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外贸销售管理制度大全
外贸业务员管理
1.管理如要做到公正，公开，需要员工的配合！
A.要做到公平公正，员工之间，员工与主管之间需要互相监督。
B.要做到完全公开，管理者必须有实权审核及审批各种单据，并对各种单据进行存档及公共管理，以方便后来的员工查阅参考。
2.如要建立一个好的团队及竞争机制，管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核，包括销售技巧，付费平台发布信息数量，免费平台广告发布的网站数量，所签订的销售合同数量，达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金，而不是仅仅与底薪挂钩，因为底薪原本相差也不大，员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性，也能为公司赢得更多的客户及销售额。
3. 关于销售区域的划分的，要尽量做到公平和平等考虑到总有区域相对好的和一般的。划分区域的时候要全面考虑。一是免费平台的划分。关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下制度执行，以确保公司的利益最大化。
（一） 日常工作
1. 查看邮件询盘邮信息，合理报价。兼顾其他规划当日工作。做好一天的规划和计划，安排好主次工作，划分紧急，重要，日常和临时要做的工作
2. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。
3. 工作结束之前心里盘算和思考一天的工作结果，将重要和要完成的或者未完成的工作做好纪律一边及时正确处理
4.. 适当时间开会和整理一周或者半月的主要工作内容，业务进展，以便领导掌握业务情况和做出决断
总结内容应包括：
（1） 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，当前工作计划。
（2） 总结遇到的一些业务问题和技术性问题。
5. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。
6 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。
7.定期对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。做出汇报
（二） 客户开发前期工作
1. 收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。
2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。
3. 业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。
（三） 报价及合同签定
1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后在给客户报价
2. 收到客户确认形式发票后，做好后期的收款和催款工作。需支付佣金需与客户签定佣金协议。
3. 将填写完整的发票或者合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。并做好备案
（四） 安排生产（备货）
非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！
（部门配备一个专门的跟单员，归部门经理管理。业务员一条龙操作如果订单
很多的话，容易跟不上，有个销售助理最好，可以做做跟单工作和适当的内勤工作。）
1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知跟单员制作订单，或者业务员自己制作身产蛋，经部门经理签字后，安排生产。
2. 业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。
3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。
4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。
5. 跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。
（五） 发货
1. FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。
2. 货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等扫描存档，并发给客户，进行确认。
（六） 文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。
（七） 电脑管理
1. 电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。
2. 业务人员定期要进行数据备份。
（八）文件管理
1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，定期保存和复制客户邮件，
2. 文件存放说明：要做好分类，以便方便查阅
（九）邮件管理
统一使用软件管理，定期保存，
（十）产品报价程序
业务人员报价时要综合考虑各种因素，价格，竞争，客户需求，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。
（十一）合同号登记本
业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品
名称，数量，预计发运日期，目的地。
（十二）单证保管
货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。
外贸公司规章制度
