项目会议管理制度

相关推荐

项目会议管理制度

　　在我们平凡的日常里，人们运用到制度的场合不断增多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是小编为大家整理的项目会议管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

项目会议管理制度

项目会议管理制度1

　　一、会议室由客服中心指定专人负责统一管理,内容包括开门、保管室内配备的各种设施用具,操作有关设备(如空调、电灯)等。

　　二、会议室桌椅必须摆放整齐,设备及各种用具放置有序。

　　三、爱护会议室公共财物,会议室物品未经综合部同意不得外借。

　　四、会议室用于开会、会客、培训、阅览,为保持室内干净、卫生、安静,未经客服中心安排不得用作其它用途或长时间占用。

　　五、对外来人员参加会议的由客服中心负责接待,服务应做到热情、周到、态度和蔼、有礼貌,会议期间负责茶水的准备及服务。

　　六、其它单位需要使用会议室的,应提前到客服中心登记,接受客服中心安排,以免造成使用冲突。会议结束后请关闭所有电器(包括空调、投影仪、灯);桌椅摆放整齐,恢复原位;卫生清理干净。

　　七、会议使用的`横幅,会后应及时拆除。

　　八、会议结束后应及时安排清理、打扫、发现遗忘的茶杯、笔记、书本等物,须及时交还失主或送交客服中心。

项目会议管理制度2

　　1.0客服部负责项目会议室(多功能厅)的使用管理工作。

　　2.0客户使用会议室时,请提前与客服联系,填写《客户会议通知单》注明会议时间、地点、要求等。

　　3.0如需悬挂横幅、标语时,应在客服部指定的位置用大头针钉或用胶带粘,不可在楼道、地毯、墙壁等处张贴。

　　4.0客户如需要使用厅内各项专用设备、物品时,应与客服部联系,按项目规定付费,客服部安排工程技术人员协助操作使用,如未请示,擅自使用及造成损失的,除补交正常使用费用外还需赔偿全部损失。

　　5.0与会人员,不可在厅内吸烟、使用明火,禁止堆放杂物、乱扔果皮、纸屑、随地吐痰及吐口香糖等,不可大声喧哗、嬉笑,以免影响客人办公,违者将视情节赔偿一定的.清洗及损失费。

　　6.0入住公司需要会议室时,应填《客户会议通知单》,由客服部将单据发送有关部门,按客户要求做好准备。如需音响设备时,由客服部通知工程部专人负责。

　　7.0客户如有其它仪器、设备安装用电等要求时,由客服部征求工程部、保安部意见后,严格按消防安全规定实施,客户自请工程人员操作时,应主动服从项目工程技术人员、保安人员的监督指导,违章操作并造成损失时,项目有权处以适当的经济赔偿。

　　8.0对非入住公司租用会议室由客服部上报经理领导审定。

项目会议管理制度3

　　（一）基本原则

　　1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关决定，及时研究和解决工程建设管理中存在的问题，多方交流信息，加快信息反馈的速度，不断完善和改进管理工作。

　　2、所召开的会议本着既要解决问题，又要缩短时间的原则。尽量精简会议频率，可开可不开的会，坚决不开；可在基层现场解决的问题，不在会上研究；属于部门职责范围内的事情，不开全体会议。必须召开的会议，应于会前通报议题，事先准备好供会议讨论的重要事项或文件材料。凡涉及对外或需向上级请示的，一定要在会前做好协调和请示等准备工作。要使各种会议开得有内容、有决议、有效果。

　　3、各次会议要明确主办部门，同时明确召集人和会议筹备人员，准备好与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议，原则上各个业务部门自行组织召集会议，办公室协办。

　　4、凡涉及到公司会议，或者两个部门以上参加的会议，以及要求上级领导参加的会议，均需事前报办公室备案并取得协调安排后，始得召开。

　　5、凡会议需要费用开支的，主办部门必须提前做好会务方案，专门编制预算，经办公室、财务部门审核并报公司领导批准后，由办公室统筹安排。

　　6、会议决定的事项由办公室或会议主办部门根据会议纪要逐项负责落实、督办，应将执行情况及时向公司领导汇报。

　　7、对会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如存在问题，应及时反馈。对各自职责范围内的问题，要积极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向公司分管领导反映并提取建议，由公司领导协调解决。

　　（二）会议形式

　　工程建设管理会议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工程重大问题专题会（质量、安全、进度）、监理协调会、工地会议等形式。

　　工程建设管理会议召开时间可分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指由针对性解决专项问题的专题会议。

