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专题会议召开方案
教学目标：
知识目标：学会制定会议方案
能力目标：掌握制定会议方案的基本技能
德育目标：培养责任心和踏实的工作作风
教学重点：会议方案的基本内容
教学难点：制定方案的方法
教学方法：讲授法、实验法
课时安排：2课时
教学过程：
【导入新课】
秘书人员应该掌握制定整套会议方案的基本技能。会议方案应包括哪些内容？如何制定方案？制定时需要注意什么？是这节我们要掌握的内容。
【讲授新课】
一、会议方案的基本内容及制定方法：
１．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格
（1）会议议题是制定会议方案的核心，有了明确的议题才能谈得上开会，议题通常由领导提出、领导定案。就一般工作性会议而言，秘书人员应当注意收集有关领导提出的议题，反映下级要求解决的问题，加强调查研究，收集应当提交会议研究的议题，整理出简要书面材料，送有关领导审定后纳入会议计划。
安排议题要注意以下几点：
Ａ．先重后轻，把重要的棘手的问题排在前面。
Ｂ．先同后异，把性质相同，互相有联系的问题排在一起。
Ｃ．先急后缓，把急需解决的议题排在前面。
Ｄ．先宽后窄，把保密性较强的议题放在后面，以便有关人员到会和无关人员退席。 Ｅ．准备后备议题，时间充裕时供讨论。
（2）会议名称 一般由以下几个部分组成：会议主办单位名称，会议的主题，会议的类型。如：某某公司2002年度全体员工总结大会，2002中国礼品信息发布会，合肥金融学校新校区落成典礼。
（3）确定会议规模和规格的依据是会议内容和议题，内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。应本着精简效能的原则来确定会议的规模和规格，即中、小规模，中、低档次规格能解决问题的，尽量不上大规模和高规格。
2．提出与会人员范围或人员名单
在确定会议规模和规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种身份的人参加。秘书人员应当在平时注意熟悉各部门的业务知识和各领导的情况，以便做好这项工作。
3．拟定会议的会期
会议何时召开，何时结束，就是会期。择定会期应保证与会有关的主要人员基本上都能到
会。此外，还应该注意把握开会的时机，有些时效性很强的会议，要尽早安排；有些需要深思熟练、虑的会议，可以缓时召开。
4．拟定会议的议程与日程安排
围绕会议议题列出发言或讨论的先后顺序，就是拟定会议议程。议程拟定时应当考虑确保会议议项的顺利完成。表述宜简明，并冠以序号。拟订会议日程则要求具体，并准确无误。日程安排要写时间、内容（包括会间活动、作息）、地点。会议日程可采用文字形式或表格形式。
5．准备会议文件，落实后勤工作
秘书人员要准确领会领导意图，弄清会议议题和目的，并据此确定会议所需文件的范围、种类（如会议通告、会议方案、会议规划），然后确保质量写出文件。文件起草后，要严格审查，经领导签发后交付打印。还要认真细致地校对，合理安排印发数量，检验印刷质量。根据需要，也可考虑提前发放。
会议场地、设备、交通、经费等方面的后勤工作既繁杂又重要，稍有疏忽，就会造成被动局面。秘书人员在制定和落实后勤工作方案时，必须细致、周密。
【案例与分析】
“时装秀”方案
某服装为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟一个方案，内容如下：
1．会议名称：“2002××服装集团夏季时装秀”
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。
4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发放调查表。
展示会开幕、上级领导讲话。
时装表演。
展示会闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。
签到表、产品意见调查表。
服装集团产品介绍资料。
订货意向书、购销合同
7．会址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。
搭设T型服装表演台，安排来宾围绕就座。
会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具。
饮料。
照明灯、音响设备、背景音乐资料。
足够的椅子。
纪念品（每人发×××服装集团生产的T恤杉一件）
１０．会务工作：安排提前来的外地来宾在石中心花园酒店报到、住宿。
安排交通车接送来宾。
展示会后安排工作午餐。
【分析】
从秘书小王拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学详尽、可行的。要求高，需要秘书人员不断积累经验，
认真细致地做好。
小王的方案还有一些需要修改的地方：
１．会议名称不能用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应该改为时装展示会。
２．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应该请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 ３．会议地点不应设在×××集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该设在来宾住宿的酒店的会议大厅。
４．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
【课堂反馈】
