商务秘书接待礼仪

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商务秘书接待礼仪

　　商务秘书工作面广量大，要面对的工作对象也多。在日常工作中，所有的仪容、举止、工作态度和人际交往都直观地反映了商务秘书的个人修养和工作能力。因此，商务秘书作为商务活动的直接参与者，必须严格遵守礼仪，维护公司形象。下面是小编帮大家整理的商务秘书接待礼仪，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

商务秘书接待礼仪

　　一、接待前的准备工作

　　（一）接待环境布置

　　1、环境布置

　　接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前台或会客室可摆放花束、绿色植物，表现出“欢迎您”的气氛，会使对方产生好感。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应该放在抽屉里固定的地方，以便用时马上能找到。

　　2、办公用品准备

　　（1）前厅。

　　应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、色彩明快。还应配有茶几。

　　（2）会客室。

　　桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。挂公司领导或国家领导的合影，或某次成功的大型公关活动的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具良好照明及空调设备。要配备一部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，也不要离得太远。

　　客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。否则，会使下一批客人感到不受重视。

　　（二）前台值班

　　在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：

　　1、布置接待室

　　2、了解上次活动安排

　　3、填写公司职员出入登记表

　　4、填写客人预约登记簿

　　二、接待的基本礼仪

　　（一）接待客人的基本礼仪

　　秘书接待客人时应该注意以下几点：

　　1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接待每一个客人。

　　2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

　　3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。

　　4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。

　　5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

　　6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。

　　7、要请客人填写接待登记簿。

　　8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。

　　9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍；根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼仪。

　　（二）介绍的礼仪

　　在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热情应答。

　　1、自我介绍

　　在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定，公务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。

　　2、为他人作介绍

　　当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都是按这样的顺序作介绍；向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职称一起简单作介绍。在人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞。介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解一下他们彼此是否都有想认识对方的愿望，免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。

　　在社交场合，国际通行的是“女士优先”原则，即需要把男士介绍给女士。被介绍者正确的做法应是：如果原本是坐着，此时应站起来，走上前去，在距离对方一臂左右的距离站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意。

　　3、被他人介绍

　　（三）握手的礼仪

　　1、握手的姿式。

　　一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的关系，这是最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手，这通常是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与人相握。

　　2、握手的顺序。

　　在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握；在长幼之间，应长辈先伸手后，晚辈才能接握；在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。

　　3、握手的力度也应注意。

　　一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使劲摇晃几下，这是十分友好的表示

　　4、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛，表示诚意。

　　（四）交换名片

　　1、名片的内容

　　名片分公务名片和社交名片

　　（1）公务名片

　　公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、电话等联络方式。名片上数字不宜太多，名字在名片中应该是最大的几个字，头衔不应太多。名片颜色最好为白色，显朴素、大方。

　　公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若他人名片上没有私人电话号码，则不必问对方。

　　（2）社交名片

　　社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹，不要直接放在衣袋或钱包里，这样既不利于保存，也是对自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。

　　2、交换名片礼仪

　　（1）递名片时机

　　初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后，便可递交名片。告辞是递交名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。

　　（3）递名片礼仪

　　一般来说，应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递名片，后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来（在餐桌上就免了），以齐胸的高度递上。双手拿着名片上方，让名片上的字体正面朝向对方，以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片，来访者、男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片，以示尊敬。如果对方不止一人，应按职位从高到低或按位置从近到远递上。

　　（4）接名片礼仪

　　当别人站起来递名片时，你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后，不可立马放进口袋，而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准的话，应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上，注意不要把文件压在上面。如果在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，便于名片与人对号，加深印象。如遇到自己名片正好用完，无法回赠对方时，可说明原因，表歉意，并手写姓名、地址、联络方式送给对方。

