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代理采购业务流程（通用11篇）
相信对于很多从事外贸的人都听过或正在采用市场采购贸易，此贸易方式对于个人SOHO以及中小企业来说是有很大好处的，能更好地帮助出口贸易。由于有一些人对此贸易的流程还不太了解，下面是小编收集整理的代理采购业务流程，希望对大家有所帮助。
代理采购业务流程 1
一、入市
1、资料提供：按照入市条件审核表要求提供相关资料及组织机构代码证复印件。
2、注意事项：
（1）入市时需将资料按入市条件审核表所列资料顺序排列；
（2）需要加盖公章的部分不许漏章。
二、发布招标文件、招标公告及变更公告等
招标模式：
1、流程：招标文件、招标公告及变更公告等发布前交由茶陵县招标投标综合监管股审核，审核无异议后方可发布。招标公告及变更公告等在湖南省政府采购网上发布后将网上公示打印件交由分管监管股领导签字后在茶陵县招标投标管理局网发布。
2、注意事项：
（1）发布前将招标文件、招标公告及变更公告等电子档发至茶陵县招标投标综合监管股邮箱备案。
（2）发布前事先与监管股协商安排开标时间及开标场地并将安排发至监管股邮箱（格式：×××项目开标时间×年×月×日×时×分，保证金：×万）。
非招模式：
1、流程：招标公告及变更公告等在湖南省政府采购网上发布后将网上公示打印件交由分管监管股领导签字后在茶陵县招标投标管理局网发布。
2、注意事项：发布前将招标文件、招标公告及变更公告等电子档发至茶陵县招标投标综合监管股邮箱备案。
三、投标报名
1、流程：严格按照招标文件要求接受投标报名。
2、注意事项（招标模式）：报名时间截止后严禁接受潜在投标人报名并第一时间将报名数量发至监管股邮箱（格式：×××项目报名数量×××家）。
四、组织开标、评标
1、流程（招标模式）：抽取评委、开标及评标须由茶陵县招标投标综合监管股全程参与监管。
2、注意事项：（1）抽取评委前需将评委抽取申请表交由监管股分管领导签字；（2）评标区实行封闭管理，只有参加当日评标的.评标委员会成员和有关工作人员及监督人员（限监管人员1名，清标工作人员2名，业主单位纪检人员1名）方可进入评标区，其他无关人员不得进入；（3）相关人员进入评标区后应自觉办理通讯工具保管手续，如特殊情况需与外界联系，必须通过评标区的专用设备进行；（4）采购人委派代表参加本单位项目评审的，应当向采购代理机构出具授权函；采购人委派代表不得担任评审小组组长，不得先于其他评审成员发表评审意见，不得对其他评审成员进行倾向性、误导性的解释或者说明，不得干涉其他评审成员的独立评审。
五、发布中标候选人公示
1、流程：中标候选人公示前在茶陵县招标投标综合监管股备案。
2、注意事项：中标候选人公示在湖南省政府采购网上发布后携带网上公示打印件及评标结论表交由分管监管股领导签字后在茶陵县招标投标管理局网发布。
六、提交相关资料
定标后3天内将招标台账及投标单位报名时所需证件照片发送至茶陵县招标投标综合监管股备案。
七、提交招标项目备案资料
1、流程：采购合同签订后将招标项目备案资料交由茶陵县招标投标管理局备案。
2、注意事项：将备案资料交由监管股登记后再交由档案管理员移交档案室。
代理采购业务流程 2
1、依法接受委托
接受采购任务：通过《天津市政府采购信息管理平台 项目管理采购任务》列表，查看本单位次月的政府采购任务，随时查看本月追加的采购任务。
签订委托代理协议：依据政府采购办公室下达的采购任务，主动联系采购人，与采购人签订纸质委托代理协议。
确认网上委托： 协助采购人完成网上委托，及时确认 采购委托函。
2、制定采购方案
根据采购项目复杂情况、选择的采购方式、是否采购进口产品等信息，制定科学合理的采购方案，明确各工作环节，确定各环节工作职责、质量标准、时间节点和责任人，明确项目总负责人和协调人，制定突发事件的应急预案。
3、编制招标采购文件
根据采购人提交的采购需求、评标标准和评标办法，依据政府采购的法律法规和制度规定，结合项目情况，编制招标采购文件。招标采购文件要符合国家和我市政府采购的相关政策规定，要科学合理地设定供应商准入条件，不得有歧视性和排他性。
对采购人提交的`采购需求、评标标准和评标办法及供应商准入条件，采购代理机构可在《天津市政府采购网征求意见采购文件》中公告，公开征求意见，以求最大公开、公平、公正。也可组织专家论证，以求采购需求更加科学合理。
督促采购人及时确认招标采购文件。并通过《天津市政府采购信息管理平台项目管理采购文件》上传至政府采购办公室备案。
4、发布采购信息
根据采购人的预算级次，编辑采购信息文本，在《天津市政府采购网采购信息》中的相应栏目进行发布。
5、审核供应商注册情况并发售标书
辅导供应商及时在《天津市政府采购网供应商注册》完成注册并及时进行审核。
按照采购信息规定的时间和要求发售标书，但标书发售要以供应商在《天津市政府采购网供应商注册》完成注册并通过审核为前提。
6、组织标前答疑会和踏勘现场，协调解答供应商疑问 按照采购信息规定的时间和要求及项目情况，组织标前答疑会和踏勘现场，耐心解答供应商疑问，必要时协调采购人进行解答，或组织专家及相关当事人进行标前论证。
7、发布变更信息
如遇采购项目发生变更事项，应及时在《天津市政府采购网采购公告变更公告》中进行公告
8、提出专家抽取申请
开标前一个工作日上午12:00前，在《天津市政府采购信息管理平台专家管理系统抽取申请》中提交抽取申请。
开标前1小时打印专家名单。
9、开标
审核签到：组织供应商签到并与标书发售情况核对，与供应商注册信息核对，审核投标保证金缴纳情况，审核并接受供应商递交的密封投标文件（含电子开标解密）；组织专家、监督员签到并核验身份；组织采购人代表签到，提交授权委托书并核验身份。
开标仪式：公开投标供应商名单，当众验明投标文件密封情况并开启投标文件，按要求唱标，供应商确认相关信息。
对招标供应商不足法定数量的，依法办理废标事宜，在《天津市政府采购网采购公告废标公告》发布废标公告。依采购人申请，可在《天津市政府采购信息管理平台采购方式管理现场变更》中协助采购人办理采购方式变更事宜。填写相关信息和变更理由说明，上传专家意见和采购人意见。经政府采购办公室批准后方可实施采购。
10、评标
采购代理机构项目人工作职责：介绍项目单位、项目名称、采购人代表、专家组成员、监督员和项目人自己；宣读评标纪律；组织采购人代表介绍项目情况；介绍供应商投标的基本情况；组织专家研读招标采购文件；协助评标委员会处理相关事务；协调处理政府采购各方当事人的相关诉求；做好评标记录；做好相关服务。
督促采购人、供应商、评审专家、监督员在相关文件上签字。
对评审专家、监督员、采购人、投标供应商参与项目情况做出评价。
协助评标委员会出具评审报告。
