公司档案管理制度(集合15篇)

　　在社会发展不断提速的今天，各种制度频频出现，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。到底应如何拟定制度呢？以下是小编收集整理的公司档案管理制度，欢迎阅读与收藏。

公司档案管理制度(集合15篇)

公司档案管理制度1

　　第1条档案的管理：

　　(一)办公室是档案的执行管理部门,并由专人负责档案管理;

　　(二)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档;

　　(三)档案管理人员坚持文书随时立卷归档,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作,档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料;

　　(四)档案管理使用专用电脑,建立电子档案和索引目录以备科学查档;未经办公室同意,其它员工一律不得擅自使用。

　　第2条档案归档范围：

　　(一)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;

　　(二)政府、项目批文、合同,公司董事会形成的文件材料;

　　(三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等);

　　(四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);

　　(五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司决定等),发展规划、工作总结等;

　　(六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸,工程部门留用复印件备份等;

　　(七)公司各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档);

　　(八)公司有效证照、证件;

　　(九)具有法律效力及保存价值的文件;

　　(十)公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

　　(十一)员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

　　(十二)公司获得的各种社会荣誉资料;

　　(十三)会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关财务类文件材料(此类档案由公司财务部自行保管存查);

　　(十四)组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训;

　　(十五)其他需要归档管理的资料,包括声像形式记录下来的'对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　第3条档案立卷要求：

　　(一)办公室应及时做好档案归档分类保管工作;财务和物业应自行及时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料,如材料还需使用,也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续;各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交归档的文件材料;

　　(三)各部门向办公室提交档案时,要严格履行移交手续;档案管理人员按文件材料分类造册,并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间;

　　(四)档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点,保持档案质检的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;

　　(五)卷内档案材料应按材料排序,依次编写页号;

　　(六)有关卷内材料的情况说明,都应逐填写在目录备注内;

　　(七)案卷封面,应逐项按规定用钢笔或签字笔书写,字迹要工整、清晰。

　　第4条档案归档时间:

　　(一)公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论;

　　(二)财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示后交办公室存查;

　　(三)物业公司档案按公司工作要求清整情况及结论报办公室存查;根据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。

　　第5条档案的借阅:

　　(一)借阅档案需按规定办理借阅手续,在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为,并应及时归还。

　　(二)各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅;

　　(三)公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准,否则不予借阅;

　　(四)借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销;

　　(五)借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司总经理批准;

　　(六)借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过10天;档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录;

　　(七)借阅人对档案要妥善保管,不得遗失;

　　(八)凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理;

　　(九)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经总经理同意方可办理。

　　第6条档案保密级别:

　　(一)档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注;

　　(二)有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用;

　　(三)有密级档案只限档案管理员管理;

　　(四)一般档案管理,属业务工作使用范畴,对内予以及时提供利用;对外按借阅手续经办公室主任批准办理。

公司档案管理制度2

　　1、文件档案的管理:

　　1.1文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函,文字记录和业内资料等内容。

　　1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交档案室集中管理。

　　1.3归档的文件材料必须完整、准确、系统,文件书写和载体材料必须耐保存,文件材料整理符合规范。

　　1.4档案资料如因特殊情况,需修改,复印,摘抄,涂改等,属绝密或机密文件的必须由总经理审批,属秘密文件的必须由公司主管领导审批,各部门保密文件由各部门部长审批。

　　1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成,手写方式必须使用钢笔或碳素笔。

　　1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准,特殊类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。

　　2、电子文档的管理:

　　2.1收集、积累要求:

　　■记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

　　■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互保证准确、可靠的标识关系。

　　■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上,并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。

　　■用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。

　　■用扫描仪等设备获得的图像电子文件,如果采用非标准压缩方法,则应将相关软件一并收集。

　　■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时必须保证其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

　　■用视频设备获得的动态图象文件,收集时必须保证收集其压缩

　　方法和软件;用音频设备获得的文件,收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。

　　■由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时必须保证参数准确、数据完整。

　　■通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

　　■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

　　2.2收集、积累方法:

　　■及时按照要求制作电子文件备份。

　　■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

　　■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

　　■电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。

　　2.3归档要求:

　　■把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

　　■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　　■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签,标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。

