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档案利用与安全管理制度
人民银行基层行大量的档案信息资源不仅有潜在的使用价值，而且起到了现实凭证的重要作用。在实际工作中如何做到既能有效利用档案，又能保证档案的完整与安全保密，是摆在档案工作人员面前的一个现实问题。
加强制度建设，切实落实档案的安全管理责任
一是建立健全档案安全管理基础制度体系。要以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》及其相关的法规，以及人民银行有关档案安全管理的规章制度为依据，以《档案管理规定》为核心，在档案的保管环节，按照文书档案、基建档案、科技档案、声像图片档案、实物档案、电子档案、会计档案等档案类别，针对不同载体、不同材质、不同性质的档案，按照合理归类、科学保管、安全保密、责任清晰、要求明确的原则，分别制定管理办法。二是建立健全档案安全管理监督检查机制。要把档案安全保密工作作为中心支行内部控制管理及业务风险控制管理工作的重要内容，档案部门要设立档案安全保密工作的“内控风险检查岗”，建立检查登记簿，严格执行业务风险内控管理“月查季报年总结”制度。三是建立健全档案安全管理工作考核评价机制。要按照人民银行档案安全保密工作规范，结合地方档案及保密主管部门的要求，建立健全档案安全管理评价制度，并将其纳入中心支行目标管理体系。
加强基础设施建设，提高档案的安全保障能力
基础设施建设是档案安全保密工作的保障。要结合档案及保密工作形势发展的需要，不断加强基础设施建设的投入，严格按照安全保密工作和档案的规范化管理要求建设档案库房，配备相关设施和器材，提高档案的安全保密性保障能力。
要按照规定的标准建设中心支行档案工作办公室、阅览室和档案库房，严格做到“两室一库”“三分开”。档案库房建设既要做到符合安全保密的要求，又要便于管理使用；既要有足够的空间满足当前及未来档案工作发展变化的需要，又要符合节俭办事业的总体要求。 为档案库房配备档案柜（架）时，还要充分考虑档案的类别、载体及其保密性要求和防磁化要求等因素。要按照档案库房防盗、防火、放光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防虫等“八防”要求，通过采取为档案库房安装防盗门，窗户上加装防护栏及遮光窗帘，装备灭火器、温湿度器和温湿度调节设施，配备驱虫防鼠药具，安装监控报警系统等措施，确保档案库房建设安全无隐患。为阅览室、办公室配备必需的办公设备，购置复印机及电子档案阅读设备等其他专用设施，既要保障档案工作人员日常工作的需要、职工借阅档案的需要，还要符合档案工作安全保密防范的要求。
公司档案管理制度
第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管-理-员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管-理-员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管-理-员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条 归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管-理-员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管-理-员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条 档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管-理-员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条 本制度从二O 一一年十月一日起执行。
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