办公室文档安全制度（精选10篇）

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办公室文档安全制度（精选10篇）

　　在不断进步的社会中，越来越多地方需要用到制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。我们该怎么拟定制度呢？下面是小编精心整理的办公室文档安全制度（精选10篇），供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

办公室文档安全制度（精选10篇）

　　办公室文档安全制度 1

　　一、档案人员岗位责任制

　　1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

　　2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

　　3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

　　4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

　　5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。

　　6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

　　7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

　　8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

　　9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

　　10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

　　二、档案保管制度

　　1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

　　2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

　　3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

　　4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。

　　5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

　　6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

　　三、档案保密制度

　　1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

　　2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

　　3、不利于保密的.地方不得存放机密文件和资料。

　　4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

　　5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

　　四、档案移交制度

　　1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

　　2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。

　　3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。

　　4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。

　　5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。

　　五、档案立卷归档制度

　　1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

　　2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

　　3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

　　4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

　　5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。

　　6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。

　　7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

　　六、档案统计制度

　　1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

　　2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。

　　3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

　　4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

　　5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

　　七、档案的开发利用

　　1、充分利用档案为教育教学服务。

　　2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改。

　　3、对档案的利用要及时登记。

　　八、检查与考核

　　1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。

　　2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。

　　办公室文档安全制度 2

　　为了加强学校的文件管理，提高办事效率，促进学校管理的规范化，特制订学校文件收发管理制度，具体规定如下：

　　1、学校的`文件由办公室负责起草和审核，学校校长签发；学校各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核，校长签发。

　　2、文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回起草部门核对，校对无误方能复印、盖章。

　　3、文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

　　4、属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

　　5．文件统一由办公室负责发送。发送人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件应由专人按核定的范围报送。

　　6、外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登汜。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后及时报送。

　　7、传阅文件由办公室负责收回，对领导批示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

　　办公室文档安全制度 3

　　一、档案资料的管理规定

　　1、为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。

　　2、由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。

　　3、各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。

　　4、所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。

　　5、图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。

　　二、文档资料的主要范围

　　1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等；

　　2、公司的各种规划、计划、总结等资料；

　　3、各部门例会和重要会议的会议纪要；

　　4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；

　　5、员工提案、述职报告等文字材料。

　　三、文档资料的.调用原则及规定

　　1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。

　　2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。

　　3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。

　　4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。

　　办公室文档安全制度 4

　　1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全；

　　2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等；财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件)；渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等；办公室负责行政、人事、综合类档案；

　　3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档；

　　4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密；

　　5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档；

　　6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档；

　　7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的.报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围；

　　8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任；

　　9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还；

　　10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅；

　　11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁；

　　12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。

　　办公室文档安全制度 5

　　（一）公文管理

　　1、公文种类：人大常委会共有三类公文，人大常委会文件、人大常委会党组文件、人大常委会办公室文件，各委室原则上不对外独立行文。如确需行文，由各委室会同办公室商定。

　　2、公文起草：按照领导指示或交办，由工作人员拟稿。以常委会或党组文件发文，由常委会主要领导签发；以办公室文件发文，一般由办公室主任签发。起草文件一律用制式文件拟稿行文。文印结束后，底稿交由文书存档。因多次修改底稿无法存档的，由拟稿人誊抄整理后送文书存档。

　　3、公文打印：需要印发的'正式文件或较大型会议的有关材料一律在政府印刷所胶印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，应填写两联单，由办公室分管副主任签字后印刷，以便于帐目结算。

　　4、公文校对：由拟稿人校对，并由核稿人再次进行校对，确认无差错后方可印制。

　　5、公文装订：文件印完后，起草人要及时进行装订，并将文件分发的具体要求向办公室公务员交待清楚。グ嫒ㄋ有

　　6、公文分发：公务员接到文件后应及时进行发文登记，一般性文件要抓紧送达有关单位，急办文件随印随发。

　　7、公文存档：对文件正稿和底稿，文秘人员要及时交文档管理人员，文书要及时存档立卷，不得漏存漏报。

　　（二）档案管理

　　1、文件档案实行专人管理。所有密级文件和内部资料，要严格登记、传阅和借阅手续，严防文件丢失和失泄密事故发生。

　　2、严格文档借阅制度。借阅文件要经办公室分管领导同意。未经允许，非工作人员不得随意出入档案室。阅文人员应在办公室或指定的阅文室阅读文件，不准将文件随意带出或乱放，不准将文件带回家中。

