秘书行业调研报告

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秘书行业调研报告

中小企业秘书职能的调查报告内容摘要：市场在变化，社会在发展，中小企业逐步步入全方位、激烈的竞争环境中，一些新的管理模式，新情况，新问题需要秘书及时去掌握，去探索。本次调查了解关于中小企业秘书在中小企业中的需求、中小企业注重秘书的那些技能能力、企业对文秘专业人才需求的趋势，使得文秘的工作可以顺利的开展。关键词：中小企业；秘书职能；调查报告

秘书行业调研报告

秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业人才的就业前景应该不错，但企业还在抱怨能选到“像样”的文秘人员不容易。那么，到底如何？

一、文秘专业人才的需求情况

从需求层次上看，80％以上的单位选择了大专(高职)毕业生，只有不到 20％的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。

从需求的秘书类型上看，65％的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书 (15％)、创新型秘书(10％)，另有5％的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。

二、文秘专业人才的素质需求情况

调查反映，民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存在“德才兼备”的倾向。据统计显示，民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质，从高到低依次是：思想和道德素质 (33％)、文化素质(27％)、业务素质 (13％)、心理

素质(8％)、团队协作精神和沟通协调能力(5％)等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。

素质中，“德”为首，可见“德”在民营企业的重视程度。思想和道德素质方面选择较多的是：职业道德(75％)、事业心(63％)、良好人际关系(43％)、吃苦耐劳精神 (38％)、忠于职守(28％)。

文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此，民企对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是：掌握扎实的专业技术知识(38％)、掌握宽阔的专业知识(28％)、了解一般的人文科学知识(26％)、掌握相关学科知识(16％)、了解一般的社会科学知识(4％)。

业务素质往往会直接影响工作效率，民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是：独立工作能力 (42％)、组织管理能力(35％)、实际操作能力(28％)、创新能力(23％)、获取加工和利用信息的能力 (10％)。

同时心理素质是秘书人员基本素质的基础。在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素质。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。

（一）平衡心理——稳心态

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

（二）坚定信心——强意志

超强的自信，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破

釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

（三）完善性格——心地宽

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作、关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强、自信、自爱，千方百计的完成工作任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样；有些人眼中的可爱，成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳，性格的差异也同样造成了不同的相处状态。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和友爱合作。所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心理素质不能不增强，不能不控制。有良好的心理素质，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员需要具备良好的心理承受能力。要勇于作奉献和牺牲，要豁达大度，谦虚谨慎，还要善于推销自己，使自身的价值得到应有的肯定。

良好的心理素质是民企关注的因素，当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会，文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功，很大程度上取决于个人心

理素质的强或弱。民企最注重毕业生的心理素质是易于投入、热情工作的心理(40％)、自信心(37％)、自主主动工作(25％)、追求卓越、渴望成功(11％)、开放乐观(9％)。

值得一提的是，团队协作精神与沟通协调能力越来越为民营企业所看重。有位民企的人事主管说，企业需要的是沟通能力强、有亲和力，能够运用自己良好的沟通能力与企业内外有关人员接触，能够合作无间、同心同德、完成组织的使命和目的的人。平时在学校参加社团、组织策划完成过大型活动的学生最受欢迎，这些学生到了工作岗位后，很快能融入团体，顺利开展工作。

三、文秘专业人才的职业能力和知识结构要求情况

调查显示，中小企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力，依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。文秘从业人员必须具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。认为文秘从业人员应该具备的职业能力，按重视程度，依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代办公设备的能力。

民营企业在录用文秘专业毕业生时最看重的能力因素是“专业水

平”(26％)，其次是反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合能力的“面试的第一印象”(19％)；再次是“社会实践经历”(18％)。此外，“外语水平”(15％)和“计算机水平”(9％)，而这两项也可以视作专业能力。专业水平是民企最看重的素质，它是文秘专业学生就业能力的基础。

