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采购部门安全管理制度
为使本司采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、采购管理部门
本司设立专职采购部,隶属公司财务部管理,接受财务总监、成本主管及其它部门的监督,全面负责本司的采购工作。
二、采购部工作基本要求
（1）所有采购项目均需董事会签批、授权及公司财务部批准同意；
（2）所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单 ；
（3）所有采购物品的品质须保持一惯稳定；
（4）采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责；
（5）采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取本司使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息表,以书面形式汇报给本司财务部及董事会；
（6）所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息表备查。
（7）采购时间要求:一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购；
（8）采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报账付款。
（9）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
（10）采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款,财务部应及时支付,以建立公司良好形象,维护公司财务信誉。
三、采购审批程序
（1）申购单审批程序：
使用部门或仓库主管)提出申请，经部门总监（或经理）同意，财务部成本主管审核，采购部询价报价，财务总监签字同意，总经理或董事会审批后发回采购部进行采购。
（2）单位价值1000元以下的零星采购，采购部需要货比三家，比较价格与质量之后，选择最优性价比的商家进行购买。
（3）单位价值1000元以上、批量采购商品，采购部应选定三家以上供应商进行价格比较，对该类供应商必须进行诚信调查，确保采购质量。
（4）对长期供应商或大批大宗商品采购，采购部必须与供应商签订《购买合同》或《供货协议》，明确商品品牌、规格、质量、价格、付款方式、付款日期，是否含税价格等主要事项。签订供销合同或协议，必须根据公司合同会签程序，经董事会、财务部、商品使用部门或质量部门会签之后，方可进行。工程材料的采购合同必须经工程部总监、主管副总裁会签，董事长批准。
（5）赊购(月结)物品采购审批程序
月结物品的采购，主要是蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等的采购，餐饮部总厨直接下单至采购部，由采购部安排人员向供应商叫货。
（6）各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、财务部、主管总经理或副总组成“供货商评定小组”,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供本司所需的物料。
四、采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及监察部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进本司采购成本的控制与监督。
五、供应商管理
（1）财务部应定期(每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及监察部，对供应商进行评估(度假村每大类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商。
（2）选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。
（3）采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护公司形象。
六、采购部工作流程
（一）各类物品采购工作流程
1、仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补仓《采购申请单》，《采购申请单》必须注明以下内容:
（1）货品名称，规格
（2）平均每月消耗量
（3）库存数量
（4）本次订货数量
经成本主管进行初步审核，送采购部经理审核。采购部经理在采购《申请单》上签字确认，并注明到货时间。采购部经理审核同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批。报批程序完毕，采购部立即组织实施采购。未能及时采购到仓的物品，采购部要向成本部门提出意见，尽可能寻找替代物品。
2、新增物品的采购工作流程：
各部门需添置新物资，部门总监或餐饮部总厨、总监应撰写有关专门申请报告，经董事长审批后,填写《申购单》，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，寻找供货商，提出采购意见。按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。
3、更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：
各部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和《采购申请单》一并送交相关领导审批，采购部据以组织采购。
4、 鲜活食品冻品的采购工作流程：
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由酒吧、总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午或晚上以电话落单，或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程：
采购部根据营业情况与使用部门编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按公司采购审批程序办理，并组织实施。
6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程：
五金仓日常补仓由维修部填写“采购申请单”。
大型改造工程或大型维修活动,维修部、工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料: （1）货品名称，规格；（2）库存数量；（5）订货数量。
以上采购申请单经董事长签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。
七、采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门总监核签后，整份共四联交给财务部成本主管，成本主管复核后送采购部报价，财务总监签字。
2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部留存并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
（1）签置核对：检查采购申请单是否各权限人签置，核对其是否正确。
（2）数量核对，复查采购数量，确定采购申请单上的数量是否正确、合理。
4、邀请供应商报价。
八、“货比三家”工作流程：
每类物品报价单需要最少三家供应商作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。公司采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用哪家供应商的物品，具体做法是：
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交“评定小组”审批。
2、“评定小组”根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事长批准。
九、采购活动后续须跟进工作
1、采购订单的跟进
当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消
（1）公司取消订单：
如因某种原因，公司需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事长作出决定。
（2）供应商取消订单：
如因某种原因，供应商取消了公司已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障公司利益，供应商必须赔偿公司人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同：
合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。
4.档案储存：
所有供应商工商、税务、银行、名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息，每天须录入至采购部价格信息库。
5.采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事长批示。
6.采购物品的维护保养：
如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项。对设备等固定资产项目的购买，采购员要向工程部、维护部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部、维护部、网络部等技术部门了解所购物品能否与本司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。
十、采购物资的换货、退货
各使用部门对所采购的物资，在规定的质保期限内发现质量问题的，应及时向采购部反映，采购部负责向供应商交涉，进行换货、退货或折价退回部分货款。
十一、采购合同和售后服务合同的管理
（1）采购合同的管理
本司所有物资采购的合同，统一由采购部负责订立。采购部根据各部门采购物资申请单及董事长批示签字的专项物资《采购申请》或报告，选择供应商进行谈判，确定合同条款，经过公司的合同会签程序，签订采购合同。合同签订完毕，正本留总裁办秘书处，采购部、财务部各留副本一份。
（2）售后服务合同的管理
产品售后服务合同，由采购部负责签订。采购活动完毕，物资投入使用，需要供应商或生产商进行售后服务的设备设施，采购部必须会同使用部门、技术部门进行协商，确定维护设备的具体细则。签订售后服务合同，必须明确售后服务的具体事项，免费条款、收费标准，付款方式、是否提供发票、合同有效期。合同签订完毕，正本留董事长秘书处，采购部、财务部各留副本一份。
采购管理制度
一、目的
加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
二、范围
本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购。
三、职责
3.1市场部根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
3.2生产技术部根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其它外协业务采购申请及计划的编制。
3.3供应部根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。
3.4办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。
3.5设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。
3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。
3.9质量部负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。
3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
四、采购作业操作规程
4.1物资采购的计划、申请与审批
4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。
4.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。
4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。
4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。
4.2采购比价
4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部队提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。
4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；10万元以上的必须采取招标方式采购。
4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。
4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。
4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。
4.3采购实施及物资验收
4.3.1公司的采购业务统一由供应部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
4.3.2供应部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。
4.3.3供应部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产技术部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
4.3.4采购物资运到本公司时，先由供应部门对照核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。
4.4结算
4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。
4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
五、责任
5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，没发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。
5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。
5.4物品使用部门（车间）必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。
5.5供应部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。
5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真-相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。
5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。
六、本制度自发布之日起执行，自本制度执行之日起，原有相关规定同时废止。
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