公务电话的礼仪常识

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公务电话的礼仪常识

　　公务电话的礼仪常识

公务电话的礼仪常识

　　客户临门，你自然会欢迎他，邀请他进入你的办公室，让他舒舒服服地坐下。

　　有人来电话，实质上也是访客，理应获得相同的礼遇。你欢迎电话访客的方式，就是先清清楚楚地提供自己和公司，让对方明白他这通电话没打错地方。

　　邀请电话访客进入你氛围的方式，就是仔细聆听他所要陈述的事情。

　　让电话访客舒舒服服坐下的方式，就是向他证明你如何能协助他，或将电话访客转接到能够提供协助的人员。在你确保他获得服务之前，都不能匆匆退场，将他弃而不顾。

　　这些也就是公务电话致候入门要领。听起来全是最基本的要求，可是在今日复杂的企业界里，区区目标却极难掌握得当。如果你真想精擅商业礼仪，立刻去查查你们公司的现行电话程序。有人打电话进公司，你可知道?他会经历到什么?

　　欢迎电话访客的，是类似下述的多项菜单选择吗?

　　如果您知道对方分机号码，请输入分机号码。如果您需要订单或索取账户资料，请按9，再按*号键，请准备好您22位数的账户号码。如果您需要本公司透过布朗并购公司提供的新产昂资讯，请拔(020)123456。如果您需要重听这段录音，请按8，再按#字键。如果您使用的不是按键式电话，请等待录音重复5次之后，本公司人员会自动协助您。我们重视您的来电，但是由于线路繁忙，服务人员都在讲话中，请您别挂断电话，服务人员会依照来电顺序接听您的电话。

　　祝您有个美好的一天!

　　当有人打电话给您，或想与公司某职员联系时，他听到的，是不是这一类的欢迎辞?或者，也许是一名忙昏头的接线生在接收电话，说：“你等一下?”她问都还没问完，根本不知道你是不是能等，就又忙着去接另一条线。经过一番折腾，她终于把你转接到你想通话的分机上头，你却发现你抵达的竟是那人的语音信箱。它告诉你，你得留言，或按数字7，或按某某分机，会有助理人员协助你。你乖乖地一步一步遵从指示，到头来，发现面对的仍是助理的语音信箱。

　　请问，这种经验是不是会让你气愤?即使说得再好听，那无论如何也是一种无礼的待遇。对于你自己的电话访客，你当然不希望他们遭受相同的经历。

　　即使你一本初衷，致力改善电话沟通品质，可是倘若不时时监听所属单位的电话致候礼仪，情况还是会“进化”到以上例证的某一型“变奏”。你坚守这些基本原则，你的电话访客就可以免于尖叫的冲动，将那些尖叫留待观看恐怖电影时再尽情发泄出来吧!

　　公务接待和拜访的礼仪

　　接待或拜访是公务人员在公务活动中的一项经常性的工作。公务人员在接待中和拜访中的礼仪表现，不仅关系到他本人的形象，而且还涉及到他所代表的组织形象。因此，接待礼仪和拜访礼仪历来受到重视。

　　1、接待人员对来访者，一般应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，应起身上前迎候。对于同事、员工、除第一次见面外，可不起身。

　　2、不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者，应安排秘书或其他人员接待客人。不能冷落了来访者。

　　3、要认真倾听来访者的叙述。公务往来是“无事不登三宝殿”，来访者都是为了谈某些事情而来，因此应尽量让来访者把话说完，并认真倾听。

　　4、对来访者的意见和观点不要轻率表态，应思考后再作答复。对一时不能作答的，要约定一个时间再联系。

　　5、对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速办理，不要让来访者无谓地等待，或再次来访。

　　6、正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让秘书或他人接待，以避免中断正在进行的接待。

　　7、对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，不要刺激来访者，使其尴尬。

　　8、如果要结束接待，可以婉言提出借口，如“对不起，我要参加一个会，今天先谈到这儿，好吗?”等，也可用起身的体态语言告诉对方就此结束谈话。