行政办公室管理制度5篇

　　在现实社会中，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编帮大家整理的行政办公室管理制度，欢迎大家分享。

行政办公室管理制度5篇

行政办公室管理制度1

　　第一条凡本单位员工上班要带胸卡；

　　第二条坚守工作岗位不要串岗；

　　第三条上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情；

　　第四条办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；

　　第五条上班时不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，请穿西装和职业装，不要在办公室化妆；

　　第六条接待来访和业务洽谈应在会议室进行；

　　第七条不要因私事长期占用电话；

　　第八条不要因私事拨打单位的长途电话；

　　第九条不要在单位的.电脑上发送私人邮件或上网聊天；

　　第十条不经批准不得随意上网；

　　第十一条未经允许，不要使用其他部门的电脑；

　　第十二条所有电子邮件的发出，必须经部门领导批准，以单位名义发出的邮件须经领导批准；

　　第十三条未经领导批准和部门领导授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料；

　　第十四条不要迟到早退，否则每分钟扣款！元；

　　第十五条请假须经部门领导、分管副总或领导层其他人员的书面批准，到办公室备案；假条未在办公室即时备案，以旷工论处，扣减工资；

　　第十六条平时加班必须经部门领导批准，事后备案单位不发加班费；

　　第十七条不论任何原因，不得代他人刷卡，否则将被单位开除；

　　第十八条因工作原因未及时打卡，须及时请示部门领导签字后于次日报办公室补签，否则会作旷工处理；

　　第十九条加班必须预先由部门领导批准后向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可；

　　第二十条在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不会补签，如因故未打卡，请到办公室及时办理；

　　第二十一条吸烟到卫生间，否则会被罚款；

　　第二十二条如请病假，如无假条一律会认同为事假；

　　第二十三条请假条应于事前交办公室，否则会视为旷工处理；

　　第二十四条市场部因当日外勤，不能回单位打卡员工，请部门第一负责人在当日时分以前写出名单，由办公室经办人打卡；

　　第二十五条凡出远勤达$天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单；

　　第二十六条因故临时外出，必须请示部门领导；各部门全体外出，必须给领导办公室打招呼；

　　第二十七条不得将单位烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用；

　　第二十八条在业务宴请中，勿饮酒过量；

　　第二十九条无工作需要不要进入领导办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室及财务部，及会议室、接待室。