　　3、对收到的各类文件，文档人员要及时查收并按要求进行传阅，传阅文件要做到：勤传、勤收、勤催办，不拖不压，不误事。传阅完毕后，分类保管，积极提供利用，并做好年终文件的清退工作。

　　4、废旧文件不得同旧报刊混同处理，一律打捆送造纸厂打浆，以防失泄密和影响单位形象。

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　　（一）为明确工作职责，理顺工作程序，规范调度文档管理，根据《煤矿安全生产标准化基本要求及评分方法（试行）》调度和地面设施管理制度建设的要求，制定本制度。

　　（二）调度文档管理分为图表、台账、记录簿、电子显示屏和牌板等。

　　1、图表：调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

　　2、台账：

　　（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

　　（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

　　（3）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺，分项或统一建立统计台账。

　　3、记录簿：建立调度值班记录、领导值班及下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事件）分析统计记录，存档管理。

　　4、电子显示屏：

　　（1）电子显示屏应正常显示调度统计报表、重点安全生产信息；

　　（2）主要设备和重点安全生产环节视频监控；

　　（3）煤矿安全监测监控系统、井下人员定位系统等终端显示；

　　（4）显示的数据应准确，实时集中监控。

　　（三）调度文档内容齐全，数据准确，账面整洁，记录规范，值班记录无涂改。

　　（四）档案资料，应有专人管理。

　　（五）调度文档的`保存期限：

　　1、班、日调度记录，月度及年度生产总结，调度台账保存1年以上。

　　2、调度日报、旬报、文字分析，上级通知、通报、传真电文保存1年以上。

　　3、死亡事故和重大非伤亡事故记录，作为永久保存材料。

　　（六）各项生产数据和事故伤亡情况，未经有关领导批准，不得擅自对外公布。

　　（七）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。

　　（八）对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经档案管理部门领导鉴定，报矿分管领导批准后，按规定销毁。

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　　为了进一步加强教育处的内涵建设，促进处室各项工作规范化、科学化、可持续化管理和发展，提高工作效率，规范文档管理工作，特制定本制度。

　　1、所有收文、发文工作均指定专人负责，未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成工作混乱。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记薄、发文登记薄。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。

　　2、收发文范围包括：文件、传真、邮件以及通过邮件、无纸化传输系统、网络收发的各种文档资料。

　　3、收发文件等资料应及时、准确送交处长，不得延误和积压；对贵重物品、汇款、邮包，要及时登记，并由个人签字领取；对投递错误的文件应及时退回。

　　4、对医院交阅的上级来文等文件，任何人不得截留、保存，专人将文件登记并交由处长审阅后复印一份，将原件及时交回医院办公室。出差或开会带回的文件材料，返回后次日登记归档，文件涉及内容需相关处室或科室具体落实完成的.，由专人根据院领导和处长阅处意见给予复印或摘录，送有关处室或科室落实，专人对落实处理情况进行督办。

　　5、发文文件草拟必须使用《发文稿纸》，按照处室工作分工对口起草，文稿清样做到三校，一由拟稿人自行校对，确保数据文字准确无误后，经处长在核稿栏签字审批后交医院办公室。二由办公室负责再次文字校对无误后，确定主题词，报分管领导审阅。三是文稿清样经分管领导审批后，正式行文，盖章。文件内容涉及机密的，须按规定注明密级。

　　6、处室实施的每项工作全过程的电子文档实行处室的移动硬盘、电脑双存储，电子文档务必注明成文的时间，经处长审阅后，实施每项工作的负责人分别在OA网、医院外网上发布。

　　7、处室实施的每项工作全过程的电子文档打印后，及时将电子文档和纸质文档各一份，分类归档、保存。

　　8、严守工作机密，处室的各种文件、资料等档案(含电子文档)由专人保管，专柜存放，严格借阅、借用手续，确保文件、资料等档案的安全、全面，发现失窃和泄密事件，及时报告处长并查处。

　　9、处室的各种文件、资料等纸质档案，由专人按类别于次年一月内立卷装订后，分类存档，专柜保存；电子文档由专人按类别于次年一月内存储于处室的移动硬盘。

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　　为进一步规范公司文件档案管理工作，提高文档管理水平，逐步实现公司文档管理工作的规范化、制度化、科学化，结合工作实际，特制定本办法。

