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专题会议召开方案

时间:2022-05-17 20:25:36 会议主持 我要投稿
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专题会议召开方案

教学目标:

专题会议召开方案

知识目标:学会制定会议方案

能力目标:掌握制定会议方案的基本技能

德育目标:培养责任心和踏实的工作作风

教学重点:会议方案的基本内容

教学难点:制定方案的方法

教学方法:讲授法、实验法

课时安排:2课时

教学过程:

【导入新课】

秘书人员应该掌握制定整套会议方案的基本技能。会议方案应包括哪些内容?如何制定方案?制定时需要注意什么?是这节我们要掌握的内容。

【讲授新课】

一、会议方案的基本内容及制定方法:

1.安排会议议题,确定会议名称、规模和规格

(1)会议议题是制定会议方案的核心,有了明确的议题才能谈得上开会,议题通常由领导提出、领导定案。就一般工作性会议而言,秘书人员应当注意收集有关领导提出的议题,反映下级要求解决的问题,加强调查研究,收集应当提交会议研究的议题,整理出简要书面材料,送有关领导审定后纳入会议计划。

安排议题要注意以下几点:

A.先重后轻,把重要的棘手的问题排在前面。

B.先同后异,把性质相同,互相有联系的问题排在一起。

C.先急后缓,把急需解决的议题排在前面。

D.先宽后窄,把保密性较强的议题放在后面,以便有关人员到会和无关人员退席。 E.准备后备议题,时间充裕时供讨论。

(2)会议名称 一般由以下几个部分组成:会议主办单位名称,会议的主题,会议的类型。如:某某公司2002年度全体员工总结大会,2002中国礼品信息发布会,合肥金融学校新校区落成典礼。

(3)确定会议规模和规格的依据是会议内容和议题,内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。应本着精简效能的原则来确定会议的规模和规格,即中、小规模,中、低档次规格能解决问题的,尽量不上大规模和高规格。

2.提出与会人员范围或人员名单

在确定会议规模和规格的基础上,提出参加会议的范围或人员名单。这就是说,多大规模、何种规格档次的会议应当由何种身份的人参加。秘书人员应当在平时注意熟悉各部门的业务知识和各领导的情况,以便做好这项工作。

3.拟定会议的会期

会议何时召开,何时结束,就是会期。择定会期应保证与会有关的主要人员基本上都能到

会。此外,还应该注意把握开会的时机,有些时效性很强的会议,要尽早安排;有些需要深思熟练、虑的会议,可以缓时召开。

4.拟定会议的议程与日程安排

围绕会议议题列出发言或讨论的先后顺序,就是拟定会议议程。议程拟定时应当考虑确保会议议项的顺利完成。表述宜简明,并冠以序号。拟订会议日程则要求具体,并准确无误。日程安排要写时间、内容(包括会间活动、作息)、地点。会议日程可采用文字形式或表格形式。

5.准备会议文件,落实后勤工作

秘书人员要准确领会领导意图,弄清会议议题和目的,并据此确定会议所需文件的范围、种类(如会议通告、会议方案、会议规划),然后确保质量写出文件。文件起草后,要严格审查,经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对,合理安排印发数量,检验印刷质量。根据需要,也可考虑提前发放。

会议场地、设备、交通、经费等方面的后勤工作既繁杂又重要,稍有疏忽,就会造成被动局面。秘书人员在制定和落实后勤工作方案时,必须细致、周密。

【案例与分析】

“时装秀”方案

某服装为了开拓夏季服装市场,拟召开一个服装展示会,推出一批夏季新款时装。秘书小李拟一个方案,内容如下:

1.会议名称:“2002××服装集团夏季时装秀”

2.参加会议人员:上级主管部门领导2人;行业协会代表3人;全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人;主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3.会议主持人:××集团公司负责销售工作的副总经理。

