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档案馆安全管理制度
第一章总则
第一条 为了加强对安全档案的管理、收集和整理工作，有效地利用和保护档案，为学校安全及各项工作的顺利开展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河北北方学院档案管理办法》及有关法律法规，制定本规定。
第二条 本规定所称的安全档案是指学校安全部门过去和现在在从事日常的治安、户籍、政保、安防、消防、稳定及综合治理等工作中形成的对学校安全及其他各项工作有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
第三条 保卫处工作人员有保护安全档案的义务。
第四条 安全档案管理坚持依法治档、统一领导、分级管理、专人负责的原则，共同保护档案的完整与安全，为处室及学校工作服务。
第五条 安全档案管理工作接受档案管理部门和学校综合档案馆的监督和指导。
第二章管理部门及职责
第六条 安全档案的管理由处领导班子统一领导。领导班子依法管理本单位档案，明确管理档案的部门和人员，增强本单位职工档案意识，创造条件提高档案管理人员的业务水平，确保档案完整、准确和安全。
第七条 办公室统筹规划本单位的档案管理工作，具体职责为：
（一）贯彻执行学校档案工作的各项政策、规定；
（二）在本单位领导和综合档案馆的指导下，实施学校档案工作计划、规划；
（三）根据《档案法》及有关法律、法规，制定本单位文件材料归档及档案保管、利用、销毁和移交等有关规章制度；
（四）负责本单位在工作中形成的文件材料、声像材料、实物资料的收集、积累、整理、立卷和向学校综合档案馆移交档案等工作；
（五）参与本单位档案史料的整理和编研工作；
（六）监督各科室的档案整理和保管工作。
第八条 各科、室、指定专人具体负责档案管理工作，管理人员应认真执行党和国家有关政策和学校有关规章制度，严守纪律，保守秘密，忠于职守，具备档案专业知识和相关的科学文化知识，认真参加学校及其他相关部门的业务培训，不断提高档案业务能力和管理水平。
第九条 各科、室、定期向档案室移交档案。
第三章档案的管理
第十条 档案的收集
（一）属处办公室保管的档案由学校办公室负责收集，本学年初立上一学年的卷，预立本学年的卷。
（二）属各科、室、保管的档案在每一学年的第一个月向办公室移交。移交的文件材料应完整、准确、系统。移交的电子文件，应有相应的纸质文件材料。
（三）重大事件、临时性工作在工作结束后十日内收集立卷。
第十一条 档案的整理：要以事件特征为依据进行分类，特征相同的为一类，根据分类和时间整理归档。文件材料整理要符合规范。
第十二条 档案的立卷
（一） 根据有关规定和案卷的价值分为永久、长期、短期；
（二） 根据案卷的保密程度分为绝密、机密、秘密。
第十三条 档案的保存：按照保存年限和保密级别保存，并编制检索工具，编辑档案参考资料，保存的文件书写和载体材料须能耐久保存。
第十四条 档案的借阅
（一）因工作需要借阅档案的，应填好档案查阅单，并现场借阅，不得随意带出办公室。
（二）确因工作需要外带，需办理外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。
（三）借阅绝密文件要经校级领导批准。使用人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失
第十五条 档案的监督：办公室根据各科、室、上报的档案总目录，预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，以监督各部门及各部门档案的管理工作。
第十六条 档案的销毁：须报学校有关部门及领导批准，销毁时应有两人以上负责监销，并做好纪录。
第十七条 档案的备份：所有有价值的文件、安全纪录等必须备份。备份与源文件分开保存。
第十八条 档案的移交：按照《河北北方学院档案管理办法》定期向学校综合档案馆移交整理好的档案。
第四章档案管理的范围和内容
第十九条 根据《档案法》和《河北北方学院档案管理办法》，安全档案归档的范围包括安全基本情况和安全管理情况。
安全基本情况应包括以下内容：
（一）年度安全工作计划、部署，各种安全文件资料。
（二）单位基本概况，重点部位情况。
（三）安全责任人、管理人、安全员岗位职责。
（四）各种安全制度。
（五）各种安全设施、器材情况。
（六）其他与安全有关的情况。
安全管理情况应包括以下内容：
（一）安全设施、器材定期检查记录，维修保养的记录。
（二）安全隐患及其整改情况的记录。
（三）安全检查、巡查记录。
（四）安全宣传教育培训记录。
（五）安全情况、事件、事故及处理记录。
（六）奖惩情况记录。
（七）其他有关安全管理的情况。
第五章设备和经费
第二十条 各单位每学年为档案管理工作划拨一定的经费，有计划地为档案工作配备复印、扫描等设备，保证档案工作的现代化建设与信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第六章责任追究
第二十一条 有下列行为之一的，依照有关法律、法规及规章给予行政纪律处分，直至追究法律责任。
（一）毁损、丢失或擅自销毁安全档案的；
（二）擅自向外界提供、抄摘安全档案的；
（三）涂改、伪造安全档案的；
（四）未及时上报归档或档案管理不善的；
（五）未按手续借阅、外带档案的。
第七章附则
第二十二条 本规定解释由保卫处负责。
第二十三条 本规定自公布之日起施行。
档案室安全管理制度
（一）档案工作制度
1 、档案工作是行政管理工作的一部分，须有一名校领导分管。
2 、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报，以便及时了解档案工作动向，领导本校档案工作。
3 、档案工作由校办公室负责，对各处室的兼职档案员进行业务指导，在档案移交时检验案卷质量。
4 、遵照“集中统一管理”的原则，本校各类档案应集中存放在校综合档案室，实行统一管理。
5 、根据国家有关档案管理的规定，结合学校档案工作的实际适用本校实际的保管期限表、归档范围等。
6 、建立以校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络，定期活动。
7 、编制各种检索工具、参考工具，积极为学校管理提供便利，及时做好登记和统计工作。
8 、档案人员应加强学习，不断提高思想觉悟和不断更新业务知识，使学校档案工作更趋规范化、科学化。
（二）档案工作人员岗位责任制
1 、档案工作人员必须严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人员共和国保密法》规定的各项条款，依法办事；认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。
2 、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作，努力提高案卷质量。
3 、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。
4 、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参考资料
做到调卷及时迅速、准确无误。
5、 做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全
防护工作，维护国家的档案不受损失。
6 、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理科学化、现代化。
7 、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利
用范围，不得泄露档案的机密和内容，确保档案机密的安全。
（三）档案资料归档制度
1 、凡是在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。
