公司文件档案管理制度3篇
在生活中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。那么什么样的制度才是有效的呢？下面是小编为大家收集的公司文件档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
公司文件档案管理制度1
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的.利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
公司文件档案管理制度2
1产生目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3正文
3.1文件资料的收集
3.1.1收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
3.1.1.1上级来文
（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；
（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
（1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；
（2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的'批复文件；
（4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；
（5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
（6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料；
（7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；
（8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
（9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料；
（10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；
（11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；
（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
（13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
（14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；
（15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；
（16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
（17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
（18）公司签订的各种合同、协议等材料；
（19）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（20）各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2收集中应注意的问题
3.1.2.1公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2正文和附件要同时收集。
3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
3.1.2.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
3.1.2.6有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。
3.1.2.7用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
3.2立卷归档
3.2.1公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
3.2.2文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3立卷分工
3.2.3.1各单位形成的文件，自行立卷；
3.2.3.2下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷；
3.2.3.3上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由办公室立卷。
3.2.4归档
3.2.4.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。
3.2.4.2各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.4.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.2.4.4卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
3.3档案保管
3.3.1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3底图入库要认真检查，平放或卷放。
3.3.4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4档案借阅
3.4.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
3.4.2借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3.4.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
3.4.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6底图一般不予外借。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。
3.6档案统计
3.6.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
3.6.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4统计数字要准确真实。
3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7档案保密
3.7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
3.7.2不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3档案资料不准带到公共场所。
公司文件档案管理制度3
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的`发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
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