完善人事档案的规定

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完善人事档案的规定

一、目的

完善人事档案的规定

为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理制度。

二、管理职责

人力资源部人事档案管理职责：

1、负责制订、修改和完善人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范;

2、负责本制度在实施执行的具体指导和监督检查;

3、负责公司全体员工人事档案管理工作;

三、人事档案内容

人事档案是全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

1、履历材料(包括个人的简历资料);

2、学历和评聘专业技术职务材料;

3、奖励及处分材料;

4、培训记录及外训协议材料;

5、劳动合同、保密协议、录用、聘用、离职材料;

6、身份证、毕业证复印件;

7、照片一张;

8、文件档案资料移交明细表。

四、人事档案编号

必须按照统一的编号(员工为：W×××××，职员为：M×××××)进行编号，档案按部门分类做标记方便查找。

(由其他部门转入的员工档案，仍按照其原来的员工编号进管理，并分类存档管理。)

五、人事档案的收集

1、新进人员的人事档案必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理，并交由人力资源部人事档案保存管理的人员统一归档。

① 前台文员：新员工报到后，收齐新入职员工的身份证件复印件、学历证、学位证及其他相关资质证件、技术职称相关证件、健康证复印件、一寸照片、填写《员工入职登记表》后，统一装订，并在《员工入职登记表》下方写上员工编号、员工姓名、入职日期、转正日期，办理完后将以下档案交至招聘专员。

② 招聘专员：收到以上资料后，将《应聘人员面试登记表》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署)及相关部门试题统一装订后存档。

2、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，人事专员必须将《人事异动表》、《员工转正考核表》收集后归入该员工的人事档案袋内。

3、员工办理异动手续时

人力资源部门在完成员工异动手续三个工作日内，将员工异动手续资料存入该员工档案内，具体资料有：

1)《人事异动表》;

2)《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》《待办工作(事宜)移交明细表》

4、员工办理离职手续时

人事专员在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料存入该员工的档案并移出在职人员人事档案，存入离职档案内。

六、人事档案的借阅与移交

凡借用人事档案，原则上到人力资源源查阅即可，特殊情况必须填写《人事档案借阅申请表》，由人力资源部经理核实理由，方可借出，借出的档案必须在一天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

1、借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失，严禁涂改、圈划、抽取、撤换和污损档案资料;

2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证，必须事先经人力资源部经理审核同意;

3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处;

4、人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

七、其他规定

1、凡是公司工作人员(正工员工、试用员工和临时员工)都必须建立档案;

2、人事档案(电子档)一年输出两次纸本，并于每年的6月30与12月30将档案资料交档案室存档;

3、档案管理人员应具有良好的思相素养，在工作中须严格遵守保密制度;

4、不得擅自处理或销毁档案资料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁(离职人事档案保存五年，主管以上及特殊人员档案资料长期保留);

5、人力资源部经理定期或不定期对人事档案管理工作进行检查与督导。

八、支持表格

《人事档案借阅申请表》

九、相关表格

《应聘人员面试登记表》

《员工入职登记表》

《人事异动表》

《员工转正考核表》

《文件档案资料移交明细表》

《物品资产移交明细表》

《客户资料移交明细表

其它：人力资源部对本规定拥有修订权和最终解释权。

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