行政办公室管理制度2

　　办公室工作内容：办公室是在公司高层领导下的综合办公类行政管理部门，主要负责公司日常行政管理、人力资源管理及法律事务等，其主要职责有：

　　1、协助领导组织公司日常办公及有关活动安排，向公司领导及各部门提供后勤保障，为公司正常业务的开展做好服务；

　　2、负责公司各项制度及重要工作信息的收集、汇总、上报，各类合同、文件、会议纪要的归档和管理；

　　3、负责公司各类会议、重要活动的组织筹备等工作并做好相关文件及影音资料的保存；

　　4、负责公司人事信息、档案管理、印章管理，按规定上报各类人事统计报表；负责公司注册、增资、年检及公司各类法律事务；

　　5、负责公司资产的管理，建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度；

　　6、完成领导交办的其他事项。

　　一、办公室主任工作职责

　　办公室主任：在公司高层领导下，规划、指导、协调公司行政服务的各项工作，具体职责如下：

　　1、组织制定本部门工作计划、行政管(来自:小龙文档网:办公室日常行政管理制度)理制度，贯彻落实公司各项管理制度和决议；

　　2、负责日常行政工作的管理；

　　3、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

　　4、组织安排公司各种会议、活动等，并拟定有关文件；

　　5、负责档案管理、公司重要资质证件，办理公司所需各项工商、税务等各项证照，出具相关证明材料；

　　6、负责工商、法律事务及其外联工作；

　　7、协调公司内部行政人事等工作。

　　二、行政法律文书工作职责

　　协助主任完成行政事务性工作，具体负责法律事务及相关文书类工作：

　　1、协助制定、执行公司行政规章制度；

　　2、协助主任制定行政工作发展规划和计划；

　　3、配合主任完善行政管理制度，进行日常行政工作的组织和管理；

　　4、负责公司协议审核、修订，主持拟定常用法律文书合同范本，负责审查、备案所有合同；

　　5、负责相关法律事务的协调与处理；

　　6、完成领导交办的其他事项。

　　三、文员工作职责

　　协助主任完成公司行政事务性工作，具体负责督办工作落实及文秘档案管理方面工作：

　　1、协助制定、执行公司行政规章制度；

　　2、负责各项具体工作的督办落实；

　　3、组织办好会议接待及各种活动安排并做好各种文件及影音资料的.存档；

　　4、计划和组织落实各部门申报各类办公用品的采买和发放，监督落实用品领用登记工作做到帐物清楚、管理有序；

　　5、负责组织建立公司固定资产的管理台账和检查盘点工作；

　　6、全力协助人力专员做好档案管理及其他事项工作；

　　7、积极完成完成领导交办的其他事项。

　　四、人事档案专员工作职责

　　协助主任做好公司人力资源管理及公司各项印章、档案管理，具体职责如下：

　　1、负责建立、健全公司人力资源管理系统，确保人力资源工作按照公司发展目标科学化、规范化；

　　2、负责制定公司人力资源管理制度、人事档案管理制度、培训管理等，经领导批准后组织实施，并根据公司实际情况，制定公司的人力资源计划；

　　3、制定和实施人力资源年度工作目标和工作计划，对公司人员档案进行统一管理；；

　　4、负责劳动合同的签订与管理工作，进行劳动关系管理，代表公司处理劳动事务；

　　5、办理员工晋升、调岗、奖惩等人事手续；

　　6、负责建立公司各项证照、印章使用管理制度并监督落实；

　　6、严格按照《档案管理办法》负责档案室管理工；

　　7、积极完成完成领导交办的其他事项。

　　五、董事长办公室文书职责

　　1、全力做好董事长办公室接待工作；

　　2、组织筹备董事长召开的各项会议，准备会议文件，并做好会议录，主动掌握有关决议的执行情况；

　　3、忠实执行并积极完成董事长委派的各项任务，负责整理董事长的各类资料、文件并分类保管及归档；

　　4、负责收集及统计汇总董事长所需的各类信息；

　　5、协助董事长对公司内部发布重要信息、通知工作；

　　6、负责董事长文件、茶水准备、物品有序摆放；文本资料的整理归档；

　　7、完成董事长临时安排的各项工作任务。

行政办公室管理制度3

　　第一章总则

　　办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。

　　第一条目的：

　　规范办公室的.工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。

　　第二条职责/权限：

　　行政部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件、办公室人员及财产安全的监管。

　　其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。

　　一、办公室职员工作纪律

　　1、上班时间：

　　夏季：上午8:30—12:30；下午14:30—18:00

　　冬季：上午8:30—12:00；下午14:00—17:30

　　工作日中午提供员工餐，实行双休制。周末安排员工轮流值班。

　　2、为节约能源，避免不必要的浪费。工作区域空调设置如下：夏天室外温度达到30℃以上方可开启空调，温度调节不得低于25℃（含）以下。冬季室外温度达到10℃以下方可开启空调，温度调节不得高于26℃（含）

　　以上。

　　3、保持个人办公台面整洁，办公室整体环境卫生，养成每天上班后清扫各自办公区卫生的习惯。

　　4、做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。

　　5、公共办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。吸烟区在每层楼梯口，吸完后的烟头在确认熄灭后，方可丢入垃圾桶内。

　　6、不允许将早餐带到办公区域吃；中午就餐后清洗个人碗筷时不得将米粒、菜叶等杂物倒入洗手池中，以免造成下水道堵塞。

　　7、非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室；如使用会议室、培训室完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。

　　8、每日销售部门的晨会由当天主持人员负责关闭电源和门窗。

　　9、接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在办公区域大声和他人打电话，影响其他人的正常办公。

　　10、上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在会议室内进行。不允许在上班时间打游戏、购物、观看与工作无关的影片等。

　　11、公司集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加。确因不能到会，需提前一天向会议主持人和部门第一负责人请假，走crm流程批准后方可不用参加。

　　12、下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。

　　13、上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。

　　14、公司原则上不提倡加班，无紧急事情下班后不要过长时间在公司逗留，担任每天下班后值班人员必须在检查所有办公区电源、水源是否关闭后方可下班，将玻璃感应门设置感应开门状态；每天早上开门人员必须在8:10将公司大门开启。