　　■将相应的`电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

　　■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

　　■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。

　　3、声像档案的管理:

　　3.1声像资料的收集整理,原则上要保存声像资料原件(底片),重要资料要附文字说明。

　　3.2文字说明的编写要求:

　　■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

　　■应能准确解释档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。

　　■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。

　　3.3声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。

　　3.4底片册、录音、录像带、软盘,应放在专用架内,严禁挤压堆放,并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。

　　3.5原版声像档案一般不得借出档案室,如有特殊需要,需由部门领导批准,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。

公司档案管理制度3

　　一、文书档案归档制度

　　1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

　　2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

　　3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

　　4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

　　5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

　　6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

　　7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

　　二、专职档案工作人员岗位责任制

　　1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

　　2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

　　3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

　　4.负责档案库房各项制度的落实。

　　5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!

　　三、兼职档案工作人员岗位责任制

　　1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

　　2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的.任务。

　　3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

　　4.严格执行各项档案管理制度。

　　5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

　　四、部门立卷制度

　　1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

　　2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

　　3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

　　五、档案保管制度

　　1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

　　2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

　　4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

　　5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

　　6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

　　7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

　　六、档案保密规则

　　1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

　　2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

　　3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

　　4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

　　5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

　　七、档案借阅制度

　　1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

　　2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

　　3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

　　4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

　　5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。公司档案管理规章制度范文由精品学习网提供!

　　6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

　　八、其他

　　解释权归公司行政人事部。

公司档案管理制度4

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的'借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

公司档案管理制度5

　　1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

　　2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

　　4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

　　5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

　　6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

　　7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

　　9、办公室对上级机关和本机关下发的.公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

　　10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

　　11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

　　12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

　　13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

　　14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

　　15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

　　16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

　　17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

　　18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

公司档案管理制度6

　　1目的

　　规范分公司档案资料的管理工作。

　　2适用范围

　　适用于分公司所有档案资料的管理工作。

　　3职责

　　3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。

　　3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。

　　3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的'发放审批工作。

　　3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。

　　4实施程序

　　4.1归档保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。

　　4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。

　　4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。

　　4.2文件、资料归档的要求。

　　4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。

　　4.2.2归档的文件材料要完整齐全。

　　4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。

　　4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。

　　4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。

　　4.3档案资料的保管。

　　4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。

　　4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。

　　4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。

　　4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。

　　4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。

　　4.3.7质量记录保存期为二年。

　　4.4档案资料借阅管理。

　　4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。

　　4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。

　　4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:

　　4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;

　　4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;

　　4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;

　　4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。

　　4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。

　　4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。

　　4.5档案鉴定和销毁

　　4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。

　　4.5.2档案鉴定小组的任务:

　　4.5.2.1负责制订档案保管期限表;

　　4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。

　　4.5.3确定保管期限原则

　　4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

　　4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。

　　4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。

　　4.5.6销毁档案的程序包括:

　　4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。

　　4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。

　　4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。

　　5相关文件和质量记录表格

　　5.1《档案管理制度》

　　5.2《保密规定》

　　5.3《文件发放登记表》

　　5.4《文件借阅登记表》

公司档案管理制度7

　　为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。

　　一、档案管理原则

　　公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则。

　　二、组织

　　公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作。

　　三、档案管理部门的工作职责

　　（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。

　　（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。

　　（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档。

　　四、档案管理人员职责

　　（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；

　　（二）凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

　　（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。

　　五、归档公司档案室资料

　　（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

　　（二）本公司的请示与上级机关的批复；

　　（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

　　（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；

　　（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；

　　（六）综治工作材料；

　　（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

　　（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；

　　（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

　　（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；

　　（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。

　　六、档案的收集与归档

　　（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。

　　（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。

　　（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。

　　（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

　　（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。

　　（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。

　　七、档案的保管

　　（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。

　　（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；

　　（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。

　　（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。

　　（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制。

　　八、档案的借阅

　　必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。

　　（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；

　　（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚；

　　（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；

　　（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；

　　（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。

　　（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。

　　（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失。

　　（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。

　　九、档案室保密制度

　　（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。

　　（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。

　　（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。

　　（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，方可提供。

　　（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。

　　（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。

　　十、档案的鉴定与销毁

　　鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实际情况进行。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：

