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镇档案安全保管制度
乡镇企业档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强乡镇企业档案的科学管理,有效地保护和开发利用,更好地为乡镇企业服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国乡镇企业法》,结合乡镇企业实际情况,制定本办法。
第二条 本办法主要适用于农村集体经济组织或者农民投资为主,在乡镇(包括所辖村)举办的承担支援农业义务的中小型企业。大型乡镇企业,参照《国营企业档案管理暂行规定》执行。
第三条 乡镇企业档案是乡镇企业在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中形成的,对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录;是维护乡镇企业历史真实面貌、合法权益的历史凭证,是提高产品质量、增长经济效益的重要条件。
第四条 乡镇企业档案属企业所有,由企业管理。企业安全保管条件暂不具备、档案安全无保障的,可由乡镇档案部门或县、市档案馆代管。
第五条 乡镇企业档案工作是乡镇企业档案工作管理和档案管理的总称,是乡镇企业管理基础工作的组成部分。乡镇企业应当加强对档案工作的领导,将其列入企业工作计划和发展规划,切实解决档案库房、设备等实际问题,保障档案工作与企业各项工作同步发展,更好地为企业服务。
第六条 乡镇企业档案工作在企业内实行统一管理,维护档案的完整、准确、系统和安全,便于企业各方面利用的原则。
第七条 档案工作所需经费纳入企业财务预算和计划,并予以保障。
第二章 档案机构与人员
第八条 根据企业规模和需要,建立档案机构,配备档案人员。档案工作由一名企业负责人分工领导。具备条件的企业应建立企业档案馆。
企业档案机构主管全企业的档案工作,对企业内各部门的档案工作进行监督和指导;统一管理本企业的档案及有关图书、资料和信息,形成企业档案信息中心。
企业各部门应开展档案工作,配备档案人员,形成企业档案工作管理网络。
第九条 档案管理人员应具有高中以上文化程度,政治素质好,并经过档案管理专业培训,熟悉企业职能任务。乡镇企业档案管理人员参照国家有关规定评定专业技术职务,享受和其它专业技术人员同等待遇;保持相对稳定。
第十条 企业对管理、保护和开发利用档案工作做出突出贡献的人员,应给予表扬和奖励;对危害档案安全的行为应按《中华人民共和国档案法》有关规定给予处理。
第三章 文件材料的形成与归档
第十一条 乡镇企业文件材料的归档范围,主要有以下几方面:
一、党、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企业产权文件材料
四、劳动人事文件材料
五、经营管理文件材料
六、生产技术管理文件材料
七、产品文件材料
八、科学技术研究文件材料
九、基本建设工程文件材料
十、设备仪器文件材料
十一、会计核算文件材料(详见附件)
第十二条 凡归档的文件材料,必须字迹工整、图像清晰、签字等手续完备,便于长期保存。
第十三条 归档时间
1、各项管理方面的文件材料,在形成的次年六月底前组成保管单位,由产生文件的职能部门负责人审定签字后归档。
2、产品、设备、基建、科研等方面的文件材料,在任务完成后或告一段落时组成保管单位,由项目负责人审定签字后归档。
3、产权方面的文件材料,在工作进行完毕或文件正式生效后归档。
4、会计核算方面的文件材料,由财会部门整理立卷,保管一年后向档案部门移交。如有特殊情况,也可以分阶段归档。
第十四条 建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度,并列入管理工作程序,列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
第十五条 档案人员应参加产品试制定型、创优、科研成果鉴定或评审、基建工程竣工验收,以及引进技术资料验收、设备开箱验收等活动,指导、监督文件材料归档工作。
第十六条 企业工作人员,因公外出参观学习、考察和参加会议获得的文件材料,按照归档范围的规定,及时向档案部门归档。
第四章 档案的管理与利用
第十七条 建立健全各类档案的登记、交接、保管、统计、保密、利用、鉴定、销毁及图纸更改补充等管理制度。
第十八条 编制档案及其有关图书、资料、信息等总目录、分类目录和底图目录等检索工具,完善信息查询体系。
第十九条 乡镇企业档案分类,依据文件材料形成情况,参照国档发(1991)20号《工业企业档案分类试行规则》进行。档案形成数量少的,可将有关类目适当合并;归档的案卷质量要符合国家标准。
第二十条 进行档案收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
第二十一条 根据国家及中央有关部门的规定,编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是:对企业有长远利用价值的档案应永久保存;对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。
档案鉴定工作,由企业领导、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责进行,逐卷、逐件鉴定档案的价值,并形成鉴定报告。该销毁的档案,编造销毁清册,提出销毁报告,经企业领导审核批准后销毁,并由档案鉴定小组人员监销。
