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如何提高工作效率的10个实用技巧
怎么提高工作效率?怎么提高学习效率?如何进行时间管理?怎么自我充电,不断提高自己?这都是我们所关心的问题。而除了学习快速阅读方法,学习记忆方法外,还有什么可以提高我们的效率呢?下面为大家介绍提高工作效率的十个方法。
1、确定方向 不走冤枉路
俗话说:“马壮车好不如方向对”,这句话的典故来自春秋战国时期,有位夫子准备了很多行李,准备去南方的楚国,就向路人问路。路人说:“此路非很楚国”这位夫子说:“我的马很壮,没有关系。”路人又再强调这不是去楚国的方向,夫子还是固执地说:“我的车很坚固”。路人只好叹息:“这不是去楚国的方向呀!”方向错了,再怎么努力也是枉然的。
仔细想想做这项工作的重点是什么,目标是什么,希望通过这项工作得到什么成果。按目前的方向是不是真的能得到想要的结果,与你的主管和上下流流程的同事一起讨论,再决定整个方向和流程。
提醒:光忙是不够的。关键是:我们到底在忙什么。
2、做行事历和项目执行计划
事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事。你可以利用以下的工具:
电脑软件,比如计划表、日程表和日历
日历或是商务日志
自己设计的简单表格
以一天的计划表来说,首先列出你必须做的事。这些是你今天的首要工作;然后列出应该做的事,以及可做但不急的事。然后评估各项工作所需的时间,最后决定如何把时间分配到这些工作上。记住,应该把最重要的事情放在一天中状态最好的时间去做。一天的时间规划完成后,可以延伸成一周的计划,决定一周内最重要及必须做的事。每天确认行程是否按计划推进。
提醒:知道计划何时开始,就开始列进度,但不要让计划的时间取代了执行的时间。
3、运用系统思考,工作分类进行。
养成把握重点,循序渐进,集中力量的习惯,决定次序,从最重要的事情着手。我们必须先决定哪一个工作比较重要,优先去做;哪些不重要,可以缓办。不考虑优先顺序所产生的另一个结果会是一事无所。而且被拖延或耽误的事情,等以后再提出来的时候已经为时过晚了。
按工作的重要性决定完成工作的优先顺序
按工作的重要性决定投入工作的时间
同性质、同种类、类似性高的工作一次解决
不断思考是否有更有效率的工作方法
避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费,如杀鸡用牛刀
提醒:不要浪费时间做“垃圾”工作,去做那些会增加你的生产力的工作。
4、事前准备需周到
在工作过程中再花时间去寻找所需要的资料或工具,只会事倍功半,增加出错的机会。事前就把一切所需都准备好,即取即用。
随时准备好“最新”的资讯:“资料”的随时更新与增删,可以让我们永远掌握到最新的信息,并随时做好整理归类等工作,以供我们随时掌握最新的状况,并可迅速做出正确的思考判断。 要有「工具库」的观念:随时将自己的“知识、经验、技能”等,做好转换成工具的观念,以便随时可以拿出来运用,或重新组合,以便缩短时间,提高效率,增加更多的成功机会。
寻找自己的良师:在公司内外寻求一群具备不同专业技能和职位的良师,通过良师的经验、智慧和人脉,可以提供各类的协助。
提醒:当你在做小事情的时候,你必须想大事情,以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。
5、不断学习新的知识与技能
在十倍速生涯里,工作变换得快,工作速度本身也快,加上外在环境及产业新知识加速产生,若不加紧学习脚步,就可能像老牛拖著重车,或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样,不仅充满了无力感,更会遭受到时代无情的淘汰。“苦干”是成功的充分或基本条件,但它并不能保证成功,今天我们还要聪明工作,只有不断学习才能提升工作效率及创新。
不断学习对工作能力的增进很重要,综观古今中外的成功人士,或是观察卓越企业的主管,主动发问、参加课程,甚至只是默默观察别人怎么做,都能从中学习到新知识与技术,再消化出更有效的做事方法与解决问题的方案。
提醒:今天要追求成功,和是否拥有能够开花结果的知识,知识多快能够开花结果成正比。
6、创意使你轻松做事
有创造力,才不会为了一些问题苦思对策,在无例可循的情况下,急得像热锅上的蚂蚁,坐立难安。时时评估创意带来的好成果,在过程中你会领悟到,利用保险单来解决问题是一种居心叵测而有趣的事,培养创意绝对是企业人必备的技巧之一。 培养创造力的方法有以下几种:
开放心胸,经常注意周围的环境,就像科学家善于观察四周的一举一动,就可发现很多新方法能解决老问题。
检查所有可能的方案,千万不要因为“不可能”、“幼稚”、“没有人成功过”或是“从来没有听说过”之类的原因而轻易放弃。 善用自己的第六感,保有敏锐的感觉,放松身心,运用你的灵感,突破思维的限制
抽离各个解决问题方案的精华,予以分类整理,再重新组合,看看彼此的关系如何,能否衍生出新的观点。
提醒:现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变,但往往斤斤计较员工是否准时上班。
7、适当的E化工具辅助
高科技能帮助你节省时间,不过先决条件是要选对适合自己的,考量你希望他为你做什么?它对你有用吗?购买软件前应做研究,确定它的功能符合你的需求要让e化工具确实帮你提升效率,请遵循以下步驟:
请教同时熟悉科技产品与你的工作內容的高手,了解你正考虑采用的工具有哪些利弊,是否能节省时间、提升生产力,增加你的工作优势。
列一张采购评量表,跟软件的销售人员再讨论一次。花点时间熟练这个工具的基本技巧,这时候所花的时间,将来都会加倍带来利益。
一般会使用的e化工具,包括电脑及各种管理软件,备份系统、电子邮件、网络平台(包括线上服务、新闻布告、BBS等)、
PDA、手机、扫描仪等,即使平常使用的传真机、录音机等,其实都有一些功能可以提升效率。
提醒:如果不了解科技,就永远不可能让科技为你服务。
8、借用他人的時间
要让工作有效率,分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一,授权是节省时间的终极武器,也是增加效率的法宝。投资一点时间常常和你的员工沟通,会产生很大的效益,尤其要让他们搞清楚状况,否则他们就不可能分担工作负荷。
以下基本原则帮助你更有效地授权:
①决定什么事要授权出去。授权和交托正常工作任务是不同的。授以是交付某人完成你的工作职责,但是你保有控制权,并负有责任。
②说明清楚你要的结果。一般来说,被授权者都会用自己的方式去完成任务,如果你希望运用特定的方法去完成,一开始就要让对方知道。
③清楚界定现任。确定对方了解他所应负的责任,如果他不了解任务及目标,或是不符合你的期望,要重新仔细检讨整件事。 提醒:高绩效者会集中心力于解决问题,而不是责怪问题的发生。
9、适度休息,消除压力
每份工作都有压力,我们的压力就在于自己的情绪管理上。情绪管理就象大禹治水一样,最好能够疏导。如果一股脑将不满情绪发在同工作或同事身上,只会让工作受阻,压力更大。 《EQ》作者Daniel Goleman提出提升情绪智商的五个步骤:
①我想成为什么样的人?想像一下自己几年后自己想成为怎么样的人?思考一下自己典型的一天是什么样子?
②我到底是谁?看清自己的弱点很重要,但也要了解自己的长处。
③我要如何改变?拟定计划朝目标去改变,按部就班,从自我觉醒开始练习。
④改变要如何持续?持续要靠实践,要一遍又一遍地提醒自己打破过去的思考和行为模式。
⑤找谁帮忙?要增进情绪管理的能力,一定要有人帮忙,创造支持我们改变的环境。
提醒:在他人所轻蔑的事获得成功,是了不起的事。因为这必须克服他人和自己。
10、保持时间弹性。
很多人都有一种错误的观念,以为多做一点事,多花一点时间就会多一点成果。但是人在精疲力尽的状态下,反而容易犯错,也许隔天醒来,又要从头再来。这时,选择休息一天,或许工作效率会更高。而且计划未必能完全按期望进行,这时,在时间表上留空就一定有其必要性。
提醒:让每一分钟都上紧发条,然后适时放松,让工作游刃有余,事业顺利还能兼顾生活。
如何提高工作效率的10个实用技巧
1.做好预先准备
在开始工作之前,要做好充分的准备,包括想好工作思路、制定好工作计划、准备好所需的资料和素材、做好与相关人员的沟通等。这样可以避免在工作过程中遇到困难或打断,提高工作的连贯性和效率。就像一位名人说过的那样:“准备是成功之母。”
软件工具推荐:Evernote,一款强大的笔记软件,可以帮助你记录灵感、整理资料、制定计划等。它就像你的第二大脑,让你随时随地都能捕捉和管理信息。
2.制定计划并执行
制定计划是提升工作效率的基础,要根据自己的目标和任务,合理安排时间和优先级,明确每一项工作的内容、步骤、期限和标准。制定好计划后,要按照计划执行,不要拖延或改变计划,除非有特殊情况。计划就像一张地图,指引着你前进的方向和目的地。