11、督促采购人确认评审报告并上传备案
在提交评审报告5个工作日内，要督促采购人及时确认，并将确认后的评审报告通过在《天津市政府采购信息管理平台项目管理评审报告》上传政府采购办公室备案。
12、发布采购结果公告
经采购人确认后的采购结果，及时在《天津市政府采购网采购公告中标结果公告》中公告。
13、发中标（成交）通知书
采购结果公告的同时，向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并提示供应商在中标（成交）通知书发出30日内与采购人签订政府采购合同。同时，将中标（成交）
通知书在《天津市政府采购信息管理平台项目管理中标成交通知书》中上传备案。
14、督促采购人和供应商及时签订政府采购合同
中标（成交）通知书发出30日内，采购人与供应商要按照招标文件和中标（成交）供应商的投标文件签订政府采购合同，监督双方不得擅自变更。
15、政府采购合同备案
督促采购人在政府采购合同签订后7个工作日内向政府采购办公室备案电子合同，向采购代理机构备案纸质合同。
16、协调采购人与供应商的履约事宜
在合同执行期间，采购代理机构有义务协调采购人与供应商的履约事宜，对有过错的一方进行提醒和纠正，情节严重的，要及时向政府采购办公室汇报。
17、组织验收
按照政府采购办公室的要求，对300万元及以上采购项目，要组织专家和相关当事人参与验收。起草验收报告并履行各方签字手续。
18、协助办理国库集中支付项目相关手续。
19、立卷归档
按相关要求，将全部的采购文件和往来书函按采购项目整 理归档，妥善保存，至少15年，提倡实行政府采购电子档案。
20、接受质疑，答疑解惑
在政府采购过程中，要及时、耐心解答采购人、供应商、评审专家、监督员对政府采购活动的各种疑惑，宣传政策，说明情况，争取理解和认同。同时，按照相关的法律规定，协调好各方的利益诉求。依法接受供应商质疑，对供应商质疑，必须在7个工作日内予以书面答复，答复内容要客观准确，尽量详实。
代理采购业务流程 3
为进一步提高项目部的管理水平，在保证施工安全、进度、质量和降低成本的前提下，提高项目部盈利水平，加强对物资采购、使用过程的监督管理，根据国家有关的法律法规的相关规定结合公司对物资工作的管理要求，特制定本制度。
材料采购员（以下简称采购员）是工程材料设备采购管理的第一责任人，具体工作由采购员、项目部主管副经理会同项目财务人员共同完成
材料采购管理及流程相关程序如下：
一、采购计划
1.项目部在施工前填写项目材料采购计划表。
2.由项目部依据建设施工图和施工进度以及材料消耗定额提出材料需用计划及采购要求。
3.材料需用计划必须说明材料的名称、规格、型号、需用数量、需用时间等。必要时，应提出使用要求及验收标准和质量保证要求。
4.急件优先办理。
二、市场询价
1.详细说明采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。
2.同规格产品应询价与不少于三个供应商，应提供同规格，不同品牌做比较。
3.是否有其他较有利的代用品。
4.是否有办理售后服务和保固年限的必要。
5.新供应商产品需经检验试用。
6.合格材料设备供应商制度
6.1项目部对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。建立材料供应商考察、评审制度，建立项目部合格供应商名册。
6.2对首次接触的新供应商应进行资格预审，采购员应合同主管项目副经理应对供应商进行考察，形成供应商评估报告，经项目部主要管理人员认可后纳入合格供应商目录。
6.3涉及技术、质量等方面有特殊要求的材料、设备，需有相关专业技术人员参加评审。对供应商实行分级制度，年度审核优胜劣汰，一般情况下优先采购优质供应商的材料。
三、比价、议价
1.合格材料生产厂家的条件：能提供采购物资质量方面的合格文件；具有良好的`市场信誉，价格合理；提供合格的物资，并保证物资质量的持续稳定性；满足进度和服务要求。
2.合格供应商名册中有同类材料供应经历的供应商，优先询价及相关服务咨询。
3.价格上涨下跌有何因素。
4.单价一万元以上、总价5万元以上大宗材料、大型设备的购进按照招标采购流程进行。
4.1招标在入围的合格供应商中进行，参加投标的供应商数量不少于3家。
4.2按规定时间开标，由项目部、采购部、财务部、商务部、法律部、技术部共同评标，按合理低价的原则，确定中标单位。经领导审批后，对中标单位发出中标通知书。
代理采购业务流程 4
（一）从内部控制五要素入手，全面梳理采购全流程，分析采购业务相关管理制度，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，掌握采购全流程内控管理中的薄弱环节。
（二）审查企业是否建立采购申请授权制度，是否依据购买物资或接受劳务的类型确定归口管理部门并授予相应的请购权，相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序是否明确。
（三）审查采购预算、采购计划编制执行情况。审计从采购预算上报、批复、追加各个环节展开，重点审查预算编制是否遵循规定程序、批复是否及时、调整手续是否合规、预算执行是否超支等；采购计划安排是否合理，有无造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费。
（四）审查采购方式能否实现物美价的供给保障。采购方式按照市场化和公开化程度排序依次是公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等。审查企业是否采取集中采购模式、限额标准以上采购项目是否按规定采取公开招标或邀请招标的采购方式，采购执行过程中有无随意改变采购方式的情况。
（五）审查采购不相容岗位是否有效分离。采购全流程管理，不仅要求采购部门不相容岗位分离，对采购需求部门、采购需求管理部门等采购主体同样要求执行不相容岗位分离原则。审计重点关注候选供应商推荐、评审标准设定、供应商评审等岗位是否有效分离；审查有无同一部门或采购当事人参与“采购全流程”，导致“供应商管理—采购谈判—合同执行管理”各个环节监督制约作用受限，为人为操纵采购结果留下了空间，滋生“商业贿赂”的'问题。
（六）审查候选供应商管理是否公开透明，供应商选择是否得当。企业有无建立科学的供应商评估和准入制度，建立供应商管理信息系统并完善潜在供应商备案制度、用户反馈制度、日常监督检查制度等机制对供应商进行动态管理。审计重点关注候选供应商是否从供应商库中选取，是否存在需求部门和采购需求管理部门自主决定供应商的行为。