另据问卷调查显示，在被调查单位中对应聘秘书岗位的毕业生是否获得秘书职业资格证书表示重视的占35％，一部分单位表示不会十分在意，关键是看是否真正具备秘书的职业技能，当然有的话最好；对获得电脑操作等级证书重视的占55％，但对是否获得外语等级证书却100％表示重视。

在涉及到文秘专业毕业生除了文秘专业知识外，最需要掌握的其他知识时，民企的老总选择最多的是经济管理、科技等方面知识，会计、统计和财务管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识等。

大部分民企认为高职学生最需要进一步培养的能力是：敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在知识能力水平上有否明显差距时， 85％的民企单位认为有一定差距，还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题，大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难以满足社会的需求，高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。

四、企业对文秘专业人才需求的趋势分析

据调研显示，民营企业对文秘专业人才的需求有很多的共性，概括起来有四个特点，一要有良好的工作态度，有谦虚好学的品行；二要肯吃苦耐劳，学会适应环境；三是注重情商，善于沟通协调、与人共事；四要一专多能，有能胜任文秘工作的综合素质、能力，属复合型通才。

调研中我们发现，民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小，文秘分工不是太细，文秘人员身兼多职，往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。

此外，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上，企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济，还要明白商务方面的信息，了解企业的产销规律和特点，具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的客观需要，文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术，掌握相关信息资料，学习和运用法律知识，履行好依法办事的责任，适应企业的新需要。

五、文秘专业的就业前景分析

根据调查的结果，时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断的加强自身的职业道德素质、业务素质和心理素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。秘书职业以后的发展是做行政、人力资源或者后勤方面的经理，或是负责自己熟悉的工作。因为他们与各个部门都打交道，对于公司的架构和业务都比较了解，所以未来发

展方向也是这些。

“对企业来说，职业资格证书只是一块敲门砖”，当一种职业的社会需求十分旺盛，且从业人员的规模已达到相当数量时，职业标准的制定和资格认证的确显得很有必要。

工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从企业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业准入的职业之一。具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力，富有专业知识与技能的秘书是各类企业、事业单位和社会团体急需的人才。文秘专业就业面广，需求量大，发展前景极为可观。

经过调查，我们看到了秘书这一职发展的优点，也看到了不足之处，调查中的秘书人员也都表示从单位来讲，现在经常为他们进行专业培训，提高他们的技能，从自身来讲，为了适应现在的竞争，他们也都努力学习，在实践中综合提高自己的素养，是自己成为优秀的秘书人才，相信在双方共同的努力下，秘书这一职业会有着更加光辉的发展道路。

参考文献：

1、刘金英.发挥参谋助手作用.落实催办查办职能[J].文秘，2015，(02).

2、李寿华.浅谈文秘人员的参谋助手作用[J].四川石油经济，2015，(03).

3、潘月杰，刘琪.如何做秘书工作[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2015.06,89-91.

秘书专业调查报告2017-01-03 17:56 | #2楼

一、调查目的和方法

1.调查目的：

（1）了解社会上各个阶层的人员对文秘专业认识的程度，增加对所学专业学科范围的感性认识。

（2）了解职场上对文秘人员的各方面要求，与自己的情况做一个较为理性客观的对比;

（3）在对比的基础上，更确切地锁定自己的学习目标，并不断强化自己的学习和就业能力。

2.调查方法：以面对面的形式进行沟通交流

二、调查时间和地点

1.调查时间：2015年1月22日-2015年1月31日

2.调查地点：学校，企事业单位

三、调查报告的基本情况

1.社会上各阶层人员对文秘专业的认识

文秘作为一个比较新兴的专业，社会上对它的认识也各有看法，相当一部分人已经对文秘这个专业有了较为全新和理性的认识，不过也有一部分人带有明显的主观色彩。其中调查显示，普通的社会工作者中，有8%的人认为文秘现在在社会上的地位已经不再跟以前一样，对文秘的要求也比较高，但具体的情况他们还是不知道；有34%的人认为文秘现在很“吃香”，做了文秘人员就相当于有一份比较好的工作了；有41%的人认为文秘就是小秘，就是有钱人的“特殊助理”；还有17%的人对文秘这个专业一无所知。在较高阶层的工作人员中，对文秘专业大多数有比较客观理性的认识，认为文秘在现阶段已不再是简简单单的秘书了，还做了各方面的分析。