　　（三）、会议的组织与落实

　　1、员工大会

　　公司员工大会是临时会议，主要任务是传达公司董事会和公司领导层对建设项目管理的要求，本项目总体工作计划安排和发展目标，公司最新决策、决议，以及公司下一步重要工作事项布置等。员工大会一般每季度或半年召开一次，由总经理主持，公司全体员工参加。

　　会议由办公室负责筹办和召集，并拟定会议议程报公司经理审定。办公室负责会议记录并在会后3天内整理出会议纪要，由总经理签发并送公司各部门。

　　2、公司周办公例会

　　周办公例会，一般在每周初或末召开，会议由总经理或委托副总经理主持，公司各部门副职以上人员参加，办公室负责会议召集并做好会议记录，会后，需督促各部门积极完成公司布置的各项工作。

　　会议的主要议题是：

　　（1）检查落实上周公司主要工作完成情况；

　　（2）各部门提出本周工作重点；

　　（3）对各部门之间的工作协调以及重要问题的讨论研究；

　　（4）其他需要在工作会议上讨论决定的事项。

　　3、部门（项目工作站）内部工作会议部门（项目工作站）内部工作会议可根据各部门的工作需要定期或不定期召开，由各部门（项目工作站）负责人主持，主要是传达公司领导的相关指示和对本部门（项目工作站）的工作要求，讨论和解决本部门（项目工作站）工作中存在的问题等。会议需做好会议记录，以备查核。

　　4、工地现场会议

　　工地现场会议是针对施工现场质量、进度、安全等问题的协调和讨论设计变更、技术问题等方面的临时性会议，一般由监理代表拟订会议议题，书面向公司相关部门（项目工作站）提出申请，也可由公司有关部门（项目工作站）提出。公司相关部门（项目工作站）根据具体事项，约定时间、地点，提前24小时书面通知承包人、监理代表处和公司有关部门人员参加，必要时邀请公司领导和其他有关人员参加。

　　工地现场会议由公司分管领导、主办部门（项目工作站）负责人或授权人主持，监理代表处负责召集，并负责会议记录和整理会议纪要，经会议主办部门（项目工作站）审查后，由公司分管领导（或授权项目工作站负者人）签发，在会后3天内发布。

　　5、技术专题研讨会议

　　技术专题研讨会议就是工程建设中重大技术问题和重要施工方案讨论而召开的临时会议，由公司有关业务部门书面提出申请（包括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、会议费用预算等），经总工程师审查后报总经理批准后召开。

　　会议由总工程师主持，办公室负责筹办及会务工作，相关业务部门有关人员参加会议。技术质量部负责会议记录和整理会议纪要，报总工程师审定后，由总经理签发。会后5天内发布。

　　6、工程重大问题专题会议

　　工程重大问题专题会议是指工程建设中，为加强施工质量、安全、进度管理，开展劳动竞赛活动等专门召开的大型动员、总结会议。由总经理主持，各监理代表处、各承包人及有关建设协作单位代表、公司各部门主管以上人员参加。必要时请董事长及上级主管部门领导参加。办公室负责会议筹办和召集工作，提前3天预订和布置会场，拟订会议议程报总经理审定，发出书面会议通知。会议开支预算由办公室专题签报批准。办公室负责会议记录和整理会议纪要，会后7天内发布。

　　7、监理协调会

　　监理协调会是项目工作站与监理代表处针对工程施工管理问题进行交流的会议，由项目工作站负责主持，每月下旬在各监理代表处分别定期召开。要求监理代表处总监、驻地高监及专业监理工程师参加，工程管理部门负责人及有关主管参加，公司领导酌情参加。

　　主要议程：

　　（1）各合同段驻地高监汇报各自职责范围内的工作情况和存在问题，提出有关工作方面的建议和意见；

　　（2）总监总结本月监理代表处工作，对公司管理工作提出建议和改进意见；

　　（3）项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处辖区内的监理工作提出建议和改进意见，并交流工作体会；

　　（4）项目工作站及公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处提出的问题和意见进行答复。

　　8、工地会议

　　工地会议分第一次工地会议和常规工地会议（一下简称工地例会），由监理代表处组织召开。

　　第一次工地会议是在各合同段正式开工前必须召开的会议，会议由监理代表处总监主持，参加人员包括公司领导、公司各工程相关管理部门负责人、质量监督站代表、设计代表、监理代表处专业工程师、相关驻地监理办驻地高监和驻地监理工程师及合同段承包人授权代表、合同段项目经理、技术负责人及当地政府代表等。会议主要议程如下：