为了使公司的发展蒸蒸日上，每个人的做事能力更加专业，特制定如下公司规章制度：
一． 考勤制度
1． 工作时间
周一至周六，每天上班时间为早上8:00到下午11:30，下午12:30到晚上5:00。其他节假日和国家统一规定的一样。
2． 奖惩制度
根据上述工作时间，无故缺席者按日工资的金额从月工资中扣除（日工资=月工资/26）；迟到或早退者按10元/小时计算从月工资中扣除（少于1小时而多于半小时的按1小时计算，特殊情况在1小时之内的除外）；晚上5:30以后加班的按10元/小时的加班费在月工资中给予补贴（少于1小时而多于半小时的按1小时计算，特殊情况在1小时之内的除外）；正常情况下每月请假不能超过两次（遇到周六的可以考虑有三次），否则按缺席或迟到计算；每月考勤表在月底时会让每个人知道。
二． 工作业务制度
1． 业务范围
跟单业务者：询盘—找产品—报价—确认订单—跟进订单—安排运输（商
检）—对单—做单据给客户。正常的这整个流程都是由一个人全部跟进下 来，部分不清楚或不确认的地方可以找老板或经理确认。不断的跟进老客户等。
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网络负责者：按时完成上级交代的工作任务，及时更新网站内容，维护整个办公室的电脑及网络。
财务，办公室日常生活负责者：及时安排付款（老板或经理确认的款项），跟进收款，安排报销，购买办公室的日常用品，处理老板的出差机票和日常生活，处理来访客户的酒店及机票的订购等。
经理：负责老板的一些大单的跟进，监督和执行整个办公室的运作，定期对老板作办公室的运作报告。
2． 奖惩制度
跟单业务者：由于自身原因而非无法控制或预料而导致的任何环节出错（包括简单错误和老板或经理曾经提到要注意的错误）及没有计划好等，从而造成其订单亏损或少赚的情况，亏损或少赚金额的5%-10%（根据不同情况而定）将作为对出错者的惩罚（罚款将从当月工资中扣除）。出现小问题但可以解决并未影响到老板利润的情况下一次罚款20元。
网络负责者：不能在老板规定的时间内完成所安排的工作的一次罚款20元（前提是自己答应或正常能在规定时间内完成的工作）。
财务，办公室及老板之日常生活负责者：安排付款时出错而导致延误正事的，办公室所需用品说过两次要买而因为自己忘记没买的，安排老板日常 生活及票务事宜出错等，每发现一次罚款50元。
经理：有些老板告诉的事情或客户提到的事情而忘了传达给大家，由于自身原因而非无法控制或预料而导致的任何环节出错等，发现一次罚款50元。
另外，每个人自己职责范围内的事连续三个月内未出现错误的奖励300元（根据每月出错记录及三个月的营业额核对）；委托他人办理自己份内的事而出错的惩罚将由自己承担。
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三． 外出报销制度
1． 珠三角范围内出差并且当天回来的，路费，和餐费实报实销。
2． 外省出差或珠三角出差当天不回来的，路费，和餐费实报实销。住宿费由公司安排订好或公司规定一个具体消费金额（根据不同地方的消费情况而定），住宿时间也由公司规定，超出规定时间住宿的公司不予报销。出差时间在两天以上的（不包括两天），公司要给予出差补助费，补助费为100元/天。
四． 雇人制度
1． 试用期
试用期为3月，带薪（但试用期的薪水比期望的薪水低一些，具体低多少要看这三周试用期内的具体表现而定）。试用期满后愿意签订劳动合同的就签订劳动合同。
2． 试用期满并做够2个月后，公司将从第3个月开始买社保。
五． 其他制度
1． 上班时间严禁做一些与自己工作无关的事，同一天内发现三次者罚款100元。
2． 每周六要写总结报告（周六休息时，周五下班时写或下周一补写），发现没写者一次罚款10元。
3． 每天下班时要整理一下自己的工作，计划一下第二天要做些什么，自己的电脑要及时整理，老板或经理会偶尔抽查，连续发现三次桌上很乱，电脑文档没整理者罚款10元。
4． 提成
提成：每做成一笔大订单或难订单，收款后要给予跟进本订单的人员相应的奖励。
外贸销售管理制度大全
外贸公司 工厂外贸部门 外贸业务员管理规章制度 规范#e#1.管理如要做到公正，公开，绝对需要员工的配合！如果员工藏有私心，不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息，导致管理者无法作出判断及相关决策。要做到公平公正，员工之间，员工与主管之间需要互相监督。要做到完全公开，管理者必须有实权审核及审批各种单据，并对各种单据进行存档及公共管理，以方便后来的员工查阅参考。
2.如要建立一个好的团队及竞争机制，管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核，包括销售技巧，付费平台发布信息数量，免费平台广告发布的网站数量，所签订的销售合同数量，达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金，而不是仅仅与底薪挂钩，因为底薪原本相差也不大，员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性，也能为公司赢得更多的客户及销售额。
3. 关于现在划分的区域，虽然做到了区域平分，但是不可能做到完全平等。总有区域相对好的和一般的。完全按区域分问题在于免费平台，现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给对方，但如果此业务员有私心不拿出来（当然现在我们有公开制
度），或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心，因此没有那么努力了。这时我们需要考核制度（免费平台广告发布的网站数量）来约束。深入一步来说，如果他继续努力在更多的平台发布更多的信息，但是还是别人区域的询盘，这时他的积极性会大大下降。这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业绩？
关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下制度执行，以确保公司的利益最大化。红色字体是我标出的特别需要注意的。