第二十二条 逐步改善档案保管条件,档案库房有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮、防高温等安全设施,并定期检查档案的保管状况,对破损或褪变的档案进行修复,确保档案的完整与安全。
第二十三条 开发档案信息资源,实行档案、有关图书资料和信息一体利用,为改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗、提高经济效益等各项活动提供档案信息服务;积极配合技术部门参与信息市场和技术市场交流;保护知识产权;严格执行国家和本企业的保密制度。
第二十四条 档案管理现代化应纳入企业现代化管理的统筹规划中,逐步采用先进技术和现代化管理方法管理档案。
第二十五条 企业实行兼并、破产、产权拍卖和实行承包、租赁、股份制改造以及与外商合资合作经营等资产产权变动时,档案的处置参照《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》执行。其党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理类档案应按产权关系,决定是否向乡镇档案管理机构移交或寄存。
第五章 附 则
第二十六条 会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》执行。
第二十七条 各省、自治区、直辖市档案行政管理部门、乡镇企业行政管理部门可根据本办法,结合本地区实际情况,制定实施细则。
第二十八条 本办法由国家档案局和农业部负责解释。
第二十九条 本办法自发布之日起执行,《乡镇企业档案管理暂行规定》同时废止。
附件:
乡镇企业档案文件材料归档范围
一、党、群工作文件材料
1、党务。指党的组织、宣传、纪检等方面的文件。
2、群众团体。报工会、共青团、妇联、职代会、科协、企协、学会等群众团体在工作中形成的各种文件。
二、行政管理文件材料
指企业行政事务、人事管理、职工教育、培训、劳保福利、安全保卫、法律事务、医疗卫生、计划生育、后勤、审计、处理纠纷、信访、外事活动等方面的文件。
三、企业产权文件材料
1、有关部门或单位关于企业的建立和产权界定的批准文件。
2、股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料。
3、企业资产产权变动中形成的各种文件材料。
四、经营管理文件材料
1、经营决策、计划工作、财务管理、产品销售、物资管理、经济责任制、考核、奖惩文件,市场信息和预测,广告、商标及用户反映等文件。
2、各种合同、协议文件。
3、生产供应、经营销售、成本、企业改造等方面的统计报表及用户台帐等。
五、生产技术管理文件材料
1、生产管理。生产计划及其实施记录、安全操作规程、事故报告及改进意见,劳动工资等。
2、质量管理。质检报告、质量事故分析、获奖证书等。
3、标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件。
4、工业卫生和环境保护方面形成的文件。
六、产品文件材料
1、产品设计。产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和底图、蓝图等。
2、产品制造工艺。各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等。
3、产品检测和管理过程中形成的文件,名、优、特产品及获奖产品的有关文件。
七、科学技术研究文件材料
1、新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件。
2、技术改造和革新文件、图纸。
3、中断和取得负结果项目的各种有参考价值的科研总结报告。
4、经审定发表的学术论文或著作。
八、基本建设工程文件材料
1、工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸。
2、有关房地产文件。
九、设备仪器文件材料
1、购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件。
2、自制设备仪器的设计图纸、计算书、测定数据、性能鉴定材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录等。
3、设备台帐。
十、会计核算文件材料
1、会计凭证。原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款、余额调节表等。
2、会计账簿。日记账、明细帐、总帐、固定财产卡片、辅助帐簿、移交清单、保管清册、销毁清册、涉外账簿等。
3、会计报表。财务指标快报,月、季度会计报表,年度会计报表(决算)等。
十一、职工档案文件材料
干部、职工、离退休职工、死亡职工的个人材料。
乌石镇应急档案管理制度
第一条 根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,应急办应将《值班要情》、电话记录、领导批示、处理情况等所有公文及时整理(立卷)、归档,个人不得保存应归档的公文,确保公文资料的齐全、完整。
第二条 档案管理人员要将归档的文件、资料,认真分类、编号、登记、存放,妥善保管。
第三条 有关保密方面的文件和材料,除应急办人员和档案管理人员可按规定查阅外,未经领导批示的一律不得外借和查阅。一经发现保密文件和保密材料遗失,要立即查找并报告领导,对失职人员视情节追究责任。
第四条 凡查阅档案文件者,须严格履行有关登记手续,持单位介绍信、本人工作证,经领导批示后方可查阅。
第五条 档案管理工作人员要严格执行《档案法》的有关规定,确保档案文件保密、安全。
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