　　（1）介绍各方人员及组织机构（包括地址及通讯）

　　①公司应向监理工程师授权，并声明自己仍保留哪些权利；宣布公司职能机构、主要人员及职责范围。监理工程师将授权书、监理组织机构框图、职责范围及全体监理工程师名单提交承包人。

　　②承包人应书面提交工地代表（项目经理）授权书、主要人员名单、项目经理部职能机构框图、职责范围及有关人员的资料材料，以取得监理工程师的批准；监理工程师应在本次会议中进行审查并口头予以批准（或有保留的批准），会后正式予以书面确认。

　　（2）宣布承包人的施工进度计划

　　在第一次工地会议上，监理工程师应就施工进度计划作出如下说明：

　　①施工进度计划可于何日批准或哪些分项已获得批准；

　　②根据批准或将要批准的施工进度计划，承包人何时可以开始哪些工程施工准备，有无其他条件限制；

　　③有哪些重要或复杂的分项工程还应单独编制进度计划提交批准。

　　（3）检查承包人的施工准备

　　承包人应就施工准备情况按如下主要内容提出陈述报告，监理工程师应逐项予以澄清、检查和评述。

　　①主要施工管理人员和施工人员（含项目经理、技术负责人、部门负责人、主要技术人员及主要机械操作人员）是否进场或将何日进场，并应提交进场人员计划及名单；

　　②用于工程的进场材料、机械、仪器和设备是否进场或将于何日进场，是否将会影响施工，并应提交进场计划及进场清单；

　　③用于工程的本地材料来源是否落实，并应提交料源分布图、供料计划清单及向甲方提供的供材计划；

　　④施工进度及临时工程的进展，并应提交驻地及临时工程建设计划和布置图；

　　⑤工地试验室、流动试验室及其设备是否安装就绪或将于何日安装就绪，并应提交试验室布置图、流动试验室分布图及仪器设备清单；

　　⑥施工测量的基础资料是否已经落实并经过复核，施工测量是否进行或将于何日完成，并提应交施工测量计划及有关资料；

　　⑦其他与开工条件有关的`内容及事项。

　　（4）检查业主负责的开工条件

　　公司应就工程占地、拆迁以及其他与开工条件有关的问题进行说明；监理工程师应根据批准或将批准的施工进度计划安排，对上述事项提出建议及要求。

　　（5）明确施工监理例会程序

　　在第一次工地会议上，监理工程师应沟通与承包人的联系渠道，明确工作例行程序，提出有关表格及说明：

　　①计量控制的主要程序、表格及说明； ②计划进度控制的主要程序、图表及说明； ③计量支付的主要程序、证书、报表及说明； ④延期与索赔的主要程序、报表及说明； ⑤工程变更的主要程序、图表及说明；

　　⑥工程质量事故及安全事故的报告程序、表格及说明； ⑦函件的往来传递交接程序、格式及说明； ⑧确定工地例会的时间、地点及程序。（6）检查讨论与开工条件有关的其它事项。

　　第一次工地会议由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发，在会后3天分别送各有关单位。

　　工地例会时根据“FIDIC”条款和合同管理要求，在建设施工中各参建方进行协调的定期会议。它应在工程开工后的整个施工活动

项目会议管理制度4

　　一、目的:

　　保证集团公司各类会议的'顺利召开和规范有序使用,加强会议室管理,提高会议室使用效率。

　　二、范围:

　　适用于xx嘉园办公区内各类会议室的使用管理。

　　三、职责:

　　各会议室统一归口管理处客服中心负责管理,协调安排会议室使用。

　　四、工作流程:

　　1、会议室由客服中心负责管理。

　　2、会议室只限本管理处相关职能部门使用,外单位借用会议室须经客服中心主管批准,并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。

　　3、管理处各部门使用会议室须经办公室同意后,办理相关手续,领取会议室钥匙。

　　4、使用会议室的部门,必须爱护会议室的设施,保持会议室清洁。用后应及时清洗水杯和烟灰缸,打扫卫生,检查安全,锁好门、关好窗,将钥匙交还办公室。

　　5、任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

　　6、会议室内的卫生每周至少要清洁一次,遇有会议时,要一次一清洁。

　　7、每次会议之前,管理人员应进行电源检查、配备饮用水、水果(必要时)等工作。

　　8、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护(含花木等)做到会散、人走、电源关、门上锁。

　　9、与会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏赔偿,不许将室内物品移做他用。

项目会议管理制度5

　　1.会议服务目标

　　1)结合本项目的特点,制订并实施完整、持续、高标准的员工培训计划,依托日常严谨的督导与管理,使服务水平达到酒店会议服务标准;