（一） 日常工作
1. 8：40之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息。
2. 综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为四类：
（1） 紧急；（2）重要；（3）日常（4） 临时
3. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘
出来存入备忘录。
4. 工作结束之前确认一天的工作结果，将六点计划中完成和未完成的标注
出来。注明完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。
5. 每周一上午9点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周五
下午三点前交本周工作总结，并于下午5点开总结会议，做工作反馈和总结。
总结内容应包括：
（1） 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。
（2） 总结一周内遇到的技术性问题。
（3） 总结在业务上遇到的问题
6. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。
7 对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。
8. 对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。
（二） 客户开发前期工作
1. 收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。
2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。
3. 业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。
（三） 报价及合同签定
1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。
2. 收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。
3. 将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。
4. 合同盖章后，扫描发给客户确认签字。
5. 如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。
6. 双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。
（四） 安排生产（备货）
非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！
（部门配备一个专门的跟单员，归部门经理管理。不能业务员一条龙操作。）
您或许会觉得成本会增加，但这绝对是必要的！
1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知跟单员在速达5000中及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。
2. 业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。
3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。
4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。
5. 跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。
（五） 发货
1. FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。
2. 货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等扫描存档，并发给客户，进行确认。
（六） 文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标
识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。
（七） 电脑管理
1. 电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。
2. 业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘，部门经理，总经理有权查看。客
户资料半年进行一次光盘刻录，进行数据备份。
（八）E盘文件管理
1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。
E盘：高级客户 ：客户----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document 低级客户： 客户-----邮件
潜在客户： 客户-----邮件
2. 文件存放说明：Business Report 下存放业务进展，工作总结。Customer File下存放来往邮件，传真，及报价。Packing下放置与包装有关的文件，图片。Shipping document下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。
（九）邮件管理
统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理，部门经理有权查看工作邮箱。
（十）产品报价程序
业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。
