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学术报告会议服务方案
我从1998年参与全国中西医结合肝病学术会议和全国中医肝胆病学术会议的筹备工作，至今已十年有余，对于会议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会，在此简要介绍以方便于后来者。
一、会前准备
1. 拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规模等(常常由总会在前一年11月份前后征求各分会意见确定)，确定特邀嘉宾(含专题讲座专家)和赞助商;②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容(如委员会议、换届选举会议等);③排出会议作息时间及注意事项;④做出会议经费预算和筹资方案;⑤成立会务组，明确会务分工。
2. 发出会议通知：①会议征稿(各委员、委员单位、杂志社);②第一轮通知(告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等);③正式通知及回执(包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等)。
3. 准备会议材料：①会议审稿，确定大会发言名单;②编辑出版论文集(包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等;③确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿;④编印会议指南(包括会议日程、代表须知等);⑤准备会议纪要和通讯录。
4. 准备会议标识：①代表证;②会场背景幕布、会标(宾馆门口)、指引标志(会议和就餐)、海报、会议日程(报到处)等;③参展商的展览布置(宣传标语、广告牌、充气拱门等);④壁报。
5. 安排会议生活：①预定交通工具;②预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场;③联系安排参观、访问、旅游活动;④确定财务、接待、保卫人员;⑤安排茶歇和娱乐活动。
6. 选定布置会场：①排定会议座次;②布置环境;③检查并配置电化设备;④展台安排。
二、会议接待
1. 会议报到：①接站;②填写报到单;③分发会议材料，安排住宿;④收取代表费用;⑤通知有关事项。
2. 会场组织：①检查会议设备;②接待嘉宾;③保证会议主持人、发言人到位;④调动与会者提问和讨论;⑤会议记录;⑥评选优秀论文或优秀壁报。
3. 会议生活服务：①及时定购代表回程票;②印刷并分发会议代表通讯录;③检查住房设施;④征求膳食意见;⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
三、会后安排
1. 整理会议文件：①整理会议记录;②形成会议决定(简报、纪要);③写总结向上级汇报情况或发布;④将会议材料分类、立卷、归档;⑤向总会和情报信息单位提交论文集。
2. 送别会议代表：①分发回程票;②结清会议费用;③根据返程时间安排车辆;④发放会议学分、照片和通讯录。
3. 会后工作：①结算会议开支费用;②归还会议所借物品。
学术会议的主体是与会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小(因为会议频繁)，参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者，也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会，尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区，往往开幕式人数不少，闭幕式则寥寥无几，成为典型的虎头蛇尾。
学术会议的顺利召开，往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好，交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区，最好在当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑，紧扣主题，对会上所作的大会报告和宣读的主要论文，要围绕重点议题认真组织评议，通过讨论力求解决一些理论问题和实际问题。要贯彻双百方针，倡导学术民-主，提倡各种不同学术观点的碰撞，对与会者应一视同仁，努力营造学术自由、平等的气氛。要注意发现和选拔优秀人才，参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才，并向有关部门进行举荐，使
优秀人才更好地成长。学术会议期间，除进行学术讨论外，还要根据情况，组织专家针对科学发展问题(如诊疗规范、共识等)提出意见和建议。在会议的形式上，也要力求多样化，要灵活采用大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多种学术会议形式，营造学术会议的宽松氛围，提高交流成效。
以上这篇是就为您介绍到这里，希望它对您有帮助。如果您喜欢这篇文章，请分享给您的好友。
学术研讨会总体方案
一、学术研讨会原则和目的
本届学术研讨会由 、毕节地区行署主办（以下简称“地区行署”），赫章县人民政府、贵州昌昊中药发展有限公司（以下简称“公司”）承办，本着“繁荣学术、凝聚力量、引领学科”的办会宗旨，为努力实现中药材半夏合理开发利用和社会经济可持续发展的战略服务。利用学术研讨活动交流各地半夏中药产业的发展，增强公司与地方、公司与公司、公司与客户之间的联系。会议主题是加强产学研结合，促进中药资源产业化发展。
二、会议举办前
1、参会代表会议期间的酒店的预定（ 酒店（★★★））。 2、2015年 月 日全天设立 个接待站：
毕节 （ 酒店）：工作人员（两人） 时间（10∶00—21∶30） 贵阳龙洞堡机场（二至四辆大型客车）：工作人员（两人） 时间（12∶00—22∶00）
3、在毕节 酒店设立会议报到处。
4、学术研讨会会议室的选定。（含会议室内灯光、音响、座位的布臵、会议用品的准备等）
主会场一个，分会场两个。建议： 为主会场， 为分会场。
5、研讨会邀请人员名单的拟定（包括上级领导、政府官员、制药单位及媒体记者等）：由两会和地区行署确定。