软件工具推荐:Todoist,一款简洁易用的待办事项软件,可以帮助你管理日常任务、跟踪进度、设置提醒等。它就像你的个人助理,让你随时随地都能掌控自己的时间和事务。
3.集中精力
集中精力是提升工作效率的关键,要在工作时尽量避免分心或干扰,如关闭不必要的通知、远离电子产品、选择安静的环境等。同时,要学会专注于一件事情,不要同时做多件事情或频繁切换任务,这样会降低工作质量和效率。专注就像一把利剑,劈开了你前进路上的所有障碍。
软件工具推荐:Forest,一款专注管理软件,可以帮助你培养专注习惯、摆脱手机干扰、记录专注时间等。它就像你的专注伙伴,让你在种下一棵树的同时,也种下了成功的种子。
4.工作流程优化
优化工作流程是提升工作效率的方法之一,要根据自己的实际情况,找出工作中的瓶颈和浪费,并寻找解决方案。比如,可以简化复杂的步骤、使用快捷键或模板、利用自动化或外包等方式,减少不必要的时间和精力消耗。优化工作流程就像是给你的工作打了一针强心剂,让你的工作更加轻松和高效。
软件工具推荐:Zapier,一款自动化软件,可以帮助你将不同的应用程序连接起来,实现各种自动化任务。它就像你的工作魔法师,让你用最少的操作,完成最多的事情。
5.学习总结
学习总结是提升工作效率的途径之一,要在完成每一项工作后,及时反思和总结,找出自己的优点和缺点,分析自己的工作方法和效果,学习他人的经验和建议,不断改进和提升自己的工作能力和水平。学习总结就像是给你的工作做了一次检查和修补,让你的工作更加完美和出色。
软件工具推荐:Notion,一款全能的笔记软件,可以帮助你记录反思和总结、搭建知识体系、管理个人成长等。它就像你的个人图书馆,让你随时随地都能获取和分享知识。
6.利用碎片时间
利用碎片时间是提升工作效率的技巧之一,要充分利用每一段空闲的时间,做一些有意义的事情,如阅读、学习、思考、整理等。这样可以提升自己的知识和能力,也可以为下一次工作做好准备。利用碎片时间就像是给你的工作加了一把火,让你的工作更加快速和顺畅。
软件工具推荐:Pocket,一款阅读软件,可以帮助你收藏和阅读感兴趣的文章、视频、网页等。它就像你的个人杂志,让你随时随地都能享受阅读的乐趣。
7.排除干扰
排除干扰是提升工作效率的必要条件,要在工作时尽量减少或消除一切可能影响自己专注的因素,如噪音、温度、光线、气味等。同时,要学会拒绝或推迟一些无关紧要或不紧急的事情,如打电话、发短信、上网、聊天等。排除干扰就像是给你的工作打了一个屏障,让你在一个安静和舒适的环境中专心工作。
软件工具推荐:Focus,一款专注管理软件,可以帮助你屏蔽网站和应用程序的干扰、设置专注时间和休息时间等。它就像你的专注导师,让你在专注的同时,也不忘休息和放松。
8.对抗拖延症
对抗拖延症是提升工作效率的挑战之一,要克服自己的惰性和恐惧,及时开始并完成每一项工作。为了克服拖延症,可以采取以下一些措施:
设定明确和具体的目标,并分解成小步骤;
给自己设定合理的期限,并遵守承诺;
给自己设定奖励和惩罚机制,并执行;
找到一个合适的伙伴或导师,并互相监督和鼓励;
调整自己的心态和情绪,并保持积极和乐观。
对抗拖延症就像是给你的工作打了一针强心剂,让你的工作更加有动力和效果。
软件工具推荐:Beeminder,一款目标管理软件,可以帮助你设定目标、追踪进度、执行奖惩等。它就像你的目标守护者,让你不敢偷懒,也不愿放弃。
9.平和心态
平和心态是提升工作效率的保障之一,要在工作时保持冷静和理智,不要过于紧张或焦虑,也不要过于激动或沮丧。同时,要注重劳逸结合,适当休息和放松,如深呼吸、做运动、听音乐、冥想等。这样可以缓解压力和疲劳,提高工作的愉悦度和效率。
平和心态就像是给你的工作打了一针镇定剂,让你的工作更加稳定和顺利。
软件工具推荐:Headspace,一款冥想软件,可以帮助你放松身心、提升专注力、改善睡眠等。它就像你的冥想导师,让你在忙碌的工作中,也能找到一片宁静和平衡。
10.整洁有序的工作环境
整洁有序的工作环境是提升工作效率的基础之一,要保持自己的办公桌、电脑、文件等工作用品的清洁和整理,避免杂乱无章和找不到东西的情况。同时,要选择一个舒适和适合自己的工作场所,如温度、光线、气流等都要适宜,避免影响自己的工作状态和效率。
整洁有序的工作环境就像是给你的工作打了一针美容剂,让你的工作更加舒适和高效。
软件工具推荐:CleanMyMac,一款电脑清理软件,可以帮助你清理垃圾文件、优化系统性能、管理应用程序等。它就像你的电脑管家,让你的电脑始终保持最佳状态。
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