　　2)全面深入的了解客户需求,满足客户期望。

　　2.会议服务内容

　　1)会前服务准备

　　(1)接到会议通知后,根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形;

　　(2)根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品;

　　(3)协助与会负责人复印或发放会议资料;

　　(4)通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试;

　　(5)会议开始前60分钟,检查各项准备工作是否到位,物品摆放合乎标准,各种物品摆放整齐;

　　(6)会议开始前30分钟,会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。

　　2)会议期间服务

　　(1)与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。

　　(2)会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务。

　　(3)会议休息期间,要尽快整理会场,补充和更换各种物品。

　　(4)会议期间,设备出现问题要请工程专业人员及时处理。

　　(5)会议期间,会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。

　　3)会后服务

　　(1)会议结束时,会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道别。

　　(2)客人全部退场后,通知保洁人员协助整理会议物品(茶杯、毛巾、果盘、鲜花等),音响设备、空调,桌椅的清洁、复位,剩余食物、水果的处理,地地毯的吸尘、清洗,物业品设备的检查(照明、水壶、茶杯等有无破损)。

　　(3)仔细检查会场,是否有客户遗忘的物品等。

　　(4)检查设施设备是否有损坏,并认真做好记录。

　　(5)清洗、消毒会议用品(茶杯、茶碟等)。

　　(6)会议结束后,做好清理会场工作。

　　4)重大会议接待

　　(1)接到客户重大活动的通知后,了解客户活动规模、时间及具体活动要求。

　　(2)及时通知各部门做好协调配合工作。

　　a.工程部:各种设备的调试,水、电、照明等检查,空调温度,专梯服务(开专梯人员需佩戴白手套,注意仪容仪表、礼貌用语等)。

　　b.保安部:车位的安排、车辆疏导,活动重点区域的安防检查,现场治安维护,做好安全保卫工作。

　　c.保洁部:重点部位的清洁(活动会场、卫生间、电梯、大堂的清洁、客人有可能活动的区域)。

　　d.客户服务中心:做好重要客户接待引导工作,在明显位置放置引导牌,相关事务的协调工作。

　　(3)制订配合方案,批准后实施。

　　(4)配合客户对活动现场进行协调,留存相关资料(如照相、摄像等)。

　　(5)活动完成后进行总结,并对实施效果进行验证。

　　(6)相关资料整理归档。

　　3.会议服务程序

　　1)了解会议信息:

　　(1)根据会议通知,掌握使用部门名称、使用时间、会议地点、会议主题、会议人数、参会对象、会场布置、座位格局、联系电话、声光电设备及其它特殊要求等相关会议信息;

　　(2)了解会议负责人;

　　(3)了解会议客人的其它活动及安排,以便回答客人问询。

　　2)填写会议登记,并做好相关记录;

　　3)传达信息:

　　(1)向各岗位(工程、保安、保洁)传达信息,并通知相关部门做好准备工作;

　　(2)及时通知管理人员,做好现场督导、检查(重要会议通知项目经理)。

　　4)会议室布置

　　(1)根据会议类型(如重要会议、签约仪式、新闻发布会、展览会、茶话会等),布置会场、准备会议物品;

　　(2)将会议室卫生打扫干净,并检查设备设施情况;

　　(3)对会议室进行布置,并随时与会议负责人联系,征求对方的意见及临时要求;(桌椅摆放、鲜花/绿植、话筒/音响、条幅、投影等)

　　(4)会议桌上的物品(包括茶杯、桌签、鲜花、面巾纸、笔、纸等)摆放。

　　5)检查

　　(1)会议服务部门负责人对会议室进行全面检查;

　　(2)请会议负责人检查,对不符合要求处及时整改;

　　(3)会服人员应提前60分钟到达会场,整理好自己的仪容仪表;

　　(4)做好各项检查工作,包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、鲜花/绿植、茶杯、茶叶、香巾、开水、矿泉水、

　　(5)会议服务部门管理人员在会议开始前30分钟,再次对会议室进行检查,确保万无一失。

　　6)迎宾

　　(1)会服人员应提前30分钟在会议室门口迎宾,引领客人;

　　(2)了解与会人员抵达情况。

　　7)服务

　　(1)引客时,为主要客人提供拉椅服务;

