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会议服务管理方案
1. 会前准备
1.1 深切了解会议任务单，要知道人数、会议时间、公司名称、主办人、会议性质、设
备及饮料要求或其它特殊要求；
1.2 根据任务单布置会场，如：台型、人数、设备、麦克风等；
1.3 会议摆放一定要把各用具对齐，而且要把厅房窗帘拉上；
1.4 按任务单将各类饮品备好（会议中段的休息咖啡、茶和曲奇饼，要另备一张台把咖
啡杯等用具准备好）；
1.5 客到前半小时把会议所需文具用品备齐放好；
1.6 如果客人会议过程都是喝咖啡、茶，应另外在厅内摆放一张台，摆放用具；
1.7 安排服务员到电梯口领位；
1.8 做好一切准备工作，站于门口迎客。
2. 会议期间的服务
2.1 客人到时主动上前问好，帮客人拉椅；
2.2 问客人喝咖啡还是喝茶（应拿着咖啡壶或茶壶问）；
2.3 指导客人如何使用设备和如何调节房间的光线（大多数客人不喜欢会议期间服务员
在厅房内，故要教客人使用设备。但大型会议，服务员应帮客人使用设备和调节光线）；
2.4 客人全部就座，所有茶水倒过后，服务员退出厅房，关上门，在门外当班（不能随
意走开）；
2.5所有工作中的服务员经过有会议之厅房时，都尽量把音量减小，以免影响客人；
2.6每半小时进厅房经给客人加饮料、换烟盅，但一定要礼貌、轻声、快捷，尽量避免
影响客人，为避免会议期间打扰可用瓶装矿泉水或纯净水；
2.7如客人有其他要求应尽量帮助客人解决；
2.8如有会议中段休息，应在会议休息前20分钟把咖啡、茶和曲奇饼摆放好；
2.9在客人中段休息时上好咖啡、茶后，把会议厅台面收拾好（换烟盅、加茶水等）但
不要把客人的资料、物品弄乱；
2.10客人休息完，继续开会，应把门关上，收拾台面；
2.11会议期间需要离开岗位，一定要通知领导找人替岗；
2.12任务单通常会指出会议结束时间，在会议结束前一小时应把帐单准备好；
2.13会议结束后与客人结账或签章，并检查各类设备；
2.14向客人道谢，提醒客人带齐物品；
2.15把各类餐具分类收拾，会议设备按指定的地方放好；
2.16会议中设备应按指定的地方放好；
2.17会议中如有设备失灵应向客道谦并马上通知主管，由主管通知工程部维修或更换一
套设备；
2.18如发现客人遗忘物品，要立即与客人联系，尽快物归原主，如客人已经离开，可交
主办单位代为转交，但要有转交手续。
会议、接待管理制度
1 目的
1、会议室、接待室是企业举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定本制度。
2、企业所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。
3、企业各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。
4、接待室有专专人负责引见、招待、接送来宾。
5、任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。
6、任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等。
7、任何员工不得随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。
8、爱护接待室、会议室的设施。
9、会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
接待准备工作细则
1、宾客来访前经有关领导要向有关部门及有关人员进行明确交代。
2、有关部门按照领导要求，组织准备各类所需法律性文件、公司相关文字材料、各类产品样品等。
3、公司行政部门按照领导要求，对接待地点的卫生提前搞好，并提前准备好茶具、开水、饮品、投影仪、相机等所需物品。
4、按照领导要求，有关人员做好接待会议记录。
5、接待宾客人员，按照领导要求，提前安排好宾客用餐、住宿事宜。
接待注意事项
1、公司接待人员在接待过程中需严格遵守公司礼仪行为规范的规定。
2、各项接待程序应有条不紊，事前做好各种准备。
3、对领导在接待中提出的未计划内容，应想尽一切办法落实，保证接待工作顺利进行。
4、接待工作完毕后，需通知有关部门对接待现场及时进行打扫，保证接待工作顺利进行。
5、接待完毕后，按照领导要求，由有关部门起草相关文件。
