人事档案的整理与归档

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人事档案的整理与归档

　　人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，人事档案的整理与归档有什么需要注意的?以下是小编为你整理的人事档案的整理与归档，希望能帮到你。

人事档案的整理与归档

　　文书档案归档整理操作方法--收集装订归档判断分类排列编目装盒

　　档案管理分为文书档案盒、科技档案(基本建设、科学研究、设备仪器、产品)、会计档案、干部职工档案(人事档案)、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即"遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用"。

　　一、文书档案管理基本要求

　　要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》(DA/T22-2000)和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

　　二、文书档案管理基本概念

　　(一)文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

　　(二)文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章(编号)、编目(编制文书档案管理归档文件目录)、装盒，使之有序化的过程。

　　归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理http://cankao.gcw818.com的起点。

　　(三)全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

　　(四)全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

　　三、文书档案管理整理方法

　　(一)文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整;收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

　　1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的"红头文件"的归档。

　　2、检查本单位在年度工作中产生的"白头文件"材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料(总结、计划)、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料;本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本(党委、党组会议，行政、办公会议)等;各类花名册、登记簿(干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿);年报表(业务、党员、人事劳资等各种统计报表);各种介绍信存根(党团组织关系、干部调动、行政事务等)、协议、合同。

　　以上收集到的"红头文件"和"白头文件"材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

　　(二)文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

　　(三)文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以"件"为单位固定在一起即单"件"装订，便于保管利用。

　　1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件;计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件;来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

　　2、文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来复在后;汉文在前，少数民族文字在后;不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后;有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

　　3、装订的部位与对齐方式及注意事项：?文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。?装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订(注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾)。或较厚的文件采用"三孔一线"的线装方法装订。

　　(四)文书档案管理分类：

　　文书档案管理归档文件采用年度--保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

　　1、区分年度

　　①年度以落款日期为准。如2014年形成的《2014年工作总结》应归入2014年。

　　②跨年度的文件放入办结的.年度。如2014年形成的《2014-2014年工作规划》应归入2014年度;某单位2014年立案、2014年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2014年。

　　③几分文件作为一件，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

　　④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

　　⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

　　2、文书档案管理区分保管期限

　　将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

　　永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢?《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

　　①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

　　②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料;房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

　　③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组(党委)、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料;本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

　　④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料;人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

　　准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主(即以我为主)，在操作时，实现对每级文件(上级、本级、同级、下级)文件进行两分制：

　　上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件;上级机关对本机关或人员的表彰文件;上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

　　本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存;一般的保存30年或10年(表中界定具体清晰)

　　同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

　　下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

　　(五)文书档案管理排列

　　1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

　　2、在同一保管期限内，把同一机构(或问题、文号)有内在联系(如同一次活动、同一项工作，同一个会议)的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是"遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系"整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

　　3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

　　(六)文书档案管理编号

　　文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。

　　文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

　　1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

　　2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2014。

　　3、保管期限：文书档案管理归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

　　4、件号：文书档案管理归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号(即每年分期限共编三条流水号)。

　　件号包括室编件号和馆编件，分别在文书档案管理归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内;按文件排列顺序从"1"开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2014年永久件号：1、2、382

　　30年件号：1、2、373

　　10年件号：1、2、3243

　　馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

　　(七)文书档案管理编目

　　文书档案管理归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制文书档案管理归档文件目录。

　　文书档案管理归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

　　文书档案管理归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

　　1、件号：填写室编件号。

　　2、责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如"海南省纪委"，不能使用"本厅"、"省教育厅"等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现"以我为中心"的精神。③未署责任者的文书档案管理归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

　　3、文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2014]198号、琼邮管[2014]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如"会议文件之一"等文件顺序号，亦不得填写"情况反映"等刊物名册。

　　4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加"〔〕"号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2014]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

　　5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20140708、20141112表示月、日的数字可回行填写，如20140708。

　　6、页数：每一件文书档案管理归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

　　7、备注：用于填写文书档案管理归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注"*"号，将具体内容填写入备考表中。

　　(八)文书档案管理装盒

　　装盒是将文书档案管理归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

　　1、装盒要求：文书档案管理归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与文书档案管理归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为"死档"。

