影像资料的收集归档管理。
3.5 质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。
3.6 办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。
3.7 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。
3.8 各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。
3.9 各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。
3.10 技术主管批准到期记录( 档案) 的销毁处理。
4 程序
4.1 记录格式的确定
4.1.1 技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。
4.1.2 质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。
4.1.3 质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。
4.1.4 所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。
4.1.5 在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。
4.1.6 上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。
4.2 记录的内容要求与改进
4.2.1 格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式应予以废除停用。
4.2.2 原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校( 复) 核人员签字等。
4.3 记录的填写
4.3.1 各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”( 附后) 要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。
4.3.2 记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了，不得用铅笔填写。
4.3.3 记录上必须有记录人的签名，有审核、批准要求的，相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。
4.3.4 检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。
4.4 记录的更改
4.4.1 当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则：被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚( 采用“杠改法”) ，更改后的值( 或文字) 应在被更改值( 或文字) 的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。
4.4.2 如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。
4.4.3 电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。
4.5 记录( 档案) 的收集与归档
4.5.1 本单位的记录、档案实行分级管理，即由档案室和各科室分别存档。
4.5.2 记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有该记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。
4.5.3 各科室的质量记录由本科室人员收集，本科室兼职档案员每季度收集汇总一次，按记录内容分类编目，年末进行预立卷后，凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写《档案移交清单》，于规定时间交档案室归档。
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