　　3、名片保存与整理

　　事后把名片名片盒或名片夹，按一定次序把名片归档。

　　三、日常接待要领

　　（一迎接、招待客人

　　接待客人要注意以下几点。

　　1、客人要找的负责人不在时

　　要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

　　2、客人到来时

　　我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。

　　3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

　　（1）在走廊的引导方法。

　　接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

　　（2）在楼梯的引导方法。

　　当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

　　（3）在电梯的引导方法。

　　引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

　　4、客厅里的引导方法。

　　当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

　　（二）恭送客人

　　1、帮助宾客确认所携带的行李物品，帮助宾客小心提送到车上。安放好行李后，向宾客作一下交代，并施礼感谢光临和致告别语，如“祝您旅途愉快，欢迎下次再来！”、“祝您一路平安，同时希望我们合作愉快！”等。

　　2、帮宾客关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也不能太轻。太重会惊吓客人，太轻车门会关不上。还要注意不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。

　　3、车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。

　　（三）接待预约客人

　　在最初的问候之后，客人会做自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确定是否有预约。

　　（四）给上司挡驾

　　1、除个别极为特殊的情况外，上司在办公室时应向其请示，不要凭自己个人判断，将客人回绝，说上司不在。

　　2、即便是在拒绝对方时，也应该注意礼仪，说话留有余地。

　　（五）接待同时到访的客人

　　1、坚持先来后到，一视同仁原则

　　2、可在接待先到客人的同时，微笑着请后到客人稍等。

　　3、请先到客人作登记，然后问候后到客人。

　　4、切记以貌取人

　　（六）接待不速之客

　　1、首先问明对方来意，若对方不说，则应向其表明这是工作需要。

　　2、如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事人联系。但是，联系好之前，不应该给客人以肯定的答复。

　　3、不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人拒绝接见时不好找借口。要让客人与秘书保持一定的距离，是客人听不清秘书讲话。

　　4、要用委婉拒绝客人

　　5、尽量不要让客人在前台久留。

　　（七）接待上门投诉的客人

　　1、把客人带到会见室，为客人创造一个良好的接待环境。

　　2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。

　　（八）接待媒体记者

　　1、要热情配合，为其提供方便。

　　2、对于所要报道的内容要谨慎考虑，提供信息要实在。

　　3、没有把握的事情不擅自决定。

　　4、要注意内外有别，保守公司秘密。

　　四、接待顺序不容忽视

　　在接待过程中，优先级非常重要，以突出客人的身份和地位。接待工作的顺序安排不容忽视。无论是徒步旅行、上下楼梯还是乘电梯，我们都应该有序地成长和年轻。除了前后的秩序外，我们还应该注意旅行之间的安全。

　　一般原则有:前为尊，后为卑；右为大，左为小。因此，当你与长官或长辈同行时，你应该在后方或左方合礼。

　　当男人和女人并行时，男人应该让女人走在更安全的一边，也就是说，男人应该走在道路车辆的一边。但在安全状态下行走时，仍应遵循男性左女性右的原则，男性应走在女性左侧的礼仪。

　　三个人走的时候，如果都是男人，中间位置是尊重，右边是次之，左边是末端；两男一女同行时，女人应该走在中间表示尊重；如果一男两女，男人应该走最外面的车道。

　　很多人走的时候，前面是大的，前后是有序的，越来越小。进出门口，年轻一代要先上前一步，男人要先上前一步，负责推门或敲门。开门后，女人先跟着男人，负责照顾。

　　进入汽车的方法是先进入臀部，然后把脚放进去，最后移动身体和头部。当司机开车时，司机的右手是最小的，三个后座，右大左小。如果主人开车，右手是最大的，后座也是一样的。

　　上下楼时，客人走在前面，主人走在后面；女人在前面，男人在后面；老人在前面，年轻人在后面。

　　下楼时，主人走在前，客人走在后；男士在前，女士在后；幼者在前，长者在后。

　　乘电梯顺序进入电梯，有专人看守电梯时，客人应先进先出；无人看守电梯时，业主应先进后出，按下电钮，防止电梯门夹住客人。

　　陪同访客乘坐电梯时，电梯门一打开，接待员就要先按打开，一只手做请`动作，让客人先进入；进入电梯后，立即转身面对梯门，避免背对客人，礼貌；到达目标楼层后，让访客走出电梯，接待员走出电梯，指示前进方向。