　　15、每天早上须在9:30前将本部门中午就餐人数上报给行政部，如因没有报和漏报造成无法就餐，由各部门第一负责人自行承担。

　　16、前台人员需分别在8:20—8：30、12:00—12:15、13:45—14:00（夏季14:15—14:30,）、17:25—17:35（夏季17:55—18:05）四个时间段开启音乐，遇重大通知或其他紧急事务需担任播音任务。遇来访客户需起立问好，并做好客户登记工作。

　　17、各部门第一负责人应配合行政部门关注本部人员异动状态，如有人员异常，在第一时间反馈给行政部，后续由行政部负责跟进人员状态。

　　18、认真学习公司各项规章制度，员工如有请假或其他事情需请示时，请先行下载相关制度进行学习，如有疑问可向行政部门进行咨询，不得做出有损公司利益的事情。

　　19、离职人员如有异动需提前一周做出申请，按规定在crm流程中提交离职申请表和离职异动表，待工作交接完毕和流程全部审批完毕后，方可离职。

　　二、办公室职员着装要求

　　1、为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装。

　　2、办公室人员须保持仪容仪表整洁，举止大方、得体。上班时间不允许佩戴过多首饰，双手不得超过两枚以上戒指和颈部佩戴外的挂饰物。工作时间以穿着职业装为主，严禁穿着奇装异服。

　　3、文明礼貌待人，严禁大声喧哗。

　　4、各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。

　　第二章员工行为规范

　　一、忠诚、守纪、勤勉、尽职、敬业

　　举止：文雅、礼貌、精神

　　1、遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。病假、事假应及时申请或通知本部门负责人，填报crm流程。

　　2、上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。

　　3、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。

　　4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。

　　5、热情接待每一位客户，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如有客人来访需等待时，应主动端茶道歉。

　　6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。

　　7、出入会议室或上司办公室，主要敲门示意，进入房间随手关门。

　　二、语言规范

　　1、语言清晰、语气诚恳、语意明确、言简意赅。

　　2、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中

　　3、严禁说脏话、忌语，使用文明用语。

　　4、同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。

　　5、见到领导时应主动打招呼，向上级汇报工作时应简洁、明确。

　　6、桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净，办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。

　　四、财产管理

　　1、要节约用电，下班后及时关闭计算机；人员长时间离开办公室时应关闭电脑电源等。

　　2、会议桌、沙发、茶几上不允许放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。

　　3、工作中同事之间应本着以公司利益为重、团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

　　4、未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。

　　5、公司的电脑、传真机、复印机不能用于私人用途。

　　第三章办公现场管理制度

　　1、工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在前台逗留。

　　2、员工应自觉维护办公场所清洁卫生，严禁堆放杂物、随意丢弃废物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公

行政办公室管理制度4

　　行政办公室管理制度办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重要环节，为了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的目的，更好地发挥好办公室工作的职能，特制定本工作管理制度。

　　(一)请示报告制度：

　　1．向总经理报告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情况，同时请示及时处理的意见。

　　2．及时报告上级的文件、电话通知和交办的急事，并根据领导的批示意见，及时有效地处理好这些工作。

　　3．对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立即办妥，事后汇报办理情况。

　　4．对有争议的工作和事情而决定不下，应请示报告，在取得领导明确批示意见后，即开展工作。

　　(二)文件的起草、校对、审批、传阅制度：

　　1．公司的重要文件由秘书起草，编好文件编号、标明拟发单位(人)、印制份数，呈报总经理审批后，交付打印，并在校对无误后，交由档案员上报下发，同时做好登记。

　　2．各部门起草的文件，经由秘书审阅，呈报主管领导或总经理审批后，交付打印，由档案员上报下发，同时做好登记。

　　3．上级来文，由秘书进行登记，并填好文件传阅审批单，呈报总经理阅批。同时根据总经理批示的意见进行传阅、督办、并做好文件的回收、转存。

　　(三)印信管理制度：

　　1．印信的种类：公司印章、部门章、总经理名章、总裁名章。

　　2．印信的使用规定：对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖公司印章。如需要，还应加盖总经理名章或总裁名章；