4.会议时间:2002年5月18日上午9点30至11点。

5.会议程序:来宾签到,发放调查表。

展示会开幕、上级领导讲话。

时装表演。

展示会闭幕、收调查表,发纪念品。

6.会议文件:会议通知、邀请函、请柬。

签到表、产品意见调查表。

服装集团产品介绍资料。

订货意向书、购销合同

7.会址:服装集团小礼堂。

8.会场布置:蓝色背景帷幕,中心挂服装品牌标识,上方挂展示会标题横幅。

搭设T型服装表演台,安排来宾围绕就座。

会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9.会议用品:纸、笔等文具。

饮料。

照明灯、音响设备、背景音乐资料。

足够的椅子。

纪念品(每人发×××服装集团生产的T恤杉一件)

10.会务工作:安排提前来的外地来宾在石中心花园酒店报到、住宿。

安排交通车接送来宾。

展示会后安排工作午餐。

【分析】

从秘书小王拟制的这份方案,可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案,应该是科学详尽、可行的。要求高,需要秘书人员不断积累经验,

认真细致地做好。

小王的方案还有一些需要修改的地方:

1.会议名称不能用口语,应该用正规的书面语。“时装秀”应该改为时装展示会。

2.展示会的目的是打响品牌、开拓市场,应该请新闻媒体记者到会报道,以扩大影响。 3.会议地点不应设在×××集团内部,这既不方便来宾,也起不到扩大影响的效果。应该设在来宾住宿的酒店的会议大厅。

4.会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

【课堂反馈】

思考讨论:某公司总裁将来我公司就技术合作事项进行商谈,请制定接待方案。

方案参考:

1.安排好来宾的有关工作事宜:搞清楚来宾的基本情况和来意,根据来宾的意图和公司实际情况安排日常,安排领导会见来宾,安排好双方商谈的会议室,做好安全保密工作,以及礼品、纪念品的准备工作。

2.做好生活接待工作。如食宿安排及车辆使用安排等。

3.业余活动安排工作。

【课堂小结】

掌握制定整套会议方案是秘书人员的基本技能,我们应该抓住每一次机会,提高我们的业务能力。

【板书设计】

第五节

一、会议方案的基本内容及制定方法

1.安排会议议题,确定会议名称、规模和规格

2.提出与会人员范围或人员名单

3.拟定会议的会期

4.拟定会议的议程与日程安排

5.准备会议文件,落实后勤工作

二、案例分析

三、课堂思考与训练

【课后练习】

根据下面提供的会议内容,独立选择一项综合设计一份会议方案。

1.一家超市举行开业典礼,请写出庆典开幕式的操作程序。

2.某学校召开学生评教座谈会。

3.某电视台“青年歌手大奖赛”颁奖晚会。

4.某校举行毕业典礼。

5.某学校举行开学典礼。

工作会议方案(多种)2016-12-16 14:23 | #2楼

为了贯彻落实中共中央、国务院《关于加强职工教育的决定》,我厂定于5月10日至15日,在厂招待所召开职工教育工作会议,特制定会议方案如下:

一、会议目的。认真学习中共中央、国务院《关于加强职工教育工作的决定》,传达省市教育工作会议精神,结合我厂实际情况,制订加强职工教育的规划,研究落实中青年职工的“双补”教育工作。

二、会议规模。主管教育工作的厂党委书记、厂长;厂部有关科室负责人、工作人员;各分厂主管教育工作的负责人;各车间主管教育工作的主任;工会、共表团各级主管教育工作的负责人,共58人。

三、会议日程。5月10日,传达省市教育工作会议精神,学习中共中央、国务院《关于加强职工教育工作的决定》。大会传达后,分组讨论,吃透上级精神,提高认识,端正态度。5月11日至15日,结合我厂实际情况制订加强职工教育规划,研究落实“双补”教育任务,解决“双补”教育中的各种实际问题。

四、会议采取大小会相结合的方法进行。10日上午举行开幕式,大会传达上级会议精神及中央文件,由党委书记×××作动员报告。15日下午举行闭幕式,宣读我厂加强职工教育规划,部署开展“双补”教育任务和措施。