　　接待客人时，主人走在前面；送客时，主人走在后面。坐着的时候，右边是座位，客人安排在主人或者其他陪同人员的右边。

　　在进入接待室之前，你应该先敲门，然后打开门，直到里面有回声。进入接待室时，你应该用右手打开门，然后用同样的动作伸手关上门，尽量不要向后面展示。进入门时，如果门向外打开，打开门，按住门，然后请客人进入。如果门向内打开，请先进。

　　五、茶点准备小见大

　　茶点准备虽然是小事，但能让游客感受到主人的细心和尊重，所以要精心准备。具体准备如下:

　　办公室的茶点招待非常重要。秘书应在客人坐下后立即准备茶点招待。如果顾客是东方人，他们可以喝茶；如果是西方人，他们可以喝咖啡。外国人通常在准备之前问客人想喝什么；东方人主要关注自己公司的便利性。

　　茶具的茶点要用茶盘整体奉上，而不是用个别茶杯或果盘递上。茶具有三种:纸杯、玻璃和瓷杯。尤其重要的客人选择盖碗杯。

　　如果饮料选择用茶包泡茶，泡茶汤后需要取出茶包，不能和茶包一起喝；相反，如果你用茶泡茶，你应该用热水煮茶，直到茶沉入水中，你才能接待客人。如果你用咖啡，你不需要征求客人的意见，自动提供一壶咖啡或一杯咖啡，并提供牛奶精华和糖，请客人自己使用。

　　如果托盘的正确用法超过两位客人，则应提供整壶茶，并用托盘端出。此时，你不必先倒出茶，而是把空杯子放在桌子上，请客人自己拿。茶盘的末端方法是一只手拿着盘子的中间，另一只手拿着盘子的底部，慢慢地走进接待室或接待区，在客人的左后或右后交付。

　　将茶盘放入桌面后，应根据桌面上客人的年龄，然后根据主人的年龄进行茶。喝茶时，右手拿着茶杯杯的中心，左手拿着茶杯的底部，但胸部的位置可以平的。喝完茶后，你应该向客人点头，然后单手拿着茶盘，后退两三步，然后转身离开。

　　如果客人停留时间过长，应每60-90分钟进入接待室加茶（或咖啡）一次，尽快离开，避免干扰会议；两小时以上不需要加茶，直到休息。

　　在客人离开之前，千万不要大声喧哗或批评客人。送客时，应尽量等待完全离开视线后再返回岗位。送客时，应提醒携带或发送的物体，并鞠躬。

　　六、十大礼仪原则

　　参与会议更应知晓参会的基本礼仪，这样会议才可有条不紊地成功召开。参会的基本礼仪表现大致如下：

　　1、尊重他人的演讲。我们应该最大限度地尊重他人的意见和观点。我们不应该一意孤行，过于坚持，甚至取笑他人的想法或想法。

　　2、主动思考问题。成功的会议必须依靠参与者的精神动荡和参与。如果有更多的主动者，观点差异会减少，更容易产生解决方案。

　　3、积极响应，积极提案。会议期间，与会者不仅要积极响应，还要积极发表意见，分享信息，及时提案，贡献打赢仗的智慧。

　　4、坚持事实。会议中的陈述必须有事实依据，不能夸大。

　　5、保持灵活性，坚持原则。许多人同意大事化小事化无。对于一些原则，他们过于放松，导致表现不佳。然而，一些问题必须根据情况进行灵活调整。根据需要设置开放问题，给予适当的灵活性，避免讨论陷入僵局。

　　6、准备好了。参与者应提前准备并深入了解会议中出现的相关数据和图表，以达到会议目的并提出解决方案。

　　7、仔细选择座位。会议的座位和座位有其既定的安排礼仪。与会者应谨慎，选择符合自己职位的座位，以免大笑。

　　8、集中精力。这是最容易被忽视但不真正遵守的会议礼仪。有些议事节奏很快。如果你不集中精力，很容易错过重要的议事，但你不知道，从延误你的工作到给企业造成财务损失。

　　9、准时出席。好的开始是成功的一半。如果会议能按时开始，就意味着会议的目的已经成功达到了一半。只有人人准时出席，会议才会成功。

　　10、注意外表，保持形象。企业外部会议，与会者代表公司，个人举止是企业形象的缩影。

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