办事处管理制度
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一、为贯彻本公司的营销计划，进一步开拓市场，使办事处的各项管理规范化和合理化，以保证公司各项业务规范而有序地进行，特制定本办法。
二、办事处的工作职能
1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理；
2、承担公司下达的销售任务；
3、代表公司与当地客户进行业务上的联络与协调；
4、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态；
5、根据公司的有关规定，执行和负责应收货款的催收和费用结算工作，防止客户拖欠货款，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作；
6、严格执行公司有关财务制度，如实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损公司利益的事。
7、积极与公司沟通汇报，提出有利于开拓市场的建议和意见；
8、合理计划、开支办事处的各项费用；
9、负责办事处各项财产的管理和保护，确保公司财产安全。
三、办事处与公司间的协调
1、办事处人员要与公司各部门密切配合，确保工作的顺利开展。
2、办事处协助公司对货物的移送进行监督和保管。
四、办事处的业务管理及产品价格规定
1、办事处对外的产品价格及相关价格政策应参照公司相关规定执行。
2、产品以低于公司规定价格出售的，由办事处提出申请，报公司审批，未经审批程序，不得以任何形式变相降低产品价格。
五、客户管理
1、客户选择：办事处应选择资信状况优良的客户。
2、资信调查：
（1）办事处对于新客户，在供货或签订合同前，应进行必要时的资信调查，审查的内容主要包括：公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状。
（2）对新客户进行审查时，应要求对方提供下列复印件并出示原件：
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营业执照、税务登记证、法人代码证、经营责任人身份证等。
3、实地调查：
对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可靠。
4、建立客户档案：
（1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司要求建立客户档案，办事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。
（2）客户档案要根据客户情况变化和公司业务人员变化进行更新。
（3）客户名称变更的，按客户资信审查标准要求客户提供名称变更后的资料。由该客户对名称变更前的债务承担证明，交公司财务部作调整应收帐款依据。
六、购销合同的管理
1、各项业务原则上都必须事先签署购销合同；
2、签订合同，必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。
3、签订合同时必须备齐如下相关资料：
合作方的营业执照副本复印件；合作方的税务登记证复印件；公司拟好的合同一式两份。
4、驻办事处业务人员签订合同须经公司业务部审核，报业务部审批，补充协议或在购销协议上增加条款，必须由公司业务部经理签字盖章，方才有效。任何人员不得超越权限，违反规定者将承担相应的经济责任。
5、签订合同的业务人员对合同的履行、款项的回收承担责任，负责到底。业务人员必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证，并妥善保管。
6、如合同履行过程中出现困难或问题，需要变更、补充或解除的，一律采用书面形式（包括双方往来的函电等）。
7、如合同履行过程中，出现纠纷的，经双方协商达成一致意见的，签订书面协议，由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决的，提交有管辖权的人民法院处理。
8、经济合同专用章应严格在授权范围内使用，不准滥用、代用或借用，严禁在空白合同上盖章。经济合同专用章应由专人妥善保管，若有遗失，应立即登报声明作废，并追究相关责任人的经济责任。
9、办事处业务人员应将已经生效的购销合同的原件寄回公司业务部存档，办事处可保留合同复印件，但需专人管理。
10、合同作为公司对外经济活动的重要依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，严禁
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有意或无意向外界泄露合同信息，合同档案和台帐应严格保密，未经允许，无关人员不得查阅。