　　(2)客人入座后,为客人上茶,按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶,必须使用托盘,从客人的右侧上茶,先放杯垫,再放茶杯,杯把朝向客人的右侧,司徵朝向客人,并说'请';

　　(3)待会议开始后,由主宾处顺时针上香巾,要求冬热夏凉,香巾篮放在客人的右手侧;

　　(4)会议要求每隔10-15分钟上一次水,续水时应左手拿开水瓶,微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再轻轻地将茶杯放在桌上,盖上杯盖,杯把朝向客人右侧。注意续水时不要倒得太满(八分为宜)。如是矿泉水要随时注意客人饮用情况,及时更换;

　　(5)续水时应慢,以免开水溅到客人身上,如会议时间较长,中途还应为客人更换香巾;

　　(6)会议进行过程中,细心观察会议室内动静,如发现客人有事招呼,要随时应承,如客人的要求暂时无法满足,要及时通知上级,确实无法满足的`应向客人解释清楚;

　　8)会议结束

　　(1)门口送客;

　　(2)对会场进行检查:有无遗留物品;设备设施有无损坏;

　　(3)收拾整理会场(通知保洁部协助)。

　　4.会议服务标准

　　1)会议桌、椅摆放要整齐,在一条直线上。盖杯要放在杯垫上,摆在座位的右上方,杯把朝右侧,摆放位置要求在一条直线上。烟缸三位共用一个,摆放时与杯子成一条直线。

　　2)会议开始前30分钟,备好充足开水、调试音响,开启照明、调节空调温度。

　　3)检查台形是否符合要求,台面要整洁,各种用具干净、齐全,摆放符合标准。

　　4)根据客人要求,将指示牌放在特定位置。

　　5)服务员于开会前30分钟,精神饱满地在门口等候。贵宾会议于会前60分钟到岗,精神饱满地在门口迎候。

　　6)水牌引导,迎送服务(电梯间、会议室门口由会服人员引导)。

　　7)当客人来到会议室时,会服人员应礼貌热情地向客人问好:'您好,请进!',并以手势示意,请客人进入会议室入座。

　　8)先到达的客人入座以后,服务员从客人右侧提供茶水服务,会议期间提供茶水服务从主席台或领导开始。

　　9)会议室更换烟灰杠的频次为:每30分钟为客人更换一次。

　　10)会议添加茶水频次分别为:会议开始阶段每15分钟添加一次茶水,会议中期阶段每20分钟添加一次茶水,会议尾期阶段每20分中添加一次茶水。

　　11)添加茶水、更换烟灰杠时应注意:尽量不打扰客人开会,物品须轻拿轻放;询问客人时,音量要控制在最小,以免打断会议的正常进行;特殊情况可按客人要求服务。

　　12)会议结束时,服务员应站在门口,微笑着向客人道别:'您慢走(各位慢走),再见!',并请会务组人员签单。

　　13)将会议用具、设备整理好,关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。物品复位。

　　5.会议用品

　　准备好茶叶,茶杯,托盘、茶杯垫、小毛巾、面巾纸、水壶、玻璃杯、纸杯、桌签、烟缸、便笺纸、铅笔等。

　　6.会议预定方式

　　1)方式一:信息/网络预定

　　(1)与zz电视中心建立会议服务预定网络平台;

　　(2)有固定的网络会议申请模板(如会议时间、地点、主题、人数、会议用品、特殊服务要求等);

　　(3)由会服人员打电话联系申请人进行确认;

　　(4)提供相关服务。

　　2)方式二:电话/会议单预定

　　(1)接听会议预定电话或收到会议通知单后,了解会议要求;

　　(2)根据会议时间、规模及具体要求准备会议物品;

　　(3)接听会议预定电话的人员,要及时填写会议预定单,待会议结束前/(后),请会议申请人签字确认。

　　7.会议服务保障措施

　　建立健全完善的管理制度,对员工实施系统全面的培训是确保服务目标和作业标准得以实现的重要手段,制订以下主要管理制度:

　　1)预订管理制度

　　2)安全操作制度

　　3)员工仪容仪表及行为规范

　　4)贵宾接待程序

　　5)物品破损/丢失控制制度

　　6)钥匙管理制度

　　7)视听设备监控室工作制度

　　8)洗消工作制度

　　9)食品质量与安全控制制度

　　10)库房管理制度

　　11)物料保管制度

　　12)部门奖惩制度

【项目会议管理制度】相关文章：

会议管理制度10-15

项目管理制度02-15