　　2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。

　　3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"/"号连接。

　　4、备考表放在盒内所有文书档案管理归档文件之后，用以对盒内文书档案管理归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

　　①盒内文件情况说明：填写盒内文书档案管理归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后文书档案管理归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行文书档案管理归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加"*"号标示。

　　②整理人：填写负责整理文书档案管理归档文件的人员姓名，以明确责任。

　　③检查人：填写负责检查文书档案管理归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

　　④日期：填写文书档案管理归档文件整理完毕的日期。

　　(九)文书档案管理编制检索工具

　　1、归档说明(全宗说明)内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况(领导班子、内设机构及领导任职情况)本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷)。

　　2、打印文书档案管理归档文件目录(采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份)。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明(全宗说明)装订成册：归档说明(全宗说明)、永久目录装订一式两本;归档说明(全宗说明)、永久、30年、10年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

　　全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

　　年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2014年

　　保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年。

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　　企业人事档案如何建立

　　人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。人事档案包括员工的经历、家庭情况、社会关系、成长历史，员工在工作调动、职务提升、思想品德、业务才能所作的鉴定和评价材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;各种奖励、处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料(包括工人的招用、劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料)等十多项内容。就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案管理管理工作人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。就人力资源部门而言，认真审阅接收、收集整理员工人事档案管理就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况，为合理配置人力资源提供有力依据。就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程。是记载人生轨迹的重要依据。它真实记录着每个人在学习、工作中的成就及过失。是评价一个人供最基本、最权威的证明材料，，具有法律效用，实行养老保险社会统筹之后，参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。

　　目前企业人事档案管理工作，还存在不少问题，主要表现在: 随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路，在人才流动频繁的今天被逐渐打破，许多单位用人不再审档，认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位，怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度，根本就没有设立档案管理部门。对人事档案管理的要求有所松动。有些企业尽管有人事档案管理部门，但由于负责管理负责的是企业的组织或人事部门，这些部门不能为企业带来直接的经济效益，所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视，在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题:不严格执行《人事档案管理材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中存在不严格现象;有些企业因办公用房紧张，人事档案管理室一直和办公室在一起。企业减员增效，人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他非专业人员兼管，在人事档案管理手段上，因为没有单独的计算机和人事档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案管理材料不能及时归档整理，存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式，仅充当人事档案管理“保管员”的角色，对接收到的员工人事档案，只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉;这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题，影响了人事档案管理工作的严肃性，降低了人事档案管理工作作用，更谈不上为企业决策者提供第一手资料了了。上述这些对人事档案管理欠缺的认识和做法，势必会影响人事档案管理在人才资源开发中所起的作用。

　　新时期员人事档案管理工作的思路及对策什么?企业究竟如何管理利用好人事档案，让它发挥出应有的作用，这是需要探讨的问题。笔者认为应从以下几方面入手:

　　1 提高企业决策者对人事档案管理工作重要性的认识

　　一是加强宣传力度，提高企业决策者对员工人事档案管理重要性的认识。利用多种渠道向企业决策者宣传有关人事档案管理的管理知识，要让企业决策者充分认识到，人事档案理是反映员工综合素质的.一个重要方面，是企业或用人单位选贤举能的重要依据，是对员工本人进行定位的重要参考，人事档案管理并不是可有可无的，它对员工今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。我们经常在讲要建立企业完善的企业人力资源管理系统，这其中中就包含着企业人事档案管理的整体管理水平的完善和提高。

　　2 人事档案管理工作要制度化、标准化、现代化

　　随着企业规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，也给人事档案管理的管理模式提出了要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门或组织部门，应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合，形成一套适合企业人事档案管理制度化、标准化的管理方法，制定一些列管理制度，如:企业人事档案管理管理条例、档案管理机构及其职责、人事档案保管制度的基本内容、归档制度、档案保管制度、档案借阅制度、人事档案管理的查阅、借用和转递应遵守有关规定;人事档案管理材料的收集、鉴别、整理、归档工作的规定等，使人事档案管理的管理制度更加完善、严谨和行之有效。通过制定和贯彻各种标准、规范，保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益。

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