（七）审查采购谈判评委信息库有无外部专家，采购项目评委是否从评委信息库中随机选取产生，核实评委是否独立于采购需求部门和需求管理部门；审查招投标或定价机制是否科学，授权审批是否规范，有无导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈的问题。
（八）审查采购部门轮岗制度是否有效执行。审查企业是否对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，重要和技术性较强的采购业务是否组织相关专家进行论证，是否实行集体决策和审批。
代理采购业务流程 5
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
一、请购及其规定
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
⑴请购的部门；
⑵请购物品所属项目；
⑶请购的用途；
⑷请购的物品名；
⑸请购的物品数量；
⑹请购的物品规格；
⑺请购物品的样品、图纸或技术资料等；
⑻请购的物品的要求时间；
⑼请购如有特殊需要请备注；
⑽请购单填写人；
⑾请购部门主管；
⑿请购单审核人；
⒀采购副总审核；
⒁财务审核人；
⒂公司总经理。
3、请购单及其提报规定
⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门；
⑵固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；
⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表）的格式填写提报；
⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单）的格式填写提报；⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；
⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交；
⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4、公司物资请购单的提报部门
⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报；
⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报；
⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
⑵对于紧急请购项目应优先处理；
⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、采购周期的规定
⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；
⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；
⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任时应向领导说明原因；
⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。
三、询价及其规定
1、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3、对于紧急请购项目应优先处理；
4、所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价；
5、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
7、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四、比价、议价
1、对厂商的.供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3、收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
5、参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。
五、比价、议价结果汇总
1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；
2、比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；
3、如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
六、合同的签订及其规定
1、合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。
（一）合同正文应包含的要素
（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；
（2）采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分；
（3）包装要求；
（4）合同总额应含税，特殊情况应注明；
（5）付款方式；
（6）工期；
（7）质量保证期；
（8）质量要求及规范；
（9）违约责任和解决纠纷的办法；
（10）双方的公司信息；
（11）其他约定。
（二）合同签订及其规定
（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
（2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
（4）遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
（5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期；
（6）详细约定发票的提供时间及要求；
（7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
（8）违约责任一定要详细、具体；
（9）比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；
（10）合同签订应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签审查；
（11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