　　各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时加盖部门章。

　　3．印信盖用：文件需用印，经核准后连同经审核的文件稿等交监印人用印。

　　4．各种印信由监印人负责保管，印章因公外出使用，做好登记备案，如有遗失或误用，由监印人全权负责。

　　5．监印人对未经核准的文件等，不得擅自用印。

　　6．印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

　　7．禁止携带有印鉴的空白信件。

　　8．开启和报废印鉴，均须按有关规定正式行文，由办公室统一承办。

　　(四)保密制度：

　　1．为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

　　2．公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定在一定时间内只限一定的人员知悉的事项。

　　3．公司附属机构及职员都有保守公司秘密的义务。

　　4．公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。

　　5．公司秘密包括的事项：

　　1〉公司重大决策中的秘密事项；

　　2〉公司尚未讨诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

　　3〉公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录；

　　4〉公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

　　5〉公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

　　6〉公司职员人事档案、工资性、劳务性收入资料；

　　7〉经公司确定应当保密的其他事项。

　　6．保密措施：

　　1〉属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司档案员负责执行；

　　2〉非经总经理批准，不得复制和摘抄；

　　3〉在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的应经总经理批准；

　　4〉不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；

　　不准在公共场所谈论公司秘密；

　　不准通过其它方式传递公司秘密。

　　7．责任与处罚：

　　出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资30元以上500元以下：

　　1〉泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

　　2〉违反本制度第6条规定的秘密内容的；

　　3〉已泄露公司秘密但采取补救措施的；

　　出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：

　　1〉故意或过失泄露秘密，造成严重，后果或重大经济损失；

　　2〉为他人窍取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

　　3〉利用职权强制他人违反保密规定的。

　　(五)会议管理制度：

　　1．开会准备：

　　1〉拟定会议内容、目的、归纳会议事项与要点；

　　2〉决定会议的方式，如出席人员、会场、时间等；

　　3〉会场准备。如会议横幅、扩音设备、桌椅等。

　　2．主持会议须知。

　　3．参加会议人员需知。

　　4．列席参加公司的例会或行政领导办公会时应做好会议的记录，需形成会议纪要的做好有关覆行手续。

　　(六)考勤及请消假制度：

　　1．公司机关人员应自觉遵守组织纪律，严格上下班打卡制度。如遇特殊情况未能按时打卡，应在次日由部门负责人出具证明并签字，再由办公室签字后方予补勤。否则视同迟到或早退处理。

　　2．公司机关人员有事请假，需写出请假条，经批准后方可休假。否则视同旷工处理。请假在半天之内，经部门负责人签批；

　　一天之内经分管经理批准；

　　一天以上需经总经理批准。并在休假后及时向签批领导消假。

　　3．考勤管理规定第一条为加强公司职员考勤管理，特制定本规定。

　　第二条本规定适用于公司全体职员。

　　第三条职员正常工作时间为上午8时30分至11时，下午1时30分至5时，每周六下午不上班，因季节变化需调整工作时间时由办公室另行通知。

　　第四条公司职员一律实行上下班打卡登记制度。

　　第五条所有职员上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。

　　第六条公司每天安排人员监督员工上下班打卡，并负责将员工出勤情况报告值班领导，由值班领导报至人力资源部，人力资源部据此核发全勤奖金及填报员工考核表。

　　第七条所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。

　　第八条上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。

　　第九条员工外出办理业务前须向本部门负责人(或其授权人)申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。

　　第十条上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警告一次的处分。

　　第十一条员工一个月内迟到、早退累计达三次者扣发全勤奖50%，达五次者扣发100%全勤奖，并给予一次警告处分。

　　第十二条员工无故旷工半日者，扣发当月全勤奖，并给予一次警告处分，每月累计三天旷工者，扣除当月工资，并给予记过一次处分，无故旷工达一个星期以上者，给予除名处理。

　　第十三条职工因公出差，须事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门经理批准；

　　各部门经理出差由主管领导批准；

　　高层管理人员出差须报经总裁批准；

　　工作紧急无法请假时，须在总经理办公室备案，到达出差地后应及时与公司取得联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至人力资源部备案。凡过期或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊情况须报总经理审批。