思考讨论：某公司总裁将来我公司就技术合作事项进行商谈，请制定接待方案。
方案参考：
1．安排好来宾的有关工作事宜：搞清楚来宾的基本情况和来意，根据来宾的意图和公司实际情况安排日常，安排领导会见来宾，安排好双方商谈的会议室，做好安全保密工作，以及礼品、纪念品的准备工作。
2．做好生活接待工作。如食宿安排及车辆使用安排等。
3．业余活动安排工作。
【课堂小结】
掌握制定整套会议方案是秘书人员的基本技能，我们应该抓住每一次机会，提高我们的业务能力。
【板书设计】
第五节
一、会议方案的基本内容及制定方法
１．安排会议议题，确定会议名称、规模和规格
２．提出与会人员范围或人员名单
３．拟定会议的会期
４．拟定会议的议程与日程安排
５．准备会议文件，落实后勤工作
二、案例分析
三、课堂思考与训练
【课后练习】
根据下面提供的会议内容，独立选择一项综合设计一份会议方案。
1．一家超市举行开业典礼，请写出庆典开幕式的操作程序。
2．某学校召开学生评教座谈会。
3．某电视台“青年歌手大奖赛”颁奖晚会。
4．某校举行毕业典礼。
5．某学校举行开学典礼。
工作会议方案(多种)
为了贯彻落实中共中央、国务院《关于加强职工教育的决定》，我厂定于5月10日至15日，在厂招待所召开职工教育工作会议，特制定会议方案如下：
一、会议目的。认真学习中共中央、国务院《关于加强职工教育工作的决定》，传达省市教育工作会议精神，结合我厂实际情况，制订加强职工教育的规划，研究落实中青年职工的“双补”教育工作。
二、会议规模。主管教育工作的厂党委书记、厂长；厂部有关科室负责人、工作人员；各分厂主管教育工作的负责人；各车间主管教育工作的主任；工会、共表团各级主管教育工作的负责人，共58人。
三、会议日程。5月10日，传达省市教育工作会议精神，学习中共中央、国务院《关于加强职工教育工作的决定》。大会传达后，分组讨论，吃透上级精神，提高认识，端正态度。5月11日至15日，结合我厂实际情况制订加强职工教育规划，研究落实“双补”教育任务，解决“双补”教育中的各种实际问题。
四、会议采取大小会相结合的方法进行。10日上午举行开幕式，大会传达上级会议精神及中央文件，由党委书记×××作动员报告。15日下午举行闭幕式，宣读我厂加强职工教育规划，部署开展“双补”教育任务和措施。
五、会议准备工作。厂里准备抽调十名熟悉教育工作的同志，用半个月时间通过调查研究，上下结合，写出一份加强我厂职工教育工作特别是开展“双补”教育工作的实施方案，并制订出加强职工教育工作五年规划（草案），拿到会议上讨论修改。
六、会议经费。为了集中精力开好会，所有参加会议人员一律在招待所住宿。其各项开支见附表。
七、请局领导参加我们的会议，并请分管教育工作的×××局长在开幕式上讲话。关于讲话稿的撰写，将派专人面谈。
以上方案，当否，请批示。
会议方案
文秘专业教学研讨会 为了成功的召开文秘专业教学研讨会，我们制定了，内容如下：
一、 会议目的
为了了解和解决文秘专业的相关问题，提高文秘人员的职业素质。
二、 会议时间
5月26-27日
三、 组织机构
1、 全国商务秘书岗位培训与考试专家委员会
2、 中国人民大学出版社
3、 浙江湖州职业技术学院
四、 会议议题
1、 文秘专业建设
2、 符合职业教育特点的文秘教材的编写
3、 项目任务教育方法
4、 商务秘书考证
5、 第五届商务秘书技能大赛
五、 会议议程
会议时间：5月25日下午4点前报到
会议地点：浙江湖州职业技术学院
会议程序：
1. 开幕式：主持人公布会议开始
2. 3. 4. 5. 6.
领导致欢迎词并发表讲话 领导代表讲话 嘉宾代表讲话
闭幕式：主持人公布会议结束 告知请全体到会人士进餐
六、 会议日程
七、 会议分工
八、 会议预算
九、 其他
如何拟定会议方案
为深入贯彻，进一步统一思想、凝聚力量，拟召开**市**工作会议，现制定方案如下：
一、会议时间和地点
XX年4月9日上午9:00，会期两天；**宾馆主楼会议室。
二、参会人员
总计：122人。
三、会议议程
会议主持：市政府副秘书长***
4月9日
（一）市**局局长、党组书记**做工作报告；
（二）会议表彰
（三）市政府副**讲话。
4月10日
四、会务工作
（一）会议通知由**负责，报送请柬由**负责，邀请记者由***负责；
五、会议预算
以上方案，当否，请批示。
**会议会务组
XX年X月X日
范例二：
益通科技有限公司XX年年终表彰大会会议方案
公司决定召开XX年年终表彰大会，总结本年度工作，明确明年的工作思路、发展目标和工作重点，表彰在工作中涌现出来的先进集体和先进个人。为了保障会议的顺利召开，拟定如下方案。
一、会议时间、地点
会议定于XX年1月5日（星期日）上午9：00在**会议室举行，会期一天。
二、参会人员
全体员工。
三、会议主持人
人力资源部***。
四、会议议程
1.各部门负责人做工作报告
2.表彰先进集体和个人
3.董事长讲话
4.总经理总结
五、会务工作安排
1.会议通知
人事专员在XX年X月X日前张贴通知，并群发邮件通知。
2.会议材料准备
（1）各部门工作报告
（2）先进部门、先进个人名单和表彰材料、证书
（3）会议主持词
（4）主席台及会场座位安排（见附件一）
（5）董事长、总经理讲话稿
3.会场布置
（1）横幅标题“***”，悬挂位置
（2）主席台设置
4.颁奖流程
（1）主持人宣布：“颁奖开始”
（2）先进集体
（3）先进个人
5.会场服务和安全
现场服务由行政部负责，
六、会议经费预算
总计45,000元。（见附件二）
以上方案，是否妥当？请领导指示。
附件一：主席台及会场座位安排
附件二：会议经费预算明细表 **部 *** XX年X月X日
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