（12）签订的所有合同应及时报送财务部门。
七、付款及合同执行
1、付款规定
⑴按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
⑵按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八（资金支出审批单），该审批单巡签我那比后提交财务部付款；
⑶财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。
2、合同执行
⑴已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；
⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
八、报验与入库
1、报验
⑴供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收；
⑵对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；
⑶达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；
⑷质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；
⑸用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2、入库
⑴公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；
⑵合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；
⑶质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
⑷质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；
⑸质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。
代理采购业务流程 6
一、请购极其规定
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
请购的部门；
请购物品所属项目
请购的用途
请购的物品名称、规格、数量
请购物品的样品、图纸和技术资料
请购物品的需求时间
请购如有特殊请备注
请购单填写人
请购部门主管
请购单审核人
采购副总审核
财务审核人
公司总经理
3、请购单及其提报规定
请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核审核批准后报采购部门；请购部门在提报申请单时应要求采购部接收人签字并备份；涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况下可以电话请示，征得同意后提报采购部门，签字确认后手续后补
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明
请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储值积压的物资不采购的原则；通知仓库管理人员核查该物资是否有库存；对于不符合规定和撤销的'请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；对于紧急请购项目应优先处理；无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。
重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
三、询价及其规定
1、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购；
3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资的能力；
四、比价、议价
1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2.对于合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
五、合同的签订及其规定
1、合同正文应包含的要素
（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；
（2）采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，清单、技术文件与确认图纸是合同部可分割的部分；
（3）付款方式
（4）工期
（5）质量保证期
（6）其他约定
2、合同签订及其规定
（1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
（2）拟定合同条款时一定将各种风险降至最低；
3、合同执行
（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及相关领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
六：报验与入库
1、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知质检部门进行验收；
2、标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运。
代理采购业务流程 7
一、总则
为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。
二、管理体制
公司可设立专门的采购部门，具体负责公司采购业务。
公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
公司采购实行集中与分散相结合体制。
三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购，由采购部门统一办理；低值、小额或限额以下的采购，由使用的部门各自办理。
公司实行成批和零星采购相结合体制。
四、根据年度经营计划，测算和制定年度原辅材料、物资需求计划，每年进行1~2次的.成批采购；
五、年度物资计划难以概括，或市场供求变化导致物资需求计划改变的，可在年度中进行多交的零星采购。
六、贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点，购进适当品质及适当数量的物料。
