医院学术会议策划方案

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医院学术会议策划方案

【会议准备】

医院学术会议策划方案

一、会议地点：

要求：三星及以上酒店，酒店形象高端大气，交通便利，停车方便，会议室可容纳人数不低于400人，并且有贵宾休息室、宴会厅、住宿客房等价格合理的配套服务设施。

二、会议时间：

要求：提前2个月确定会议地点，确定会议地点后，确定会议时间。（初步定于12月底）

三、会议日程：

初步设定会议全程为2天（1个下午、1个全天、1个上午），第一天下午15:00—20:00是会议报道、安排住宿；第二天全天为学术会时间，晚上进行欢迎晚宴；第三天上午为学术会总结及闭幕式。

四、材料准备：

1、材料的内容：重要文件、发言课件、参阅文件*、领导讲话稿、致辞稿、主持人词、会议日程、医院资料、参会证、工作证等。

2、材料准备：学术会前最少1个月开始收集、制作；并于会议前3天进行文件袋分装以便提供给参会人员，分装资料和物品包括：（重要文件、发言课件、参阅文件*、会议日程、医院资料、参会证、笔记本、笔）

五、专家及参会领导安排：

1、专家和参会领导：最少提前40天确定参会专家

2、迎接：专人负责迎接工作

3、住宿*：提前安排好住宿或临时休息场所

4、报告或讲话顺序：

5、活动安排（非报告期间）

6、小型会交流安排*：VIP小型交流会安排

7、就餐安排

8、支付讲课费、交通费

六、参会代表安排：

1、人员名单确定：提前45天确认参会人员名单

2、会议邀请：2次邀请程序，第一次提前1个月做口头或通知单的方式邀请；第二次在会议前7-12天正式寄/送邀请函

3、邀请函：设计、制作、打印、寄送

4、报道：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等。

5、纪念品的准备和发放

6、来宾接待：专门队伍负责

7、交通安排

七、活动现场安排

1、音箱灯光投影设备：会前1-2天提前全面测试，并做好临时停电紧急预案。

2、会议纪律要求

3、现场秩序维持及应急人员

4、现场调配：全场导演及专人负责各环节、各岗位的协调调配工作

八、礼品发放与非报告环节安排

1、礼品搬运与存放

2、礼品发放专人负责

3、报告间隙瓜果零食*和饮用水的准备与发放

4、就餐的安排与引导

九、媒体跟进

1、合作媒体的确认与联系

2、会议现场当天采访稿和采访人的确定和准备

3、媒体相关费用支付

十、安全问题

1、食品卫生责任落实（宾馆方面）

2、热水供应（宾馆方面）

3、住宿安保（宾馆方面）

4、参会人员超员或不足的房间供应保障（宾馆方面）

5、宾馆配合悬挂条幅、LED屏播放等宣传工作

6、专家及重要领导的特殊要求（小型交流、休息条件等）

【会务组成员及分工】

会务组成员主要包括：董事长及院领导班子所有成员、企划部、院办、市场部、财务科、各科主任、总务后勤科

各部门或人员主要分工：

1、董事长及业务院长：确定会议邀请领导（重要）、确定会议邀请专家（重要）、陪同参会领导（重要）、确定年会主要准备工作（次要）

2、各业务副院长及其他院领导班子成员：协助董事长及业务院长邀请专家（重要）、陪同参会专家（重要）、确定年会主要准备工作（按分工确定不同工作）

3、企划部：

①主任：协助院领导确定会议地点、与会议所在酒店进行各项工作接洽对接、负责跟进会议前后各项工作进程、与会议相关各部门科室之间沟通协调、媒体对接与接待陪同。

②设计：准备、搜集医院各项素材、设计与会相关所有宣传品和影音图片材料、协助领导对会场布置和等音响设备投影的测试工作。

4、院办：准备与会相关的通知、向各科室征集科室文字和图片资料供设计进行宣传资料设计、安排人员做好会场布置和现场协调工作。

5、市场部：筛选和提供参会客户名单、邀请参会客户、现场维持秩序和对客户

进行必要的服务。

6、财务科：采购会议所需物品（文件袋、笔记本、笔、礼品、会议所用瓜子糖零食*、宴会用酒等）

7、各科主任：准备学术会讲话资料、准备科室相关宣传文字和图片素材给院办及企划部、部分科室做好卫星会*或小型交流会*的交流题材的准备。

8、总务后勤科：做好现场音响、灯光、投影灯水电的监督工作，配合企划部与会议承办酒店做好现场应急工作。

9、其他同事：对此次学术会充分了解，并随时做好被抽调至会务组工作的准备。

【预算】

场地费：1000—2000元/天，用1.5天，合计约1500—3000元。

参会人员住宿费：按每间每晚120元计，每间住宿2人，参会人员400人，需200间（备20间），用2晚，合计约120元/间×200间×2晚=48000元

专家讲课费（含交通费）：3000元/人，按2人计。合计约6000元。礼品、笔记本、笔、文件袋等资料费：按20元/人计，合计约8000元。

宣传物料费：新医院介绍短片（3-5分钟）约5000—10000元，医院宣传册按3元/本计合计5000本共约15000元，其他物料（展架、条幅等）500元。合计约20500—25500元。

参会人员餐费：按每人80元（含酒水）计，含本院人员420人算，合计约33600元。

媒体费用：按3家（xx日报、xx晚报、xx电视台）每家500元，合计约1500元。

总合计：119100——125600元

备注：

1、以上费用均按以大概估算范围计，约有上下20%左右误差，具体预算可在部分情况（会务地点、专家、参会客户总数）落实后得到确切数字。

2、文中带*号的为非必有项。

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