七、客户信用管理
单个客户的最高信用额（进货可欠款总额）和信用期（每笔进货的欠款期限）由财务部、业务部核定。
八、客户订单处理程序
1、接受订单：办事处在接到所在区域客户的订单后，立即对订单进行全面审核，确保订单上的价格、付款条件与已签订的购销合同相符，然后由办事处业务人员签名后传至公司业务部。
2、订单确认：办事处业务人员根据存货或公司的货源计划，以及以书面形式向客户确认订单。
3、订单档案：办事处由专人管理订单。订单一经确认，立即按订单编号建立档案，并在发货后进行相应注销。每月底，向公司报送“客户订单处理情况统计表”。
九、应收帐款处理程序
1、月底对帐：每月底，办事处与客户进行对帐，并将相关数据限期交回公司财务部，确保公司的应收帐款与相应客户的帐面记录一致。
2、回收帐款：所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直接汇到公司。
3、应收帐款的责任
（1）办事处业务人员对所在区域内全部应收帐款负责。
（2）公司业务部和财务部负责监督管理货款的收回。
十、办事处人员管理规定
1、驻办事处业务人员必须应本着“团结协作、实事求是”的态度，积极拓展业务，努力进取。
2、自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为 。
3、按要求建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整理文件和资料，确保公司资料、文件的完整和有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理。
4、驻外办事处的财产列入《办事处财产登记表》，传真至公司存档。办事处人员对公司财产负有保管和爱护的义务。
5、驻外办事处的业务人员应保持良好的精神状态、得体的言谈举止。办公人员在上班时间内，要衣冠整齐、仪表端庄，不能穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。
6、办事处办公区域要突出，要有明显的办公气氛，工作场所应保持整洁。
7、驻外办事处人员手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。驻外办事处更换地址必须事先得到公司相关部门审核，未获批准不准私自搬迁等。
8、办事处人员所负责的业务，在管理期间内出现呆帐、坏帐的，办事处业务人员有责任和义务进行清理，或由公司协调解决。业务人员不能正确陈述理由的，界定责任后，按实际情况由责任人承担相应责任。
9、严禁驻办事处人员私自直接向客户结款或借支现金。
基本工资：
1、基本工资：
2、相关奖励：
办事处业务人员：每月发放回款提成的 %，余 %在年底根据投入产出比控制情况发放。 月度考核奖励：
1、考核奖金计算办法：
办事处经理：所负责区域月度回款/月度目标*考核奖金，如目标达成率不够70%，取消考核奖
2、相关补助
市内交通补助：
指市内公共交通费用补助，但如去周边地区乘车单程票价超过5元，公司可适当考虑报销（出租车费除外），报销时需提供电脑发票，如非电脑车票的其它形式有效财务发票，还需在票面注明起止地点和时间；并且应当将票据按时间顺序张贴好，附旅程工作表。
通讯补助：
出差补助：
指在公司业务部的授权下因业务出差需离开办事处所在地，且当晚无法返回需住酒店而给予的补助，该补助以每晚为单位；出差前需写出差申请表和旅程工作、时间安排；申报出差补助时需提供本次出差的工作总结报告和注明住宿时间、单价、姓名的酒-店-发-票，并在范围内实报实销；另如办事处经理出差的目的城市已租有住房，则不计出差补助。
十二、相关费用的报结制度
（一）办事处人员有关费用单据必须按月在月末汇总寄回公司财务部，财务部负责办理核报手续，并将报销款项汇款给办事处具体费用报销人，并取得相应的付款凭证。
（二）公司所有人员，符合公司费用报销标准的费用开支单据，均应及时按财务规定程序办理好财务报销手续，当月发生的费用开支单据，均应在当月报销结清。对于在月底发生的费用单据，允许在次月五日内按财务规定程序办理好报销手续。超期未报销结算的费用单据，财务部有权不再予以报销。
1、报销费用项目
（1）长途车、船费
注意事项：
必须是在出差前填写《出差申请表》，详细说明出差路线、出差事由，并经过业务部经理或总经理的签名同意的费用。
必须是财务有效发票，有电脑发票的必须用电脑发票，并在每张票据背后简单注明事由，非电脑发票必须在每张票据背后注明时间、起止地点、事由等。
票据必须按时间、途径顺序整理张贴好，不得将时间和起止地点遮住。
报结时应附有本次出差的工作说明。
报销原则：返回即予报销，长驻外地人员必须在次月5日前将当月费用寄到公司业务部，每愈一天，扣报5%，跨月费用不再批报。
（2）各项补助：
办事处租房费用：
固话费用：
办公费用（复印、特快专递、印刷名片等）：
注意事项：注明费用内容；提供有效财务发票。