七、采购计划与申请
根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况，可以制定年度采购计划预案。
根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化，相应制定半年、季度或月度的具体采购计划，该计划按期滚动修订。
公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施，半年、季度采购计划须经总经理审批，月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。
根据采购计划制作的采购预算表，以一式多联方式提交，分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。
公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时，可即进提出采购申请，并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
八、采购实施
采购部收到请购单或采购计划被批复后，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。采购询价获准后，采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。采购合同经双方签章生效后，采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，及时向供应方支付定金和各期货物。采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收。如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购购员可拒绝接收或将货物退回供应方。对货物品种、质量、数量与合同不符的，采购员及进告知供应方，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表，分类监控、跟催。采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管处置，寻找替代品或变更生产计划。
九、其他
1、采购部应采取有效措施，完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。
2、采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，趋势预测，提出最有利的采购时机。
3、采购部分分析主要物料的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重，对有关费用重监控。
4、采购部选择运输方式，应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等，多方案比较后选定方式。
5、会同财务部确定贷款分期付款和结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和库存资金的占用。
十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价：
采购目标成本的完成情况；
采购合同履约率和违约程度；
采购成本节约额或损失额；
采购物料质量合格率；
价格波动情况；
供应商稳定性和开拓供应商新情况；
廉法或执着收回扣、受贿情况。
以上工作情况记入采购员业绩档案，作为考绩依据，并作出相应的奖励和处罚。
十一、附则
本办法由采购部解释执行，经公司总经理办公会议批准生效。
采购流程
1、采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。
2、各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。
3、采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。
采购方式
1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。
2、长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3、每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。
采购实施
1、“物品申请表”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。
2、采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
3、所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。
采购付款方式
1、物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。
2、物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
代理采购业务流程 8
采购活动是一个企业经营活动的开始，企业应该有一个适合自己的管理，并能在采购活动中保证其灵活性的.采购工作流程，那一般企业的采购流程是怎么样的呢下面本博客就根据餐饮采贮管理流程采购、验收、仓管、发放四个环节，针对餐饮部的实际情况，来讨论讨论。
一、理顺采购流程
1、确定供货商，签订供货合同。供货商类别：米油类、鸡鸭类、鱼类、海鲜类、蔬菜类、肉类、米粉类、豆制品类。
其他类别：均由酒店采购中心根据申购计划统一采购。（在签订供货合同后，可取消餐饮采购员）。
签订供货合同：供货合同一式三联：一份供应商；一份财务部；一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等。
设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成，三人每月初、月中旬分两次入市场寻价，在寻价基础上再定价。
2、制定采购计划
1；厨房根据库存及所需量填写好菜品申购单，并报厨师长签字批准。菜品申购单壹式叁联，供货商、仓管员、财务部各一联。
2；仓库、楼面根据库存量，遵循最小库存原则，上报申购计划，经部门负责人签字，报总经理签字方可，申购计划单壹式叁联，采购员、仓管员、财务部各一联。