来访接待细则
来访接待主要是对前来商洽工作、处理事务的上级部门、平级单位，下属单位的人员或其他单位的人员所做的接待工作。
注意事项如下：
1、待人要热情，态度要诚恳，礼貌要周到，给人一进门就有一种“热情”的感觉。
2、认真负责，秉公办事，注意效果，主动问清客人的姓名、工作单位职务和来访目的，积极主动地处理对方提出的问题和要求。
外事接待管理规章制度
第一条 企业的国内外来宾及公司领导接待工作，除由公司总裁或其他高级管理人员亲自接待的以外，其余由行政办公室配合有关部门负责安排接待工作。
第二条 外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。
第三条 外事接待工作的基本原则是：认真负责，热情周到，不卑不亢，言行得体，严守机密。
第四条 安排外宾用餐，除特殊情况外，原则上陪同人员不超过2名，安排娱乐活动时我方陪同人员亦应控制，坚决杜绝高消费、大吃大喝等现象的发生。
第五条 对于本公司附属外埠单位人员的来访，按通常规定接待，如对方级别较高或对公司的业务开展具有重要意见，必须将接待方案报集团主管总裁审批。
第六条 在接待来宾过程中，要认真做好安全保卫工作。
第七条 国内外宾客来访，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。
第八条 国内外宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等先安排参观项目，确定活动内容，拟定接待方案，填写外事接待申请表，报请主管领导批准。
宴请管理规章制度
第一条 宴请开支标准
1、宴请外宾标准（中、西餐同一标准）
（1）总公司领导出现举办宴请，可到“四星级酒店”进行，按每人每餐140~150元控制；
（2）部门或子公司领导出面举办宴请，一般控制在80~100元以内，特殊情况可到“大厦餐厅”就餐；
（3）冷餐、酒会、茶会、每人每次分别为70元、65元、50元；
（4）组织外宾到郊区参观、游览，需要在外用餐，每人每餐65元；
（5）宾至如归请、便宴、冷餐所用的酒、饮料、水果等的费用，不得超过其全部费用的1/3；
（6）陪餐人数，根据有关规定和工作需要从严掌握。
2、宴请内宾标准
（1）总公司领导出面举办宴请，每人每餐100元以内，特殊情况下可到“大厦餐厅”就餐；
（2）部门和子公司领导出面举办的宴请，每人每餐60-70元；
（3）所用酒、饮料、水果等费用及陪餐人数可参照宴请外宾标准从严掌握。
3、工作午餐开支标准
宴请外宾或内宾的承办人员填“宴请、工作餐申请单”。
1、宴请外宾、内宾的申请单，应由部门和子公司负责人审批；
2、工作餐申请单位应由部门领导（含公司机关和子公司的处级领导）审批。
会议会务服务管理办法
目的1.1.目的
规范会议服务管理工作。
2.范围2.范围
适用于管理处会议服务。
职责3.3.职责
会议负责人及时有效收集客户会议服务信息，制定并执行会议服务方案，收取会议服务费用并与财务做好结算；
客户服务部主管对会议服务方案审核，监督检查会议服务方案执行情况和客户回访工作。
物业服务中心经理对会议服务方案批准。
4.方法与过程控制4.方法与过程控制
4.1会议服务方案制定
4.1.1会议负责人及时收集客户会议服务信息，根据客户要求制定会议服务方案（会议服务内容包括参会单位、联系人或电话、服务人数、会议时间、会议服务具体内容要求、服务费用结算）等，报客户服务部主管审核和管理处经理批准后执行并实施，收取会议服务费用并与财务做好结算。
4.1.2会议负责人根据会议服务方案，向客户服务部主管及其他部门负责人请求人员及技术支援，确保会议服务顺利实施和会议服务品质。
4.1.3客户服务部主管监督检查会议服务方案执行，会后应组织客服人员对客户进行回访；督促会议服务费用财务结算工作。
4.1.4会议服务方案未经管理处经理批准，不得向客户承诺任何需求，严格执行本管理办法。
4.2会议服务准备
4.2.1会议负责人在会议预定时间1小时前到岗，并复查会议室内的卫生及会议室布置是否符合要求。会议桌面的物品铺设，地面清洁程度，衣帽服务设备，工作台的布置等都是检查的内容。
A、会议桌稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无灰尘、无污迹。
B、桌布清洁平整无污迹。
C、椅子稳固、完好、无变形、无破损、无灰尘、无污迹。