　　第十四条当月全勤者，获得全勤奖金XX元。

　　(七)接待管理制度：

　　1．做好来宾的接待工作，应做到文明、礼貌、热情并向接待领导做好引见工作。

　　2．公司招待就餐原则上在酒店。到酒店就餐，必须到办公室开派餐单方可。如遇特殊情况需外出就餐，必须经总经理批准后方可，并于次日向总经理报帐签字。

　　3．办公室每月汇总酒店的就餐明细，报总经理审阅，严格控制好招待费的开支。

　　(八)通讯费用管理制度：

　　公司通讯费用每月由办公室负责到电信局对帐结算。尔后报总经理审阅签字后方可报销。

　　总经理的手机费用按实报销。中层以上干部的手机费用按每月300元包干使用，节支归公司所有，超支部分按每季度的考核从本人的工资中抵扣。

　　(九)打字复印及印刷品的管理制度：

　　1．公司各部门的微机、复印机的日常耗材由各部门各办公室提供使用明细，经办公室报总经理审批后统一购买发放，发放时由领用人签字。办公室微机管理员建立每台机器耗材的使用数量及价值回收台帐，并必须做到帐物相符。

　　2．公司各部门使用的印刷品、部门负责人提报规格明细和数量，经办公室报总经理审批后统一印刷，均由档案室进行登记入帐，并负责管理发放，属公司的列管理费，属下属单位的列施工费用。档案室对印刷品的管理必须做到帐物相符。

　　(十)办公用品的购置与发放管理制度：

　　1、公司所有办公用品的购置都必须经总经理审批后方可购置。

　　2．低值易耗办公用品各部门每月初应向办公室提报所购物品的明细，办公室将根据库存情况，上报审批后统一购置。

　　3．固定资产的购置，经审批购买后，办公室统一登记入帐，交由需用人使用。使用人应加以爱护和妥善保管，不得丢失和无故损坏，发现上述情况，将由使用人进行赔偿，赔偿金额按所丢失或损失物品的净值计算。

　　4．低值易耗品的发放，办公室应做好发放登记，并做到帐物相符。

　　(十一)档案管理制度：

　　l．档案的分类：

　　施工技术档案、财务档案、人事档案、机械设备物资档案、工程决算与工程合同档案、图集、图书、音像照片档案、文书档案、其他档案。

　　2．档案资料的立卷归档：

　　1〉立卷归档要求书写工整、字迹清晰、卷面整洁干净、严禁乱涂乱画；

　　2〉归档的原始记录签证应真实、齐全，日期、部位明确，严禁事后增减或涂改，使用复印件时，应注明原件存放处，以备查询；

　　3〉档案管理人员要根据工作需要，编制目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集的各种参考资料，以便于查阅。要定期检查档案存放状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或，作其他技术处理，机密文件、资料归档要注意保密，并采取专门的保密措施，专门保管。

　　3．档案资料的立卷归档的时限：

　　1〉文书文件等类档案资料每年内归档一次；

　　2〉财务档案每年归档一次；

　　3〉施工技术档案，质量体系运行管理资料在工程竣工验收后12日内完成归档工作。

　　4〉工程经济档案，在每项工程竣工验收后，半年内，完成归档工作。

　　5〉公司人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归档一次；

　　6〉质量安全资料档案每年度内整理归档一次；

　　7〉公司大型机械设备档案每年度内整理归档一次。

　　4．档案的查阅与借用：

　　1〉档案归档后，需查阅或借用时，必须经专业部门的负责人办理查阅或借用手续，并由档案员做好登记，否则任何人无权查阅或借用；

　　2〉凡属公司需对外保密的档案资料，必须经总经理批准，办好登记手续后，方可查阅或借用；

　　3〉各种图集、书籍、文书档案由档案员办理查阅或借用手续；

　　4〉查阅档案资料只限所查范围，不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意爱护，不得损坏，不得涂改、勾画、剪截和拆卷，更不准抽取或撕毁张页等。如发现上述情况，档案员有权立即制止，停止查阅；