　　（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的.，具有长远利用价值的档案定为永久保存；

　　（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16―50年；

　　（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。

　　（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。

　　（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁。

　　（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

　　十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。

　　十二、本管理制度自发布之日起实施。

公司档案管理制度8

　　一、严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

　　二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

　　三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

　　四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

　　五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

　　六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

　　七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

　　八、归档资料必须符合下列要求：

　　①文件材料齐全完整;

　　②根据档案内容合并整理、立卷;

　　③根据档案内容的.历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

　　十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

　　十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

公司档案管理制度9

　　为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

　　一、总则

　　（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

　　（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

　　（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。

　　二、档案部门设置及其职责

　　（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：

　　1、制订本公司档案工作的.规定、管理办法和工作计划等。

　　2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

　　3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

　　4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

　　（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

　　1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。

　　2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

　　三、档案接收与整理

　　(一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：

公司档案管理制度10

　　建筑分公司合同档案管理员岗位责任

　　一、遵守国家《建筑法》、《合同法》、《招标投标法》等法律法规。认真学习贯彻公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件,协助本部门领导搞好贯标工作。

　　二、建立健全建设工程合同台帐,运用微机实现建设工程合同动态管理。分析汇总各时期合同签订及经济指标完成情况,为领导及相关部门提供及时、准确、真实的.数据信息。

　　三、按照建设工程投标评审程序做好建设工程《合同评审记录》及《合同会签》,及时发送建设工程合同文本到相关部门,并做好发送登记。完成每年度合同文本的装订、立卷、归档,做到建设工程合同台帐与文本档案相统一,完备、整洁、规范。

　　四、建立分包合同及各类经济合同台帐,整理备案分包合同及各类经济合同文本。

　　五、严格保守企业经济机密。

　　六、完成领导交办的其它工作。

公司档案管理制度11

　　为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。

　　一、档案的分类：

　　1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

　　2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

　　3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。

　　4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

　　5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

　　6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

　　二、存档：

　　1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

　　2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。

　　（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

　　（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。

　　（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

　　（4）文件的电脑存档。

　　（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。

　　（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

　　三、借阅：

　　1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

　　2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

　　3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

　　4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。

　　5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。

　　四、专业技术资料的'管理

　　1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

　　2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

　　3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

　　五、文档的销毁

　　1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

　　2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

　　3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

　　六、档案立卷

　　每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

　　七、附则

　　1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

　　2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

　　3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。

　　4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。

公司档案管理制度12

　　第一章总则

　　一、目的

　　为规范公司客户档案管理，增强公司客户档案的实用性、有效性和保密性，促进销售工作的顺利进行，特制定本制度。

　　二、范围

　　与公司发生业务或即将发生业务的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户，都是本制度的管理范围。

　　三、职责

　　公司销售档案管理由营销总监总负责；各部门经理负责本部门客户档案管理；人力资源部为本制度的监督、处罚部门。

　　第二章档案的内容和建档方法

　　一、客户档案的内容包括以下四项资料：

　　1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

　　2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

　　3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

　　4、交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的.问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。

　　二、建立客户档案卡。档案的分别为两类，一是经销商客户档案，区域提供，二是终端客户档案，业务部和营业部提供。具体内容见《经销商客户档案卡》和《终端客户档案卡》。

　　三、建档方法

　　销售人员接待或拜访客户后，当天登陆客户管理系统填写或完善客户档案。不全面的客户档案，销售人员要进一步了解，每月最少完善一次。客户档案不及时更新，销售人员违反每次罚款20元。

　　第四章保密规定

　　一、公司客户档案密级为机密级档案，分级管理。公司级档案由营销总监负责管理，营销总监、营销副总经理、总经理可以查阅，其他人查阅需营销总监批准；部门级客户档案由部门经理负责管理，其他人查阅需营销副总批准部门经理批准；个人级客户档案由销售人员负责管理，他人查阅需部门经理批准。

