员工全年档案如何管理

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员工全年档案如何管理

手头有了一款档案管理软件，但要管好员工档案，光有软件是不够的，现在就来谈谈如何管-理-员工档案。

员工全年档案如何管理

员工档案不仅要记录员工的过去，更重要的是要记录员工与组织共同发展的历史。心理历程、价值观提升、能力结构与知识结构变化。而可操作运用的工作法是“四考”工作法。

考勤：每月统计记录员工出勤情况。这不只是简单地记录员工的时间管理，更要体现员工的时间价值观。特别是为什么会旷工？病假的原因要做记录，最好还要有原因调查。另外，员工加班时间统计，不能只是数量统计，更要分析为什么要加班？是劳动量过大？还是因为人手不够？是自动自发加班，还是被动安排加班？

考试：不仅记录组织培训、考试成绩，还要记录平时沟通对话这种特殊的考试。要善于发现员工运用知识的能力，更要善于发现员工思想方面的转变。对于优秀的员工在公司内部网站或内部刊物上发表的文章以及读者的不同观点评论都可以选择要点记录。

考核：这是根据组织任务目标管理来考核员工的时间成本与时间价值。主要体现效率、效益、效果。行政人员可以重点放在工作效率。将每次考核情况如实记录。分析一段时间后时间价值变化情况。

考评：将各相关部门人员包括顾客或供应商对这位员工的评价，如来信主要内容等，进行综合评价，概括记录员工工作影响力与作用力，正向的或负向的。

人事经理应该要根据员工“四考”曲线，定期或不定期与员工进行沟通，反馈员工成长经历。也可以鼓动员工自对照成长经历，发现自我，管理自我。与员工互动管理。

若人事经理能力不错，可以升级管理档案，如增加员工心理变化曲线管理。增加员工对企业组织心理认知变化曲线。

有了这样的档案，那么企业组织在考虑选择定向培养员工，晋升员工具体工作时，有了比较详细的第一手资料。

联想思维一：你现在的员工管理档案都记录什么内容呢？对于你的组织留住人才、培养人才有作用吗？

联想思维二：采用“四考”工作法支持的员工档案管理，对你人事经理工作会有什么新的要求呢？要让这种工作法得到良好的价值性运作，人事经理应该要在哪些方面强化基本功呢？

想好如何管理人事档案后，使用万能档案软件自定义一个适合自己的人事档案模板，一切就OK了！

员工全年档案如何管理2015-10-22 18:37 | #2楼

HR 一听到该问题就头大，招来的员工提到档案基本都是让他们自己解决。需要调查一个中意员工背景信息想查阅档案时又无从下手，想健全单位职工档案管理时，却不知道如何建立，不知道单位到底有没有档案管理权，等等……在此，我做了简单的汇总，仅供参考。

首先，什么是职工档案？

职工档案，是指用人单位在招用、培训、考核、奖惩、选拔、参加社会保险和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动的文件材料，是历史地、全面地考察劳动者和依法维护劳动者权益的依据，是重要的档案信息资源。

其次，单位能不能保管档案？

依据《档案法》、《福建省档案条例》、《福建省用人单位职工档案管理办法》等法律规定，用人单位可以保管档案，但不得保管非本单位职工档案。用人单位一般都应设立职工档案室，负责对与本单位形成劳动关系的职工档案进行管理和服务。当然，不具备管理条件的用人单位，可委托劳动保障部门（如各级职业介绍服务中心）设立的公共职工档案管理机构管理。

用人单位满足什么样的条件才可以保管档案呢？一要建立专用的档案库房，配备符合标准要求的档案装具；二要库房具备防高温、防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物和防盗等条件；三要有专人保管，并经过档案管理知识培训合格后，持证上岗。同时满足上述条件的用人单位可以设立“职工档案管理室”，并报同级档案管理行政部门和劳动保障行政部门备案。

第三，如何建立个人档案？

职工个人档案主要包含以下材料。履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、评定岗位技能和学历材料、政审材料、参加中国共-产-党共青团及其他党派材料、奖励材料、处分材料、工龄工资待遇出国的政审材料、社会保险参军体检个人诚信等材料。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实完整、文字清楚，材料须经相关单位、组织审查盖章，经办和本人签字、盖章后分类归档。

第四，档案都有哪些作用？

对此，认识不一，尤其是企业实行全员劳动合同制后，对职工档案的管理有所松懈，职工个人也不再重视。其实不然，职工档案是历史地、全面地考察劳动者和依法维护劳动者权益的依据，是重要的档案信息资源。由于不够重视，现在招聘一个新员工想做个客观真实的背景调查都很难，只能通过面谈、心理测试，或者通过其周围的人访谈，可结果由于掺杂了太多的主观因素、将信将疑。做好职工档案管理有利于用人单位合理开发使用人力资源，对职工的系统全面成长具有不可小觑的作用。

最后，档案如何转递、使用？

职工与用人单位解除或终止劳动合同关系后，原用人单位应在15 日内为职工办理档案转移手续，将档案转移到职工新的用人单位，新的用人单位没有设立职工档案管理室的，由新用人单位交当地的公共职工档案管理机构管理。

办理退休手续后转交退休人员社会化管理机构实行社会化管理的退休职工，其档案移交公共职工档案管理机构管理。

失业人员、自谋职业人员、灵活就业人员由个人委托公共职工档案管理机构管理。

出国不归、死亡、失踪人员的档案由原档案保管单位或公共职工档案管理机构继续保管15 年后，可报经县级以上劳动保障行政部门审核同意后予以销毁。

省级劳动模范及有特殊贡献的职工死亡后，须将其档案移交同级档案国家综合档案馆保管。

档案转递应通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。特殊情况由职工本人自带档案，须加封条并盖公章，否则任何单位不得接收。

档案可以查阅、借用、调转。查阅档案应凭单位介绍信，派专人在查阅室查阅，不准随意带出查阅。借用档案需要相关机构（如社保经办机构办理退休）的借调函，并按期归还。调转档案需要接收机构开具调档函方可调转。

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