6、会议期间代表们的用餐地点。
1
（1） （早、中、晚）、 （早、中、晚）、 （早、中）、日（早）在 酒店 楼大厅（自助餐）；
（2） 日晚地区行署设晚宴（地点：待定）
（3） 日参观基地（中、晚） 宾馆
7、会议期间车辆的安排（四至五辆大型客车接送）。
8、在会议举办前是否制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
9、准备会议期间资料。（含参会代表通讯录，会议中所需资料等）
10、其它相关准备。（如会议期间的喷绘、背景、酒店、会场彩球拱门等）
11、会后参观考查的路线及相关费用。
A线：车辆（待定）
B线：
三、会议举办中
（一）首届贵州（赫章）2015中药材半夏产业发展学术研讨会 1、首届贵州（赫章）2015中药材半夏产业发展学术研讨会议程
（1）研讨活动日程：
月 日 全天， 酒店报到
月 日 上午，开幕式；大会特邀报告
月 日 下午，大会特邀报告
月 日 学术交流
月 日 下午16:00，闭幕式
2
月 日 会后考察
（2）宣传报道：本次学术研讨活动主要通过相关媒介、公司网站、公司刊物进行宣传报道，通过各种有效形式宣传毕节地区和赫章县。
2、参加人员：约180人
（二）会议期间注意事项
1、根据前来的参会代表的实际情况，机场、车站专人、专车分批分时段按预计计划接站。
2、会议酒店现场安排专人分发会议资料和来客接待。
3、会场的会务服务。
4、在会议报到处协助酒店人员确认和分发房间，整理记录有关信息。分发会议礼品及领导和相关专家房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
6、提前确认会议代表的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、导游等安排）。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人（领导、政府官员及重要客商等）的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
四、会议举办后
1、根据报到时参会代表的选择，会后为考察代表提供考察服务。
2、特邀领导、政府官员人员一同考察。
3、根据考察路线安排好考察代表的食宿。
五、会议紧急事故处理
1、紧急医疗：紧急事件可能在任何时间发生，但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病，比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症，有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致，因此要使那些人得到照顾。成立一个紧急医疗系统，与当地医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救。并在会议现场安排医疗人员，在会场再和医师联络，确定他(她)愿意短时间内来看诊，在大会手册以及其他资料中印上紧急事件联络电话号码。
2、火灾：每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能，浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高。饭店有责任告知客人逃生步骤例如紧急逃生口，但是会议筹办人扮演着更重要的角色，保护与会者并提供这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册，放在资料袋中一起给与会者参考。
六、筹备领导机构
（一）成立活动筹备领导小组：
组 长：
常务副组长：
成 员：
领导小组负责审定活动总体方案和具体实施方案；研究决定活动中的有关重大问题；讨论提出活动所需经费预算报总办会审定。
领导小组下设三个工作小组负责承担相关具体工作：
1、后勤组。由 负责，成员：
（1）制定活动总体方案、7月12日学术研讨活动详细实施方案、7月12-13日中、晚宴方案、来宾迎送、食宿、礼品方案、活动经费预算编制；
（2）汇总邀请来宾的具体名单，经审定后负责发函并跟踪落实；
（3）负责票务工作；
（4）车辆保障。
（5）负责安全工作。
2、现场组。由 负责，成员： 。
根据研讨会议程，负责 日上午开幕式的会场布臵，含分会场布臵、背景搭建、音响、环境及卫生等等。
3、宣传、资料组。由 负责，成员：
（1）制作请柬、回执、代表证样式和参会须知，经筹备领导小组审定后印制；
（2）负责草拟在 月 日上午研讨会上的致辞；
（3）制定系列宣传报道方案，经筹备领导小组审定后组织实施；
（4）组织宣传资料，经审定后印制；
（5）乐队、礼仪小姐、横幅、鲜花的准备。
4、学术研讨筹备组。由 负责，成员： 。
负责学术研讨的内容、参与人员、具体时间、地点、资料的准备等，提出学术研讨筹划方案。
七、筹备时间安排
1、 后勤组负责提供：
（1） 月 日前，在两会和地区行署意见的基础上，拟出本次研讨会参与人员名单；
（2） 月 日前，提供研讨会内容和食宿、礼品等详细方案。
2、宣传、资料组负责提交：
月 日前，宣传报道初步方案和代表证样式。学术研讨筹备组负责提交学术研讨筹划方案。 月 日，筹备组讨论上述方案；
3、 月 日前，根据确定的参会人员名单，各工作组提出完成本组各项工作的经费预算；
4、 月 日前，会议现场组负责提出：研讨会会场布臵初步方案。
5、 月 日以前，组织专家来黔考察，向大会提交毕节地区和赫章县半夏产业发展战略论坛讨论意见稿
7、 月 日前，礼品及资料袋准备到位；
8、 月 日前，各小组的工作基本准备就绪；
9、 月 日，筹备组对各工作组的方案、致辞、工作准备情况再过一遍，对有的工作及时补救。同时，着手布臵会场、会议资料装袋；
10、 月 日，根据分工，开始迎接来宾的工作，必要时筹备组应再次碰头。
二○一○年 月 日
学术报告会方案样板
兹定于×年×月×日，特别邀请×××担任嘉宾，举办以“××××”为主题的专场学术报告会。本次活动在×××（地址）举行，×××代表（填入主要参与领导）等均将参加此次盛会。
一、 概述
【主办单位】×××
【承 办】×××
【时 间】×××年×××月×××日11:00—12:30 （改为具体时间）
【地 点】×××
二、 议程
主题：×××
×××-×××（填写具体时间） 签到