　　一、本办法所指的文件档案为：

　　1.学校下发的相关文件、通知、公告等文档；

　　2.公司形成的各种规章制度、报告、通知、纪要等文档；

　　3.政策类文档及各部门搜集汇总的有保存价值的.各类业务资料等文档。

　　二、文件档案管理办法

　　(一)立卷归档

　　1.各类文档以签署或者下发日期按顺序进行分类、编号、统计、归档和管理。

　　2.学校类文档：编号规则为学校首字母-部门首字母-文件签署年月份(六位)-顺序号。学校下发的原文件，直接根据类别进行编号登记归档，根据学校相关文件要求形成的报告等文档需留存副本至公司类文件进行归档，电子版文档需转化成纸质性文档后进行编号登记归档。

　　3.公司类文档：编号规则为公司首字母-所属类别首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。所属类别即指规章制度类、人事类、合同类、物资设备类、财务类等，纸质文档和电子文档根据编号规则同步进行编号登记归档。

　　4.公司各部门文档：编号规则为公司部门首字母-签署年月份(六位)-顺序号(三位)。各部门需要移交的文档必须到办公室进行移交备案，移交的文档须保证完整、层次分明，文档移交时，须当面填写移交清单并签字认可后方完成交接手续。

　　5.归档文件材料应完整齐全，质地优良，格式规范，文字清楚，手续完备且具有保存价值。

　　(二)文档管理

　　1.办公室指定专人负责文档分类、编号、鉴定、立卷、归档、排架和保存管理，要以原始记录为依据，编制文档存放清单，以有效开展文档的查询、利用工作。

　　2.文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保文档的安全。

　　3.任何人不得擅自将存档文件对外公开，做好文档安全保密工作。

　　4.未经公司授权，其他任何组织或者个人无权公布涉及公司秘密、涉及个人隐私的、规定限制利用的公司档案材料内容。

　　(三)文档查阅

　　1.公司职工查阅利用档案，须经主管领导批准，并说明查阅目的，办理查阅登记。公司档案原则上不外借，如必须借出，须经主管部门领导批准并及时归还。

　　2.外单位查阅利用档案，应持单位介绍信、身份证、经公司总经理批准后查阅。

　　3.凡需从档案中取证或办理公证，必须由办公室办理。

　　4.利用者须对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。

　　本办法由公司办公室负责解释。

　　本办法自颁布之日起执行。

　　办公室文档安全制度 9

　　为了使拌和站资料管理实现正规化，并切实加强档案资料的管理工作，特制定本制度。

　　一、文件收发

　　1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。

　　2、收文登记主要包括以下内容：收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

　　3、文件管理人员要根据领导指示，将文件送交承办人，承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找；承办人按文件要求完成后，要及时将文件交还保管人员保存。

　　4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记，发文登记内容包括：发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。

　　5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。

　　二、档案资料管理

　　1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一，是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。

　　2、机械设备的数据管理是一项基础工作，它来源于原始资料。为了提高设备资产的.运作效益，必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究，并及时采取积极措施，保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面，应做到定期归类整理。数据要完整准确，报表要及时齐全。

　　3、机械管理基本数据库应具备以下内容：

　　1）、管理号码；

　　2）、设备名称；

　　3）、型号规格；

　　4）、技术状况；

　　5）、保管单位；

　　6）、本季运转小时；

　　7）、原值；

　　8）、净值；

　　9）、组资日期；

　　10）、生产厂家；

　　11）、本机编号；

　　12）、出厂日期；

　　13）、外型尺寸；

　　14）、整机重量；

　　15）、动力机名称；

　　16）、动力机型号；

　　17）、动力机规格；

　　18）、动力机生产厂；

　　19）、动力机出厂日期；

　　20）、动力机编号；

　　21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据，其它为静态数据。

　　4、及时上报的报表：《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备，分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。

　　5、建立档案目录，主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面，以便查找、使档案资料更好地为工作服务。

　　6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度，确保文件安全。

　　办公室文档安全制度 10

　　根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高管理文档工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，特制定以下制度:

　　一、管理处电脑文档管理员专职负责管理处所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的存档、收集和保管，做到完整、系统、准确。

　　二、任何人员借阅上述文件资料，须经管理处经理批准，登记日期、用途、经手人及归还时间。

　　三、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

　　四、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，保管人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

　　五、文件资料等要进行合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。

　　六、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的`文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经管理处领导批准可做销毁处理。

　　七、积极实行档案现代化管理，应用计算机检索手段，做到文档管理标准化、规范化和程序化。

　　八、会同有关部门，在购置重要设备到货时，检查验收文件材料，并及时归档。

　　九、各部门拍摄的记录管理处各项活动的照片、声像材料，必须在活动结束后一周内整理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档管理员及时归档。

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