D、地面无破损、无污迹、无异味。
E、衣帽架清洁无灰尘，衣架摆放整齐一致。
F、工作台摆放位置合理。
G、物品铺设整齐完全符合会议要求。
4.1.2检查会议室的设备、灯光等情况，如有问题应及时汇报并由前台接待员通知工程维修部进行修理。
A、会场温度以保持22摄氏度—24摄氏度为宜。
B、会议要求使用的设备到位，并摆放合理。话筒线、电线等无妨碍客人行动，否则立即联系工程维修部加以解决。
C、会场内灯光按会议要求开启，无损坏、无闪跳，如有问题应及时向主管汇报，并填写派工单送工程维修部，由工程维修部加以解决。
D、检查铺台及物品准备是否规范。
4.3会议服务实施
4.3.1会议开始前30分钟客服助理应站立于会议室门前迎候客人。客人进入会议室时，客服助理应面带微笑并主动打招呼和拉门，指引客人入场。会议服务要求：态度好、效率高、服务周到规范化。当客人陆续到达会场后，客服助理开始服务。
A、倒水时客服助理站立于客人的右后侧。将水杯放于桌上，用右手为客人倒水，若需要拿取杯子，则应捏于杯子的底部。水的量应保持与杯口有1—1.5cm的距离。
B、在为客人倒热茶时，客服助理应左手提热水瓶，站立于客人的右后方，向所要服务的客人进行示意后，轻拿起杯子在客人身后倒水。
C、如有毛巾服务，应注意将热（冷）毛巾置于毛巾篮中，用托盘从客人的右方送上，放于客人右侧的桌面上。
D、客服助理要主动提供衣帽服务。
4.3.2会议进行时，客服助理应站立在门外，面朝客人进入会场的方向。以解决会议期间会议室发生的突发问题。
要求：客服助理要采用标准的站立姿势，面带微笑。
4.3.3特别注意要主动了解客人的需求。
4.2.4在会议过程中，每隔15分钟左右，客服助理进入会议室为客人倒水、调换烟缸。
4.3.5在客人会间休息期间，应主动为客人打开会议室的门。4.3.6午间休会，须进行会场整理工作。4.3.7撤换会场中已经使用过的矿水、水杯等。4.3.8换或添加纸、笔。4.3.9换会场中的毛巾。4.3.10不得随意乱动客人物品。
4.3.11在结束整理工作后，为客人锁上会议室的门，等待会议客人到达时再开门。
4.3.12皿。
4.3.13会议结束时，为客人打开会议室的门。4.3.14发现客人有遗忘的物件应及时上交。4.4会后工作
4.4.1回收脏杯子和矿水瓶等物品，将需进行清洗的器皿交由会议后勤组处理。
4.4.2检查台布、台裙，发现有污迹，要及时更换。4.4.3通知会议后勤组拆除台型。4.4.4通知环境维护部进行会场清洁工作。
4.4.5及时检查会场硬件设施是否完好，如有问题，向协调员汇报。4.4.6配合环境维护员做好物品的领用、归还、外借以及物品盘点工作。5.会务服务界定5.1无偿会务服务
5.1.1五个会议室演播厅1603、1605、1625、0301A、-1F的“会务服务”；5.2.2会务服务提供内容：（1）、会前准备工作：包括茶水、矿泉水、水果、音响设备调试、桌椅摆放等会议室准备工作；（2）、会中服务：茶水、矿泉水、茶歇服务；（3）、会后整理工作；5.3.3领导层会务呼叫服务。5.2有偿会务服务
5.2.1超出规定会议室范围的会务服务；
5.2.2超出会务服务范围的其他服务（例：礼仪服务、迎宾服务等）。5.3收费标准
通常情况下，服务人员要主动清洁桌面，使用托盘收取咖啡杯等器
5.3.1超出会议室范围收费标准会议规模
服务时间
收费标准
基本配置
1、会务助理1名，提供会前准
按场次计算，每
20人以内
场不高于（含）4
小时
200元/场
2、会务物资如茶叶、水果、鲜花、横幅等由需求单位提供。1、会务助理2名，提供会前准
20人—40人内
按场次计算，每场不高于（含）4
小时
400元/场
2、会务物资如茶叶、水果、鲜花、横幅等由需求单位提供。1、会务助理2-3名，提供会前
40人—100人内
按场次计算，每场不高于（含）4
小时
准备、会中服务、会后整理服
600元/场务；
2、会务物资如茶叶、水果、鲜花、横幅等由需求单位提供。1、会务助理3-5名，提供会前
按场次计算，每
100人以上
场不高于（含）4
小时
准备、会中服务、会后整理服
800元/场务；
2、会务物资如茶叶、水果、鲜花、横幅等由需求单位提供。
5.3.2超出会务服务范围的其他服务收费标准服务类型
服务时间
收费标准
备注
备、会中服务、会后整理服务；备、会中服务、会后整理服务；
礼仪服务按场次计算，每场不高于（含）4小时100元/人/场
会议服务方案
