企业应收账款管理制度

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企业应收账款管理制度

　　为保证公司能最大可能的拓展市场以利于销售，同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全，防范经营风险;并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系，对应收帐款在售前、售中、售后进行有效控制，特制定本制度。以下是小编整理的企业应收账款管理制度。

企业应收账款管理制度

　　一、销售、财务的监管

　　(一)、在销售合同中明确各项条款

　　在与客户签订销售合同时，要注意以下事项，以避免日后处理应收帐款时与客户产生分歧而带来经营风险：

　　1、要严格检查以杜绝无效合同的出现。签订合同要符合“三性”(合法性、真实性、可行性)和 “五审查”(对方主体是否合格、授权代理是否合法、资信是否保证、经营范围是否超出、合同结算方法和法定程序是否符合规定)。

　　2、明确各项交易条件，如：价格、付款方式、付款日期(特别交待付款日期，如收款期到期时能批复付款的决定人一定要注明，以防对方互相推托而推迟付款期)、发票的开具事项、技术要求、运输情况等;

　　3、明确双方的权利和违约责任;

　　4、确定合同期限，合同结束后视情况再行签订;

　　5、加盖客户的合同专用章(避免个体行为的私章或签字);

　　(二)、定期的财务对帐

　　财务要形成定期的对帐制度，每个月必须同客户核对一次帐目，以免造成单据、金额等方面的误差，给应收帐款的管理带来困难，避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象。同时，对帐之后要形成具有法律效应的文书，如客户加盖公章回传等，而不是口头承诺。

　　(三)、减少赊销运作方式

　　销售人员为了迅速占领市场，或为了完成销售目标而采取赊销结账的运作模式。这种销售模式是客户拖欠应收货款的土壤，并极易造成呆、死帐的出现。我们已制订了相应的销售奖励政策，鼓励销售人员采取现款现货等方式合作，尽量减少赊销的方式。

　　(四)、建立信用评定、审核制度

　　在实际工作中，真正能够做到现款现货的客户很少，我们要建立信用评定、审核制度，对不同的客户给予不同的信用额度和期限。对客户的信用管理要采取动态的管理办法，即每月根据前期合作情况，对客户的信用情况重新评定。

　　二、客户资信管理制度

　　(一)、信息管理基础工作的建立

　　信息管理基础工作的建立由业务部门完成，公司业务部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案，一式两份，由业务经理复核签字后，一份保存于公司总经理办公室，一份保存于公司业务部，业务经理为该档案的最终责任人。

　　1、客户信息档案包括：

　　A、客户基础资料：即有关客户最基本的原始资料，包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景，与本公司交往的时间，业务种类等。这些资料是客户管理的起点和基础，由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集而来;

　　B、客户特征：主要包括市场区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方向、经营政策、经营特点等;

　　C、业务状况：包括客户的销售实绩、市场份额、市场竞争力和市场地位、与竞争者的关系及于本公司的业务关系和合作情况;

　　D、交易现状：主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、客户公司的战略、未来的展望及客户公司的市场形象、声誉、账务状况、信用状况等。

　　2、公司根据用户信息档案、历史交易记录、年交易额等，对客户实行分类管理，划分为A、B、C、D四类。具体分类标准如下：

　　A类用户：商业信誉良好，严格执行供销合同，货款及时归还。

　　B类用户：商业信誉一般，无不良商业信用记录，资产质量欠佳，现金支付能力不稳定，基本能按合同执行，偶有拖欠货款记录，经催收能归还。

　　C类用户：业务量占公司总业务量比例很小，但又必须保持业务往来关系之客户，必须采取款到发货。

　　D类用户：产生遗留拖欠货款，必须及时清欠之客户。

　　3、签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。

　　(二)、客户发生欠款的危险信号：

　　在日常经营、管理中，客户出现的一些信息，对应收货款的'安全性是有警示作用的。如：

　　1. 办公地点由高档向低档搬迁;

　　2. 频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加;

　　3. 受到其他公司的法律诉讼;

　　4. 公司财务人员经常性的回避;

　　5. 付款比过去延迟;经常超出最后期限;

　　6. 多次破坏付款承诺;

　　7. 经常找不到公司负责人;

　　8. 公司负责人发生意外;

　　9. 公司决策层存在较严重的内部矛盾，未来发展方向不明确;

　　10. 公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如：股票、期货等;

　　11. 不正常的不回复电话;

　　12. 开出大量的期票;

　　13. 银行退票(理由：余款不足);

　　14. 应收帐款过多，资金回笼困难;

　　15. 转换银行过于频繁;

　　16. 以低价抛售商品(低于供货商底价)

　　17. 突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售能力);