　　并按有关规定予以处理；

　　5〉对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、转借和扩大阅读范周围；

　　6〉利用档案资料完毕后，要亲自送还，经审查无误注销查借手续。

　　5．档案鉴定销毁：

　　1〉按照国家标准，档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久指无限期保存；

　　长期保存为16--50年；

　　短期保存为15年以下；

　　2〉短期保管的档案，15年期满后应组织鉴定小组进行复查，经领导批准后可以销毁；

　　长期保存的档案满50年，经鉴定小组再次鉴定确无继续保存的必要，经领导和有关都门批准后方可销毁；

　　3〉对需要销毁的档案，要编造档案销毁清册，按照规定的标准手续进行销毁，销毁时必须有两人以上监销，监销完毕，监销人员要签字。

　　4〉档案资料保管期具体分类划分详见国家档案法或青岛市档案管理规定。

　　(十二)公司复印机使用制度：

　　1．复印文件资料耍办理登记审批手续，详填复印时间、标题、份数，经主管领导或办公室主任以及核稿人批准签字后方可复印，超过30份的原则上应打字印刷。

　　2．不得使用复印机复印绝密文件和个人材料，否则需公司领导批准。

　　3．复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。

　　(十三)公司打字管理制度：

　　l负责打印以公司名义发出的文件和公司领导同意印发的资料会议纪要等文件材料。

　　2．凡需打印的文件必须经核稿，领导签发及编号后，方可予以打印。

　　3．打印文件材料要办理登记手续。首先填好文印单，然后送公司或职能处室至领导以及核稿人签字后。有核稿人送打字室打印。

　　4．凡送打字室打印的文件、表格等，字迹要清楚，语句要通顺。

　　5．文件打印完毕，收稿人当面清点原稿中的正文部分及打印好的文件并签字，方可取走打印件。

　　6．打字室为机要部门，打字员要严守机密，做到不泄密，不失密，和打印无关的人员不能进入打印室。

　　(十四)公司的报刊、邮件、函电收发制度：

　　1．公司的公私报刊、外来邮件、外发公启、函电均由公司办公室负责收发。

　　2．公司各部门因公需外发函、电，经办人应到办公室审批或登记后可自行到邮局发，也可由办公室统一办理。

　　3．外来邮件一律经办公室签收分发。

　　4．凡挂号、书籍、包单、汇款单、货运单等由办公室及时通知收件人并办理签收手续。

　　5．一般公启函电和职员私人信件，由办公室每天收后及时送到各个部门或本人。

　　6．不论公私邮件办公室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。

　　7．报刊订购每年由办公室统一办理一次，各部门可自行根据需要书面申请，总经理批准到办公室办理。个人订购可由办公室办理。

　　8．报刊的`收发均由办公室负责并及时分发到各部门或个人。需集中装订阅览的要做好管理工作。严禁个人私自拿走。

　　(十五)值班制度：

　　1．公司因工作需要，实行部门经理级轮流值班制，值班时应保持不漏岗、不退岗、按时交接班。

　　2．及时准确地传达上级指示、通知、重要信息和电话，能决定处理的事件立即办，否则及时向有关领导汇报。

　　3．负责处理和接待来访者，并及时处理突发事件，如匪警、匪盗、火警、水灾等事件。

　　4．应坚持记录值班日志。记载的内容应准确无误，实事求是。值班人应签名。

　　(十六)卫生管理制度：

　　1．办公室对办公楼内的卫生工作负全责，经常不定期的对各卫生区域的卫生责任人进行督促、检查，确保办公楼内的卫生状况始终保持整洁。

　　2．各卫生区域的责任人应对自己所管辖卫生区域尽到职责，经常督促检查，及时处理好出现的问题。

　　3．办公室对办公楼内的会议室、接待室、图纸会审室、教室和公用楼道、厕所的卫生负责，确保天天清扫，保证上述场所的卫生清洁状态。

　　(十七)公司车辆管理制度：

　　为使公司车辆规范化管理，与社会车辆管理同步，充分发挥一切车辆的使用效率，降低使用成本，特制定本制度：

　　1．公司运输车辆均由公司主管部门统一管理。

　　2．公司机关车辆均由经理办公室统一管理与调配。除公司总裁专用车外，其余均为公司共同使用。

　　3．公司机关车辆到市区以外办事用车，应向车辆主管部门申请，总经理批准。

　　4．公司机关车辆任何领导及相关部门用车，必须遵守公司用车制度，凡因私用车应事前请示经理办公室。

　　5．公司所有车辆行车前须认真做好例行安全检查，在运行途中应特别注意安全行驶，遵守交通规则，认真学习新的交通法规，若违规罚款由驾驶员负担。

　　6．司机每日要做行车日记，记录出车情况，每月向车管部门报当月的行车情况，车管部门审核。

　　7．公司的车辆如发生交通事故，在30分钟内必须向公司分管部门报案，说明事故原因，不允许驾驶员或相关者随意处理，否则事故赔偿及善后处理由其本人负责，交通事故的处理结果都要有当事人签名。