（十一）合同号登记本
业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。
合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明。
（十二）单证保管
货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。
（十三）奖惩制度
业务员严格按照以上规定执行，对于严格执行者给予激励加分，如违反以上规定第一次给予警告，第二次给予扣分。
外贸业务部管理规章制度
为了更好地树立公司的形象，促进公司各项业务的顺利发展，以及加强对业务人员的有效管理，特制定以下管理规定并经总经理签字生效。
第一章 新员工上岗制度、工资福利
1、新业务员到公司正式报到需携带身份证原件，毕业证原件，个人简历一份，2张一寸免冠彩色照片。
2、新业务员到岗后，由公司统一安排进行培训，每个业务员需通过基本培训方可正式上岗。
3、上班时间为：9：00-12：00； 1：30—6：30 部门不加班（特殊情况例外）。每个员工实行指纹考勤，迟到半小时以外按公司制度扣发工资，每个月迟到累计四次扣发全勤奖150元；个人可根据自己的工作要求安排上班时间，每天保证上完8小时 ，每周大周末休息两天，小周末休息一天 ，所扣的款项统一列入部门公益基金。
4、公司对业务人员实行底薪+提成+全勤奖（150）+绩效奖（400）的工资发放制度，当月工资在下个月20号到25号发放。业绩突出者公司颁发年终奖金，鼓励业务员大胆拓展业务范围。 提成在公司基本价以上的按1%，基本价格以内的根据订单在0.5%左右，提成一单一议。
5、新业务员由总经理决定业务人员转正时间。（绩效好的随时提出转正要求，由销售总监报总经现批准）
第二章 日常行为规范
1、在公司内，应严格遵守公司各项规章制度，服从上级指挥。
2、严格遵守工作时间，做到不迟到，不早退；下班时间到后，整理好物品下班。
3、因私人原因需请假的须采用书面方式向销售总监申请，同意并报总经理批准后到文员处备案，回公司后到文员处销假；特殊情况来不及书面请假，不能上班的，应电话请假（分别致电销售总监和总经理），说明事由，并事后补办请假手续，病假时间较长的须持看病证明补假。
4、员工试用期满合格转正可请婚假，婚假期要和总经理协商，婚假期满回公司需到文员处销假；在公司工作满三年的女性员工享有60天的产假；其他节假日假期则按国家规定标准。（待定）
5、如有事需调班，须提前1天跟销售总监申请，销售总监同意并报总经理批准后到文员处登记备案，调上班时间仅限于周日。
6、为了方便工作，员工一个月内请假天数不得超过3天，调班天数不是超过2天。
7、员工辞职需提前15天向总经理提出书面申请，获总经理批准并交接完工作后方可离职；未提前申请，离职时没能结清工资则自行负责。
7、上班时间应认真工作，不许串岗聊天和在工作区内大声喧哗，不得妨碍其他人开展业务工作，不得擅自无故离开工作岗位，不可阅读与工作业务无关的书报杂志，禁止玩游戏、看电影、下载等与工作无关的行为。
8、工作时，不打非业务性电话，接非业务性电话时应尽量缩短时间。
9、必须履行对公司机密、业务上的重要信息的保密义务，不得将公司业务及营销信息泄露给他人。
10、不得将公司资料、设备、器材用作私用，如需携带外出须得到批准。
11、与工作无关的私物不得随意带入公司，工作场地非经许可不得进行各类娱乐活动。
12、 个人所借用的工具、物品必须妥善保管，不得随意拆卸或改装，若出现故障须及时向上级申报。
13、公司员工间及对公司外的人员，必须礼貌待人，文明用语，不讲粗话、脏话；同事之间要和睦相处，互相团结、帮助。
14、 员工着装应以反映良好的精神面貌为原则，男职员着装要清洁整齐，禁止穿拖鞋、背心、短裤；女职员穿着要大方得体，不浓妆艳抹，不穿吊带衫、拖鞋。
15、 随时注意保持周边环境卫生清洁，不随地吐痰、不乱扔纸屑烟蒂、不乱涂乱画；雨具、雨鞋一律放置在规定存放处。
16、 除在指定场所、时间外，不允许饮食、吸烟。
17、节约用水用电，安全用电，爱护灯管、插座、开关等电路设施；不准私自拆除、搬移和乱拉线路，若有损坏，须通知相关人员进行更换、修理。
18、必须遵守用电规则（下班前关闭电脑，切断电源）。 第二十条 所有设备、器具等必须保持可正常安全运作状态。
第三章 工作细则
1、 市场部日常工作一律在销售总监邻导下开展，所有工作事宜由销售总监直接向总经理报告和负责
2、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释。
3、 业务人员在外商询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。
4、为了更好的发展公司外贸业务，由销售总监定期召集市场部所有员工进行会议，对前面的工作做出总结，并安排接下来的工作内容。
5、对于外商的产品报价，由销售总监根据市场状况及生产成本，定期进行核算，并对产品价格进行调整；业务人员应根据销售总监出具的价格表对客户进行报价。
6、与客户交流中要充分了解客户目前的状况，和采购渠道，建立各级客户资料档案，保持双向沟通。
7、在业务操作过程中遇到困难和问题，反馈要及时、准确、全面。
8、 在巩固原有客户的同时，要积极调查市场需求状况和发展趋势，搜集新的信息，开拓新市场。
9、 业务员在本公司工作期间开发的客户为公司所有，业务人员不得以公司名义私下与客户进行交易；一旦公司发现，业务人员要为自己的行为承担一定责任。
10、对于公司的客户，业务员要遵从公司的分配。业务人员有义务提供客户信息，以供公司备案；同时，公司也有义务为各个业务人员的客户进行保密，以免造成业务人员之间的矛盾。
11、市场部每天早晚各有一次碰头会，时间为半小时，必要时可延长；6：30后为培训时间，业务人员非工作需要不得请假；业务人员每天向销售总监提写工作日报，以此作为绩效考核标准。
深圳市天润邦能源科技有限公司
二〇一四年十月十六日
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