　　18. 发展过快(管理、经营不能同步发展)。

　　当客户出现以上危险信息时，我们应采取果断、迅速的应变措施，可以降低应收帐款的回收风险。

　　三、销售人员的监管

　　(一)、加强销售人员的原则性：

　　在实际的销售管理过程中，我们会感觉到销售人员总是帮助客户向公司索要更多的利益。销售人员如何处理公司与客户的关系是一个重要的问题。我们经常听到：“双方要达到共赢”，可是要真正做到这一点谈何容易!所以销售人员在同客户维持良好的客情关系的同时，一定要加强他们的原则性，也就是销售人员的同情心和职业道德之间的关系，不折不扣的执行公司制定的销售政策(应收帐款管理制度)。

　　(二)、加强销售人员的回款意识：

　　我们应该让销售人员培养成良好的习惯：货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期;期限前三天确定结款日期，如自己不能如约，应通知对方自己的某一位同事会前往处理，如对方不能如约，应建议对方授权其他人跟进此款;在结款日一定按时前往拜访。

　　1、因为时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低：

　　拖欠时间(月)

　　成功率(%)

　　2、最后收款期限

　　a、客户拖欠之日数，不应超过回款期限的1/3;如超过，应马上采取行动追讨;

　　b、如期限是30天，最后收款期限不能超过40天;

　　c、如期限是60天，最后收款期限不能超过80天;

　　d、如果不马上追讨，相当于将回款的机会让给别的公司，同时本公司的经营风险就相应的提高。

　　(三)、加强销售人员终端管理、维护能力：

　　建立一套行之有效的终端维护的管理办法，不仅可以降低经销商的经营风险，确保应收货款的安全;同时也可以提升销售业绩，提高公司形象、产品形象在客户心目中的地位，这对及时清欠应收帐款都是有益的。

　　(四)、提高销售人员追款技巧：

　　销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强销售人员在这方面的培训：

　　1. 运用常识;

　　2. 追讨函件;

　　3. 丰富、完善的客户资料档案;

　　4. 让对方写下支付欠款的承诺函件，并加盖公章;

　　5. 与负责人直接接触;

　　6. 录音;

　　7. 向警方求助;

　　8. 谨慎从事;

　　9. 丰富自己财务、银行等方面的知识，如：支票、电汇、汇票、承兑汇票、退票等。

　　四、成功追收应收帐款

　　(一)、应收帐款的处理方法

　　1. 销售资料(收货单据、发票等)是否齐备?内容是否准确无误?

　　2. 准时给予文件;其实越早给客户发票，货款回收可能越早，同时要确认对方收到发票，并在《往来文件签收单》上签字盖章;

　　3. 完善客户跟进制度：客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会越低;

　　4. 定期探访：如客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收;即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理;

　　5. 建立形象：客户是需要教育的，一定要给予客户一个正确的观念：我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的;

　　6. 服务精神：认同及理解客户的困难和投诉，同时可以利用自身的优势帮助客户解决困难;

　　7. 技巧训练：追收欠款是需要技巧的，如：电话技巧、上门拜访技巧;同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料;

　　(二)、已被拖欠款项的处理方法

　　1. 文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;

　　2. 收集资料：要求客户提供拖欠款项的原因，并收集资料以证明其正确性;

　　3. 追讨文件：建立帐款催收制度。根据情况发展的不同，建立三种不同程度的追讨文件――预告、警告、律师信，按情况及时发出;

　　4. 最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户了解最后期限的含义;

　　5. 行动升级：将欠款交予较高级的管理人员处理，将压力提升;

　　6. 假起诉：成立公司内部的法律部，以法律部的名义发出追讨函件，警告容忍已经到最后期限;

　　7. 调节：使用分期付款、罚息、停止供货等手段分期收回欠款;

　　8. 要求协助：使用法律维护自己的利益。

　　(三)、对于呆/死帐的处理方法：

　　1. 折让

　　2. 收回货物

　　3. 处理抵押品

　　4. 寻求法律协助

　　5. 诉讼保全式

　　五、应收账款交接制度

　　业务人员岗位调换、离职，凡离职的，应在提前30日向公司提出申请，必须对经手的应收帐款进行交接，并填制应收账款交接单由交接人、接手人、经理等人签字。未办理交接手续而自行离开者其薪资不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究法律责任。

　　六、本制度自发布之日起执行。

　　应收账款的核算范围

　　应收账款是有特定的范围的。首先，应收账款是指因销售活动或提供劳务而形成的债权，不包括应收职工欠款、应收债务人的利息等其他应收款;其次，应收账款是指流动资产性质债权，不包括长期的`债权，如购买长期债券等;第三，应收账款是指本公司应收客户的款项，不包括本公司付出的各类存出保证金，如投标保证金和租入包装物等保证金等。

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