×××-×××（填写具体时间） 主持人宣布学术报告会开始，介绍主讲嘉宾。
×××-×××（填写具体时间） ×××做主题讲演 ×××-×××（填写具体时间） 听众与嘉宾进行互动
×××-×××（填写具体时间） 主持人总结学术报告会成果，宣布结束。
×××-×××（填写具体时间） 合影留念
×××-×××（填写具体时间） 午餐
三、 邀请嘉宾
本次报告会级别高、范围广，与会的嘉宾主要涉及到×××、××
×、×××、×××等。 拟邀请嘉宾： （待定） ×××
×××
×××
×××
四、 人员安排
1. 工作组成员： 总顾问：××× 总负责：××× 总协调：××× 出席领导：××× 项目秘书：××× 项目组成员：××× 工作布置：
（详见下表）
“学术报告会”工作计划安排表
项目负责：××× 监督检查：×××
学术会议方案设计
一、会前准备
1. 拟定会议计划：
①拟定会议主题、名称、地点、规模等，确定讲者。
主题、名称：较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献，能引起老师的听会兴趣，有利于达到举行会议的目的
地点：老师容易找到，交通便利，有学术交流的氛围，教师的学术会议一般在一个大学之中。
讲者：区域知名教授，有较高学术地位或是有较高的学校行政职务；会前和讲者过沟通，确认需要他重点讲解的内容
②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容。
时间：尽量有利于老师参会，如节假日，周末。
③排出会议作息时间及注意事项。
会议吃住行：
餐饮：根据会议预算定制不同的餐标，提前确认好菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置
住宿：
分房单间：VIP单间的预留，标间客户的分配
房间内的安排设置，放置水果、欢迎信等
接送站：
制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次
用车：根据到达离开时间及人数安排车型
④做出会议经费预算和筹资方案。
⑤成立会务组，明确会务分工。
2. 发出会议通知：
①第一轮通知（告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等）；②在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。
3. 准备会议材料：投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场
地租用合约、电脑（电源线鼠标等）、排插、数据线、水笔、
4．布置会场：
①排定会议座次；
会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好，会议室温度及灯光能调节 参会人数：确认参会区域及人数
②布置环境；
茶休：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可 仪器：电脑、投影机、光笔、无线话筒 签到表： 桌卡：讲者、大会主席 引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌
③检查并配置电化设备；
④展台安排。
挂旗/横幅/：和大会主题相关的
会议工具：相机及资料、本子、笔、袋子（数量与参会人数一致） 奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品
二、会议进行中
1. 会议报到：
① 接待；
接送站
接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间
送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具
② 填写报到单；
③ 发会议材料，安排住宿；
住宿
房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人
房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及欢送信
叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间
④ 通知有关事项。
2. 会场组织：
① 检查会场安排和会议设备；
会场内布置：桌椅摆放方式（课桌、圆桌等），电脑、投影仪的摆放和调试，空调的开放，音响、话筒的调试，投影屏幕的挂置，资料的摆放，挂旗和横幅的张贴，主席台及讲课台的摆放，分发礼品的位置
会场外布置：海报的张贴，引导牌的放置，条幅横幅的悬挂
② 接待嘉宾引导其到正确的位置上；
③ 会场巡视
保证会议主持人、发言人到位；照相、会场灯光、音响的调控，为演讲者及会场照相以提高教师的注意力
④ 调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助；
有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动教师的积极性、参与性及给与思考时间，重复演讲内容的关键信息，达到学术交流的目的
⑤ 会议记录；
3. 会议生活服务：
① 及时定购代表回程票；
② 印刷并分发会议代表通讯录；
③ 检查住房设施；
④ 征求膳食意见；
膳食
主桌安排：可以放置鲜花等做标识
代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户
上菜：注意督促服务员的上菜速度
酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和数量
⑤ 保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
三、会后安排
1. 整理会议文件：①整理会议记录；②形成会议决定（简报、纪要）；③写总结向上级汇报情况或发布；④将会议材料分类、立卷、归档；
2. 送别会议代表：①分发回程票；②结清会议费用；③根据返程时间安排车辆；④发放会议照片和通讯录，讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容。
3. 会后工作：①结算会议开支费用；②归还会议所借物品。
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