2.文秘人员本身对文秘的认识和感知

为了了解文秘人员的工作和他们的工作感受，此次调查，我深入文秘人员中去做了一番比较详细的调查。调查对象是在文秘行业中工作数年的一名女同事。

我：你以前是读文秘这个专业的吗？

女文秘：是的。

我：你当初怎么会选这个专业呢？

秘：我本身比较喜欢文职类的工作，当初听说文秘这个专业就是关于文职工作方面的，自己去了解了一下这个专业，觉得挺适合自己的，所以就报读了文秘专业。

我：那你现在如愿以偿地从事了这种工作，你是怎样看待自己的工作的呢？

秘：我觉得在文秘这个行业工作挺吃力的，有一定的工作压力，每天做的工作看上去是一成不变那样，其实有很多都是要有不同的工作方法和心态的。现在的职场对秘书的要求越来越高了，不仅在对秘书的职业技能上有很高的要求，还有对秘书的自身的各方面素质也有很高要求，比如说心理素质、道德素质等。做事就是要仔细、有耐心，不然就等着看上司的脸色，其实做这工作挺难的。

我：那你现在对这份工作有兴趣吗？既然那么辛苦，你有想过转行吗？

秘：虽然说在文秘这行业工作挺辛苦的，不过我喜欢文秘工作，辛苦是辛苦，不过自己也能在工作中得到自己想要的快乐，我想这是最值得的。

3.一会计师对秘书的认识

社会上的各行各业都是相通的，秘书作为一个服务行业，更是与其他行业有着密切相关的联系。为了从各个角度更加全面地了解秘书的工作性质和要求，我特地采访了一位会计工作人员。

我：你现在在会计行业中工作，那你了解文秘的工作吗？

会计：虽然是不同行业，但以多年来的工作经验，我对文秘工作的性质还是比较熟悉的。

我：那你觉得现在社会上对文秘的要求如何？

会计：我认为要求高着呢。作为文秘工作者，最重要的是应该具备相当的决策能力，经理不在的时候，相当于就是职业经理人，要有相当的能力来处理一些决策上的事情，这样就得具备企业管理学，组织行为学，统筹学，以及相当的沟通能力等复合型知识结构。

我：那除了决策能力，还需要什么呢？

会计：就是要加强自身的素质、人格修养等，各行各业都需要这些素质，文秘也不例外，甚至更加需要。文秘工作牵扯到很多关于工作企业的商业秘密，也需要经常与外界打交道，代表着一个企业的形象，秘书的素质如何，直接关系着公司企业的成功与否，所以，文秘不仅要学好本身应该具备的职业技能，更应该加强自身的人格、思想素质的培养。

我：你刚刚说到公司的形象，那作为秘书，平时需要把个人公关做好吗？

会计：只有自己出现一些误会，失误才会用公关,不然就变成拍须溜马屁了，出现危机时，用公关化危为安，平时保持本色就可以了。

4.高层管理人员对秘书的要求

文秘是一个服务行业，其服务对象最主要的就是自己的领导，那么，对于那些高层的管理人员来说，对自己的秘书究竟有怎样的

要求，为了更深入、更有针对性地了解秘书的工作要求，我找到了一位正在某部门任职的主管。

我：作为一名比较高层的管理人员，你对自己的秘书有什么要求吗？

主管：对于自己的秘书，我首先看重的就是作为秘书应该具备的一种精神面貌，不是说一定要外表上如何好，主要是作为一个公司的代表，要展现给外界一种秘书应该有的个人气质在里面，这是最基本的要求了。