报销时间：必须在次月5日前将当月的费用寄到公司，每愈一天，扣报5%，跨月不再批报。
（三）对于借有专款或备用金的费用开支费用而未按规定时间与程序报销的，财务部有权从其本人当月及其随后月份工资中扣回借支款。
（四）公司财务部根据营销费用政策审核业务人员的借款单。业务人员必需按财务报销
制度的要求粘贴好费用单据，并按规定签名、注明各种情况、填好报销单，并在申请下一次款项之前将报销单据邮寄回公司财务部。在未收到前一次借款报销单据之前，财务部不得汇款给营销人员下一次业务活动借款经费。
办事处日常管理制度
一、 作息制度
1、 办事处所有员工的工作时间为周一至周六；
2、 每天的作息时间为8：30—12：00，下午13：00—17：30，其中12：00—13：00为休息时间；
3、 员工每个工作日的18：30回到办事处，总结一天的工作并作好明天的工作规划；
4、 法定节假日按国家标准执行；
5、 员工旷工一次扣50元，一年内累计旷工三次则被辞退；
二、报表制度
1、 各位员工必须严格遵守公司及办事处的报表缴交制度。
2、 各位员工在交报表前必须仔细检查报表内容，确保无错别字、文字通顺、数据无误以及所要表达的意思准确
三、待人接物制度
1、 各位员工在接电话时必须语气柔和；
2、 在有客人来时，办事处成员应主动招呼并招待以茶水，办公室所有员工应主动承担招呼客人的工作；
3、 各位同事间应团结互助，注重团队精神，不允许拉帮结派，否则被开除出公司；
4、 员工代表公司的形象，因此各位员工应注意自己的仪容仪表，不说有损公司形象的话，不做不利于公司利益的事；
四、办事处卫生制度
1、 办事处实行值日制度，轮值者应在轮值日提前半小时上班以做好办事处的卫生工作；
2、 每个工作日的工作结束前十分钟，各员工应打扫干净自己的桌面并将文件归档，每发现一次有不遵守此规定者扣10元；
3、每周六全体大扫除一次，保证工作区域和生活区域的整洁卫生。
五、电话制度：
1、 不准用公司电话拨打私人电话，违者一次罚款20元；
2、 长话短说，如无特殊情况每次通话不能超过3分钟；
六、会议制度：
1、 每个工作日的8：00—8：30为早晨例会时间，各员工做上一天的工作总结和当天的工作计划汇报，会议时间不允许超过30分钟；
每周六下午16：30—18：00为周会时间，各员工做本周工作总结和下周的工作计划安排，时间不允许超过1个小时；
七、请假制度
1、办事处所有工作人员请假必须提前一天向办事处负责人以书面形式请假，所有以电话、短信等其他形式的请假，一律按旷工处理。
公司办事处管理办法
为贯彻本公司的营销计划，进一步开拓市场，加大市场占有率，公司经研究后决定建立 办事处制度，以使办事处的各项管理规范化和合理化，保证公司各项业务规范而有序 地进行，特制定本办法。
一、办事处的工作职能
1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理；
2、承担公司下达的销售任务；
3、代表公司与当地客户进行业务上的联络与协调；
4、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态；
5、确定区域的销售目标及销售策略，并报营销部批准后实施；
6、在营销部的指导下，制定具体的实施计划，并报营销部批准后实施；
7、负责本区域的营销管理工作；
8、负责本区域项目信息的收集、整理、分析和公关工作；
9、负责本区域内代理商的维护；
10、公司临时指派的任务。
11、根据公司的有关规定，执行和负责应收货款的催收和费用结算工作，防止客户拖 欠货款，每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作；
12、严格执行公司有关财务制度，如实填写各项报表，严禁弄虚作假，严禁做有损公 司利益的事。
13、积极与公司沟通汇报，提出有利于开拓市场的建议和意见；
14、合理计划、开支办事处的各项费用；
15、负责办事处各项财产的管理和保护，确保公司财产安全。
二、办事处人员配置及与公司间的协调
1、办事处的设立、组织机构设置、人员编制有公司核定。
2、办事处是销售部分支机构，归属销售部门直接管理。
3、办事处人员要与公司各部门密切配合，确保工作的顺利开展。
4、办事处协助公司对货物的移送进行监督和保管。
三、办事处的业务管理及产品价格规定
1、办事处对外的产品价格及相关价格政策应参照公司相关规定执行。
2、产品以低于公司规定最低价格出售的，由办事处提出申请，报公司审批，未经审批 程序，不得以任何形式变相降低产品价格。
四、客户管理
1、客户选择：办事处应选择资信状况优良的客户。
2、资信调查：办事处对于新客户，在供货或签订合同前，应进行必要时的资信调查，审查 。
3、实地调查：对新客户的注册地点（办公或经营场所）进行实地调查，确保客户提供的资信真实可靠。
4、建立客户档案：