2 、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各处室的任务之一，应列入各部门兼职档案员的职责范围，建立岗位责任制，学校档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。
3 、各处室在工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应整理立卷后归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中。
4 、每年三月底以前，处室兼职档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案，并将上一年度档案材料移交档案室。
5 、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录，做好向档案室移交的准备工作。
6 、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收，移交时应履行移交手续，填写移交清册。
（四）档案库房管理制度
1 、努力创造条件实现档案现代化管理，使库房管理更趋科学化。
2 、库房由档案人员负责管理，并负责每天检查门窗电的开关情况。
3 、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。
4 、明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管。
5 、库房必须具有专用橱柜，并被有必要的安全保护设施，以确保档案的安全。
6 、非档案室工作人员不得进入库房，查阅档案不得在库房内进行。
7 、库房内不得堆放其他物品，以保证库房的整洁。
（五）档案保密保卫制度
1 、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2 、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。
3 、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。
4 、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。
5 、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。
6 、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
7 、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。
（六）档案资料借阅制度
根据《档案法》和有关规定，特制定本制度。
1 、外单位查阅档案，应持单位介绍信，一般应有二人。查阅机、绝密或组织、人事方面的文件，必须是党员。
2 、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走。
3 、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位领导同意。
4 、学校档案严格控制借出，如确因工作需要，应经本单位领导批准，借出时间一般不得超过三天。借阅期间，要确保档案的安全。
5 、凡摘抄本校档案材料，应写明年代、卷号、张号，并认真校核。出具证明材料，要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经经办部门同意。
6 、利用档案者，必须注意保守机密，不得任意泻漏和向外公布。
7 、查阅档案, 必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损，更不得拆卷抽取；撕毁原件，违者将依据《档案法》规定追究责任。
8 、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例，利用者责任向档案室提供信息反馈。
（七）档案销毁制度
1 、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。
2 、凡需销毁的档案必须编造清册，并撰写包括：本单位和卷宗的简短历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。
3 、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并需签名盖章以示负责。
4 、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开。
（八）档案保管制度
1 、档案库房和档案柜、资料架要统一编号，档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐，
重点档案和一般档案要分别保管并定期检查，对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。
2、 认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易
燃品，库房内外放置灭火器材，以应急需；库房门窗要装置防盗设备，及时关开、上锁，钥匙由专人专柜保管，不得随身携带；经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生；注意观测库房温湿度，尽量控制在规定标准；每年四月份放置一次杀虫剂，并视情况及时采取措施，防止鼠咬虫蛀。
3 、对档橱、架要经常进行保养，防止锈蚀，保持美观清洁。
4 、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查，并作记录。
（九）档案统计与汇报制度
档案统计，是掌握情况，分析和研究档案工作问题的一种有利工具。加强档案统计工作是提高档案科学管理水平的必要措施和重要标志。为进一步加强档案统计工作，特制度如下统计制度。
1 、办公室要指定专人兼管档案统计工作；负责全校档案构成、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作；负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
2 、抓好档案统计的原始记录工作。档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容：卷内目录、案卷目录、档案收进、移出登记、档案利用与利用效益登记。
3 、建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据，按上级部门的要求及时报送各种报表。到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。
4 、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。
5 、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常工作中进行，随时保证档案与帐目相符；每年底对本年度的各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。
6 、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查、综合分析、对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。
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