一、接待时间：2015年12月X日—X月X日
二、接待地点：
接送机地点：机场
下榻酒店：XX大酒店（海湖新区索菲特大酒店，胜利宾馆，青海宾馆等）
会议地点：XX大酒店会议厅（索菲特酒店会议厅，胜利宾馆会议厅，青海宾馆会议厅等）
三、接待对象：嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员： 总负责：
接待办：
跨部门接待小组：相关领导，行政组，宣传组，
保卫组
五、接待前期准备工作：
1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间
2．食宿安排，提前预定
3．迎接车辆安排
4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）
5. 相关接待人员，负责相关接待工作
六、机场接待
机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，（80×180cm以下易拉宝）在机场口等
候，接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。
2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 .
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1．欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵
宾莅临我公司进行技术交流”
2.会场整理及布置 1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场
整齐有序，空气清新 2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮
料，擦洗干净，摆放美观、统一 ，香烟可交于陪同人员级别最高者
代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。
3．领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座（可根据到场嘉
宾提前设置姓名指示座位牌）。
十一、技术交流座谈
1．企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）
2．技术交流（技术人员PPT讲解，互动）
3. 会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定，并设定休息
品尝甜点区）
4. 拍照、摄像（依重要程度，进行拍照留档）
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好
摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉
宾送回入住酒店。
报价方案一：（索菲特大酒店） 人数50人
1、 场地费用：16000元（包含：全天场地费、会议用品等）
2、 会议前一天晚餐：一桌2000元（包含烟酒）
3、 第一天中午自助餐：198/每人 50人×198=9900元
4、 第一天晚上聚餐：4000元/每桌（含烟酒可根据客户要求而定） 10人/每桌 共五桌 4000×5=20000元
5、 民族歌舞表演：10000元（共10个节目时间为：2小时）
6、 休闲娱乐：百爱量贩KTV（共三个中包）
1500×3=4500 元（包含烟酒茶水小吃等）
7、 第一天晚上住宿：每间500元 共10人入住10间
500×10=5000元
8、 第二天上午： 高尔夫球场娱乐活动
9、 人数20人 150元/每人
150×20=3000元
10、 车辆使用费用：1）7座豪华商务车使用3天每天1000元
2）豪华大巴车使用一天3000元
1）+2）=3×1000+3000=6000元
11、 商务礼品
1、高档 礼品1） 1800元×20人=36000元
礼品 2） 700元×20人=14000元
礼品3）1000元×10人=10000元
2、中低档 礼品1） 1200元×20人=24000元
礼品 2） 300元×20人= 6000元
礼品3） 500元×10人=5000元