　　二、档案的保存

　　公司档案以客户档案管理系统进行管理，营销总监为系统管理员，每月1日对数据进行备份，以防止数据丢失。

　　三、客户档案的查阅

　　1、查阅公司的客户档案必须经过审批。填写《查阅档案审批表》，经本部门经理签字，总经理批准后，档案管理负责人才可以让其查阅。

　　2、未经审批私自查看客户档案，每次处50元罚款；未经审批，擅自将客户档案账号提供给人查阅，每次处50元罚款。

公司档案管理制度13

　　一、客户资料管理办法总则。

　　为了提高客户资料的有效性和利用率，加强客户资料管理，做好客户服务品质提升和客户关系维护的基础工作，提升客户满意度和忠诚度，使公司对客户的管理规范化、有效化，保证稳定开展，特制订本客户资料管理办法。

　　二、客户资料管理办法管理范围。

　　1、公司已合作客户（老客户）、未合作客户、潜在客户、流失客户等客户资料都纳入本管理办法范围。

　　2、客户资料的管理包括客户资料的收集、整理、查阅、分析等方面。

　　3、公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商及合作的重点客户、品牌客户。

　　三、客户资料的内容。

　　完整的'客户资料包括以下资料信息：

　　1、公司信息部负责公司所有客户基本信息的汇总、整理。

　　a、客户基本资料的收集是业务拓展的基础，也是客户资料管理的第一步。客户基本资料的收集主要由市场人员完成，市场人员要熟练掌握各种客户资料收集的有效方法，积极主动的收集客户信息。

　　b、客户基本信息包括客户的企业名称、地址、所有者（法人代表）、成立时间、企业性质、所属行业、注册资料、联系人、联系方式（电话、传真、邮箱）等方面。

　　C、对经销商、重点/品牌资料要在ERP中规范管理。建立必要的信息系统，如客户性质/客户合作年限/经营品牌/信用评估/财务状况/人员状况等。

　　2、建立客户档案，并编制客户一览表供查阅。

　　1）、每发展、接触一个新客户，均应建立客户档案户头；

　　2）、客户档案适当标准化、规范化，摸清客户基本信息，如客户名称、法定代表人或不夫代表、地址、邮编、电话、传真、经营范围、注册资本等。

　　3）、建立客户特征资料，客户特征资料包括企业规模（营业额、员工人数）、采购决策特征、具体需求、决策者个人信息（爱好或偏好、生日等）、业务发展趋势等。

　　3、客户档案的更新、修改。

　　1）、客户单位的重大变动事基、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

　　2）、对客户单位的重大变动事项、与本公司的业务交往，均须记入客户档案；

　　3）、积累客户年度业绩和财务状况报告。

　　4）客户在财务上的开户、更改户名需提供纸制申请，并做好档案记录（销售中心及财务部存档，公司ERP做好记录和分类，及时和相关人员沟通，并做好记录）

　　4、建立客户交易资料

　　客户与竞争对手合作信息（合作方式、交易额、付款方式）、客户与公司历史交易信息（合作方式、交易额、付款方式、合同编号、流失原因）等。

　　四、公司各部门与客户接触的重大事项，均须报告信息部（除该业务保密外），不得局限在业务人员个人范围内。

　　五、员工调离公司时，不得将客户资料带走，其业务部门会同信息部将其客户资料接收、整理、归档。

　　六、建立客户信息查阅权限制，未经许可，不得随意调阅客户档案。

　　七、客户管理。

　　1、接待客户，按公司对外接待办法处理以及招待费用管理办法进行审批接待。

　　2、与客户的信函、传真、长话交往，均应按公司各项管理办法记录在案，并整合在客户档案内。

　　3、对一些较重要、未来将发展的新客户，公司要有两个以上的人员与之联系，并建立联系报告制。

　　4、负责与客户联系的员工调离公司时，应由公司及时通知有关客户，产指派其员工顶替调离员工迅速与客户建立联系。

　　八、客户资料管理办法附则。

　　本客户资料管理办法由公司销售中心解释、补充，经总经理批准颁行。

公司档案管理制度14

　　为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：

　　本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。

　　档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。

　　各单位人事干部主要负责本单位档案材料的`收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。

　　一、档案内容

　　档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。

　　二、档案管理

　　档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。

　　收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。

　　经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。

　　三、档案利用

　　档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。

　　查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，

　　由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。

　　查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料查档。