　　8．对违反交通规则或因本人平时对车辆没有很好检查各安全部位，造成伤害时，其赔偿金额由当事人负担。

　　9．如发生交通事故当事人受伤时，应迅速送到附近医院进行治疗，应记录下对方车辆的驾驶证号和车牌。记录事故现场目击者的姓名、住址和联系电话，对模糊不清或把握不准的问题不能回答交通警察的询问，除完全认定是自己的过失外，不能把原因全部揽于自己。

　　10．年度审验均由公司车辆主管部门组织，各种车辆在接到年审通知后，一律按年审要求进行保养修理，达到一次上线合格。如三次达不到合格，罚车主负责部门500—1000元。

　　11．节假日需要用车的部门或个人，应呈请领导批准后方可调派。

　　12．对批准的非公用车人应负担使用里程的油料费用和过路费。

　　13．特殊情况如职员重病必须用车的经批准可以免费使用。

　　14．驾驶员不准把车交给无证和转借他人驾驶，发现类似情况一次者立即开除，发生交通事故的一切费用由本人承担。

　　15．油料消耗控制标准：桑塔纳轿车百公里10公升，五十铃大头百公里10公升，大面包百公里12公升，吉普百公里10公升，皇冠百公里12公升，……车百公里…公升。

　　16．修理及保养应根据车辆技术要求及规定保养里程进行定期保养，因不及时保养、经检查造成车辆各部位提前受损，比同类车辆提前搞三保的费用自己负担50％，需要修理的车辆提前以文字形式说明要修理的部位，填报修理审批表，报分管部门审批，到指定定点修理厂进行修理，费用由公司核实无误后统一结算，修理期伺更换的零部件应带回公司认定。

　　17．车辆报修应根据报修申请填报表的项目修理，经分管部门认定后方可进厂修理，填报表没出现的修理项目自行修理的由本人负担。

　　18．建立各种车辆的技术和维修档案，以便查询。

　　19．奖励办法：修理费今后不做考核，但超出范围的修理费由个人负担，油按节余额的70％奖励个人，亏油按每公升市场价罚。如发现有弄虚作假现象一次，报经理批准开除。

　　20．购买新车装璜一次性完成(坐套各一套，铺底)其它费自负。

　　21．年内出现一次交通事故，修理费超出同类车辆300元以上，亏油及对车辆保养不良的驾驶员不能晋升，情节严重的调离本工作岗位。

　　22．驾驶员应有敬业精神，讲究职业道德，端正驾驶作风，与用车部门搞好协作，未经领导批准不准用公车办私事，工作积极主动，服从领导，同事之间搞好团结互助，有事提前请假，不准无故缺勤。

　　23．爱护车辆，保持车辆内外清洁，出车前要坚持三检四制，即做到机油、汽油、车油、冷却水、轮胎气压、制动转回、喇叭、灯光安全准确可靠，保证汽车处于良好状态，确保交通安全。