（1）当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系，业务员按公司要求建立客户档案， 办事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。
（2）客户档案要根据客户情况变化和公司业务人员变化进行更新。
五、应收帐款处理程序
1、月底对帐：每月底，办事处与客户进行对帐，并将相关数据限期交回公司财务部，确保公司的应收帐款与相应客户的帐面记录一致。
2、回收帐款：所有客户的付款，统一通过银行结算，由客户直接汇到公司。
3、应收帐款的责任
（1）办事处业务人员对所在区域内全部应收帐款负责。
（2）公司业务部和财务部负责监督管理货款的收回。
六、办事处人员管理规定
1、驻办事处业务人员必须应本着“团结协作、实事求是”的态度，积极拓展业务，努力进取。
2、自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司利益和形象，规范操作，不得有违法乱纪的行为
3、按要求建立客户档案，保持良好的客情关系。定期检查和整理文件和资料，确保公
司资料、文件的完整和有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进 行分类管理。
4、驻外办事处的财产列入《办事处财产登记表》传真至公司存档。办事处人员对公司财产负有保管和爱护的义务。
5、驻外办事处的业务人员应保持良好的精神状态、得体的言谈举止。办公人员在上班时间内，要衣冠整齐、仪表端庄，不能穿拖鞋、睡衣或接待与工作无关的人等。
6、办事处办公区域要突出，要有明显的办公气氛，工作场所应保持整洁。
7、驻外办事处人员手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。驻外办事处更换地址必须事先 得到公司相关部门审核，未获批准不准私自搬迁等。
8、办事处人员所负责的业务，在管理期间内出现呆帐、坏帐的，办事处业务人员有责任和义务进行清理，或由公司协调解决。业务人员不能正确陈述理由的，界定责任后，按实际情况由责任人承担相应责任。
9、严禁驻办事处人员私自直接向客户结款或借支现金。
七、办事处会议制度：
1、办事处及其下各地业务人员每月底开区域销售会议；
2、办事处所在区域的业务人员应于每周五下午召开周会；
3、临时会议由通知确定；
4、会议内容：总结工作，交流经验，研究问题，制订计划，落实任务。
5、会议总结应及时传至公司。
6、办事处应按要求及时向公司报送如下资料：
（1）周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、客户资料卡、销售周报表、本周总结；
（2）月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度广告计划申报表及月度销售促进 工作表、销售月报表，月度财务报表；
（3）年报表：年度销售统计表、本年度工作总结、下年度工作目标与计划，年度财务报 表。
八、办事处人员工资及其奖励、补助标准，按公司现有制度。
办事处年销售目标额度为1000万元，超额销售部分公司给予物质及实物奖励。未完成销售提成及工资按照实际销售比例发放。
九、相关费用的报结制度
办事处基本配置：房屋的租赁，房屋内用品的添置，送货车辆，物业费，水电费，办公用品的添置，传真，打印，电脑，桌椅，等。由办事处申请，销售部审核签字，予以报销。 业务人员的差旅费用按照公司业务部规定执行。
以上内容为办事处工作管理的指导原则。办事处负责人必须严格执行，对职务工作不严谨给公司造成损失的，办事处负责人应承担责任。
霞光销售部
2015.4.15
办事处管理制度
办事处开办及
一、 办事处的开办管理：
1、管辖区域：办事处原则上在公司划定的区域内开展业务活动。业务区域见公司市场划分表。若业务涉及跨区域操作，应向公司提出报告。
2、人员配备 ：
a.按公司规定的销售任务和业务发展需要申请和配备销售人员（具体编制待定）。 b.办事处所有销售人员由总部统一招聘、培训和派遣。
c.所有办事处人员均应办理人事担保手续。
3、开办费用及年度总费用：
a.公司前两个月按销售计划额的10％预拨开办费用，此费用暂不占费用的下拨指标，不算在每月的费用预算内，但记入年度费用预算内。
b.若连续两个月未完成销售指标，第三个月将根据实际情况再考虑下拨费用的金额。 c.第三个月开始按上月实际销售额预拨销售费用。
d.年度总费用不得超过实际销售额的6％（1％销售基金除外）
4、办公用品及生活用品的购置：
（1）. 新任主管负责该办的筹备，包括租房和购置适当固定资产等事项。由办事处购置的固定资产的大致预算如下：
A，桌椅（最多1人/套） 约 元/套
B，文件柜（含高低柜） 约 元
C，床、灶具等辅助用品 约 元
D，其它机动 约 元
以上费用，公司只控制总额，公司鼓励节约。