我：那除了这个，还有什么要求吗？

主管：现在对秘书的要求已经越来越高了，我们镇泰作为一个国际化的公司，生产的产品都是出口的，客户也都是国外人士，对文秘的要求也就更高更多元化了。首先，秘书需要最基本的办公设备操作能力，比如电脑、打印机、传真机等等，还有自身的素质培养，要有良好的沟通能力和团队合作能力，作为秘书，需要和老板、同事以及客户打交道，就要善于协调企业内外部的关系，同时，要参加到许多实际项目中去，需要收集各种各样的信息，还需要帮助领导督促团队努力工作，因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。作为产品出口的公司，秘书掌握一些基本的外语也就是必

备的了，不仅是代表一个公司的素质面貌，也是与客户交流的基本能力。此外，秘书还需要组织能力，获取新知识的能力和需要了解一些相关的法律关系知识。法律知识是必须的，每个公司都有自己的公司规定，也是与国家相关法律相联系的，了解法律知识，是维护个人及领导、公司合法利益的保障。

我：现在对秘书的要求越来越高，你们公司有对一些比较有成就的秘书进行职业深造吗？

主管：如果秘书做得好，有发展前程，那么我们公司会对她进行更专业的培训，甚至出国深造都是可以的，这样不仅是对公司职员的一种看重，也可以让她为公司多尽一点力。如果秘书本身上进心强，以后得到升领导职位的机会是很有可能的。

我：说了那么多对秘书的要求，那你觉得你对自己的秘书满意吗？

主管：嗯虽然她还没有达到我所说的所有要求，不过我觉得已经很不错了，最值得赞赏的是她对秘书这个工作有很大的兴趣。无论你做什么工作，首先就是要自己真正喜欢这个工作，不然即使你的工作能力再强，也是没有用的，没兴趣做秘书在工作上就得不

到快乐，效率也就不好，所以，我的秘书有这份兴趣就已经是很不错的了，她人也很勤快，现在可以算是我的得力助手了。

四、调查后的思考和体会

此次调查，主要就是跟一些普通员工，还有会计师，部门主管进行面对面的交流，来了解一些关于文秘的知识。在这次的调查中，我发现文秘这个较新兴的专业还没有完全被所有的社会成员接纳。这是一个需要反思的社会现象。针对这个问题，我个人认为，国家还应该大力地投资和倡导教育，使得国民素质得以不断地提高，对各个专业有不断加深的认识，鼓励大家加入文秘专业的行列中去。奥运刚刚圆满落幕，我国已经不断地更深入地融入到了国际生活中去，对高素质的秘书人才也是越来越需要。我相信文秘这个专业会有更好的发展前程，始终会被所有人接纳和支持。我本身学习文秘专业，不过才学了一年，对这个专业还没有很深的了解。这次的调查我个人觉得很成功，特别是与高级会计师和主管交谈的时候，更让我有一种作为文秘专业学生自豪的情感。他们对秘书的独特的见解，让我更清楚地认识到自己现阶段所处的位置，提醒自己努力学好自己的专业知识，提高自己的理论层次；让我更准确地知道自己

与高级秘书的距离，告诉自己需要在哪方面加强，需要学习怎样的专业技能；让我更多地了解到了自己的专业性质和以后的工作要求，提醒自己要在现在的学习过程中为以后的工作不断地完善自己。这次的社会调查，同时在很大程度上提高了自己的专业理论知识水平和专业技能的认识，让我更有目标，更有针对性地去学习文秘，去实现自己的梦想。我相信这次的调查不仅对自己，还有那些一起学习文秘专业的同学、或者已经工作的文秘人员，都是很有帮助的。

学习是一个过程，做一些有意义的社会调查是为自己以后在社会上立足提供指引，在这次成功的社会调查后，我相信自己更有信心做好更多有意义的社会调查，丰富自己的知识，也是丰富自己的人生。

调查人员：王超

报告时间：2015年2月5日

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