3、安排组织采购
1%26gt；供货商应每晚21：20到收银台拿申购单并签字认可；于第二日（或规定时间内）按质按时按量送货。
2%26gt；采购员根据申购计划单及时采购到位。
二、完善验货制度
1、成立收货小组由仓管员、厨师长（厨师长指定人员）、质检员，除急用物品外，其余物品均需仓管员称量，厨师长负责质量，经仓管员、厨师长、供货商叁方签字认可（收货单壹式四联），质检员不定时抽量。
（注）收货单没有仓管员、厨师长、供货商当天签字无效。
供货商凭收货单结算。
2、急用菜品收货：急用海鲜，可由一楼主管或经理负责称量，厨师长把质量关，开收货单经乙方签字方可。米粉由员工餐厅厨师及零点班保安收货称量，经叁方签字认可后方可，未用完者，过称后将当天收货单及退货单交仓管员壹联，一联交财务部。
代理采购业务流程 9
第一、采购管理办法
一、本公司物资部之采购依本办法办理。
二、采购组根据工程部排定之物料计划，并计算本月应采购数量。
三、根据工程部送来之物料计划内本月份采购数量填写请购单，经总经理核章后将请购单送采购员办理采购事宜。
四、接到请购单后，采购组应根据品名规格积极寻找供应商，原则上每一物料应寻找三家以上之供应商，进行比价格、比质量，其必须具备之资格如下：
1、必须是有限公司。
2、必须做过其他公司之物料及零件，且目前尚继续在供应者。
3、必须自备车辆。
采购员于订购前应确实调查该供应商之信用程度、交货情形、品质情况，并将供应商资料报告呈总经理批示认可后进行订购。对于特殊规格物料、使用量很大之物料以及独家供应之物料，于采购前尤需注意供应商（协力厂）之调查工作，必要时得协调工程部、地产部、地盘经理（工程师）与品管人员共同前往考察调查。
五、经比价格、比质量决定供应商后，经双方同意后，与供应商洽谈合约，合约起草，主管副总经理审定合约后交总经理（或授权人）签约后方能物料订购。
六、物料进仓及使用前均须抽样检验，以断定物料之水准，依据品管质量、数量验收合格予以收货；对品管质量不合格者，不予收货，退回供应商提出交换。
七、物资采购人员（仓库管理验收员）在业务交往上必须遵纪守法、廉洁奉公，严禁假公济私、索贿受贿，一经发现按公司规定处理，严重者移交司法部门处理。
第二、采购程序
1、物料管理部门开出采购单，给采购组。
2、决定购买些什么物料以及购买多少数量。
3、研究市场状况，并找出有利的购买时机。
4、决定物料供应来源以进行采购事项。
5、以询价、报价、比价决定有利价格，并选取供应商。
6、与供应商签订采购合约并开立订购单。
7、监督供应商准时交货。
8、核对并完成采购交易行为，根据验收单或品质数量检验报告，核对供应商交货状况，并对不良品设法加以处理。
9、内购与外购在采购管理之精神大致相同，惟外购程序必须通过出口程序及作业手续。
第三、采购员业务职责
一、寻找物料供应来源，并分析物料市场。
二、与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商（协力厂）之资料。
三、要求报价与进行议价。
四、获取所需之物料。
五、查证进公司物料之数量与品质。
六、建立采购业务进行顺遂所需要之资料。
七、了解市场趋势，并搜集市场供给与需求价格等适切资料加以成本分析。
八、呆料与废料之预防与处理。
第四、仓库管理守则
⑴未经验收之物料不得存于仓库内。
⑵物料应依其种类、性质、体积、重量及流动性等排列整齐，放置适当之处，以便领用及查点。
⑶凡有危险易燃物品应特殊储存，并应与其他物料隔离。
⑷凡属仪器及特别贵重之物料，应储存于箱内并予加锁。
⑸物料储存处所应保持清洁干燥，以免物料污染或受潮。
⑹物料之发放或领放，依照公司规定，无关人员不得任意进入仓储区域，不按公司规定手续办理者，物料不得出库。
⑺仓库不得携入任何易燃物品，并禁止抽烟。
⑻仓库内外附近，应备用消防设备，以策安全。
⑼仓库应加强防卫，以防盗窃。
第五、进料验收管理办法
一、本公司对物料之验收入库均依本办法。
二、协力厂商或供应商送交物料时必须填写送货单一式二联，详细写明送货内容与订购单据号码，连同统一发票与所送交之物料送到物资仓库之收料处。
三、收料员核对统一发票、订购单与送货单无误后，再核对供应商资料卡是否有超交之现象。收料员在核对无误后，在送货单一式二联上签章，将第一联送货单退供应商以为送货之凭证，第二联收料员留存，之后将送货单之内容转记入供应商资料卡内。
四、收料员将进料验收单之号码抄录在该物料货品上，同时在送货单上亦填入进料验收单号码、收料日期。
五、收料员根据送货单第二联填记进料验收单一式三联，并载明下列各项目：⑴物料编号；⑵品名规格；⑶交货者名称；⑷统一发票号码及年月日；⑸交货数量；⑹实际接收数量；⑺订购单号码；⑻收料日期。
六、收料员若发现送来之物料混有其他物料或其他特殊情况，必须在进料验收单接收状况栏内书明，以为品管检验参考。
七、收料员于填入必要内容并核章后，将进料验收单第一、二、三联送物料计划员。
八、物料计划员根据进料验收单在物料订购、运输、接收记录上填记进料验单编号、收料日期以及接收记量后将进料验收单第一、二、三联立即送往品质检验员。
九、品质检验后将合格品总数填入进料验收单一至三联，经品质主管核章后，第一联进料验收单由进料品质检验单位自存，并送物料计划员登记良品总数，计算订购余额于物料订购、运输接收记录后将进料验收单第一联转送帐料员，帐料员根据进料验收单内良品总数转记存量管制卡入库数量栏，并填具入库日期与进料验收单号码后存查。二至三联送收料员将交货实况填入供应商资料卡交货资料各栏后，将进料验收单二至三联连同统一发票送仓储员办理入库手续。
十、仓储员核对物料数量与合格品总数是否相符，于安排物料进入仓库后在进料验收单二至三联合格品实数栏盖仓库接收章，将进料验收单二至三联送请物料主管核章。
十一、物料主管核章后之进料验收单第二联送采购部门。
十二、进料验收单第三联连同统一发票送会计部门以为付款之凭证。
十三、外购品于采购组收到提单时立即将所附之发票影印一份给物料组，经物料计划员登记入物料订购、运输、接收记录后转送收料员。于物料运达时，收料员根据影印之发票，核对入仓之外购品，并将交货实况填入供应商资料卡，以下进料验收程序与内购品处理程序相同。
十四、无论是向协力厂商或供应商采购之物料，送交仓库决定验收前，对该物料之价格、数量、品质、交期或其他交易条件与订购单所载明之交易条件、采购规范相核对，以查验该批物料允收或拒收，才给予验收进仓。
验收处理程序如下：
（一）先行检查协力厂商或供应商所送来之各种的发票、交货证件是否齐全，交货数量与订购单或交货单上所载数量有否误差，如有误差，不应该进一步加以验收。