（2）办事处其它办公设备包括电话、传真机等购买，由公司行政部指定品牌和型号后，再由办事处购买报销。
（3）办事处主管为办事处的固定资产管理责任人。
（4）办事处固定资产和办公用品的管理遵照公司《制度汇编》之“固定资产管理制度”和“办公用品管理制度”执行。
二、业务管理
1、 报价管理：
（1）各办事处均按公司统一制订的报价标准和报价单形式对外报价。（报价标准和报价单格式由商务中心制定）。
（2）价格折扣由办事处主管在公司规定幅度内掌握。
（3）所有书面报价均应由主管签字认可。
（4）所有书面报价均应由办事处销售助理统一管理，并交公司商务中心存放于该工程
档案中。
（5）对于陌生用户（或客户）的询价。原则上要求对方留下联系人、姓名、地址及电 话，派业务员及时上门处理。对方要求立即报价，则只允许报统一市场价，不准谈下浮。如果属外地询价，应立即通知所属地区办事处主管处理。
（6）对于特殊要求的产品或外构产品，均向商务中心询价后方可报价。
2、合同管理
（1）合同书应采用较为标准形式（尽量使用商务中心制订的标准合同格式）。若客户要求使用对方的格式合同，应对合同各项条款进行认真审查。
（2）合同内容应明确，不模棱两可，以免引起争议。
a.交货时间应考虑工厂的生产时间及运输时间；
b.付款应有最终明确的付款期限。
c.验货方式：应规定明确的验货期限，超过期限未验货视为验收合格。
(3)合同书应有对方代表人签字及对方公司盖章，否则为无效合同。特殊情况下，若对方不需签合同，则由办事处签一份单方合同，并由主管签字说明。
(4)合同应按规定的相应条款进行签订。特殊情况应由商务中心组织评审
(5)办事处主管负有管理合同章及空白盖章合同之责任。合同章一律不准交给业务员手中。在紧急情况下盖有合同章的空白合同应要求业务员登记后带出公司，一般情况下应交回办事处主管管理。
(6)合同应一式四份。其中一份留办事处，一份送公司商务中心，商务中心负责复印一份给公司财务备查。
3、发货管理：
(1)各办事处在签订合同后，应向商务中心发送订货单和合同传真件，商务中心在审查合同、订货单、收款情况后方安排发货。
(2)荆州工厂发货时应附发货单一式三联，各办事处人员接货并由客户签字或盖章后，交商务中心存档。
(3)商务中心应在发货后12小时内向收货办事处发送“装箱清单”，告知发货明细；对方未收到货时，应在应到货之日起的三天内，及时打电话同商务中心联系。
4、往来单据及报表管理：
（1）商务中心负责全公司合同书、订货单、用户签字的收货单、用户签字的发票复印件、退货单等原始单据和记录的归档和管理。
（2）各办事处应于每月10日前向商务中心提交上月报表及单据。内容包括：当月签订合同原件及合同汇总确认表（合同汇总表由商务中心制作）、当月报销费用单据及费用汇总表、当月送货单签收单原件、当月收款汇总确认表（收款汇总表由财务中心制作）等。
（3）商务中心应每月5日前作出合同汇总表及收款情况汇总表传各办事处核对。办事处确认无误后由主管签字，并返回公司商务中心存档，以此作为办事处拨款和业绩考核的依据。
（4）财务人员严格按照费用报销管理规定对各地费用进行审核作帐。每月30号前由财务部向各办事处发开支状况明细汇总表并退回不合格的单据。
5、应收帐款管理：
（1）办事处实行收款与支出两条线。
（2）严禁员工将所收帐款转用于办事处的支出及其他支出。
（3）外地办事处一般以电汇或汇票等方式结款。严禁办事处在所辖经营区域内以公司或分支机构名义设立银行帐户，严禁将公司资金转入其它银行帐户，特殊情况下应经公司总经理授权。否则，一经发现，立即开除，并保留进一步追究的权利。
三、费用管理
1、业务费用管理：
（1）办事处全年的销售费用不得超过销售净额的6％。
（2）销售费用包括：①货物中铁快运运输费及当地运输费；②质保期外产品零件更换
费(公司收费除外)；③房租；④交通费用；⑤中标费；⑥通讯费；⑦招待费；⑧赞助费；⑨超编人员的工资及办事处工资以外的补助等费用；⑩合同签定前发生且不能用作抵扣的其它费用等。
2、费用报销管理
业务费用报销的具体管理办法按照公司《财务报销制度及报销流程》执行。
四、日常工作管理
1、日常工作报表： 办事处必须按公司要求以电子邮件形式提交工作日报表、周报表、月报表等，各级主管必须按公司规定的时间予以回复。此项工作作为对办事处日常工作考核的重要依据。（考核办法见人事部规定）
2、业务工作会议：办事处必须坚持召开每天的业务会议。主管必须参加每周的工作会议（可以以电话会议的形式召开）。全体员工必须参加每月的全体员工会议。
3、手机管理：手机是公司及客户与业务人员联络的重要通讯工具。办事处人员手机必须保持24小时畅通。无法接通，且书面申诉时无正当理由者，则当月手机补助费公司停发。
4、劳动纪律管理：办事处考勤、请假管理按照公司《员工手册》的规定执行。
五、薪酬及福利管理规定：
（具体方案人事部制定）
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