　　24．以上制度各部门以及总公司直属单位均应执行。

　　（十八）职员基本纪律：

　　1．守时：

　　1〉按时上下班，不迟到，不早退；

　　2〉提前10分钟进入工作状态；

　　3〉按时参加业务例会。

　　2．仪表：

　　1〉按规定着装，工作时间男职员穿中、深色西装，深色皮鞋、浅色衬衣，佩戴领带；

　　女职员穿职业装；

　　不得穿牛仔裤、旅游鞋；

　　2〉男职员头发不过耳部、不留胡须；

　　女职员不得留奇异发式，不得浓妆艳抹；

　　3〉工作时间讲普通话；

　　4〉员工之间应互相称职务；

　　5〉工作时间佩戴工作卡。

　　3．礼貌：

　　1〉礼貌待人，员工之间早晨上班相互问侯，下班时互道再见；

　　2〉客人来访，接待人员应起立面带微笑，向客人问好；

　　3〉来访客人要离开时，必须送到门口；

　　4〉在公司内不许与客人争道而行；

　　5〉接听电话首先讲“你好，XX。”传话声音要轻且清晰；

　　6〉尊重领导，尊重同事。

　　4．整洁：

　　1〉外出或下班、工作完毕，办公桌面保持整洁，只允许放茶杯及文具；

　　2〉办公桌椅不许挂放任何衣物；

　　3〉公司各种设施未经许可不得张贴图片等；

　　4〉保持办公区域清洁，不得随地吐痰、乱扔杂物；

　　5〉离开办公室请将椅子推至桌底；

　　6〉不准向窗外乱扔杂物等。

　　5．保密：

　　1〉公司下发各种文件均须保密，要妥善保存，不得遗失外借；

　　2〉不在公共场所谈论集团业务，不做有损集团形象的事宜；

　　3〉进入他人办公室，未经主管人员许可，任何人不得随意翻阅他人的文件；

　　4〉倡导提合理化建议，但不允许背后议论集团或公司事务。不谈论个人收入。

　　6．秩序：

　　1〉办公区域不许嬉戏打闹，不许大声喧哗，不许闲聊、打牌、下棋；

　　2〉公司内禁止吸烟；

　　3〉工作时间禁止阅读娱乐性的书籍或无关报刊；

　　4〉工作时间不准打私人电话，确有急事要简短；

　　5〉工作时间不许串岗，办事不许拖拉或无故逗留，办事完毕即离开；

　　6〉工作时间不准私人会客，工作时间不得进餐。

　　7．节俭1〉爱护公司设施，造成损坏、丢失，照价赔偿；

　　2〉节约水电及一切办公用品。

行政办公室管理制度5

　　一、办公室是公司行政性事务的综合协调和督办部门，是领导集体的综合办事部门。

　　二、认真做好调查研究工作，做到快速、准确、高质量地搜集和反馈信息，为领导集体提供决策建议。

　　三、加强和上级公交主管部门和其他行政职能部门的联系，在领导授权或委托范围内处理协调各方面工作。

　　四、负责公司级别会议的通知、召集和服务工作，并做好会议记录。会后按照会议精神督办落实，确保管理集体政令畅通。

　　五、做好日常督办工作，了解掌握有关行政工作情况，对业务范围内的较大违规、违纪、违章行为督查和通报。

　　六、负责起草公司行政类公文，对部门上报到公司领导层和外送文稿进行审核。

　　七、搞好公文处理，收文登记，发文签批，文本立卷以及文件资料的管理和利用。

　　八、做好档案管理，认真收集与公司有关的资料，整理归类，编目索检，统计保管，年度做好档案鉴定和归档。

　　九、做好保密工作，严格对涉及公司机密的人员和文件的管理。

　　十、搞好印信管理，指定人员严格对与行政有关的印章的保管、使用。按规定开具证明、介绍、说明等信、函。

　　十一、按公司作息时间严格执行行政管理人员考勤，月末统计汇总进行工资核算。

　　十二、按规定对行政管理和后勤人员的工资制表、审核和对奖金、福利等编制分配方案，并准确、按时转交财务部门发放。

　　十三、按规定对行政管理和后勤人员请假、休假、出差事项备案。

　　十四、驾驶员招聘、辞退由技安科提出方案报分管领导签审后执行，报办公室备案。调度员招聘、辞退由路队长提出方案，报分管领导签审后执行，报办公室备案。点钞员招聘、辞退由财务科提出方案，报分管领导签审后执行，报办公室备案。其他工作人员的.招聘、辞退和增资、降资等的建议、申报、落实工作由办公室负责。

　　十五、做好信访工作，处理来信和来访以及上级部门的批转文件、人大代表的提案、政协委员的议案回复工作。

　　十六、做好对公司全局性工作的投诉处理和反馈。

　　十七、搞好物业管理，开源节流，维护公司经济利益。

　　十八、加强文印室和办公用品管理，办公用品按部门需要申请、领导审批采购、发放登记的流程严格操作。

　　十九、搞好劳保用品的采购、发放管理工作。

　　二十、做好接待、礼仪服务工作。

　　二十一、搞好伙食团的管理工作，体现用餐营养均衡、经济实惠、服务于工作的原则。

　　二十二、做好外宣工作，树立公司良好形象。

　　二十三、按公司要求监管各类工程建设。

　　二十四、按时、按质、按量完成领导交办的其它任务。

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