12、 其他费用：5000元（会场横幅、易拉宝、会场LED屏、会场茶、甜点、
水果等等）
13、 会展服务费用：30000元（包含人工成本、税金等）
总费用：1、 费用合计171400元（商务礼品使用高端档次）。
2、 费用合计146400元（商务礼品使用中低档）。
报价方案二：（青海宾馆） 人数50人
10、 场地费用：12000元（包含：全天场地费、会议用品等）
11、 会议前一天晚餐：一桌2000元（包含烟酒）
12、 第一天中午自助餐：120/每人 50×120=6000元
13、 第一天晚上聚餐：4000元/每桌（含烟酒可根据客户要求而定） 10人/每桌 共五桌 4000×5=20000元
14、 民族歌舞表演：10000元（共10个节目时间为：2小时）
15、 休闲娱乐：百爱量贩KTV（共三个中包）
1500×3=4500元 （包含烟酒茶水小吃等）
16、 第一天晚上住宿：每间520元 共10人入住10间
520×10=5200元
17、 第二天上午： 高尔夫球场娱乐活动
18、 人数20人 150元/每人
150×20=3000元
10、 车辆使用费用：1）7座豪华商务车使用3天每天1000元
2）豪华大巴车使用一天3000元
1）+2）=3×1000+3000=6000元
11、 商务礼品
1、高档 礼品1） 1800元×20人=36000元
礼品 2） 700元×20人=14000元
礼品3）1000元×10人=10000元
2、中低档 礼品1） 1200元×20人=24000元
礼品 2） 300元×20人= 6000元
礼品3） 500元×10人=5000元
12、 其他费用：5000元（会场横幅、易拉宝、会场LED屏、会场茶、甜点、
水果等等）
13、 会展服务费用：30000元（包含人工成本、税金等）
总费用：1、 费用合计163500元（商务礼品使用高端档次）。
2、 费用合计138500元（商务礼品使用中低档）。
商务礼品分类
1、高档
礼品1：手表、工艺摆件） 1800元×20人=36000元
礼品 2：、床上用品） 700元×20人=14000元
礼品3：床上用品、工艺摆件、家用电器） 1000元×10人=10000元
2、 中低档
礼品1：黑枸杞、红枸杞、人生果、藏红花、牛肉干等可搭配） 1200元×20人=24000元
礼品 2：杯子） 300元×20人= 6000元
礼品3：杯子、床上四件套等） 500元×10人=5000元
会议管理方案
一、总则
为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议形式的行政决策效率，特制定本 办法。 公司会议制度本着精减、有效、节俭原则运行。
二.会议种类
公司设立四级例会制度：
① 公司行政会议(周会)，定于每周一14:00；
② 总经理办公会议（碰头会）10:00；
③ 部门工作会议；
④ 全体员工会议，定于每月初；
三.会议管理体制
公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须在行政部审批或登记备案。行政部须在年度计划中提出全年会议工作计划和费用预算以及压缩会议开支的指标，在上级批准后遵照执行。公司财务部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位。 会议资料由行政部整理、立卷、存档。
四.会议程序
(一).会前准备
对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列度人员。其它准备内容为：①会议主旨和目标；②会议议项；③会议时间；④会议地点；⑤会议议程；⑥会议主持人；⑦出席人员（名单）；⑧接待工作说明；⑨（可能）存在的问题、解决方案及要求；⑩由总经办提供议题，便于出席人员选定议题并于下周对该议题进行演讲。（不低于20分钟）
（二）会议通知。
根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。
（三）提出议题并有制序的发言
语言要简间明了，突出重点。并对提出的问题做出解决的方案，对不清楚、不明白、不赞同的观点要在会议期间做出提问或反驳。要围绕中心思想展开读者论讨。
（四）在会议进行中要做好记录，并及时的整理会议记录，并打印归档。
鑫港总经办
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