（二）运到物料卸入验收地时，即应先核对包装箱上所记载之收件人是否相符；物料名称、数量与交货证件所列是否相同；包装是否完整（在运货途中，是否被打开过）；每箱物料之毛重与净重是否与交证件相同……凡此种种均该逐一核对。发生误差，立即注明清楚，并联络协力厂商（供应商）补足，必要时须沿请公证。
（三）开箱拆开包装，物料内容与交货文件应该核对物料名称规范是否相符。对于所交物料有混淆或夹杂其他类似之物料或零件短缺，或零件破损不堪，均应加以注意，并将详情写在物料验收单上，以为验收工作处理当中之重要资料。
（四）依公司之规定在一定期内进行全检或抽样的工作。
（五）经进料验收单位或委托其他检验单位试验物料之品质，其结果写在物料验收单上。
（六）根据物料验收单上品质检验之规定，判定该批物料为允收或拒收。
（七）如品质验收合格，数量无误，应即办理登帐进库，予以收货。
十五、超交之物料以退回为原则，但得以考虑让供应商寄存，而不作进料验收之处理。
十六、收料员根据每天进料情形填写物料外暂收品日报表，一式四联，第一联收料员自存，第二联送物料计划员，第三联送品管员，第四联送采购员。采购员根据日报表，与物资主管商讨对超交物料的处理办法。
第六、仓库盘点管理办法
一、盘点之目的`
（一）资产之管理
1、查明各项物品、材料、固定资产之可用程度，以达到有效利用资产的目的。
2、利用盘存、清点物品重新妥置库存物品，使之和计数帐顺序配合达到管理之目的。
3、核对现有存货、固定资产等与帐上记载数目是否一致，以把握公司资产之准确性。
4、为下期生产（工程）计划之依据。
5、最低与最高存货量之把握。
6、不良品、呆滞品之发现。
（二）资料金额之确定
1、确定各项资产之真实价值，以利成本之计算。
2、据以编制资产、存货之明细表。
3、精确计算利润中心之利润，以考核各中心之贡献实绩。
二、实施时间规定
每年实施二次：六月三十日及十二月三十一日。
三、人员组织
（一）公司派财务主管人员负责。
（二）物资部经理（或副经理）、采购人员。
（三）仓库管理人员。
四、盘点报告
（一）负责人应将盘点明细表（只限材料、半成品数量表）缴交，以凭核对而利督导。
（二）盘点完毕当天应将全部盘点卡分类，依编号顺序连同空白未用之盘点卡交给复检人员交帐务员整理。
（三）各仓管员应于盘点后三日内造具盘点明细表三份，两份送会计（造册时请按计数帐、材料帐编号及盘点卡顺序填写），一份自存。
（四）负责人应将存货、资产逐项检验，若有错误或遗漏之处应随时会同财务部对其进行更正或复查。
第七、仓库领料及发料管理办法
物料由物资部根据工程（生产）计划，将仓库储存之物料，直接向生产现场发放之现象，称为发料。物料由生产部门现场人员在某项工程制造之前填写领料单向物资部领取物料之现象称为领料。
一、本公司材料、零件领用、发放依本办法办理。
二、工程（生产）人员根据工程计划所需填制领料单，核章后向物料仓库之管理人员洽领物料。
三、物料管理人员接获领料单后，一面核对一面准备物料，将物料送往工程部门。
四、工程领料人员核对物料数量、规格与领料单相符，在领料单上签收。
五、物料管理人员在无特殊情况时，备料与发料应优先发料送往工程单位。
六、在备料发料过程中，发现物料短缺或待料情形，物料管理员必须立即采取行动，一方面将缺料情形告知采购部门，一方面向供应商催货。若短缺之物料已进仓，物料管理人员应立即安排检验，将检验后之物料送往工程部门，无论如何严禁工程部门人员自行向进料检验人员领料，进料检验人员亦不得擅自发料。
代理采购业务流程 10
一、采购宗旨
为加强对医院食堂食品原料、辅料等物资采购管理，合理控制食堂物料费用支出，降低采购运行成本，同时也为防止因采购劣质食品而导致发生食品安全事故，进而保障管理方利益。
二、采购原则
1、遵循“货比三家”的原则，同样产品比质量、同样质量比价格、同样价格比服务，追求质优价廉。
2、透明采购信息，严格按照三公制度，即公平、公正、公开。
3、食堂将所需物料需求提交采购人员，由采购人员负责联系供应商，所有供应商只接受公司采购人员的采购指令，食堂不能自行联系供应商。如出现公司采购人员不知情的自采行为，采购人员有权拒绝在送货单上签字，且费用不予报销。
三、采购类别
1、蔬菜类，包括时令蔬菜、豆制品、瓜果等；
2、肉类，包括畜禽肉、水产、海鲜等；
3、粮油类，包括大米、面粉、杂粮、食用油等；
4、调味品干货类，包括调料、干制品等；
5、应急型易耗品物资，如口罩、手套等；
四、采购标准
1、蔬菜标准
蔬菜瓜果以时令为主，优先选择当地大棚菜，蔬菜及瓜果表面无虫、无斑点、无黄叶、无泥巴、无死根等。
2、肉类标准
畜禽肉品颜色红润、新鲜无异味、质地有弹性；水产海鲜生命有活力、体表卫生洁净且无伤痕，如鱼产品眼球饱满、腮丝清晰鲜红、粘液透明有光泽等；蛋类表面清洁干净、质地新鲜无异味。
3、粮油标准
大米颗粒均匀、色泽呈白色或微黄、无任何杂质；食用油颜色纯正、无哈欠味、无沉淀异物。
4、调味品干货标准
料品有包装且包装细致、相关产品具有QS等相关标志、有检验合格证或报告。
五、报销方式
1、食堂供应商：结算方式为月结，每月25日将送货单交公司财务对账（遇节假日顺延）并完善报销手续，经公司领导签字审批后，由财务直接把货款汇入供应商指定的银行账号。
2、现金采购：食堂接待餐原料由厨师提出采购需求，由公司采购人员按实际需要进行联系购买，经验收合格后交厨房使用，采取备用金支付相关票据报销机制。
六、食堂验收管理规定
1、为确保验收工作的公正性，验收成员由采购人员、食堂双方人员组成。
2、采购人员对所进食品原料履行监督职能，对所进食品原料进行品质检查。并对所进食品原料进行数量核实。
3、食堂为食品原料实际使用者应对所进食品原料的品质、数量进行检查和核实。在使用过程中须厉行节约，杜绝铺张浪费现象出现。
4、参与收货人员须仔细核对来货的'质量、数量，杜绝以次充好、短斤少两的现象；同时调味品、干货类、冻货类原料必须查看规格、品牌、出厂地、有效日期等，确认收货合格并在送货单上签字确认。
5、对不合格或有疑问的食品原料，采购人员有权要求退货、换货，特殊情况及时向公司领导汇报处理。
6、收货人员不得弄虚作假，一经核实将严肃对其处理。
7、每日送货单为一式三份（财务、食堂和送货人各持一份），送货单必须经采购人员和食堂管理人员签字确认后方可报销。
七、食堂供应商管理规定
1、具备合法从事食品经营活动的相关证照，如营业执照、卫生许可证、税务登记证等。
2、供应商必须持有所属原料摊位或店面，同时具有食品原料等物料配送车辆。
代理采购业务流程 11
第一章 总 则
第一条 为加强医院物资采购管理，进一步规范医院采购行为，提高采购工作效率和质量，确保医院采购工作规范有序进行，根据政府采购法及相关文件要求，制定本办法。
第二条 本办法所指的物资采购包括医疗设备、信息设备和软件、后勤设备、医用耗材、信息耗材、供应物资材料、后勤维修材料等采购，医院其他有关采购也可参照本办法执行。