五、会议准备工作。厂里准备抽调十名熟悉教育工作的同志,用半个月时间通过调查研究,上下结合,写出一份加强我厂职工教育工作特别是开展“双补”教育工作的实施方案,并制订出加强职工教育工作五年规划(草案),拿到会议上讨论修改。

六、会议经费。为了集中精力开好会,所有参加会议人员一律在招待所住宿。其各项开支见附表。

七、请局领导参加我们的会议,并请分管教育工作的×××局长在开幕式上讲话。关于讲话稿的撰写,将派专人面谈。

以上方案,当否,请批示。

会议方案2016-12-16 15:21 | #3楼

文秘专业教学研讨会 为了成功的召开文秘专业教学研讨会,我们制定了,内容如下:

一、 会议目的

为了了解和解决文秘专业的相关问题,提高文秘人员的职业素质。

二、 会议时间

5月26-27日

三、 组织机构

1、 全国商务秘书岗位培训与考试专家委员会

2、 中国人民大学出版社

3、 浙江湖州职业技术学院

四、 会议议题

1、 文秘专业建设

2、 符合职业教育特点的文秘教材的编写

3、 项目任务教育方法

4、 商务秘书考证

5、 第五届商务秘书技能大赛

五、 会议议程

会议时间:5月25日下午4点前报到

会议地点:浙江湖州职业技术学院

会议程序:

1. 开幕式:主持人公布会议开始

2. 3. 4. 5. 6.

领导致欢迎词并发表讲话 领导代表讲话 嘉宾代表讲话

闭幕式:主持人公布会议结束 告知请全体到会人士进餐

六、 会议日程

七、 会议分工

八、 会议预算

九、 其他

如何拟定会议方案2016-12-16 15:33 | #4楼

为深入贯彻,进一步统一思想、凝聚力量,拟召开**市**工作会议,现制定方案如下:

一、会议时间和地点

XX年4月9日上午9:00,会期两天;**宾馆主楼会议室。

二、参会人员

总计:122人。

三、会议议程

会议主持:市政府副秘书长***

4月9日

(一)市**局局长、党组书记**做工作报告;

(二)会议表彰

(三)市政府副**讲话。

4月10日

四、会务工作

(一)会议通知由**负责,报送请柬由**负责,邀请记者由***负责;

五、会议预算

以上方案,当否,请批示。

**会议会务组

XX年X月X日

范例二:

益通科技有限公司XX年年终表彰大会会议方案

公司决定召开XX年年终表彰大会,总结本年度工作,明确明年的工作思路、发展目标和工作重点,表彰在工作中涌现出来的先进集体和先进个人。为了保障会议的顺利召开,拟定如下方案。

一、会议时间、地点

会议定于XX年1月5日(星期日)上午9:00在**会议室举行,会期一天。

二、参会人员

全体员工。

三、会议主持人

人力资源部***。

四、会议议程

1.各部门负责人做工作报告

2.表彰先进集体和个人

3.董事长讲话

4.总经理总结

五、会务工作安排

1.会议通知

人事专员在XX年X月X日前张贴通知,并群发邮件通知。

2.会议材料准备

(1)各部门工作报告

(2)先进部门、先进个人名单和表彰材料、证书

(3)会议主持词

(4)主席台及会场座位安排(见附件一)

(5)董事长、总经理讲话稿

3.会场布置

(1)横幅标题“***”,悬挂位置

(2)主席台设置

4.颁奖流程

(1)主持人宣布:“颁奖开始”

(2)先进集体

(3)先进个人

5.会场服务和安全

现场服务由行政部负责,

六、会议经费预算

总计45,000元。(见附件二)

以上方案,是否妥当?请领导指示。

附件一:主席台及会场座位安排

附件二:会议经费预算明细表 **部 *** XX年X月X日

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