第三条 物资采购应坚持“公正、公平、公开”的原则，严格按照政府采购的相关法律、法规和医院有关规定规范运作，确保采购过程公开、规范，采购物资满足医院工作需要。
第二章 采购申请、审批和计划
第四条 医疗设备，每年年底由使用科室根据工作需要向设备科提交下一年度的申请报告（万元以上同时要求提交可行性论证报告），由设备科组织调研，拟定下一年度医疗设备需求初步计划，医院医疗设备管理委员会根据年度投资预算讨论审议年度初步计划，形成医疗设备年度需求计划，提交院办公会审议后形成正式医疗设备年度计划。
第五条 信息设备和软件，每年年底由使用科室和信息科提交下一年度申请报告（万元以上同时要求提交可行性论证报告），由信息科进行调研，医院信息管理委员会根据年度投资预算，讨论审议年度需求计划，报院办公会审批后执行。
第六条 后勤设备，每年年底由使用科室和总务科根据工作需要提交下一年度需求计划，根据年度投资预算，总务科组织相关科室研究讨论，报分管后勤和采购院领导、院长审批后，确定后勤设备年度采购计划。
第七条 临时急用的各种设备，使用科室提出申请（万元以上提交可行性论证报告），由相关职能科室调研，分别报分管使用科室、设备和采购院领导及院长审批。
第八条 医用耗材、供应物资材料、后勤维修材料、信息材料的采购目录分别由相关职能科室根据医院需求实际提出，按年或半年进行循环招标采购，招标结束后建立各种材料的医院采购目录。对医院采购目录外的材料由使用科室提出申请，交相关职能科室调研，报分管使用科室、职能科室和采购院领导审批。医用高值耗材严格执行政府采购目录，对于政府采购目录外的高值耗材由使用科室提出申请交设备科调研，报分管使用科室、分管科室和采购院领导审批后执行。
第九条 外请专家手术所用医用耗材，应从我院采购目录中选择。如果使用医院采购目录未包含的耗材时，使用科室提出申请交分管院领导同意，由设备科调研后交分管院领导和采购院领导审批，如果该耗材长期使用，商谈后纳入医院采购目录。 第三章 采购的实施
第十条 物资采购根据具体情况，可采用公开招标、竞争性谈判、单一来源、询价等多种采购方式。
第十一条 物供科对经过审批的年度设备、软件计划和材料组织招标或竞价采购。相关科室分管院领导和使用科室、设备科、信息科、总务科、财务科等相关部门人员组成评标小组；监察审计部等相关部门和人员组成监督小组，负责采购过程的监督。物供科根据采购物资的具体情况，通知评标小组和监督小组人员参加采购工作，如特殊原因不能参加的部门，物供科将以书面形式将采购结果告知该部门。
第十二条 第十二条 分管采购院领导参加整个采购过程，其他分管科室院领导根据工作需要和采购的具体情况参加采购，对于重大物资采购需院长参加。
第十三条 年度计划外审批的设备，按以下程序进行采购：
（一）医疗设备，单台（批）1万元（含1万元）以下的由物供科、设备科和使用科室共同议价采购，审批报告和采购结果交物供科、设备科备案；单台（批）1万元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
（二）后勤设备，单台（批）5000元（含5000元）以下的，由总务科和使用科室共同议价采购，审批报告和采购结果交物供科备案；单台（批）5000元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
（三）信息设备，单台（批）小于3万元（含3万元）的物供科负责采用电话或传真方式进行询价采购；单台（批）大于3万元的按规定的程序组织招标或竞价采购。
第十四条 医院采购目录外审批的材料（包括临时急用、新增等材料），按以下程序进行采购：
（一）医用耗材（包括高值耗材），单个（批）5000元（含5000元）以下的由物供科与使用科室一起采购，审批计划和采购结果交物供科备案；单个（批）5000元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
（二）供应物资材料，单个（批）在3000元（含3000元）以下的由物供科、设备科与使用科室一起采购，审批报告和采购结果交物供科备案；3000元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
（三）后勤维修材料，单个（批）在5000元（含5000元）以下的由总务科和使用科室一起采购，采购结果交物供科备案；单个（批）在5000元以上的提交物供科按规定的程序进行采购。
（四） 信息材料，物供科负责采用电话或传真方式进行询价采购。
第十五条单台（批）3万元以上的医疗设备、后勤设备、信息设备和软件招标或竞价采购前一周，在医院网站上发布采购信息公告，招标或竞价采购结束后，发布中标信息公告。
第十六条采购金额超过50万元的项目，采购前需对参加投标的供应商进行行贿记录查询，如果发现有行贿等不良记录，将立即取消参加招标或竞价采购资格。
第十七条 供应商资质审查，采购前由分管职能部门负责对参加投标或竟标的'供应商进行资质审核。审核的主要内容包括：企业法人营业执照、授权代理委托书、代理人身份证、近期财务报表等，医疗设备和医用耗材还需审核医疗器械经营许可证、医疗器械注册证、注册登记表，其他特殊物资需提供国家规定的相应证件，经过审核合格方能参加招标或竞价活动。对于单价在5万元以上的医疗设备，原则上要求省级以上（含省级）或四川省授权一年以上的代理公司参加，大型医疗设备则直接邀请厂家参加。
第十八条 原则上要求3家及以上供应商（或厂家）参加投标或竞争采购，不足3家或独家专利产品需经分管采购院领导审批同意。
第十九条 评标遵循公正、公平、公开的原则。设备和软件采购要求从商务、技术、价格、售后服务等多方面进行综合评价，综合评价最优得分（或得票）最高者为候选中标供应商；对于部分医疗设备采购，则从医院专家库抽取专家和评标小组成员一起打分进行评标，平均分值高者为候选中标供应商。最后交分管采购院领导审核确定中标供应商，个别非常重大项目采购则由院领导办公会讨论确定中标供应商。
第二十条 招标或竞价采购工作结束后，采购部将采购结果以纸质打印并加盖物供科公章方式，告知中标供应商并传递给相关职能部门和使用科室；同时建立完整的电子版采购目录，供院领导、使用科室和职能部门查询使用。
第二十一条 单一（或具有市场绝对占有率）设备价格在5万元以下，发现竞价采购价格高于网购100%以上，经分管院领导和财务科审批后，可采用网络和委托外贸公司采购的方式进行采购。
第二十二条 使用优良、售后服务满意、价格低于10万元以下且变化不大的设备，可执行上一年度的中标采购结果。
第二十三条 集中采购的医用耗材按集中采购协议要求进行采购。
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